Cómo elegir un software de facturación

1. Flexibilidad del plan

La flexibilidad del plan significa que puedes mejorar o reducir tu suscripción a medida que cambian las necesidades de tu empresa. Esto es importante porque tu proceso de facturación puede crecer o reducirse, y no querrás quedarte atascado con un servicio basado en la nube que no se adapte a tus necesidades.

Busca un software de facturación que permita cambiar de plan fácilmente y sin penalizaciones. Pregunta a los proveedores del software por su política sobre los cambios de plan e intenta prever tus necesidades futuras teniendo en cuenta la escalabilidad y los modelos de precios.

2. Acceso a los datos e informes

El acceso a los datos y los informes te permite consultar y analizar tus datos financieros de diversas formas. Esta función te ayuda a realizar un seguimiento del rendimiento, detectar facturas vencidas y generar informes financieros.

Elige un software que proporcione informes personalizables y opciones sencillas para exportar datos a herramientas como Excel. Durante una demostración, explora las funciones de generación de informes y comprueba si satisfacen tus necesidades contables.

3. Integración con tu ecosistema tecnológico

La integración garantiza que el software funcione correctamente con tus herramientas actuales, como el software de contabilidad (QuickBooks, sistemas ERP) o el CRM. Esto ahorra tiempo, reduce la facturación manual y ayuda a incorporar tu herramienta de facturación a tus operaciones diarias.

Comprueba si el software de facturación ofrece integraciones con tus sistemas actuales. Solicita una lista de herramientas compatibles y prueba el flujo de trabajo durante un periodo de prueba.

4. Incorporación y asistencia

La incorporación y la asistencia determinan la rapidez con la que tu equipo puede empezar a utilizar el software y cómo se resuelven los problemas. Una buena atención al cliente implica menos tiempo de inactividad y frustración.

Busca proveedores que ofrezcan una incorporación completa, recursos de formación como tutoriales y asistencia rápida a través de distintos canales. Pon a prueba su asistencia contactando con ellos para plantearles preguntas durante el periodo de prueba.

5. Permisos basados en roles

Los permisos basados en roles te permiten controlar quién puede acceder y editar cada elemento dentro del software de facturación. Esto es importante para mantener la seguridad de los datos y la responsabilidad.

Asegúrate de que la herramienta te permita establecer permisos según los roles de los usuarios y ofrezca un panel intuitivo para gestionar el acceso. Durante una demostración, explora lo fácil que resulta asignar y modificar permisos.

6. Cumplimiento normativo específico del sector

El cumplimiento normativo específico del sector garantiza que el software cumpla las normas legales y regulatorias de tu sector. Esto es fundamental para evitar multas y sanciones.

Verifica que el software cumpla las normativas pertinentes, como las leyes fiscales o las normas de las pasarelas de pago. Solicita documentación o casos prácticos de proveedores o sectores similares, especialmente aquellos que impliquen transacciones mediante ACH, tarjeta de crédito o PayPal.

7. Opciones de personalización

Las opciones de personalización permiten adaptar el proceso de facturación a tus necesidades específicas, como incluir la imagen de marca en las facturas o establecer condiciones de pago únicas. Esta flexibilidad mejora la eficiencia de tu equipo y ayuda a generar facturas personalizadas o utilizar plantillas de facturas personalizables.

Busca un software que permita la personalización sin necesidad de conocimientos técnicos. Durante una prueba, experimenta con las funciones de creación de facturas para ver cómo funcionan.

8. Funciones de automatización

Las funciones de automatización ayudan a agilizar tareas repetitivas, como enviar facturas, hacer seguimientos o gestionar facturas recurrentes. Esto reduce el trabajo que requiere mucho tiempo y disminuye la posibilidad de errores al introducir datos.

Elige un software compatible con la facturación automatizada y los recordatorios de pago inteligentes. Prueba estas funciones durante una demostración para asegurarte de que se ajustan a tu proceso de gestión financiera.

9. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones

La compatibilidad móvil o con varias ubicaciones permite que tu equipo acceda al software desde cualquier lugar, algo fundamental para el trabajo remoto o las estructuras con varias oficinas.

Comprueba si el software dispone de una aplicación móvil o de acceso web basado en la nube que admita actualizaciones en tiempo real. Intenta acceder al software desde distintas ubicaciones o dispositivos para probar su flexibilidad para equipos y empresas emergentes.

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Cómo elegir un software de facturación: un marco de 5 pasos

Para encontrar el software de facturación adecuado, céntrate en lo que más necesita tu equipo. Ten en cuenta las funciones principales, el precio y cómo encaja el software en tu flujo de trabajo actual.

Este enfoque te ayudará a tomar una decisión que mejore tu proceso de facturación y respalde tus objetivos generales de gestión financiera. Aquí tienes una sencilla guía paso a paso que puedes seguir.

Paso 1: Identifica tus necesidades

Empieza por comprender los requisitos específicos de tu equipo en cuanto al software de facturación. Recopila las aportaciones de las partes interesadas y adáptalas a las necesidades de tu empresa:

Recopila las aportaciones de las partes interesadas

Habla con las partes interesadas clave, como los equipos de RR. HH., finanzas y TI, para comprender sus necesidades. Pregúntales por los problemas actuales y las funciones que desean, desde plantillas de facturas y facturación en línea hasta pasarelas de pago e integración con herramientas como QuickBooks, CRM o ERP.

