Kuinka paljon kirjanpidon ulkoistaminen Yhdysvalloista maksaa?
Kuinka paljon kirjanpidon ulkoistaminen maksaa? Ja ehkä vielä tärkeämpää: kuinka paljon yritysten pitäisi odottaa käyttävän kirjanpitoon varmistaakseen laadukkaan palvelun?
Kirjanpidon ulkoistaminen voi tarjota huomattavia kustannussäästöjä verrattuna yrityksen sisäisiin ratkaisuihin, jopa silloin, kun verrataan yhtä päteviä palveluntarjoajia. Tässä oppaassa käsitellään kustannusodotuksia yhdysvaltalaisille yrityksille, jotka haluavat ulkoistaa toimintonsa (joko kotimaassa tai ulkomaille).
Miksi kirjanpito kannattaa ulkoistaa?
Kirjanpitopalvelujen ulkoistamista kannattaa harkita ensisijaisesti kustannusten pitämiseksi kurissa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yhdysvalloissa kokoaikaisen yrityksen sisäisen kirjanpitäjän keskimääräinen peruspalkka on $61,969. Kun mukaan lasketaan työnantajamaksut, etuudet ja lisätoimistotilat, vuotuiset kustannukset kirjanpitäjää kohden voivat helposti ylittää $80k:n – ja olla huomattavasti suuremmat alueilla, joilla elinkustannukset ovat korkeat.
Palkkojen lisäksi voit säästää merkittävästi myös ohjelmistokustannuksissa. Ulkopuoliset kirjanpitopalvelut tarjoavat tyypillisesti omat ohjelmistonsa, mikä tarkoittaa, että – jos yrityksesi on riittävän pieni – sinun ei tarvitse investoida ylimääräisiä varoja kirjanpito-ohjelmistoon tai ERP-kirjanpitoratkaisuun.
Kyse ei kuitenkaan ole pelkästään kustannussäästöistä. Ulkoistaminen voi olla tehokkaampaa, koska sisäisiä kirjanpitotiimejä ei tarvitse kouluttaa. Laadukkaat ulkopuoliset kirjanpitoyritykset tarjoavat myös erikoisosaamista, jota voi olla vaikea löytää yrityksen sisältä palkatulta kirjanpitäjältä.
Vastoin yleistä käsitystä kirjanpitotoimintojen ulkoistaminen voi myös parantaa taloudellista turvallisuutta. Vaikka taloustietoja on jaettava ulkopuoliselle taholle, ulkopuolisilla kirjanpitäjillä ei yleensä ole pääsyä yrityksen tileille tai rahoituslähteisiin, mikä vähentää merkittävästi kavallusten ja petosten riskiä.
Yhteenveto: kuinka paljon kirjanpitopalvelujen ulkoistaminen maksaa?
Useimmille yrityksille ulkoistaminen voi maksaa noin $500–$5,000+ kuukaudessa yhdysvaltalaisilta CPA-yrityksiltä hankittuna ja mahdollisesti vähemmän ulkomaille ulkoistettaessa.
Suuremmissa yrityksissä kustannukset voivat kasvaa liikevaihdon määrän ja/tai työntekijöiden lukumäärän mukana. Kohtuullinen suuntaa-antava arvio on laskea odotettujen vuotuisten kirjanpitokustannusten olevan noin 0,5–1,5 % vuotuisesta liikevaihdosta.
Ulkoistamisen kustannuksiin vaikuttavat tekijät
Kirjanpidon ulkoistamisen kustannukset vaihtelevat yrityksesi erityispiirteiden mukaan. Yleisesti ottaen mitä pienempää ja yksinkertaisempaa toimintasi on, sitä edullisempaa ulkoistaminen on.
