ERP vai kirjanpito-ohjelmisto: liiketoiminnan kasvun ohjaaminen
ERP-ohjelmiston ja kirjanpito-ohjelmiston välinen pulma kiteytyy budjetin ja toiminnallisuuden väliseen köydenvetoon. ERP-järjestelmät tarjoavat laajat ominaisuudet korkeampaan hintaan, kun taas kirjanpito-ohjelmistot maksavat vähemmän, mutta tarjoavat vain kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyviä toimintoja.
Monet yritykset valitsevat ensin kirjanpitojärjestelmän ja siirtyvät sitten ERP-järjestelmään kasvun kiihtyessä.
Perehdytään syvällisesti siihen, miten nämä kaksi kriittistä järjestelmää toimivat, jotta voit määrittää, kumpi sopii yrityksellesi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä ERP-ohjelmisto on?
ERP-ohjelmisto auttaa hallitsemaan päivittäisiä liiketoiminnan tehtäviä, kuten kirjanpitoa, varastonhallintaa, asiakkuuksien hallintaa ja projektinhallintaa.
Ajattele ERP-ohjelmistoa superliimana, joka yhdistää eri osastot ja liiketoimintatoiminnot – myynnin, hankinnan ja henkilöstöhallinnon – keskitettyyn järjestelmään. Se ei ole taikajuoma, joka ratkaisee kaikki liiketoiminnan ongelmat yhdessä yössä, mutta se antaa yleiskuvan yrityksesi resursseista, jotta voit suunnitella ja optimoida toimintaasi.
Parhaat ERP-ohjelmistoratkaisut tarjoavat myös lisämoduuleja toimintojen laajentamiseen. Esimerkiksi Sage tarjoaa Sage Intacct SaaS Intelligence -moduulin, joka tarjoaa näkyvyyden mittareihin, kuten asiakkaan hankintakustannuksiin (CAC), asiakkaan säilyttämisen kustannuksiin (CRC), käteisvarojen muuntopisteisiin, nettokulutusasteeseen ja moneen muuhun.
Mikä kirjanpito-ohjelmisto on?
Kirjanpito-ohjelmisto auttaa kaikissa rahaan liittyvissä asioissa, kuten kassavirran hallinnassa, kannattavuuden seurannassa ja tilinpäätösten laatimisessa.
Useimmissa ERP-järjestelmissä on kirjanpitotoimintoja, joilla voi tehdä kaiken, mitä kirjanpito-ohjelmistoratkaisulla voi tehdä. Jos kuitenkin olet pieni SaaS-yritys, jolla ei ole varastoa tai suurta tiimiä, kirjanpito-ohjelmisto voi olla edullinen ratkaisu taloustoimien kirjaamiseen ja raportointiin.
Parhaat kirjanpitoratkaisut pystyvät paljon muuhunkin kuin kassavirtalaskelman, tuloslaskelman ja taseen automaattiseen luomiseen. Ne voivat esimerkiksi auttaa noudattamaan oikeita tuloutussääntöjä, seuraamaan kuluja sekä seuraamaan ostovelkojen ja myyntisaamisten saldoja.
ERP verrattuna kirjanpito-ohjelmistoon: yleiskatsaus
ERP-ohjelmiston keskeiset toiminnot
ERP-ohjelmisto on kuin liiketoiminnan toimintojen sveitsiläinen linkkuveitsi. Se on kaikki yhdessä -ratkaisu, joka kokoaa useiden osastojen tiedot yhteen koontinäyttöön. ERP-ohjelmisto voi auttaa seuraavissa asioissa:
- Keskitetyt tiedot: ERP keskittää eri osastojen tiedot, jotta kaikilla on käytössään samat ajantasaiset tiedot.
- Automaatio: ERP voi automatisoida laskutuksen, raportoinnin, varastonhallinnan ja monia muita liiketoiminnan osa-alueita. Tämä vähentää manuaalisia virheitä ja parantaa tehokkuutta.
