Lista de comprobación del cierre de fin de mes: guía de 3 pasos (+ descarga gratuita)
Contar con una lista de comprobación para el cierre de fin de mes me ayudó mucho más de lo que pensaba. El proceso de cierre de fin de mes garantiza que dispongas de resultados financieros puntuales y precisos, ayuda a encontrar áreas de mejora en los gastos de la empresa y mantiene a todos centrados en lo que es importante para el negocio.
En este artículo, he cubierto todo el proceso de cierre, de la A a la Z, y te he proporcionado la lista de comprobación para el cierre de fin de mes que estoy utilizando actualmente como plantilla para que la apliques a tu propio negocio.
Tu lista de comprobación gratuita para el cierre de fin de mes
Lo primero es lo primero: aquí tienes la lista de comprobación, lista para descargarla y utilizarla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Más adelante en este artículo, explicaré mis suposiciones y las necesidades específicas de mi negocio, así que sigue leyendo si quieres poder personalizar esta plantilla para que se adapte perfectamente a tu empresa.
La importancia del cierre de fin de mes
El proceso de cierre de fin de mes tiene una importancia inesperada. Te permite apartarte de tus actividades diarias y evaluar el impacto del último mes en tu negocio, ayudándote a:
- Sentar las bases para la planificación financiera futura
- Detectar discrepancias financieras lo antes posible
- Mitigar futuros problemas operativos y legales
Revisar la situación reduce considerablemente la posibilidad de errores e imprecisiones en la información financiera.
Un cierre de fin de mes preciso crea una narrativa a través de cifras, saldos y estados financieros, sentando las bases para las decisiones empresariales estratégicas. Incorpora una revisión planificada de tu sistema contable y te proporciona una excelente oportunidad para evaluar el rendimiento general.
Independientemente de lo que sientas respecto a la contabilidad, espero que cuando termines de leer este artículo hayas comprendido el valor de un sólido proceso de cierre de fin de mes.
Preparación para el cierre de fin de mes
El éxito en el cierre de fin de mes comienza antes de que termine el período contable. Requiere previsión, planificación y poner en marcha los mecanismos adecuados para lograr un proceso de cierre fluido, preciso y eficiente.
Esto es lo que debes hacer:
1. Establece objetivos claros
Los objetivos y las políticas claros guían el proceso de cierre de fin de mes y garantizan que cada acción esté alineada con los objetivos financieros de la empresa.
Los objetivos pueden ir desde «garantizar la precisión en la elaboración de informes de la cuenta de resultados» hasta «agilizar el proceso de cierre mensual».
Contar con objetivos bien definidos simplifica el proceso y proporciona un punto de referencia para medir el rendimiento de tu departamento de contabilidad.
2. Identifica las métricas clave
Identificar las métricas clave que debes supervisar durante el cierre de fin de mes es la mejor manera de mejorar el flujo de trabajo. Estas métricas pueden incluir:
- Precisión financiera
- Eficiencia de los procesos
- Índice de cumplimiento
- Tiempo necesario para completar los procedimientos de cierre
- Número de conciliaciones de cuentas que debe realizar
- Promedio del total de caja chica en sus cuentas bancarias en cada cierre
Los indicadores clave evalúan la eficacia y precisión del proceso de cierre mensual, garantizando que usted y su equipo lo mejoren continuamente.
3. Establezca un cronograma
El tiempo es fundamental para el cierre mensual. Elaborar un cronograma claro y realista para cada tarea es crucial, ya que orienta el proceso y garantiza que se complete a tiempo.
Por ejemplo, establezco un cronograma para completar mi cierre mensual 10 días laborables antes de que termine el mes.
Es posible que otras empresas necesiten completar más (¡o menos!) procesos, dependiendo de sus funciones y cuentas. Por ejemplo, si:
- Mantiene inventario, probablemente registrará asientos mensuales de inventario para garantizar que los valores sean correctos.