Nämä tekijät vaikuttavat ulkopuolisen kirjanpitoyrityksen käytön kokonaiskustannuksiin:
Liikevaihto
Kirjanpitopalvelujen kustannukset kasvavat tyypillisesti yrityksen tuottaman liikevaihdon määrän mukana. Suurempi liikevaihto merkitsee yleensä enemmän työtä kirjanpitäjille ja taloushallinnon asiantuntijoille, mikä johtaa korkeampaan palveluhinnoitteluun.
Näin ei tietenkään aina ole. Esimerkiksi liikevaihtoa vielä tuottamattomalla startup-yrityksellä on silti huomattava määrä kirjanpitotyötä tehtävänä. Toisaalta suuren liikevaihdon palveluyrityksillä kirjanpito voi olla suhteellisen yksinkertaista, erityisesti jos suurin osa liikevaihdosta syntyy muutamalta asiakastililtä.
Liikevaihtoa käytetään kuitenkin usein yksinkertaisena mittarina yrityksen toiminnan laajuutta arvioitaessa, ja sitä voidaan käyttää lähtökohtana kirjanpitopalvelujen hinnoittelulle.
Henkilöstömäärä
Yrityksen työntekijöiden määrä voi myös vaikuttaa kirjanpidon ulkoistamisen kustannuksiin. Henkilöstömäärää voidaan käyttää yrityksen toiminnan laajuuden ja/tai monimutkaisuuden perusmittarina.
Työvoiman määrään liittyy myös yksikkökohtaisia kustannuksia. Kirjanpitäjien on esimerkiksi laadittava W-2-lomakkeet jokaiselle työntekijälle. Jos myös palkanlaskenta ulkoistetaan, henkilökohtaiset kustannukset ennakonpidätyksistä, palkkatositteiden käsittelystä ja verolomakkeiden laatimisesta voivat lisäksi kasvaa.
Tarvittavat palvelut
”Kirjanpito” on laaja käsite. Yrityksen kirjanpito- ja taloushallintotarpeiden erityispiirteet vaikuttavat merkittävästi ulkoistamispalvelujen kustannuksiin.
Kirjanpitoyritykset voivat tarjota seuraavia palveluja:
- Kirjanpito ja tilinpäätöksen laatiminen
- Palkkahallinto
- Myyntisaamiset ja laskutus
- Ostovelat
- Sisäinen tarkastus
- Ulkoisen tarkastuksen hallinnointi
- Budjetointi ja ennustaminen
- Taloudellinen analyysi
- Ja paljon muuta
Kirjanpidon peruspalvelut ja talousraporttien laatiminen sisältyvät yleensä oletusarvoisesti palvelukokonaisuuteen; muita palveluja on usein saatavilla lisäpalveluina.
Kun tarkastelet ulkoistettujen kirjanpitopalvelujen keskimääräisiä kustannuksia, huomaat vaihteluvälin olevan valtava (esimerkiksi $500–$5,000+ kuukaudessa). Suuri osa tästä johtuu yrityksen tarvitsemien palvelujen vaihtelusta ja erikseen hinnoittelun yleisyydestä.
Ulkoistamismenetelmä
Ulkoiset taloushallinnon palveluntarjoajat voivat joko täydentää nykyisen henkilöstösi osaamista tai korvata kokonaan sisäisen taloushallinto-osaston tehtävät. Tarjottujen palvelujen laajuus vaikuttaa kustannuksiin.
Jos yrityksessäsi on esimerkiksi jo oma kirjanpitäjä, saatat haluta ottaa käyttöön taloushallinnon palvelun tukemaan häntä ja hoitamaan lisätehtäviä, kuten budjetointia, ennustamista tai taloudellista analyysiä.
Toisaalta olet ehkä hoitanut kirjanpitoa itse ja haluat ulkoistaa taloushallinnon kokonaan vapauttaaksesi enemmän omaa aikaasi.
Kuten voi olettaa, mitä laajempi palvelu on, sitä kalliimpaa ulkoistaminen on.
Hinnoittelumenetelmä
Taloushallinnon palveluntarjoajat voivat hinnoitella palvelunsa monella tavalla. Kaksi yleisintä vaihtoehtoa ovat tuntihinta ja kuukausittainen kiinteä palvelumaksu.
