ERP-raportointi: Kuinka keskittyä hyödyllisimpään tietoon
Toiminnanohjauksen järjestelmät sisältävät valtavia määriä arvokasta dataa, jota kerätään useista liiketoimintatoiminnoista ja osastoilta, kuten taloushallinnosta, operaatioista, markkinoinnista, henkilöstöhallinnosta ja monilta muilta alueilta. Mutta tästä liiketoimintatiedosta on hyötyä vain, kun käytössäsi on tehokas toiminnanohjauksen raportointiprosessi, jonka avulla nämä tiedot voidaan poimia, järjestää ja esittää päätöksentekoprosessien tukemiseksi ja parantamiseksi.
Lue lisää tehokkaan toiminnanohjauksen raportointistrategian kehittämisestä aina parhaista käytännöistä yleisiin vältettäviin sudenkuoppiin.
Mitä toiminnanohjauksen raportointi on?
ERP-raportointi on prosessi, jossa organisaation toiminnanohjaustietokannasta poimitaan ja käsitellään tietoja sekä esitetään niitä kaavioiden, kuvaajien ja muiden tietoraportointityökalujen avulla niin, että organisaation keskeiset päätöksentekijät ja sidosryhmät ymmärtävät ne helposti.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Näiden raporttien tarkoituksena on esittää keskeisiä toiminnanohjaustietoja, jotka liittyvät keskeisiin suorituskykymittareihin (KPI) ja muihin toiminnanohjausratkaisujen avulla tunnistettuihin tärkeisiin trendeihin. Esimerkiksi talousjohtajat (CFO:t) käyttävät usein toiminnanohjauksen raportteja taloudellisten trendien tunnistamiseen, jotka menevät tuloslaskelman tai taseen tarjoamia korkean tason näkemyksiä syvemmälle.
Toiminnanohjauksen raportointi voi tarjota yksityiskohtaisempia näkemyksiä viimeaikaisista liikevaihtoon tai kuluihin liittyvistä trendeistä, ja talousjohtaja voi käyttää sitä talousennusteiden laatimiseen nykyisten liiketoimintaolosuhteiden perusteella.
Asianmukaisen toiminnanohjauksen raportoinnin hyödyt
Lisätieto on aina hyvä asia. Mutta sillä, miten käytät tietoa, voi olla ratkaiseva merkitys.
Hyvin suunnitellun toiminnanohjauksen raportointistrategian tarjoamat datanäkemykset voivat auttaa yritystäsi vähentämään tarpeettomia kustannuksia ja muita tehottomuuksia, jotka muuten jäisivät organisaatiossasi huomaamatta. Tässä on neljä tapaa, joilla toiminnanohjaus voi hyödyttää mitä tahansa yritysorganisaatiota:
1. Keskitetty data, joka toimii ainoana totuuden lähteenä
Kun toiminnanohjausjärjestelmä on otettu asianmukaisesti käyttöön, se keskittää kaikki organisaation tiedot keskitettyyn tietovarastoon. Toiminnanohjauksen raportointi voi tämän jälkeen käyttää näitä tietoja tarkkoihin tietoihin perustuvien raporttien laatimiseen ja tarjota kattavaa raportointia, jota tietosiilot tai eri osastojen ristiriitaiset tiedot eivät häiritse.
Sen sijaan, että talousjohtaja kävisi läpi valtavia tietomääriä, hän voisi käyttää toiminnanohjaustietoja kulujen arvioimiseen, liikevaihdon muodostumista koskevien näkemysten ja muiden taloustietojen tarkastelemiseen nopeasti ja tarkasti koko organisaation laajuudelta.
2. Automaattinen vaatimustenmukaisuuden valvonta, auditointi ja raportointi
Organisaatioiden kasvaessa vaatimustenmukaisuuden varmistamisesta voi tulla erittäin aikaa vievää. Jos käytössäsi on tehokas toiminnanohjauksen raportointijärjestelmä, tämä taakka vähenee huomattavasti.
