La contabilidad según el principio de devengo significa registrar los ingresos y gastos cuando se generan o se contraen, no cuando el efectivo cambia realmente de manos.
Esto te ofrece una imagen clara y actualizada de la salud financiera de tu empresa, para que puedas ver los beneficios y las obligaciones tal como suceden, no solo cuando el dinero llega a tu cuenta bancaria. Si quieres una forma más precisa de controlar tus finanzas, la contabilidad según el principio de devengo es el método ideal.
¿Qué es la contabilidad según el principio de devengo?
La contabilidad según el principio de devengo es un método contable que establece que los ingresos y gastos se registran cuando se producen; no cuando se intercambia el dinero.
Por ejemplo, si obtienes ingresos en marzo, pero te pagan en abril, estos siguen contando para marzo. Lo mismo ocurre con los gastos: si los productos llegan hoy, pero el pago vence en 30 días, el coste se registra ahora.
Esto ofrece una visión más fiel del rendimiento de tu empresa y de su flujo de caja general. Para los profesionales de las finanzas, significa informes más claros, una mejor planificación y el cumplimiento de normas como los GAAP, lo que resulta muy útil al tratar con inversores o prestamistas.
¿Cómo funciona la contabilidad según el principio de devengo?
La contabilidad según el principio de devengo se aplica a las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, e implica un sistema de contabilidad por partida doble. Esto significa que cada transacción incluye varios asientos en el libro mayor o en el diario para garantizar que los libros estén equilibrados y que se pueda obtener una imagen financiera clara en los balances y otros informes financieros.
Para entender cómo funciona el método de devengo, consideremos dos ejemplos. Primero, veremos cómo se registran los ingresos en la contabilidad según el principio de devengo. Después, veremos cómo este método gestiona los gastos, por ejemplo, cuando una empresa compra bienes o servicios.
Si no estás familiarizado con los asientos contables o la contabilidad por partida doble, quizá quieras consultar nuestro artículo sobre contabilidad por partida doble antes de continuar. Para obtener una visión más profunda de los principios contables, considera explorar libros de contabilidad esenciales que abordan estos fundamentos.
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Contabilidad según el principio de devengo para los ingresos
Pete’s Tire World consigue una cuenta con Truckers, una empresa que tiene una flota de vehículos. Ambas empresas negocian el siguiente acuerdo: Pete’s Tire World suministrará neumáticos a Truckers cuando se soliciten. Facturará a Truckers el primer día del mes por todos los neumáticos suministrados durante el mes anterior, y Truckers tiene un plazo de pago neto de 15 días.
Truckers encargó neumáticos por un valor de $2,000 el 19 de marzo. Pete’s Tire World envía una factura por $2,000 el 1 de abril. La empresa paga la factura el 10 de abril.
El 19 de marzo, cuando Truckers encarga los neumáticos, se reconoce el ingreso. El departamento de contabilidad realiza los siguientes asientos contables:
- Un débito de $2,000 a cuentas por cobrar, concretamente a la cuenta de Truckers
- Un crédito de $2,000 a ingresos
El 1 de abril no se realizan asientos contables. Aunque la factura se acaba de enviar, el ingreso se reconoció el 19 de marzo, cuando se produjo la venta.
El 10 de abril, cuando la empresa paga su factura, el departamento de contabilidad realiza nuevos asientos contables para actualizar los estados financieros:
- Un crédito de $2,000 a cuentas por cobrar (la cuenta de Truckers), ya que se ha recibido el dinero y ha dejado de ser una cuenta por cobrar
- Un débito de $2,000 a efectivo
Si Pete’s Tire World utilizara la contabilidad según el principio de caja, reconocería los ingresos de esta venta en el segundo trimestre (suponiendo que su ejercicio fiscal coincida con el año natural), ya que el pago llegó en abril.
Al utilizar la contabilidad según el principio de devengo, estos ingresos corresponden al primer trimestre, ya que la venta se realizó en marzo. Esta distinción ayuda a una empresa a diferenciar entre cuándo está ganando dinero y cuándo está cobrando dinero.
Contabilidad según el principio de devengo para los gastos
El método es similar cuando el dinero fluye en la otra dirección. Consideremos un ejemplo en el que Pete’s Tire World es la empresa que contrae el gasto. En este caso, uno de sus camiones de reparto de neumáticos se avería y el coste de repararlo es de $1,500.
El taller reparó el camión y facturó a Pete’s Tire World el 20 de mayo. Pete’s paga la factura el 2 de junio.
El equipo de contabilidad de Pete’s Tire World debe realizar los siguientes asientos contables según el principio de devengo el 20 de mayo:
- Un débito de $1,500 a una cuenta de gastos de reparación y mantenimiento
- Un crédito de $1,500 a cuentas por pagar
El 2 de junio, cuando se liquida la factura, se registran los siguientes asientos contables:
- Un débito de 1.500 $ en cuentas por pagar, ya que los 1.500 $ ya no están pendientes de pago
- Un crédito de 1.500 $ en efectivo que compensa el débito anterior
Contabilidad de caja frente al método de contabilidad de devengo
Por supuesto, tenemos que hablar del otro método contable principal: el método de caja. Aunque no ofrece el mismo nivel de transparencia ni una visión financiera general tan precisa como la contabilidad de devengo, la contabilidad de caja puede ser más sencilla. Por ello, suele ser la opción elegida por empresarios individuales, contratistas autónomos y empresas muy pequeñas con un número limitado de operadores, inversores y acreedores.