Tuntihinta
Yhdysvalloissa toimivien kirjanpitäjien tuntihinnat ovat usein $100–$500+ tunnilta. Ulkomailla sijaitsevien taloushallintopalvelujen kustannukset ovat yleensä pienemmät ja voivat olla $20–$100+ tunnilta.
Jotkin yritykset voivat tarjota useita tuntihinnoittelun tasoja. Esimerkiksi peruskirjanpito voi maksaa $100 tunnilta (ja sen hoitavat yrityksen nuoremmat asiantuntijat), kun taas veroasioiden ja talousraporttien laatiminen voi maksaa $400 tunnilta (ja sen tekee auktorisoitu CPA).
Tuntihinnoittelun edut:
- Voi olla kustannustehokkaampaa erityisesti pienemmille yrityksille
- Kustannukset skaalautuvat tapahtumamäärän mukaan, joten ne voivat olla pienemmät hiljaisempina kuukausina
- Sopii hyvin kausiluonteisille yrityksille, nopeasti kasvaville yrityksille ja yrityksille, jotka eivät vielä tuota liikevaihtoa
Tuntihinnoittelun haitat:
- Kokonaiskustannuksia on vaikeampi ennakoida
- Tuntiperusteinen laskutus voi kannustaa palveluntarjoajia tehottomuuteen
- Kuukaudessa saatetaan edellyttää vähimmäismäärää laskutettavia tunteja
Kuukausittainen kiinteä palvelumaksu
Taloushallintopalvelujen kuukausittainen kiinteä palvelumaksu voi olla $500–$5,000+ kuukaudessa pienille yrityksille, joiden liikevaihto on enintään $10m ja/tai joissa on alle 100 työntekijää, minkä jälkeen hinta nousee edelleen. Ulkomailla toimivien taloushallintoyritysten kustannukset voivat olla pienemmät, $250–$3,000+.
Kuukausittainen kiinteä palvelumaksu edellyttää yleensä pidempää sitoutumista, tavallisesti vähintään yhdeksi vuodeksi. Se voidaan määrittää tavalliseksi kiinteäksi kuukausimaksuksi (riippumatta tietyn kuukauden työmäärästä) tai tiettyyn kuukausittaiseen tuntimäärään perustuvaksi maksuksi, jolloin käyttämättömät tunnit voivat siirtyä seuraaville kuukausille.
Yritys voi esimerkiksi veloittaa kiinteänä kuukausimaksuna $3,000. Toinen yritys voi veloittaa $3,000 kuukaudessa 15 käyttötunnista kuukaudessa. Jälkimmäisessä tapauksessa tietyn kuukauden käyttämättömät tunnit voidaan siirtää tuleville kuukausille ilman lisämaksuja.
Kuukausittaisen kiinteän palvelumaksun edut:
- Säännölliset ja ennakoitavat kustannukset helpottavat budjetointia
- Voi tarkoittaa alennusta yrityksen tuntihintaan verrattuna
- Voi kannustaa taloushallinnon palveluntarjoajia tehostamaan toimintaansa
Kuukausittaisen kiinteän palvelumaksun haitat:
- Voi edellyttää pidempää sitoutumista
- Soveltuu huonommin yrityksille, joiden tarpeet vaihtelevat vuoden aikana (esim. kausiluonteiset yritykset ja nopeasti kasvavat yritykset)
- Saattaa olla vähemmän kustannustehokas pienemmille yrityksille ja yksinkertaisempiin kirjanpitotarpeisiin
Kokonaiskustannusten arvioiminen
Kirjanpitopalvelujen ulkoistamisen kustannukset vaihtelevat yrityksesi erityispiirteiden monimutkaisuuden mukaan. Siksi ainoa tapa saada tarkka kustannusarvio on pyytää useilta tilitoimistoilta yrityksellesi räätälöity tarjous.
