ERP-käyttöönottoon valmistautuminen: käyttöönottoa edeltävä tarkistuslista
Onnittelut päätöksestäsi tehostaa liiketoimintasi toimintoja toiminnanohjausjärjestelmän avulla – se on loistava ensimmäinen askel. Nyt on aika varmistaa, että yrityksesi on valmis toiminnanohjausjärjestelmää varten.
Tässä on kaikki, mitä sinun tulee tietää valmistautuaksesi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon, sekä tarkistuslista valmiutesi arviointiin.
Mitä toiminnanohjausjärjestelmävalmius tarkoittaa?
Kun olet “valmis toiminnanohjausjärjestelmää varten”, se tarkoittaa, että olet täysin valmistautunut asentamaan ja käyttämään toiminnanohjausjärjestelmää organisaatiossasi. Tarkemmin sanottuna toiminnanohjausjärjestelmävalmius tarkoittaa, että olet suorittanut toiminnanohjausjärjestelmän valmiusarvioinnin ja todennut olevasi valmis järjestelmän käyttöönottoon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Toiminnanohjausjärjestelmän valmiusarvioinnissa tarkastellaan yrityksesi nykytilaa ja tunnistetaan muutokset, jotka sinun on tehtävä ennen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa. Valmiusarvioinnissa tarkastellaan seuraavia asioita:
- Yrityksesi kohtaamat haasteet
- Auttaako toiminnanohjausjärjestelmä ratkaisemaan nämä haasteet
- Onko yrityksesi valmis ottamaan käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän; jos ei, mitä sinun on muutettava valmistautuaksesi
Toiminnanohjausjärjestelmät auttavat organisaatiota tehostamaan toimintaansa, mutta sinun on varmistettava, että yritykselläsi on riittävät henkilöstöön, talouteen ja teknologiaan liittyvät valmiudet uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon.
Kuten puhelimen keksijä kuuluisasti sanoi, “Ennen kaikkea muuta valmistautuminen on menestyksen avain”.
Miksi toiminnanohjausjärjestelmävalmius on tärkeää?
Toiminnanohjausjärjestelmän valmiusarvioinnista on useita hyötyjä. Itse asiassa valmiusarvioinnin tulisi olla toiminnanohjausjärjestelmästrategiasi ensimmäinen vaihe, jos haluat käydä prosessin läpi tuhlaamatta aikaa, energiaa ja – ehkä kaikkein tärkeimpänä – rahaa.
Kun asetat toiminnanohjausjärjestelmän valmiusarvioinnin etusijalle, vältät haasteet, joita 75 % valmistautumattomista yrityksistä kohtaa, kun selkeytät seuraavat asiat:
- Haasteet, jotka odotat ratkaisevasi toiminnanohjausjärjestelmän avulla
- Mitkä järjestelmät vanhenevat
- Onko sinulla riittävä teknologinen infrastruktuuri
- Työntekijöiden roolit ja vastuut
- Kokonaiskustannukset ja odotettu sijoitetun pääoman tuotto
- Mahdolliset muutosvastarinnan syyt
Kaikkein tärkeintä on, että valmiusarviointi auttaa sinua määrittämään, mitä sinun on muutettava ollaksesi valmis toiminnanohjausjärjestelmää varten ennen kuin tuhlaat arvokkaita rahojasi haparoivaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon.
Toiminnanohjausjärjestelmävalmiuden tarkistuslista
Nyt ryhdytään toimeen – käy tämä tarkistuslista läpi selvittääksesi, oletko valmis käyttöönottoon vai olisiko parempi pysähtyä hetkeksi.
Tässä tarkistuslista lyhyesti:
- Liiketoiminnan nykyiset haasteet
- Käyttöönoton tavoitteet
- Organisaation resurssit
- Tiimin valmius
- Tietojen siirron valmius
- Toiminnanohjausjärjestelmäkonsultin osallistuminen
1. Ymmärrä yrityksesi kohtaamat nykyiset haasteet
Ensinnäkin sinun on selvitettävä, yritätkö ratkaista oikeita ongelmia ottamalla käyttöön toiminnanohjausratkaisun. Aivan kuten urheiluautot eivät yleensä ratkaise keski-iän kriisejä, toiminnanohjausjärjestelmät eivät ole taikaluoteja.
Yleisimpiä ongelmia, joiden ratkaisemisessa toiminnanohjausjärjestelmät voivat auttaa, ovat muun muassa:
- Heikko taloushallinto
- Riittämättömät tiedot päätöksentekoon
- Liikaa manuaalista työtä
- Tarvikkeiden heikko liikkuminen toimitusketjussa
- Heikko koordinointi eri osastojen välillä
- Kyvyttömyys laajentaa liiketoimintasi toimintoja
- Nykyisten järjestelmien heikot toiminnot
- Viivästynyt reaaliaikainen raportointi
- Epäjohdonmukainen asiakkuudenhallinta
2. Määritä tavoitteesi ja päämääräsi
Jos haluat ERP-järjestelmän käyttöönoton onnistuvan, sinun on määriteltävä selkeästi liiketoimintasi tavoitteet ja päämäärät.