¿Qué es la contabilidad de caja y cómo funciona?
A pesar de su nombre, la contabilidad de caja no tiene nada que ver con que una empresa acepte o prefiera pagos en efectivo. Se refiere al momento en que se registran los ingresos y los gastos y a cómo se realizan los asientos contables correspondientes.
La diferencia clave entre la contabilidad de devengo y la contabilidad de caja es que, con la contabilidad de caja, las transacciones no se registran hasta que el dinero se transfiere realmente. Por este motivo, la contabilidad de caja no utiliza el mismo método de partida doble que la contabilidad de devengo.
Volvamos a Pete’s Tire World y supongamos que Pete’s vendió neumáticos por valor de 3.000 $ el 15 de marzo. El cliente no pagó los neumáticos hasta el 10 de abril. Si utilizara la contabilidad de caja, Pete’s no reconocería ningún ingreso hasta el 10 de abril.
En su lugar, los asientos contables incluirían:
- Un débito de 3.000 $ que indica que Pete’s tenía un importe pendiente de cobro el 15 de marzo
- Un crédito de 3.000 $ que indica que la factura se pagó el 10 de abril
A diferencia del método de devengo, los ingresos se reconocerían en el segundo trimestre.
Principales diferencias entre la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo
| Contabilidad de devengo | Contabilidad de caja |
|---|---|
| Contabilidad de devengoLos ingresos se reconocen cuando se entregan los bienes | Contabilidad de cajaLos ingresos se reconocen cuando se intercambia el efectivo o se realiza el pago |
| Contabilidad de devengoUtiliza un sistema de contabilidad por partida doble | Contabilidad de cajaNo utiliza un sistema de contabilidad por partida doble |
| Contabilidad de devengoEs la preferida por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) | Contabilidad de cajaNo es la preferida por los GAAP |
| Contabilidad de devengoDebe ser utilizada por la mayoría de las sociedades y empresas medianas o grandes | Contabilidad de cajaPuede ser utilizada por contratistas, empresarios individuales y pequeñas empresas con menos de 25 millones de dólares de ingresos brutos anuales durante los 3 años anteriores. |
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Ventajas de la contabilidad de devengo
Podrías pensar que la contabilidad de caja facilita la gestión de los estados financieros, pero existen numerosas razones para elegir en su lugar la contabilidad de devengo. Hemos recopilado una lista de las ventajas de este método:
- La contabilidad de devengo está permitida por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, o GAAP. La contabilidad de caja no lo está. Estas normas contables pueden ser importantes para inversores, prestamistas y otras partes interesadas. Si tienes previsto hacer crecer tu empresa de forma significativa, salir a bolsa en el futuro o asociarte de otro modo con inversores, la contabilidad de devengo te resultará más útil que la contabilidad de caja.
- El IRS puede exigirte utilizar la contabilidad de devengo. Como se indica en la tabla anterior, solo los contribuyentes de pequeñas empresas que se encuentren dentro de determinados umbrales de ingresos pueden optar por la contabilidad de caja.
- La contabilidad de devengo ayuda a respaldar informes financieros más precisos. Registrar los ingresos y los gastos cuando se producen permite a los responsables de la empresa y a quienes toman decisiones financieras comprender mejor los ingresos previstos y la situación de endeudamiento de una empresa.
- Una mayor precisión facilita la planificación estratégica. Cuando puedes ver el flujo de caja futuro previsto y comprender, en tiempo real, cuál es la situación de tu empresa con respecto a las deudas y los ingresos, puedes elaborar planes de crecimiento más realistas.
Por supuesto, el método contable de devengo también tiene algunas desventajas. Principalmente, requiere algo más de tiempo y es más complicado que la contabilidad más sencilla basada en el criterio de caja. Por este motivo, es importante trabajar con CPAs u otros profesionales e invertir en el software de contabilidad adecuado, que puede automatizar gran parte del trabajo relacionado con los asientos contables y sus reversiones.
También debes asegurarte de que entiendes tus libros contables al revisarlos. Aunque la contabilidad de devengo es una buena práctica conforme a los GAAP y ciertamente ayuda a colocar correctamente las piezas del rompecabezas, una supervisión inadecuada y la falta de controles pueden dejar a cualquier empresa expuesta a fraudes o errores costosos.
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¿Es adecuada la contabilidad de devengo para tu empresa?
Si eres propietario de una empresa de cualquier tamaño y quieres obtener una imagen más precisa de la salud financiera de tu compañía, el método contable de devengo podría ser adecuado para ti. Si diriges una organización grande o una empresa emergente en crecimiento que planea buscar financiación externa, la contabilidad de devengo puede ser imprescindible para fines fiscales o para asegurarte de que accedes a las oportunidades financieras que deseas. Además, si tus ingresos brutos superaron los 25 millones de dólares en los últimos tres años, es posible que no tengas elección.
¿Tienes preguntas o comentarios sobre el método contable adecuado para tu empresa? Comparte tu opinión en los comentarios a continuación o visita nuestros perfiles en redes sociales para interactuar con nuestra comunidad y recibir comentarios.
