Uuden ERP-järjestelmän käyttöönotto voi olla valtava urakka minkä tahansa kokoiselle yritykselle. Koko prosessi voi kestää useita kuukausia, ennakkokustannukset ovat merkittävät, ja siihen liittyy useita ERP:n käyttöönoton riskejä.
Se, että lähes puolet kaikista yrityksistä maailmanlaajuisesti käyttää jonkinlaista ERP-ratkaisua, on kuitenkin osoitus siitä, että riskien hallitseminen on todennäköisesti vaivan arvoista.
11 ERP-järjestelmän käyttöönoton riskiä
Ensimmäinen askel näiden riskitekijöiden vaikutusten rajoittamisessa on niiden ymmärtäminen. Näin niitä voidaan parhaiten välttää kokonaan tai tietää, miten toimia, jos niitä ilmenee:
1. Käyttöönoton kustannukset
Sitä ei voi kiertää: ERP:n käyttöönotto on kallista.
Tämä muodostaa riskin melko ilmeisistä syistä. Jos hanketta ei hallita oikein, on mahdollista, että se ylittää budjetin tai että suuri määrä pääomaa kohdennetaan ERP:n käyttöönottoon, joka ei tuota riittävää sijoitetun pääoman tuottoa.
Miksi
Tämä riski toteutuu, kun käyttöönotolle ei ole määritelty selkeää laajuutta. ERP:n käyttöönotto epämääräisten ”tehokkuutta” koskevien tavoitteiden perusteella voi johtaa järjestelmään, jota ei ole mukautettu tuottamaan riittävää sijoitetun pääoman tuottoa yrityksen erityisiin käyttötapauksiin, tai sattumanvaraiseen käyttöönottoprosessiin, joka maksaa paljon suunniteltua enemmän. Pahimmassa tapauksessa tämä voi johtaa ”valkoiseen elefanttiin”, joka merkitsee huomattavaa resurssien tuhlausta.
Kuka vastaa
- Projektipäälliköt
- Hankkeen toimeenpaneva sponsori
- Käyttöönoton kumppanit
Näin vältät sen
Selkeän suunnitelman laatiminen siitä, miten uusi järjestelmä tulee parantamaan tehokkuutta ja edistämään kasvua, mahdollistaa paremmin kohdennetut mukautukset ja auttaa välttämään laajuuden hallitsematonta kasvua sekä kustannusten ylityksiä.
Jotta vältetään riski, että ERP:stä tulee valtava resurssien tuhlaus, on varmistettava, että hankkeen laajuus ja kustannukset on määritelty tarkasti ennen käyttöönoton aloittamista.
Näin korjaat tilanteen
Jos kustannukset alkavat ylittää budjetin, projektipäälliköiden on puututtava tilanteeseen. Tämä voi tarkoittaa hankkeen laajuuden uudelleenarviointia, uudelleenneuvotteluja ERP-ohjelmiston toimittajan kanssa tai siirtymistä vaiheittaiseen käyttöönottoon pidemmällä aikavälillä.
2. Käyttöönoton aikataulu
Vaikka käyttöönoton kustannuksia on hallittava huolellisesti, myös aikataulu on yhtä tärkeä. Pieniltä ja keskisuurilta yrityksiltä kuluu yleensä 3–9 kuukautta ERP:n käyttöönottoon, kun taas monikansallisilta yrityksiltä voi kulua useita vuosia käyttöönoton loppuun saattamiseen.
Mitä kauemmin tämä prosessi kestää, sitä suuremmiksi kasvavat paitsi kustannukset myös riskit hankkeen pysähtymisestä, johdon tuen hiipumisesta tai siitä, että käyttöönotto epäonnistuu kokonaan.
Miksi
Kustannusten ylittymisen riskin tavoin myös aikataulun venyminen johtuu alkuperäisen hankesuunnitelman puutteista ja hankkeen jatkuvan hallinnan epäonnistumisista.
Kuka vastaa
- Projektipäälliköt
- Käyttöönoton kumppanit
Näin vältät sen
Alkuperäisen käyttöönottosuunnitelman on oltava yksityiskohtainen ja hyvin laadittu, jotta tämä riski voidaan välttää. Edistymistä suhteessa suunnitelmaan tulee tarkastella säännöllisesti, ja suunnitelmaan tulee sisällyttää useita välitavoitteita.