Jos olet käyttänyt aikaa ymmärtääksesi perusteellisesti haasteet, jotka yrityksesi voisi ratkaista ERP-järjestelmällä – kuten vaihe 1 edellytti – oma osuutesi on jo tehty.
Mutta tässä on se asia: Tätä vaihetta ei voi tehdä erillään muista. Kaikkien asiaankuuluvien päätöksentekijöiden on osallistuttava ERP-järjestelmän tavoitteiden ja päämäärien määrittelyyn, jotta myöhemmin ei käytetä liikaa aikaa kiistelyyn ja asioiden muuttamiseen.
Yksinkertaistaaksesi asioita pyydä asiaankuuluvia sidosryhmiä täyttämään seuraava kysely:
| Harkittava asia | Vastaus |
| Mitä tärkeimpiä tavoitteita ja päämääriä aiot saavuttaa ERP-järjestelmällä? | |
| Mitkä ovat ERP-järjestelmän käyttöönotolla saavutettavat tärkeimmät tulokset? | |
| Ovatko kaikki sidosryhmät tietoisia ERP-järjestelmän käyttöönottostrategiaan kohdistuvista odotuksista? | |
| Ymmärtävätkö kaikki sidosryhmät tavoitteet ja odotetut tulokset ja ovatko he niistä samaa mieltä? | |
| Kuinka kauan strategian toteuttaminen kestää? |
Kun kaikki ovat tehneet tehtävänsä, kokoontukaa uudelleen ja keskustelkaa tavoitteista. Kun kaikki ovat samalla kannalla, voitte määrittää ERP-järjestelmän tyypin, joka sopii teille parhaiten, ja siirtyä sitten seuraavaan vaiheeseen.
3. Arvioi budjettisi ja resurssisi
Arvioi, onko sinulla riittävästi sopivia resursseja tämän ERP-projektin tukemiseen.
Jos esimerkiksi käyttöönottotiimissäsi on vain yksi tai kaksi jäsentä, he eivät ehkä pysty saavuttamaan määräaikojasi ajanpuutteen vuoksi, jolloin sinun on ehkä nimettävä tiimiin lisää jäseniä.
Sinun on tietenkin otettava huomioon myös tämän toteuttamiseen tarvittavat taloudelliset resurssit . Jos et ole varma, onko sinulla riittävästi rahaa hankkeen loppuun saattamiseen – tai jos et pysty sitoutumaan siihen – käyttöönotto ei pääse alkua pidemmälle.
4. Arvioi tiimisi valmiudet
Johto on tässä vaiheessa todennäköisesti jo sitoutunut hankkeeseen, joten sinun tehtäväsi on varmistaa, että kaikki muut tiimit ja tulevat käyttäjät ovat valmiita tähän uuteen teknologiaan.
Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi kysyä jokaiselta työntekijältä erikseen, ovatko he innoissaan uuden järjestelmän käyttöönotosta (kuvittele, jos se olisi oikeasti neuvoni).
Se tarkoittaa, että sinun on otettava huomioon käyttöönoton vaikutusten kohteena olevat ihmiset ja prosessit sekä se, miten näihin muutoksiin voidaan parhaiten sopeutua.
Esimerkiksi:
- Jos käytät itsenäisiä alihankkijoita monissa prosesseissasi, sinun kannattaa pohtia, millaisia koulutusasiakirjoja ja -videoita tarvitset heidän perehdyttämiseensä sekä sitä, kuka nämä materiaalit tuottaa.
- Jos monet työntekijät käyttävät ERP-järjestelmääsi loppukäyttäjinä, harkitse virallisen koulutustyöpajan järjestämistä heidän perehdyttämisekseen.
5. Valmistaudu tietojen siirtoon
Ennen ERP-järjestelmän asentamista valmistaudu siirtämään tietoja eri järjestelmistä uuteen järjestelmään.
Sinun kannattaa nimittää joku ERP-järjestelmän käyttöönottotiimistäsi vastaamaan tietojen siirrosta ja ottaa yhteyttä nykyisten järjestelmiesi yhteyshenkilöihin… sillä kyseessä voi olla melkoinen urakka.
Välttääksesi toimittajan puolelta johtuvat viivästykset pyydä vastuuhenkilöä tekemään ennakkojärjestelyt ja hankkimaan toimittajien sitoutuminen hyvissä ajoin.
Jotta tietojen siirtoprosessi onnistuisi, ymmärrä seuraavat asiat:
- Miten siirrät tiedot – tämä vaihe on monimutkaisempi kuin miltä se kuulostaa ja vaatii huolellista harkintaa.
- Mahdolliset riskit , joita yrityksesi saattaa kohdata tietojen siirron vuoksi, sekä se, miten vähennät niiden toteutumisen todennäköisyyttä ja toimit, jos ne toteutuvat.