Toiminnanohjauksen raportointijärjestelmät voivat hyödyntää tarkastettavia tietueita ja sääntöpohjaista automaattista raportointia varmistaakseen, että vaatimustenmukaisuutta seurataan ja valvotaan tiiviisti.
Esimerkiksi valmistusteollisuudessa tai ilmailualalla, jossa työvoiman hallintaa voidaan säännellä tarkasti turvallisuussyistä, toiminnanohjauksen raportointi voi luoda automaattisia tapahtumalokeja, jotka dokumentoivat tämän toiminnan ja ilmoittavat organisaatiolle mahdollisista vaatimustenmukaisuuden laiminlyönneistä.
3. Reaaliaikaiset näkemykset
Toiminnanohjausjärjestelmän tuottamat tiedot voidaan kerätä keskitettyyn sijaintiin ja käsitellä raportointikoontinäyttöjen avulla reaaliajassa. Varastotasot, energiankulutus ja tuotannon määrä ovat vain muutamia esimerkkejä alueista, joilla organisaatiot voivat käyttää ajantasaista tietoa liiketoimintapäätöstensä ohjaamiseen.
Suuri energiankulutus voi kannustaa organisaatiota vähentämään toimintaansa ja selvittämään tämän kasvun mahdollista syytä, mutta et tietenkään muuta mitään, jos kukaan ei tiedä siitä.
4. Pitkän aikavälin kustannussäästöt
Toiminnanohjauksen raportit voivat tuottaa näkemyksiä ja tukea strategista ennustamista, joka auttaa yritysjohtajia hyödyntämään ja hallinnoimaan sisäisiä resurssejaan paremmin.
Työvoima, energiankulutus, toimitusketjun hallinta ja prosessien työnkulut voivat kaikki hyötyä toiminnanohjauksen raportoinnin mahdollistamasta paremmasta hallinnasta ja optimoinnista. Johtajat voivat tarkastella koko organisaatiota tunnistaakseen ja korjatakseen tehottomat toiminnot, liian suuret kulut ja muut hukan muodot.
Ajan mittaan toiminnanohjauksen raportointi voi auttaa organisaatiotasi saavuttamaan kustannustehokkaamman kulutuksen, joka parantaa voittomarginaaleja ja mahdollistaa kestävän toiminnan.
Ketkä osallistuvat ERP-raportointiprosessiin?
Raportointia käytännössä toteuttavista työntekijöistä päätöksentekijöihin tehokas ERP-raportointijärjestelmä edellyttää muutaman keskeisen roolin osallistumista ja sitoutumista.
Tässä on tiimi, joka sinun on koottava yhteen hyödyntääksesi ERP-raportoinnin koko arvon organisaatiossasi:
ERP-raportoinnin vetäjä (johtohenkilö)
Tämä henkilö – joka on usein talousjohtaja, mutta voi olla myös talousjohtajan nimeämä erityisprojektipäällikkö – johtaa ERP-raportointijärjestelmää. Tässä roolissa oleva henkilö määrittää raportointijärjestelmän strategiset tavoitteet, valvoo suoraan analyytikkoja ja viestii johtoryhmän jäsenille tarjotakseen ohjeita raporttien tulkintaan.
Ajan myötä tämä henkilö vastaa myös ERP-raportointistrategian mukauttamisesta organisaation tarpeiden perusteella.
Johtoryhmän (C-tason) johto
C-tason johtajat osallistuvat suoraan ERP-raporttien arviointiin ja hyödyntävät näitä tietoja strategisessa päätöksenteossaan. Nämä johtajat tekevät myös yhteistyötä raportointijärjestelmän johtajan kanssa KPI-mittareiden asettamisessa ja ERP-raporttien tarkoituksen määrittämisessä.
ERP-data-analyytikko
Analyytikot työskentelevät ERP-raportoinnin etulinjassa ja varmistavat, että tiedot jaetaan asianmukaisesti raportointityökaluille ja muunnetaan sen jälkeen helppolukuisiksi raporteiksi. Tämä rooli osallistuu käytännön tasolla johtajien ja muiden sidosryhmien käyttämien raporttien laatimiseen.