- Cuenta con un proceso de gestión de pagos más desarrollado, gestionará las cuentas por pagar (es decir, pagamos las facturas en un plazo de 30 días).
- Ofrece pagos por vacaciones no disfrutadas, cree un ajuste mensual de la provisión de vacaciones.
- Paga los salarios quincenalmente, necesitará un ajuste adicional de la provisión de nómina al final de cada mes.
Ejecución del proceso de cierre mensual
Es hora de ponerse manos a la obra.
Esta es la lista de comprobación del cierre mensual que utilizo; no dude en descargarla y adaptarla a su empresa.
Cierre de cuentas
- Documentar todos los asientos de tarjetas de crédito (CC) de EE. UU.
- Documentar todos los asientos de CC de Canadá
- Documentar todos los asientos de CC en monedas alternativas
- Documentar todos los asientos de efectivo de EE. UU.
- Documentar todos los asientos de efectivo en CAD
Asientos de fin de mes
- Pagar la cuota mensual de impuestos
- Actualizar el libro de trabajo de activos de capital
- Ajustar el asiento mensual de activos de capital
- Actualizar el libro de trabajo de pagos anticipados
- Ajustar el asiento del libro de trabajo de pagos anticipados
- Actualizar el libro de trabajo de acumulaciones mensuales
- Ajustar el asiento de acumulaciones mensuales
- Contabilizar cualquier pago no monetario a terceros relacionado con el mes en curso (por ejemplo, cuentas por pagar, servicios adquiridos pero aún no facturados, etc.)
- Ajustar los asientos mensuales de nómina en las categorías de costes y divisiones
- Revertir la provisión de bonificaciones (si corresponde)
- Introducir el ajuste de la provisión mensual de bonificaciones
Informes
- Ingresar fondos en la cuenta EOR
- Aprobar el pago EOR
- Actualizar el documento de flujo de caja
- Conciliar los proveedores de pagos externos, por ejemplo, PayPal, Wise, Bill.com, etc.
- Conciliar el efectivo en USD
- Conciliar el efectivo en CAD
- Conciliar la CC en USD
- Conciliar la CC en CAD
- Conciliar la CC en monedas alternativas
- Introducir la información financiera en el Documento de informes internos (incluidos los resultados mensuales, el presupuesto frente a los resultados reales y cualquier otra información relevante para las partes interesadas).
- Ajustar el Documento de informes internos (según sea necesario)
Comunicaciones
- Comunicarse sobre las tareas requeridas de otros departamentos
- Enviar un correo electrónico con los resultados del flujo de caja a las partes interesadas pertinentes
- Enviar un correo electrónico con los resultados financieros a las partes interesadas pertinentes
- Estados financieros de [mes actual] cerrados
Consideraciones sobre las mejores prácticas
Tengo algunas notas sobre la lista de comprobación del cierre de fin de mes anterior.
Ante todo, trabajo en una empresa de medios y tecnología con sede en Canadá, BWZ, con operaciones globales. Es posible que quieras adaptarla para que tus cuentas estén basadas en Estados Unidos.
Recomendaría añadir otras buenas prácticas a esta lista:
- Asigna fechas límite a cada elemento de la lista para sistematizarla y completar el cierre a tiempo. Al principio, estas fechas pueden ayudarte a recordar el orden de las tareas y mantener el progreso.
- A medida que tu equipo crezca y los procesos se vuelvan más complejos, asigna tareas a más miembros del equipo. Las fechas límite evitan los cuellos de botella y mantienen la coherencia de los informes.
- Asigna una persona responsable a cada tarea. En lugar de limitarte a escribir el nombre de la persona, recomiendo crear tu lista de comprobación en un software de gestión de tareas para responder en tiempo real.