6. Selvitä ERP-konsultin tarve
Jos sinulla ei ole tarpeeksi työvoimaa toteutuksen viemiseksi läpi oikealla tavalla, pyydä ammattiapua ERP-konsultilta.
ERP-konsultti on ammattilainen, jolla on laaja tuntemus ERP-järjestelmistä, ja hän on hyvin varustautunut hoitamaan useimmat näistä työläistä prosesseista puolestasi.
Olen tee-se-itse-tyyppi henkeen ja vereen, mutta jopa minä harkitsisin asiantuntijan palkkaamista hoitamaan tämän, kun ottaa huomioon, kuinka paljon rahaa (ja mahdollisia päänvaivoja) tässä on pelissä.
Ennen ERP-järjestelmän käyttöönottoa ratkaistavat ongelmat
Jotkin asiat vaikuttavat olevan yleismaailmallisia – pelko uunin päälle jättämisestä, rakastumisen ilo ja se, että yritykset tuntuvat todella kamppailevan ERP-järjestelmien käyttöönoton kanssa.
Nämä ovat viisi yleisintä ongelmaa, joita ihmiset kohtaavat ERP-järjestelmää käyttöön ottaessaan. Onneksi sinulle, hyvä lukija, yllä oleva tarkistuslista käsittelee käytännössä kaikki nämä ongelmat.
1. Oikean ERP-toimittajan valitseminen
Ennen kuin aloitat ERP-järjestelmän käyttöönoton, sinun on valittava luotettava toimittaja. Koska ERP-ala on kuitenkin erittäin kilpailtu, useimmilla yritysten johtajilla on vaikeuksia valita oikea toimittaja.
Voit ratkaista tämän haasteen työskentelemällä ERP-konsultin kanssa ja kuulemalla hänen näkemyksensä tai etsimällä luettelon markkinoiden parhaista ERP-järjestelmistä, vertaamalla niiden hyötyjä tavoitteisiisi ja keskustelemalla ohjelmistoasiantuntijan kanssa.
Kätevä ratkaisu, eikö?
2. Riittämätön budjetointi
ERP Focusin mukaan ERP-järjestelmän käyttöönoton keskimääräinen hinta on $7200. Kuten kaikessa muussakin, tämä summa voi kuitenkin vaihdella organisaatiosi koon mukaan.
Useimmat yritykset eivät onnistu ottamaan ERP-järjestelmiä kokonaan käyttöön aloitettuaan käyttöönottoprosessin. Yleisin syy? Puutteellinen budjetointi.
- Käy läpi valmiuden tarkistuslista
- Pyydä tarjouksia toimittajilta
- Varmista, että olet suunnitellut prosessin jokaisen vaiheen huolellisesti, ja
- Varaa puskuria odottamattomia kuluja varten
3. Puutteellinen projektinhallinta
ERP-järjestelmää käyttöön ottaessasi sinun on toteutettava projekti useassa vaiheessa. Näihin vaiheisiin kuuluvat:
- Selvitys ja suunnittelu
- Suunnittelu
- Kehitys
- Tietojen siirto
- Testaus
- Käyttöönoton jälkeiset päivitykset
Jotta voit onnistuneesti suorittaa kussakin vaiheessa tarvittavat tehtävät, tarvitset vahvan ja pätevän käyttöönottotiimin – mielellään mukana ainakin yhden hyvän projektipäällikön.
4. Työntekijöiden vähäinen osallistuminen projektiin
Yksi keskeinen virhe, jonka useimmat yritysten omistajat tekevät, on työntekijöiden puutteellinen tiedottaminen ja osallistaminen ERP-järjestelmän käyttöönoton aikana.
Erityisesti asianmukaisille työntekijöille tulee kertoa uuden ERP-järjestelmän ominaisuuksista ja hyödyistä käyttöönottoa edeltävän prosessin aikana. Sen jälkeen heitä tulee auttaa siirtymään uuteen järjestelmään ja sopeutumaan siihen.
5. Ajatus siitä, että käyttöönotto tehdään vain kerran
Luulitko, että määrität järjestelmän kerran ja olet sen jälkeen turvassa loppuelämäsi? Vaikka toivoisin asian olevan niin, elämä ei ole aivan näin yksinkertaista.
Kuten mitä tahansa järjestelmää, myös tätä järjestelmää on ylläpidettävä. Kun kyseessä on näin suuri järjestelmä, jonkun on todella otettava tehtävä omistukseensa.
Nimeä ERP-järjestelmällesi omistaja, auta häntä tekemään yhteistyötä projektitiimisi kanssa ja suunnittele säännöllisiä auditointeja, jotta voit korjata ongelmat ja integroida uusia moduuleja liiketoimintasi kehittyessä.
Loppujen lopuksi, jos et suunnittele… suunnittelet epäonnistuvasi.
Tilaa uutiskirje ja kehitä talousjohtamisen taitojasi
Oletko valmis kehittämään osaamistasi talousjohtajana? Tilaa maksuton uutiskirjeemme, joka tarjoaa asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