Näiden analyytikkojen on ymmärrettävä ERP-raportoinnin tavoitteet alkaen organisaatiosi kannalta tärkeimmistä tietopisteistä.
IT-tuki
Ohjelmistoista, tietoturvasta ja muista IT:hen liittyvistä tarpeista riippuen useat IT-henkilöt voivat osallistua ERP-raportointijärjestelmän käyttöönottoon ja ylläpitoon. Näillä henkilöillä on suurempi rooli raportointijärjestelmän käyttöönoton tukemisessa sekä kaikkien ohjelmistojen ja työkalujen määrittämisessä niin, että ne pystyvät poimimaan ja käsittelemään ERP-tietoja asianmukaisesti.
Loppukäyttäjät
Johtajat käyttävät ERP-raportteja strategisen päätöksenteon tukena, mutta organisaation useat eri roolit saattavat tarkastella näitä raportteja säännöllisesti päivittäisen toimintansa ohjaamiseksi.
- Toimitusketjujen ammattilaiset voivat käyttää ERP-raportteja yrityksen toimitusketjujen seurantaan ja hallintaan.
- Tuotannon valvojat voivat käyttää raportteja työolosuhteiden, kuten energiankulutuksen ja työturvallisuuden, seurantaan.
- Vaatimustenmukaisuuden parissa työskentelevät, mukaan lukien ulkopuoliset valvontaviranomaiset, voivat tutustua auditointeihin arvioidakseen eri säädösten noudattamista.
ERP-raportointistrategian luominen
Ymmärrät tavoitteet ja olet tunnistanut raportointistrategiaasi tarvittavat keskeiset roolit. Nyt on aika perehtyä käytännön ohjeisiin, joiden avulla voit luoda ERP-raportointiprosessillesi edellytykset menestyä.
Toimi seuraavasti:
1. Määritä KPI-mittarit ja muut tavoitteet
Rajattu laajuus tuottaa parhaat tulokset – erityisesti silloin, kun olet vasta käynnistämässä ERP-raportointistrategiaasi.
Tunnista selkeät KPI-mittarit ja muut tavoitteet, joita haluat tavoitella ERP-raporttiesi avulla, ja varmista, että ymmärrät selkeästi, miten nämä mittarit liittyvät laajempaan liiketoimintastrategiaasi.
Organisaation ohjaaminen kohti parempaa kustannustehokkuutta
Oletetaan, että organisaatiosi haluaa parantaa kustannustehokkuuttaan erityisesti haastavampien talousaikojen keskellä. ERP-raportointi on erinomainen tapa saavuttaa tämä tavoite, kunhan ohjaat strategiaasi sen mukaisesti.
Viestitä kaikille sidosryhmille varmistaaksesi, että ne ovat samaa mieltä tästä tavoitteesta, ja keskity poimimaan sitä koskevia tietoja ja suuntauksia.
2. Aseta odotukset sidosryhmien osallistumiselle
Varmista sidosryhmiesi onnistumisen edellytykset – ja huolehdi siitä, että kaikki ymmärtävät roolinsa tärkeyden. Jokaisen sidosryhmän on ymmärrettävä selkeästi, miten se vaikuttaa raportointijärjestelmän onnistumiseen, ja tiedettävä tarkalleen, mitä sen odotetaan tekevän.
Ryhdy kapellimestariksi
Työskentele suoraan jokaisen sidosryhmän kanssa asettaaksesi selkeät odotukset heidän velvollisuuksiensa aikataulusta ja viestinnän tiheydestä.
Useimmissa tapauksissa nämä odotukset on myös sovitettava yhteen olemassa olevien vastuiden kanssa, joten on tärkeää asettaa realistiset odotukset prosessin aikana.
3. Valitse ja integroi ERP-raportointityökalu
Jotkin ERP-alustat tarjoavat jo työkalut, joita tarvitset ERP-raportointijärjestelmän luomiseen. Muissa tapauksissa saatat haluta valita ulkoisen raportointityökalun.