Näin korjaat tilanteen
Jos keskeisiä välitavoitteita ei saavuteta, projektipäälliköiden ja projektiryhmän jäsenten on päätettävä painopisteistä.
- Onko aikataulun pidentäminen hyväksyttävää?
- Jos on, mikä on hyväksyttävä joustovara ja projektin enimmäiskesto?
- Jos ei, mitä muutoksia toteutukseen on tehtävä, jotta se saadaan vastaamaan alkuperäistä aikataulua?
3. Mukautusten hallitsematon lisääntyminen
Yksi toiminnanohjausjärjestelmän perustavanlaatuisista ominaisuuksista on mahdollisuus mukauttaa järjestelmää yrityksen erityistarpeisiin. Täysin räätälöidyn ohjelmistoalustan luomiseen voi olla helppo uppoutua, mutta tämä voi olla merkittävä syy kahdelle ensimmäiselle luettelemallemme riskille.
Kuka vastaa
- Toteutustiimi
- Projektipäälliköt
- Muutosjohtajat
Miten se vältetään
Toiminnanohjausjärjestelmien mukana toimitetaan valmiiksi rakennetut moduulit, joilla on omat prosessinsa. Päätöksentekijöiden on harkittava tarkkaan, onko mukauttaminen todella 100-prosenttisesti välttämätöntä vai olisiko pitkällä aikavälillä järkevämpää mukauttaa liiketoimintaprosessi toiminnanohjausjärjestelmään sopivaksi.
Mukautusten rajoittaminen auttaa vähentämään sekä alkuvaiheen että jatkuvia kustannuksia.
Miten se korjataan
Liialliset mukautukset voivat olla keskeinen syy kustannus- ja aikatauluylityksiin. Jos tämä havaitaan, projektitiimien tulisi arvioida uudelleen, onko suunnitelluista mukautuksista mahdollista luopua ja korvata ne valmiiksi rakennetuilla toiminnanohjausjärjestelmän moduuleilla.
Voi olla jopa järkevää harkita jo mukautettujen moduulien vaihtamista valmiisiin vaihtoehtoihin sen mukaan, millaisiksi mukautusten ylläpidon ja tuen odotetut jatkuvat kustannukset muodostuvat.
4. Jatkuvien kustannusten aliarviointi
Jatkuvasti ilmenevät ongelmat johtuvat usein siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmä alun perin toteutettiin. Kokonaiskustannukset ovat yksi tällainen mahdollinen ongelma, sillä toteutuskustannukset muodostavat vain yhden osan toiminnanohjausjärjestelmän kokonaiskustannuksista.
Toiminnanohjausjärjestelmän keskimääräiset jatkuvat kustannukset viiden vuoden aikana voivat olla noin $9,000 käyttäjää kohden. Kyseessä on huomattava jatkuva kustannus, ja jos kustannuksia ei suunnitella riittävästi toteutusvaiheen aikana, ne voivat muodostaa pitkän aikavälin rasitteen yrityksen taloudelle.
Miksi
Vaikka toiminnanohjausjärjestelmän toteutusprojektia johdettaisiin erinomaisesti budjetin ja aikataulun näkökulmasta, jatkuvat kustannukset voivat helposti jäädä huomiotta.
Jotkin toteutukset voivat esimerkiksi edellyttää kolmansien osapuolten konsulttien jatkuvaa tukea, ja pitkälle mukautetut järjestelmät voivat synnyttää merkittävän määrän teknistä velkaa, jota on hallittava jatkuvasti.
Kuka vastaa
- Johtotason projektin toimeksiantaja
- Toteutuskumppanit
- Toteutustiimi
Miten se vältetään
Projektin johtajien on otettava huomioon projektin kokonaiskustannukset. Näitä ei pidä rajata pelkästään toteutuksen etukäteiskustannuksiin, vaan on myös arvioitava, miten eri vaihtoehdot vaikuttavat järjestelmän monimutkaisuuteen ja kustannuksiin jatkuvasti.