- Reaaliaikainen raportointi: ERP-järjestelmät käyttävät kerättyjä tietoja oivaltavien raporttien luomiseen. Reaaliaikaiset tiedot ja raportit, jotka sisältävät varastotasojen, taloudellisen aseman ja myyntitrendien KPI-mittarit, auttavat tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.
- Taloushallinto: ERP-järjestelmät sisältävät sisäänrakennettuja kirjanpitomoduuleja, jotka auttavat laatimaan budjetteja, seuraamaan kuluja, käsittelemään palkanmaksua ja laatimaan tilinpäätöksiä.
- Toimitusketjun hallinta: ERP:n avulla voit seurata koko toimitusketjua hankinnasta jakeluun asti. Se yksinkertaistaa varaston, toimittajien ja toimitusten hallintaa.
Kirjanpito-ohjelmiston keskeiset toiminnot
Kirjanpito-ohjelmisto tarjoaa vain kirjanpito- ja taloushallinto-osastoille olennaisia toimintoja. Useimpien kirjanpito-ohjelmistotyyppien keskeisiin toimintoihin kuuluvat:
- Kirjanpito: Kirjanpito-ohjelmisto tallentaa liiketoimet, kuten myynnit, ostot, kuitit ja maksut. Se tekee jokaisesta liiketoimesta päiväkirjamerkinnät kahdenkertaisen kirjanpidon mukaisesti.
- Laskutus: Voit määrittää kirjanpito-ohjelmiston luomaan toistuvia laskuja. Tämä tarkoittaa, että voit määrittää tilauksille automaattisen laskutuksen.
- Kulujen seuranta: Kirjanpito-ohjelmiston avulla voit kirjata ja luokitella kuluja. Näin voit seurata kulutusta ja pitää sen hallinnassa. Kulujen seuranta on myös tärkeää kulukorvausten hyväksyntöjen sujuvoittamiseksi.
- Täsmäytykset: Tarvitseeko sinun täsmäyttää tiliotteet? Anna kirjanpito-ohjelmiston huolehtia siitä. Kirjanpito-ohjelmisto voi verrata liiketoimia pankin tapahtumiin ja löytää poikkeamat.
- Palkanlaskenta: Voit automatisoida palkkojen laskennan, suoratalletukset ja verojen laskennan kirjanpito-ohjelmistolla.
- Taloudellinen raportointi: Taloudellinen raportointi on tärkeää sekä vaatimustenmukaisuuden että päätöksenteon kannalta. Kirjanpito-ohjelmisto luo tuloslaskelman, taseen ja kassavirtalaskelman automaattisesti, kun kirjaat taloudellisia liiketoimia.
Mikä on kirjanpito-ohjelmiston rooli taloudellisessa raportoinnissa?
Edistyneet kirjanpito-ohjelmistoratkaisut voivat automatisoida suuren osan taloudellisen raportoinnin prosessista. Tässä on esimerkkejä taloudellisen raportoinnin tehtävistä, joita kirjanpito-ohjelmisto suorittaa:
- Tietojen järjestäminen: Kirjanpito-ohjelmisto kokoaa taloustiedot myynnistä, kuluista ja muista liiketoimista sekä järjestää ne.
- Tilinpäätösraportit: Kirjanpito-ohjelmisto täyttää kerätyt tiedot automaattisesti taloudellisiin raportteihin. Näin voit seurata reaaliajassa esimerkiksi kannattavuutta, pääomarakennetta ja kassatilannetta.
- Mukautetut raportit: Voit mukauttaa raportteja yrityksesi, johdon, sijoittajien tai sääntelyelinten tarpeiden perusteella.
- Vertaileva analyysi: Sen avulla voit verrata taloustietoja eri ajanjaksojen välillä ja tunnistaa trendejä, malleja ja poikkeamia.