Qué más incluir
Es probable que haya otras cosas que debas incluir y que yo no haya incluido, como:
- Cifras de depreciación de los activos fijos,
- Conciliaciones de cuentas,
- Asientos contables,
- Cambios en el inventario físico,
- Consolidación de las cuentas de la empresa matriz y sus filiales,
- Ajustes por diferencias de cambio,
- Y cualquier otro procedimiento contable que tengas.
Recuerda que esto es para ti; no dudes en detallar tus tareas para adaptarlas a tu negocio.
Comentarios sobre los cambios
Lo que se incluye en la lista en esencia, aunque no de forma explícita, son los comentarios sobre los cambios.
Cada mes, incluyo comentarios sobre las cuentas con cambios significativos intermensuales o diferencias sustanciales entre el presupuesto y los resultados reales (y el razonamiento correspondiente). Esto se hace tanto para los informes del flujo de caja como para los resultados financieros.
Por ejemplo, si tu empresa recibe financiación de capital riesgo y aún no es rentable, tu tasa de consumo de efectivo se convierte en una métrica crítica que tus inversores supervisan. Tendrás que incluir un análisis del consumo de efectivo del mes actual en relación con el presupuesto, una previsión de tu consumo de efectivo y un análisis de sensibilidad de dicha previsión (entre otras cosas).
Documentación de los procesos
En una empresa más grande, es posible que quieras documentar cada uno de tus procesos de cierre de fin de mes, como la división entre contratistas y nóminas.
Yo mismo calculo y hago estas tareas, pero una empresa más grande puede querer conservar un libro de trabajo completamente separado con esta información registrada o considerar servicios de contabilidad en el extranjero para tareas especializadas.
Separación de funciones
Las empresas grandes pueden incluir pruebas de quién preparó y quién revisó la información. Esta separación de funciones es bastante habitual en las empresas grandes; dentro de aproximadamente un año, probablemente transferiré los procesos de cierre de fin de mes a otro miembro del equipo y asumiré la función de revisor para permitir más controles y confianza en un trabajo sin errores.
Precisión en los informes
Obviamente, el objetivo es alcanzar una precisión del 100 % en los informes financieros; sin embargo, céntrate en lo que sea importante para tu negocio.
Si tienes una buena salud financiera y encuentras pequeñas discrepancias, como una cuenta con una diferencia de 30 $, no rehaces todo el modelo para encontrarlas. Aunque el objetivo es lograr una precisión total, céntrate en obtener una imagen clara para las partes interesadas importantes y en comunicarte con rapidez.
Eres más valioso cuando proporcionas a quienes toman decisiones información precisa y relevante para que puedan tomar las mejores decisiones para la empresa.
Cumplimiento y normas
Es imperativo cumplir las normas contables y los requisitos normativos. El cumplimiento respeta la ley y los principios de integridad y transparencia financieras.
Ya se trate de los US GAAP, las NIIF, las ASPE o cualquier norma contable local que utilice tu empresa, su cumplimiento garantiza una información financiera transparente y comparable y coherente.
Uso de la tecnología
Utilizar la tecnología adecuada puede agilizar el proceso de cierre contable mensual.
Tanto si se trata de herramientas para AR o para la automatización de AP, como de software contable que garantice el cumplimiento y la precisión de los informes, la tecnología desempeña un papel fundamental.
Se trata de encontrar las herramientas adecuadas para tu empresa que te simplifiquen la vida sin sacrificar la calidad. Eres quien lleva el marcador de tu empresa; debes asegurarte de que los puntos sean correctos.
Si todavía estás buscando software contable, déjame ayudarte. Estas son las mejores soluciones contables disponibles actualmente en el mercado, según nuestro equipo de analistas tecnológicos:
Los clics en los enlaces a continuación pueden generar una comisión, la cual apoya nuestras pruebas y revisiones independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
- 8. Reckon One
Análisis de los resultados
Después del cierre contable mensual, llega el momento de reflexionar y analizar.