Varmista sujuva ohjelmistointegraatio
Jos haluat yhdistää raportointityökalun nykyiseen ERP-järjestelmääsi, IT-henkilöstösi on varmistettava, että työkalu on asianmukaisesti integroitu ja määritetty nykyisen ERP-alustasi kanssa. Tee yhteistyötä IT-henkilöstösi kanssa ja vahvista integraation toimivuus ennen kuin etenet prosessissa pidemmälle.
4. Vahvista tiedot ja tiedonkeruuprosessisi
Laadukas tieto on vahvan ERP-analytiikkastrategian perusta. Raportointianalyytikoidesi tulisi testata raportointijärjestelmä perusteellisesti – eli suorittaa tietojen validointi, tietojen puhdistus ja muut asiaankuuluvat testausprosessit – varmistaakseen, että järjestelmäsi on määritetty keräämään ja käsittelemään ERP-tietoja asianmukaisesti.
Tietohallinnon ja tietojen omistajuuden selkeyttäminen
Validointiprosessi saattaa paljastaa tietojen omistajuuteen ja tietohallintoon liittyviä ongelmia, jotka on ratkaistava ennen kuin ERP-raportointijärjestelmä voidaan ottaa käyttöön. Tee yhteistyötä analytiikkatiimin kanssa näiden ongelmien tunnistamiseksi ja selvitä omistajuuteen liittyvät epäselvyydet etukäteen. Näin varmistat, että kaikki ERP-tietosi on validoitu, täsmällistä ja luotettavaa.
5. Kehitä raporttipohjia
Sujuvoita raporttien luomista ja toimittamista luomalla raporttipohjia, joihin kerätyt ERP-tiedot voidaan helposti tuoda ja esittää visuaalisessa muodossa. Tämä on erityisen hyödyllistä luotaessa raportteja, joita käytetään reaaliaikaisesti tai jotka luodaan automaattisen käynnistimen avulla.
Taloudellisten ennusteiden tietojen visualisointi
Raporttipohja voi olla erinomainen tapa yhdistää viimeisimmät taloudelliset suorituskykytiedot ERP-järjestelmän tuottamaan ennusteraporttiin. Pohjaa voidaan päivittää jatkuvasti uusien lukujen tullessa saataville.
6. Varaudu kehittämään ja optimoimaan järjestelmää ajan mittaan
ERP-raportoinnin tavoitteet ja tarpeet muuttuvat lähes varmasti liiketoimintasi kasvaessa. Samoin sidosryhmät saattavat löytää parempia tapoja arvioida ERP-järjestelmää ilmoittamiesi raportointitavoitteiden mukaisesti.
Luo odotus jatkuvasta kehittämisestä
Kummassakin edellä mainitussa tilanteessa yritykset tarvitsevat joustavuutta raportointijärjestelmänsä mukauttamiseen ajan mittaan muuttuvien tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti.
Kun sisällytät tämän strategiaasi alusta alkaen, voit viestiä sidosryhmille, ettei ERP-raportointi ole koskaan valmis kokonaisuus. Seuraa ERP-raporttiesi hyödyllisyyttä ja työskentele sidosryhmien kanssa raportointistrategiasi jatkuvaksi optimoimiseksi.
Milloin raportointistrategiaa kannattaa muuttaa
Pienet raportointistrategian hienosäädöt on helppo toteuttaa. Raportointitavoitteiden muuttaminen, tietoprioriteettien mukauttaminen, raportointi-integraatioiden määrittäminen uudelleen ja raportointipohjien muokkaaminen vaativat kuitenkin paljon työtä… laajamittaiset muutokset ERP-raportointistrategiaasi ovat usein raskaita ja aikaa vieviä.
Jos yrität saada raportointiprosessin viimeisteltyä ennen järjestelmäsi käyttöönottoa…
- Hyvä sinulle. Olet paljon järjestelmällisempi kuin useimmat ihmiset!
- Etsi ERP-käyttöönoton kumppani, joka voi auttaa luomaan hyvän raportointistrategian alusta alkaen.