ERP-ohjelmiston hyödyt
ERP-ratkaisut tarjoavat lukuisia hyötyjä. Niiden avulla voit ylläpitää liiketoiminnan toimintoihin liittyvien tietojen keskitettyä tietovarastoa ja helpottaa tiimisi työtä automatisoimalla monia yksitoikkoisia ja toistuvia tehtäviä. Tarkastellaan lähemmin ERP-ohjelmiston hyötyjä.
- Tietoon perustuvat näkemykset: ERP-järjestelmät keräävät valtavia määriä tietoa useilta toiminnan alueilta. Jos ERP-järjestelmässäsi on sisäänrakennetut liiketoimintatiedon ja data-analytiikan työkalut, se voi tarjota käytännön hyötyä tuottavia näkemyksiä keskeisistä alueista, kuten asiakkaiden käyttäytymisestä.
- Kustannustehokkuus: ERP auttaa optimoimaan resurssien käyttöä ja automatisoimaan tehtäviä, mikä auttaa minimoimaan toiminta- ja työvoimakustannukset sekä parantaa tuottavuutta.
- Yhdistetyt tiedot: SaaS-yritykset tuottavat valtavia tietomääriä, jotka ovat usein hajallaan eri osastoilla. Tämä luo tietosiiloja, jotka vaikeuttavat älykästä päätöksentekoa. ERP-järjestelmät yhdistävät kaikkien osastojen tiedot, joten voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
- Skaalautuvuus: ERP-järjestelmät käyttävät modulaarisia rakenteita, joiden ansiosta ne pystyvät käsittelemään enemmän liiketoimia, käyttäjiä ja tietoja yrityksesi kasvaessa.
- Vaatimustenmukaisuus ja tietoturva: Et voi tallentaa asiakastietoja taulukkolaskentaan — sinun on noudatettava tietosuojasäädöksiä, kuten GDPR:ää ja HIPAA-säädöksiä, toimialastasi riippuen.
- Integroidut toiminnot: Voit siirtää tietoja ERP-järjestelmiin ja niistä pois ilman manuaalista työtä. Kun käytät taulukkolaskentaa, käytät paljon aikaa tietojen kopioimiseen ja liittämiseen järjestelmien välillä.
Kirjanpito-ohjelmiston hyödyt
Kirjanpito-ohjelmisto on kuin koko päivän työskentelevä talousvelho, joka pitää yrityksesi talouden hyvässä kunnossa. Näin se toimii:
- Tarkka tuloutus: ASC 606 -standardin noudattaminen manuaalisesti voi viedä paljon aikaa. Taloushallinto-ohjelmisto auttaa noudattamaan SaaS-liikevaihdon tuloutusstandardeja ja tulouttaa liikevaihdon automaattisesti tilauskausien aikana.
- Kulujen seuranta: Kuluja voi kertyä nopeasti, jos et seuraa niitä. Taloushallinto-ohjelmisto auttaa sinua seuraamaan kaikentyyppisiä kuluja palvelinkustannuksista tiimilounaisiin, jotta pysyt budjetissa.
- Taloudellinen raportointi: Taloushallinto-ohjelmisto tuottaa tilinpäätösraportteja sekä muita talousraportteja, kuten ikäjakaumaraportteja, kannattavuusanalyyseja ja ennusteraportteja.
- Helpompi veroilmoitusten tekeminen: Verokausi voi saada pään pyörälle, jos et ole valmistautunut hyvin. Taloushallinto-ohjelmisto varmistaa, että kaikki tiedot ovat käden ulottuvilla. Se auttaa laskemaan verot ja varmistaa, että tarvittavat verolomakkeet ovat valmiina lähetettäväksi, kun verottaja niitä pyytää.
Taloushallinto-ohjelmistolla on muitakin hyötyjä, mutta nämä ovat niistä tärkeimpiä.