Miten se korjataan
Jos toiminnanohjausjärjestelmän jatkuvat kustannukset alkavat käydä hallitsemattomiksi, muutoksia on tehtävä. Tämä voi tarkoittaa mukautettujen moduulien siirtämistä valmiiksi rakennettuihin moduuleihin, vähäisessä käytössä olevien integraatioiden poistamista tai sopimusten uudelleenneuvottelua toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan kanssa.
5. Tietojen siirron ongelmat
Yksi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton keskeisistä hyödyistä on mahdollisuus yhdistää useita ohjelmistoja yhdelle alustalle; tämä edellyttää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Tämä siirtoprosessi aiheuttaa riskin tietojen katoamisesta, vahingoittumisesta tai tietosäännösten vastaisesta toiminnasta (esim. CCPA, GDPR).
Miksi
Aina kun tietoja siirretään paikasta toiseen, on mahdollista, etteivät alkuperäisessä tietoaineistossa käytetyt parametrit vastaa uuden tietokannan parametreja. Tämä voi aiheuttaa esimerkiksi puutteellisia tietoja tai arkistoituja tietoja, joita ei ole eritelty (kuten entisten työntekijöiden tiedot).
Kuka vastaa
- ERP-toimittaja
- Ulkopuoliset konsultit
Näin vältät sen
Tietojen puhdistamiseen alkuperäisessä lähteessä kannattaa käyttää aikaa jo etukäteen. Tarpeettomien tietojen poistaminen, luokkien normalisointi ja kaksoiskappaleiden yhdistäminen voivat parantaa yrityksen tietojen yleistä laatua ja samalla helpottaa uuden järjestelmän yhteensovittamista tietojen siirron kanssa.
Monet yritykset käyttävät nykyään myös tekoälyä ja koneoppimista tietojen yhdistämisen automatisointiin ja mahdollisten tiedonsiirto-ongelmien ennakoimiseen ennen niiden ilmenemistä.
Näin korjaat sen
Jos tietojen siirto epäonnistuu tai sen korjaaminen vaatii liikaa manuaalista työtä, prosessi voi olla tarpeen aloittaa uudelleen. Tiedän, että se on turhauttavaa, mutta kun ongelma on tunnistettu, käyttöönottotiimit voivat palata alkuperäiseen tietolähteeseen ja parantaa sitä, jotta se vastaa sujuvan tietojen siirron vaatimuksia.
6. Riippuvuus toimittajasta
Useiden ohjelmistoalustojen käyttäminen yrityksessä on tehottomampaa kuin yhden ERP-järjestelmän käyttäminen. Toisaalta tämä hajauttaminen tarkoittaa myös sitä, että toimittajan toiminnan epäonnistuminen tai laadun heikkeneminen vaikuttaa vain siihen liiketoimintayksikköön tai alueeseen, joka käyttää kyseistä ohjelmistoa.
ERP-järjestelmän myötä yrityksestä tulee riippuvainen kyseisestä toimittajasta yrityksen suunnittelussa. Tämä on riski, jos toimittaja ei pysty toimittamaan odotetulla tavalla, ja se on erityisen merkityksellistä pilvipohjaisten ERP-järjestelmien kohdalla, jos paikallista varmuuskopiota ei ole.
Miksi
Riippuvuus toimittajasta poikkeaa muista tämän luettelon riskeistä: se on ominaisuus, ei virhe. Ohjelmistoalustojen keskittäminen yhdelle alustalle voi tehostaa toimintaa merkittävästi, ja tämän vastineeksi riippuvuus kyseisestä toimittajasta kasvaa.
Kuka vastaa
- Johtotason projektin toimeksiantaja
- Ohjausryhmä
Näin vältät sen
Tätä ei voi varsinaisesti välttää, mutta siitä aiheutuvaa riskiä voidaan pienentää. Johdon ja projektipäälliköiden tulisi tehdä perusteellinen ennakkoselvitys ennen sitoutumista toimittajaan varmistaakseen, että he valitsevat oikean ohjelmistokumppanin.