Jos olet jo määrittänyt järjestelmäsi, ERP-konsultti voi auttaa sinua arvioimaan, ovatko raportointistrategian muutokset tarpeen, ja auttaa toteuttamaan nämä muutokset mahdollisimman kustannus- ja aikatehokkaasti. Yleisesti ottaen raportointistrategian muutoksia kannattaa harkita, jos yksi tai useampi seuraavista tilanteista toteutuu:
- Muutat ERP-raportointistrategiasi organisointitavoitetta;
- Yrityksessäsi tapahtuu merkittäviä muutoksia liiketoimintateknologiassa, tietojen raportointikanavissa ja/tai raportointivaatimuksissa;
- Sinua koskevat uudet sääntelyyn perustuvat raportointivaatimukset;
- Liiketoiminnassasi tapahtuu organisaatiomuutos.
Suurimmat ERP-raportoinnin virheet, joita tulee välttää
Ennen kuin ryhdyt laatimaan yrityksellesi ERP-raportointistrategiaa, tässä on lyhyt katsaus yleisimpiin sudenkuoppiin, joita tässä prosessissa tulee välttää:
1. Haukataan suurempi pala kuin pystytään pureskelemaan
ERP-järjestelmien tarjoama valtava tietomäärä pakottaa organisaatiot valikoimaan, mitkä tiedot ne haluavat asettaa raportoinnissa etusijalle. Jos yrität kattaa liian laajan kokonaisuuden, vaarana on, että raportoitavien tietojen määrä ja moninaisuus kasvavat hallitsemattomiksi ja kestämättömiksi.
Hyödynnä raportointitavoitteitasi rajataksesi huomion vain mahdollisimman olennaisiin tietoihin. Kun raportointistrategiasi kehittyy ja kaikki sidosryhmät tottuvat tähän prosessiin, voit arvioida uudelleen, kannattaako raportointia laajentaa kattamaan muita tietolähteitä.
2. Raporttien rakentaminen heikkolaatuisista tiedoista
Tietojen validointiprosessi on ratkaisevan tärkeä ERP-tietojen tarkkuuden ja hyödyllisyyden varmistamiseksi. Epäjohdonmukaisuudet, tietopuutteet ja muut laatuongelmat rajoittavat vakavasti raporttiesi arvoa, joten on ehdottoman tärkeää, että määrität asiat oikein heti alusta alkaen.
3. Sidosryhmien roolien käsittelyn laiminlyönti
Oikeat sidosryhmät on tunnistettava, mutta heille on myös opetettava asianmukaisesti, miten heidän roolinsa hoidetaan.
Johtajille tämä tarkoittaa opastamista tavoitteiden asettamiseen ja tietojen hyödyntämiseen päätöksenteon tukena. Loppukäyttäjille tämä tarkoittaa riittävän koulutuksen tarjoamista kaikista ERP-ohjelmistoista – Acumaticasta Sageen – joita heidän odotetaan käyttävän sisällyttäessään raportoinnin työtehtäviinsä.
4. Raporttien luominen tiedoista, joita yrityksesi ei omista
Jos ERP-tietosi sisältävät toisen tahon omistamia tietoja, voit aiheuttaa yritykselle vastuun sisällyttämällä kyseiset tiedot omiin raportteihisi.
Vahva tiedonhallintaohjelma voi auttaa selvittämään tietojen omistajuuteen liittyviä kysymyksiä ja välttämään tämän ongelman.
Aloita ERP-raportointi oikealla tavalla
ERP-raportointistrategian onnistumiseen vaikuttaa suuresti se, kuinka paljon panostetaan strategian kehittämiseen ja jatkuvan raportoinnin viitekehyksen käyttöönottoon organisaatiossasi.
Talousjohtajien on toimittava huolellisesti tämän ohjelman kehitysprosessin aikana. Tee taustatyö ennen tämän hankkeen käynnistämistä varmistaaksesi, että lähtökohdat ovat vahvat. Jos haluat asiantuntijatukea, pyydä ERP-konsulttia auttamaan sinua tämän ohjelman käyttöönotossa.
Tilaa lisää ERP-näkemyksiä
Oletko valmis kehittämään talousjohtajan ja ERP-asiantuntijan osaamistasi? Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muokkaavat teknologia-alaa.