Utiliza encuestas o reuniones para recopilar esta información. Involucra a los empleados que se encargan a diario de crear facturas, introducir datos o realizar la facturación manual para obtener información práctica.

Enumera y prioriza los puntos problemáticos

Identifica qué aspectos del sistema actual frustran a tu equipo. Entre los problemas habituales pueden estar la lentitud del procesamiento, los errores o la falta de integración con el software contable existente.

Prioriza estos puntos problemáticos para centrarte en las soluciones de software que tendrán mayor impacto. Crea una lista para hacer un seguimiento de estas cuestiones, especialmente si tienes que lidiar con pagos atrasados, facturas vencidas o procesos de facturación ineficientes.

Alinea las necesidades con las políticas y los objetivos

Asegúrate de que tus requisitos estén alineados con las políticas y los objetivos internos. Ten en cuenta las preferencias de los proveedores, los protocolos de seguridad de los datos y cualquier requisito normativo relacionado con los métodos de pago o los datos financieros.

Esto garantiza que el software encaje sin problemas en tu marco actual. Colabora con la dirección para confirmar esta alineación.

Distingue las funciones imprescindibles

Separa las funciones esenciales de aquellas que simplemente son deseables. Las imprescindibles pueden incluir la facturación automatizada, la facturación recurrente o las facturas personalizadas. Entre las deseables podrían estar una aplicación móvil, la compatibilidad con varias divisas o plantillas de facturas personalizables. Esto ayuda a centrar la búsqueda en herramientas de facturación que cubran las necesidades fundamentales y permitan la escalabilidad.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué quejas u obstáculos aparecen con más frecuencia?
• ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
• ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales problemas?
• ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
• ¿Cómo se ajusta el software a los requisitos de seguridad y cumplimiento normativo?

Paso 2: Investiga proveedores de software de facturación

Investiga posibles proveedores de software para encontrar el mejor software de facturación para tus necesidades. Utiliza estas estrategias para comparar las opciones de software y documentar tus conclusiones:

Analiza a los proveedores

Empieza con análisis generales utilizando sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos. Busca opiniones sobre la satisfacción de los usuarios, la fiabilidad y la atención al cliente. Esto te ofrecerá una visión amplia del panorama de proveedores basados en la nube.

Presta atención a los elogios o quejas habituales, especialmente en torno a los pagos en línea, PayPal, ACH o las opciones de pago limitadas.

Compara en función de tus necesidades

Evalúa las herramientas en función del tamaño de tu empresa, las integraciones necesarias o si necesitas externalizar el trabajo en lugar de crear modelos internos.

Las pequeñas empresas o los profesionales autónomos pueden beneficiarse de un software de facturación para pequeñas empresas que ofrezca una solución más fácil de usar y todo en uno, mientras que las empresas más grandes pueden preferir herramientas de facturación de nivel empresarial con paneles de control e informes financieros completos. Adapta las soluciones de software a tus necesidades específicas.

Identifica los factores diferenciales clave

Busca funciones clave como asistencia durante la implementación, opciones de personalización o facilidad de uso en distintos dispositivos. Por ejemplo, algunos proveedores ofrecen tutoriales exhaustivos, mientras que otros se especializan en la generación de facturas o en condiciones de pago flexibles. Determina qué factores son más importantes para tu equipo.

Documenta tus conclusiones

Lleva un registro de tu investigación documentando tus conclusiones. Crea una hoja de cálculo para comparar funciones, modelos de precios y asistencia. Esto te ayudará a tomar una decisión informada cuando estés listo para elegir.

Hazte estas preguntas:

• ¿Qué hace mejor cada herramienta?
• ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto de herramientas?
• ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
• ¿Cómo gestiona el proveedor la implementación y la formación?
• ¿Hay cargos ocultos?

Principales programas de facturación que debes considerar

Esta es mi lista de las 10 mejores opciones de software de facturación disponibles, para ayudarte a iniciar tu búsqueda:

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1. 1. Payouts — Ideal para la captura inteligente de facturas
2. 2. Xero — Ideal para facturación en línea con recordatorios
3. 3. DealHub AI — La mejor opción para plantillas de facturas personalizables
4. 4. Deel Payroll — Ideal para el procesamiento de nómina entre entidades
5. 5. Helcim — Ideal para recolección flexible de pagos
6. 6. QuickBooks Online — Ideal para la personalización de facturas
7. 7. HoneyBook — Ideal para combinar facturas y contratos
8. 8. Stripe — Ideal para facturación global
9. 9. Square Invoices — Ideal para aceptar diversos métodos de pago
10. 10. Xero — Ideal para una contabilidad integral con alcance global

Paso 3: Elabora una lista corta de programas de facturación y ponte en contacto con los proveedores

Reduce tus opciones a unos pocos proveedores y empieza a contactar directamente con ellos:

Preseleccionar proveedores

Selecciona entre 2 y 4 proveedores basándote en tu investigación anterior. Céntrate en aquellos que se ajusten mejor a tus necesidades y presupuesto, incluidas las opciones que ofrecen métodos de pago flexibles, seguimiento de gastos o funciones automatizadas, como recordatorios de pago y envío de facturas. Esta preselección te ayuda a concentrar tus esfuerzos en las opciones más prometedoras.