Selvityksessä tulisi tarkastella toimittajan taloudellista vakautta, sen yritysrakennetta, asemaa markkinoilla sekä tuotteen ja tuen jatkuvaan toimittamiseen liittyviä sopimuksen palvelutasosopimuksia.
Näin korjaat sen
Jos suhteeseen toimittajan kanssa liittyy huolenaiheita, ennakoiva lähestymistapa on ratkaisevan tärkeä. Toimittajan toiminta tulisi arvioida säännöllisesti, ja riskienhallintatiimien tulisi laatia suunnitelmat yrityksen tietojen suojaamiseksi ja palvelujen jatkuvuuden varmistamiseksi, jos toimittajan toimituskyvyssä ilmenee vakavia ongelmia.
Parhaat löytämämme ERP-järjestelmät
Tiimimme analysoi talousjärjestelmiä työkseen. Tämän prosessin aikana nämä ERP-järjestelmät ovat nousseet kärkeen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
7. Muutosvastarinta prosessien muutoksia kohtaan
ERP-järjestelmän käyttöönotto ei koske vain ohjelmistoa. Siinä on kyse myös ihmisistä. Jopa teknisesti moitteeton siirtymä voi epäonnistua, jos loppukäyttäjät eivät hyväksy muutosta. Uusi ERP-järjestelmä tarkoittaa todennäköisesti uusia prosesseja ja työnkulkuja, ja työntekijät saattavat vastustaa muutosta — minkä lisäksi he voivat tehdä todellisia virheitä opetellessaan uusia toimintatapoja.
Miksi
Organisaatiomuutos on aina haastava. Uuden ohjelmiston käyttö voi aiheuttaa lyhyellä aikavälillä tehottomuutta, sillä työntekijöillä saattaa kestää kauemmin tai he saattavat tehdä enemmän virheitä kuin vanhaa järjestelmää käyttäessään. Ajan myötä tämä voidaan tietysti ratkaista, mutta on odotettavissa, että jotkut työntekijät saattavat vastustaa muutosta alkuvaiheessa.
Kuka vastaa
- Muutoksenhallintatiimi
Näin vältät sen
Muutosjohtamisen tiimin tehtävänä on auttaa rajoittamaan tämän riskin vaikutuksia. Kattavan muutosjohtamissuunnitelman laatiminen yhdessä tehokkaan viestinnän, koulutuksen ja tuen kanssa voi auttaa tuomaan uuden ERP-järjestelmän pitkän aikavälin hyödyt esiin ja sujuvoittamaan siirtymäprosessia.
Näin korjaat sen
Jos muutos kohtaa vastarintaa, muutosjohtamisen tiimien on arvioitava, mistä vastarinta johtuu. Johtuuko se uuden järjestelmän puutteellisesta koulutuksesta, joka vaikeuttaa käyttäjien navigointia? Onko kyse uuden ERP-järjestelmän pitkän aikavälin hyötyjen väärinymmärtämisestä? Ongelman perimmäisen syyn selvittäminen voi auttaa käsittelemään sitä selkeästi ja avoimesti.
8. Johdon sitoutumisen puute
Onnistunut ERP:n käyttöönotto edellyttää useiden eri sidosryhmien yhteistyötä eri puolilla yritystä. Henkilöstöhallinnon, suunnittelun, taloushallinnon, logistiikan, myynnin, markkinoinnin ja yrityksen kaikkien muiden osa-alueiden tarpeet on otettava huomioon, jotta ERP-järjestelmä vastaisi mahdollisimman hyvin liiketoiminnan tarpeita.
Tämän saavuttamiseksi projektin on saatava jokaisesta toiminnosta vastaavien johtajien sitoutuminen. Ilman tätä sitoutumista projekti voi pudota liiketoimintayksikön prioriteettilistalla alaspäin, mikä viivästyttää ERP:n käyttöönottoa tai vaarantaa sen onnistumisen.
Miksi
Johtajatkaan eivät ole immuuneja muutosvastarinnalle. Heillä voi olla kilpailevia prioriteetteja ja aikapaineita, he eivät ehkä näe hyötyjä omalle osastolleen tai he saattavat ymmärtää väärin, miksi käyttöönotto toteutetaan.