Oikean ratkaisun valitseminen yrityksellesi
ERP-järjestelmän ja taloushallinto-ohjelmiston välinen valinta riippuu seuraavista tekijöistä:
Yrityksen monimutkaisuus
Jos pyörität startup-yritystä, erillinen taloushallinto-ohjelmisto on sinulle parempi vaihtoehto. ERP-järjestelmät ovat kalliimpia ja monimutkaisempia, ja niihin sisältyy monia ominaisuuksia, joita startup-yritys ei todennäköisesti tarvitse.
Monissa ERP-järjestelmissä on esimerkiksi moduuleja monimutkaiseen tuotannonhallintaan, varastonhallintaan, suurten tiimien hallintaan ja laaja-alaiseen talousanalyysiin.
Kun yrityksesi kasvaa ja operatiiviset tarpeesi monipuolistuvat – esimerkiksi kun otat käyttöön monimutkaisia tilausmalleja ja hallinnoit useita tulovirtoja – ERP-järjestelmän integroitu lähestymistapa muuttuu kuitenkin huomattavasti arvokkaammaksi.
Toiminnallisuuksien laajuus
Saatat pärjätä hyvin ilman ERP-järjestelmää, jos sinulla ei ole suurta tiimiä tai monimutkaisia prosesseja. Tämä johtuu siitä, ettet tarvitse useimpia ERP-ominaisuuksia, jotka tukevat esimerkiksi toimitusketjun hallintaa, henkilöstöhallintoa ja vaatimustenmukaisuutta. Sen sijaan voit valita taloushallinto-ohjelmiston ja CRM-järjestelmän.
Tässä ei ole ehdottomia sääntöjä – rakenna itsellesi sopiva teknologiapino.
Tieto- ja raportointivaatimukset
ERP-järjestelmät tarjoavat yleensä laajat raportointi- ja analytiikkaominaisuudet. Jos sinun on jaettava raportteja sidosryhmille usein, haluat käyttää ennakoivaa analytiikkaa resurssien hallintaan tai haluat rakentaa mukautettuja koontinäyttöjä tietoon perustuvaa päätöksentekoa varten, ERP-järjestelmään investoiminen kannattaa.
Budjetti
ERP-järjestelmien käyttöönoton ja tiimisi kouluttamisen alkuperäiset kustannukset ovat huomattavasti suuremmat kuin taloushallinto-ohjelmiston kustannukset.
Startup-yritykset eivät aina tarvitse ERP-järjestelmää tai niillä ei ole siihen varaa. Pilvipohjaiset ERP-ratkaisut ovat edullisempia kuin paikallisesti asennetut vaihtoehdot, mutta ne maksavat silti enemmän kuin taloushallinto-ohjelmisto.
Tutkimuksen mukaan ERP-järjestelmän omistamisen kustannukset keskisuurissa yrityksissä (liikevaihto alle 1 miljardi dollaria) ovat noin 3–5 % vuotuisesta liikevaihdosta, kun taas suurissa yrityksissä (liikevaihto yli 1 miljardi dollaria) ne ovat 2–3 %.
Jos rahatilanteesi on tiukka tai sinulla ei ole aikaa tai henkilöstöresursseja valmistautua ERP-järjestelmän käyttöönottoon, harkitse ERP-investoinnin lykkäämistä ja taloushallinto-ohjelmiston käyttämistä yrityksesi talouden hallintaan.
Investoi ennakoivasti
Ajattele tulevaisuutta. Jos näet yrityksesi kasvavan nopeasti tai odotat tiimisi kasvavan merkittävästi seuraavan vuoden aikana, ERP-järjestelmään investoiminen on järkevämpää.
Toisaalta taloushallinto-ohjelmisto sopii erinomaisesti yrityksille, jotka ovat vielä konseptin todentamisvaiheessa tai luovat perustaa kasvulle.
Muista – valinta ERP-järjestelmän ja taloushallinto-ohjelmiston välillä riippuu siitä, missä yrityksesi on tänään ja mikä tärkeämpää, missä odotat sen olevan huomenna.
Haluatko kehittää talousjohtajan osaamistasi entisestään? Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