Enviar una RFI o RFP

Considera enviar una Solicitud de Información (RFI) o una RFP de software de facturación para recopilar información más detallada. Esta solicitud formal te ayuda a comprender las capacidades de cada proveedor, su modelo de procesamiento de pagos y sus precios. Utiliza este paso cuando necesites comparar funciones específicas en profundidad.

Programar demostraciones y hacer preguntas

Programa demostraciones con los proveedores preseleccionados y prepara preguntas concretas. Pregunta por el diseño fácil de usar, las capacidades de integración con el software de contabilidad y la compatibilidad con facturas recurrentes o la facturación multidivisa. Esta interacción te ayuda a ver el software en acción y evaluar cómo se adapta a tus necesidades.

Utilizar criterios de evaluación uniformes

Aplica los mismos criterios de evaluación a todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a tomar una decisión objetiva. Crea una lista de comprobación con las funciones imprescindibles, las opciones de pago y los niveles de atención al cliente para orientar tu evaluación.

Haz estas preguntas:

• ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nosotros?
• ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofreces?
• ¿Qué funciones requieren una actualización?
• ¿Cómo gestiona tu software la seguridad de los datos?
• ¿Puedes proporcionar referencias de empresas similares?

Paso 4: Elaborar el caso de negocio

Convierte tu investigación de proveedores en un caso de negocio convincente que tu equipo directivo respalde:

Resumir los problemas y resultados

Expón claramente los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados esperados del nuevo software. Destaca cuestiones como los procesos que consumen mucho tiempo o los errores frecuentes. Explica cómo el software abordará estos desafíos y mejorará la eficiencia. Utiliza ejemplos específicos para que tu argumentación resulte convincente.

Presentar estimaciones de costes y plazos

Recopila de tus proveedores estimaciones básicas de costes y plazos de implementación. Presenta esta información claramente para mostrar el impacto financiero y la dedicación de tiempo. Utiliza comparaciones sencillas para ilustrar las ventajas frente a los costes. Incluye detalles como el precio del software de facturación y las fechas previstas de puesta en funcionamiento.

Explicar el ROI y los riesgos

Explica el ROI potencial, las mejoras de eficiencia y los riesgos de no adoptar el software. Analiza cómo el software podría ahorrar dinero o mejorar las operaciones. Destaca las desventajas financieras u operativas de mantener el sistema actual. Utiliza datos o estudios de casos para respaldar tus argumentos.

Haz estas preguntas:

• ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
• ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
• ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
• ¿Cómo mejorará este software la productividad del equipo?
• ¿Qué métricas utilizaremos para medir el éxito?

Paso 5: Implementar el software de facturación e incorporar a los usuarios

Inicia correctamente tu nuevo software de facturación planificando un proceso de incorporación fluido:

Comunicar el plan de implementación

Comparte claramente el plan de implementación con todos los usuarios. Incluye los plazos, las fechas clave y qué pueden esperar. Utiliza correos electrónicos, reuniones o boletines internos para asegurarte de que todo el mundo esté informado. Esta transparencia ayuda a establecer expectativas y reduce la confusión.

Asignar responsables internos

Designa responsables internos y personas de contacto para el software. Estas personas gestionarán el proceso de implementación y responderán a las preguntas de los usuarios. Asegúrate de que estén bien informadas y preparadas para ayudar a sus compañeros. Esto contribuye a mantener la responsabilidad y una comunicación fluida.

Garantiza la formación y la adopción

Garantiza que tu equipo complete la formación y adopte la herramienta de forma coherente. Utiliza recursos proporcionados por el proveedor, como tutoriales o seminarios web. Programa sesiones de formación y registra la asistencia para asegurarte de que todo el mundo está implicado. Comprueba periódicamente con los usuarios si hay algún problema que resolver.

Crea ciclos de comentarios

Establece ciclos de comentarios durante la implementación. Anima a los usuarios a compartir sus experiencias y sugerencias. Utiliza encuestas o reuniones para recopilar opiniones y ajustar el proceso según sea necesario. Cuenta con los recursos del proveedor para obtener asistencia y perspectivas adicionales.

Plantéate estas preguntas:

• ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
• ¿Quién es responsable de la implementación?
• ¿Cómo medirás los primeros resultados positivos?
• ¿Qué recursos de formación están disponibles?
• ¿Cómo se recopilarán los comentarios y se actuará en consecuencia?

Qué sigue:

Si estás investigando software de facturación, ponte en contacto con un asesor de SoftwareSelect para obtener recomendaciones gratuitas.

Rellenas un formulario y mantienes una breve conversación en la que se profundiza en los detalles de tus necesidades. Después recibirás una lista reducida de programas para revisar. También te ayudarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.