Kuka vastaa
- Johtotason projektin sponsori
Näin vältät sen
Ylimmän johdon sitoutuminen tulisi varmistaa ennen projektin aloittamista. Projektin sponsori on parhaassa asemassa tämän saavuttamiseksi yhdessä muun projektinhallintatiimin tuen kanssa.
Yritykselle kokonaisuutena koituvien pitkän aikavälin hyötyjen korostaminen — samalla kun selitetään kunkin osaston erityiset hyödyt — voi auttaa saamaan sitoutumisen visiolle. Tämän lisäksi on käytävä rehellinen keskustelu mahdollisesta lyhytaikaisesta epämukavuudesta, jota siirtymävaihe saattaa aiheuttaa.
Näin korjaat sen
Jos projekti alkaa menettää ylimmän johdon tuen, projektin sponsorien ja projektinhallintatiimin tulisi viestiä heidän kanssaan avoimesti.
Kuunnelkaa heidän huolenaiheitaan, keskustelkaa niiden ratkaisemiseksi laadituista suunnitelmista ja luokaa tiekartta ERP:n käyttöönoton alkuperäisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Loppujen lopuksi, jos päättäjät sanovat ei, hanke ei voi toteutua.
9. Vaatimustenmukaisuuteen ja sääntelyyn liittyvät riskit
Tietoturvaan on kiinnitetty viime vuosina paljon enemmän huomiota, mikä on johtanut yritysten noudatettavaksi tarkoitettujen lainsäädäntö- ja sääntelykehysten laajaan kirjoon. Kun tietoja siirretään järjestelmästä toiseen, on olemassa riski, että osaa näistä tiedoista käsitellään tavalla, joka ei ole näiden säädösten mukainen.
Miksi
ERP-järjestelmä voi korvata monenlaisia järjestelmiä. Tämä tarkoittaa, että yhden alustan on täytettävä eri liiketoimintayksiköitä koskevien säädösten sekä eri lainkäyttöalueiden vaatimukset.
Esimerkiksi monikansallisen yrityksen uusi ERP-järjestelmä saattaa joutua noudattamaan sekä GDPR:ää että CCPA:ta, kun se korvaa yksittäisiä ohjelmistoja, joiden tarvitsi noudattaa vain jompaakumpaa niistä.
Kuka vastaa
- ERP-toimittaja
- Projektipäälliköt
- Ylimmän tason riskienhallinta- ja vaatimustenmukaisuustiimi
Näin vältät sen
ERP-järjestelmän arviointiprosessin aikana vaatimustenmukaisuuteen ja sääntelyyn liittyviä riskejä tulisi käsitellä kohdennetusti. Yrityksillä tulisi olla kattava yleiskuva vaatimustenmukaisuusvelvoitteistaan, ja niiden tulisi tehdä yhteistyötä ERP-toimittajan kanssa varmistaakseen, että järjestelmässä on valmiudet täyttää nämä velvoitteet.
Näin korjaat sen
Kaikki esiin tulevat ongelmat tulisi eskaloida sisäiselle vaatimustenmukaisuustiimille, joka noudattaa ongelman erityispiirteisiin soveltuvia parhaita käytäntöjä. Projektinhallintatiimin ja ERP-toimittajan välistä ennakoivaa keskustelua tulisi jatkaa, jotta tulevien ongelmien mahdollisuus voidaan poistaa.
10. Tehoton projektinhallinta
Suurin osa tässä artikkelissa kuvatuista riskeistä voidaan torjua tai minimoida tehokkaalla projektinhallinnalla. Tämä tietenkin luo riskin itsessään, sillä heikko projektinhallinta johtaa lähes varmasti ERP-käyttöönoton heikkoihin tuloksiin.
Miksi
ERP-käyttöönoton pitäminen aikataulussa ja budjetin ylitysten välttäminen edellyttävät korkeatasoista projektinhallintaosaamista. Kyse ei ole ainoastaan kaikkien sidosryhmien auttamisesta alkuperäisessä suunnitelmassa pysymisessä, vaan myös prosessin ohjaamisesta ongelmien ilmetessä.