Tämän sanottua voit arvioida kustannuksia tarkastelemalla yrityksesi liikevaihtoa, palvelutarpeita ja sijaintia.
Arvioidut vuosikustannukset prosenttiosuutena liikevaihdosta
Voit laskea kirjanpidon ulkoistamisesta aiheutuvat odotetut vuosikustannukset prosenttiosuutena vuotuisesta liikevaihdostasi.
1–1,5 % vuotuisesta liikevaihdosta on kohtuullinen lähtökohta yrityksille, joiden liikevaihto on noin 300 000–3 miljoonaa dollaria.
Esimerkiksi yritys, jonka liikevaihto on noin miljoona dollaria, voisi odottaa vuotuisten (ei kuukausittaisten) kirjanpitokustannusten olevan noin 10 000–15 000 dollarin suuruiset.
Pienillä yrityksillä kustannukset voivat usein ylittää tämän 1–1,5 prosentin vertailuarvon. Pieni perheyritys, jonka vuotuinen liikevaihto on 100 000 dollaria, joutuisi vaikeuksiin löytääkseen kirjanpitopalvelujen tarjoajan, joka suostuisi työskentelemään vain 1–1,5 tuhannen dollarin vuosihintaan.
Toisaalta suuremman liikevaihdon yrityksillä kustannukset voivat olla pienemmät suhteessa liikevaihtoon. Yritys, jonka vuotuinen liikevaihto on 10 miljoonaa dollaria, saattaisi löytää laadukkaan kirjanpitopalvelujen tarjoajan noin 0,5–1 prosentin osuudella liikevaihdosta.
Pidä mielessä, että nämä luvut ovat hyvin karkeita arvioita ja perustuvat yleensä Yhdysvalloissa sovellettavaan hinnoitteluun. Ulkomaille ulkoistaville yrityksille kustannukset ovat yleensä pienemmät.
Ulkoistaminen kotimaassa vs. ulkomaille
Yksi merkittävä kustannuksiin vaikuttava tekijä on ulkoistettavan kirjanpitopalvelun sijainti.
Yleisesti ottaen yhdysvaltalaiset kirjanpitäjät veloittavat enemmän kuin ulkomailla toimivat kirjanpitäjät — erityisesti verrattaessa palveluja maihin, joissa elinkustannukset ovat alhaisemmat, kuten Intiaan tai Filippiineihin.
Kun arvioit ulkomailta hankittavia kirjanpitopalveluja, varmista, että teet asianmukaisen taustaselvityksen. Piilokustannukset ja/tai tehottomuus voivat helposti syödä ulkoistamisen kustannusedut. Varmista myös täysin selkeästi, että palvelu työllistää kirjanpitäjiä, jotka tuntevat hyvin Yhdysvaltojen kirjanpitostandardit ja verolainsäädännön.
Ulkoistaminen voi olla kustannustehokasta, mutta valitse viisaasti
Monille yrityksille kirjanpitopalvelujen ulkoistamisen kustannukset voivat olla huomattavasti pienemmät kuin hyvän kirjanpito-ohjelmiston hankkimisen tai yrityksen oman kirjanpitäjän palkkaamisen kustannukset.
Tämän sanottua on ratkaisevan tärkeää tehdä yhteistyötä hyvämaineisen kirjanpitopalvelujen tarjoajan kanssa. Halvoista palveluista ei ole hyötyä, jos ne ovat epätarkkoja tai tehottomia, eikä yksikään yrityksen omistaja halua joutua huolehtimaan siitä, että hänen on tarkistettava kirjanpitopalvelujen tarjoajiensa työn oikeellisuus.
Lisää oppaita kirjanpidon parhaista käytännöistä, ohjelmistotyökaluista ja muusta löydät The CFO Clubin kirjanpito-osiosta. Tilaa The CFO Clubin uutiskirje jo tänään, niin saat käytännönläheisiä näkemyksiä kaikesta yritysrahoitukseen liittyvästä.