Los datos financieros de tus estados cuentan una historia compuesta por los siguientes elementos:
Perspectivas financieras
El cierre contable mensual es más que una tarea rutinaria; puede ser una mina de oro de perspectivas financieras.
Se trata de analizar las cifras, comprender las tendencias e identificar patrones. Las perspectivas financieras obtenidas del cierre contable mensual ayudan a evaluar la salud financiera, el flujo de caja, la rentabilidad y la solvencia de tu empresa.
Estas perspectivas no consisten únicamente en comprender el presente; también sirven para predecir el futuro, tanto si introduces estas cifras en un modelo de previsión como si no.
Ayudan en la elaboración de presupuestos, la planificación financiera y las previsiones, lo que permite a tu empresa tomar decisiones financieras fundamentadas. Además, estas cifras proporcionan un punto de referencia para medir el rendimiento financiero futuro de tu empresa.
¿A quién no le encanta alcanzar máximos históricos de ingresos?
Métricas de rendimiento
Las métricas clave de rendimiento, como el ciclo de conversión de efectivo, la eficiencia del capital circulante y la eficiencia en la gestión de costes, ofrecen una evaluación clara y objetiva del rendimiento de tu empresa. Presta especial atención a estas métricas mientras cierras los libros cada mes.
Las métricas de rendimiento ayudan a identificar áreas de mejora. Ponen de relieve los cuellos de botella, las ineficiencias y las áreas que pueden perfeccionarse.
Para destacar como director financiero estratégico y crear valor para la alta dirección, debes medir el rendimiento comparándolo con referencias, comprender las brechas y esforzarte por mejorar continuamente.
Mejora continua
El ámbito financiero cambia rápidamente, y el proceso de cierre de fin de mes también debería hacerlo. La mejora continua no es una tarea puntual; es una cultura, un compromiso con la excelencia, la eficiencia y la eficacia en el proceso de cierre de fin de mes.
Evaluación del proceso
Utiliza la lista de comprobación que he proporcionado como punto de partida, añadiendo y sustituyendo tareas a medida que identifiques qué es más importante para el crecimiento de tu organización.
Siempre hay margen de mejora. Tu trabajo consiste en dar un paso atrás, evaluar el proceso desde una perspectiva global y comprender el panorama general.
Evaluar el proceso y los resultados del cierre ayudará a comprender la eficacia de los procesos existentes, la precisión de los informes financieros y la eficiencia tecnológica. Esto proporcionará información práctica para agilizar el proceso, mejorar la precisión y aumentar la eficiencia.
Adopción de nuevas tecnologías
No dudes en probar cosas nuevas en este proceso. La adopción de nuevas tecnologías puede mejorar la eficiencia, la precisión y el cumplimiento normativo. Ya se trate de herramientas de automatización contable para acelerar el cobro de efectivo o de herramientas de gestión del rendimiento corporativo para la supervisión y el análisis en tiempo real, adoptar nuevas tecnologías puede suponer un cambio radical.
Las nuevas tecnologías pueden reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para el cierre de fin de mes, permitiéndote a ti y al equipo financiero centraros en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido.
Eso sí, por tu propio bien, comprueba el trabajo que realizan tus nuevas herramientas.
Hora de cerrar los libros contables
Dominar el proceso de fin de mes es un viaje continuo de diligencia, análisis y mejora. Llevas un registro de los avances y estableces objetivos sobre qué mejorar a continuación, ayudando a tu empresa a mejorar todos y cada uno de los meses.
Un cierre de fin de mes satisfactorio depende de la preparación, la ejecución y el análisis. Se trata de establecer los cimientos adecuados, garantizar un proceso fluido y aprender de la experiencia para mejorar los resultados futuros.
¿Qué viene ahora? La gran revisión: el cierre de fin de año.
Suscríbete a nuestro boletín para recibir novedades en cuanto lo publique, así como más consejos de expertos, guías y análisis de líderes financieros que están dando forma al sector tecnológico.