Ilman selkeää ERP-hankkeen vetäjää hankkeen epäonnistumisen riski on suuri.
Kuka vastaa
- Hankkeen toimeenpaneva sponsori
- Ohjausryhmä
Näin vältät sen
Ylimpien päättäjien on varmistettava, että projektipäälliköllä ja hänen tiimillään on hyvät edellytykset onnistua. Tämä tarkoittaa tiimin valitsemista kokemuksen perusteella, kun kyse on vastaavan laajuuden hankkeiden toteuttamisesta, sekä riittävien resurssien tarjoamista, jotta he voivat saavuttaa vastaavan onnistumisen.
Näin korjaat tilanteen
Hankkeen sponsorin ja ohjausryhmän on varmistettava, että ne valvovat hanketta laaja-alaisesti koko sen ajan.
Jos vaikuttaa siltä, että heikko projektinhallinta aiheuttaa käyttöönotto-ongelmia, tilanteen korjaamisesta on keskusteltava avoimesti ja rehellisesti. Tämä voi edellyttää tiheämmin toimitettavia tilannepäivityksiä, yksityiskohtaisempia suorituskykymittareita ja mahdollisesti jopa hankkeen siirtämistä muiden työntekijöiden vastuulle.
11. Kokonaismonimutkaisuuden lisääntyminen
Viimeinen keskeinen riski, johon haluan kiinnittää huomiota, on se, että kaikki ERP-käyttöönottoon käyttämäsi vaiva ja raha voivat yksinkertaisesti tehdä toiminnoista liian monimutkaisia. Pahimmassa tapauksessa uusi ERP-järjestelmä on vain käytössä rinnakkain kaikkien vanhojen alustojen kanssa, mikä lisää työmäärää ja kustannuksia tuomatta mitään konkreettista hyötyä.
Miksi
Osastot saattavat pitää kiinni nykyisistä prosesseistaan ja järjestelmistään useista eri syistä. Syynä voivat olla käyttökokemus, analysointiominaisuudet, tietojen eheys tai yksinkertaisesti muutosvastarinta. Tämä voi vaikeuttaa vanhoista järjestelmistä luopumista ja ERP-järjestelmän täysimääräistä käyttöönottoa.
Kuka vastaa
- Muutoshallintatiimi
- Projektipäälliköt
Näin vältät sen
Uuden ERP-järjestelmän käyttöönotolle on laadittava selkeä ja yksityiskohtainen suunnitelma. Tiimien on sitouduttava muutokseen ja ymmärrettävä, miksi se toteutetaan. Lisäksi niillä on oltava yksityiskohtainen aikataulu muutoksen toteuttamisesta. Näin luodaan selkeät odotukset, ja samalla ilmoitetaan täsmällisesti, että nykyiset järjestelmät suljetaan tiettynä päivänä.
Näin korjaat tilanteen
Muutoshaluttomien tiimien tai johtajien on perusteltava selkeästi, miksi muutos on tarpeen. Tämän jälkeen projektipäälliköt ja muutosjohtajat voivat arvioida, onko täytettävänä koulutustarve vai tarvitaanko lisämukautuksia, jotta ERP-järjestelmä vastaa heidän tarpeisiinsa.
Tilaa lisää ERP-aiheisia näkemyksiä
ERP-käyttöönottoprosessi voi vaikuttaa melko haastavalta, sillä siihen liittyy paljon mahdollisia riskejä. Oikeanlaisella ennakkosuunnittelulla ja tehokkaalla projektinhallinnalla kaikki nämä riskit voidaan kuitenkin välttää tai minimoida.
Asianmukainen suunnittelu ei ainoastaan auta vähentämään ongelmien mahdollisuutta prosessin aikana, vaan auttaa yritystä myös hyödyntämään mahdollisimman tehokkaasti ne tehokkuushyödyt ja kasvumahdollisuudet, joita ERP voi organisaatiolle tarjota.
Haluatko oppia lisää uusimman teknologian integroimisesta taloushallinnon toimintoihin? Tilaa maksuton uutiskirjeemme, niin saat taloushallinnon johtajilta asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muokkaavilta taloushallinnon johtajilta.
