Kirjanpito-ohjelmiston vaihtaminen 9 vaivattomassa vaiheessa
Muutoksen hyväksyminen: Me ihmiset olemme vajavaisia ja pidämme usein häviäjistä kiinni pidempään kuin pitäisi. Tunnusta muutoksen tarve ja hyödynnä päivittämisen edut.
Ennakointi: Valmistaudu siirtymään määrittelemällä tavoitteet, laatimalla aikataulu ja varmistamalla tietojen yhteensopivuus, jotta siirtyminen uuteen kirjanpito-ohjelmistoon sujuu mahdollisimman vaivattomasti.
Tuen hakeminen: Ota yhteyttä asiakastukeen, osallistu koulutuksiin ja ota tiimin jäsenet mukaan helpottaaksesi kirjanpito-ohjelmiston vaihtamista.
Veden testaaminen: Kokeile uutta kirjanpito-ohjelmistoa ennen lopullista sitoutumista varmistaaksesi, että se vastaa yrityksesi tarpeita ja sopii taloushallinnon toimintoihisi parhaalla mahdollisella suorituskyvyllä.
Kasvun omaksuminen: Hyödynnä mahdollisuus kehittyä ja sujuvoittaa prosesseja vaihtamalla pilvipohjaiseen kirjanpito-ohjelmistoon, mikä parantaa tehokkuutta ja skaalautuvuutta yrityksesi toiminnassa.
Kirjanpito-ohjelmiston vaihtaminen voi joskus tuntua samalta kuin huonosta suhteesta irtautuminen. Ehkä se ei toimi sinulle, ehkä olet kasvanut siitä ulos tai ehkä sinun on päivitettävä pilvipohjaiseen kirjanpito-ohjelmistoon. Mutta harppaus johonkin uuteen tuntuu vain niin… vaikealta.
Olen täällä näyttääkseni sinulle tarkalleen, miten voit vaihtaa kirjanpito-ohjelmiston toiseen niin, että prosessi on mahdollisimman kivuton.
Ennen vaihtoa: valmistelutyö
Tiedät siis, että sinun on vaihdettava ohjelmistoa. Mutta ennen kuin siirryt hakutuloksissa ensimmäisenä näkyvään uuteen ohjelmistotoimittajaan, sinun on luotava pohja siirtymälle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä on valmistelutyö, joka sinun on tehtävä, jotta vaihto sujuu saumattomasti:
1. Tunnista ongelmakohdat
On jokin syy siihen, miksi selvität, miten voit vaihtaa uuteen kirjanpitojärjestelmään. Ehkä nykyisen järjestelmäsi tietyt osa-alueet eivät toimi niin kuin pitäisi, siinä ei ole tarvitsemiasi ominaisuuksia, tuki on puutteellista tai syitä on jokin määrä muita.
Ensimmäinen tärkeä vaihe on nimetä ja määritellä nämä ongelmat mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Älä tee luettelosta epämääräistä, vaan ole täsmällinen ja tarkka.
Huono esimerkki: Heikot raportointiominaisuudet
Hyvä esimerkki: Mukautettua raporttia ei voi luoda siten, että se tuottaisi automaattisesti keskeiset KPI-mittarit neljännesvuosittaista hallituksen raportointia varten
Kannattaa myös tutkia uusia yleistyviä ominaisuuksia, joita et ehkä ole aiemmin käyttänyt, kuten automatisointityökaluja, jotka voivat auttaa tehostamaan ostovelkojen ja myyntisaamisten prosesseja. Jotkin niistä ovat saatavilla verkossa, kun taas toiset asennetaan organisaation omille palvelimille.
2. Keskustele sidosryhmien kanssa
Kirjanpito-ohjelmiston vaihtaminen ei vaikuta ainoastaan taloushallinnon tiimiin. Yrityksessä on todennäköisesti useita sidosryhmiä, jotka huomaavat muutoksia vaihdon seurauksena, ja heidän näkemyksensä on tärkeää saada mukaan.
Näitä voivat olla muiden osastojen käyttäjät, jotka hallinnoivat nykyiseen kirjanpito-ohjelmistoon syötettäviä tietoja, ohjelmiston tuottamia raportteja tulkitsevat ylimmät johtajat tai FP&A-tiimit, jotka käyttävät kirjanpitotietoja ennusteidensa laatimiseen.
Kun olet tunnistanut nämä käyttäjät, keskustele heidän kanssaan mahdollisesta muutoksesta ja selvitä, mitä he haluaisivat nähdä uudessa ohjelmistoratkaisussa.
3. Tutki vaihtoehtoja
Kun sinulla on yksityiskohtainen luettelo kaikista ratkaistavista ongelmista ja ihmisistä, joiden tyytyväisyydestä on huolehdittava, on aika aloittaa vaihtoehtojen tutkiminen. Verkossa on monia oppaita parhaista kirjanpito-ohjelmistoista, joten hakusi alkaa lähes varmasti niistä.
Harkittavat vaihtoehdot
Tiimimme on arvioinut markkinoilla olevat vaihtoehdot, ja nämä ovat osoittautuneet parhaiksi kirjanpitotyökaluiksi:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Mutta siihen ei tarvitse tyytyä.
Yksi parhaista tietolähteistä ovat nykyiset käyttäjät. Heitä voivat olla entiset kollegat, LinkedIn-kontaktit tai niiden toimialan Slack-ryhmien jäsenet, joihin kuulut. On hyvin mahdollista, että muut ihmiset ovat kohdanneet samoja ongelmia.
Selvitä, mitä he ovat tehneet, ja katso, sopisiko heidän valitsemansa kirjanpito-ohjelmisto sinulle.
4. Tarkista integraatiomahdollisuudet
Kun olet rajannut vaihtoehdot lyhyeen kilpailijalistaan, tarkista niiden integraatiomahdollisuudet muun olemassa olevan teknologiakokonaisuutesi kanssa. Näin varmistat parhaiten uuden ohjelmiston pitkän aikavälin onnistuneen käytön ja helpotat myös tietojen siirtämistä huomattavasti.
Parhaassa tapauksessa sinun kannattaa välttää kaiken siirtämistä CSV-tiedostojen kautta, sillä se vaikeuttaa etenemisen seurantaa ja lisää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
Varmista, että tarkistat paitsi uusien tietojen integroinnin myös sen, miten eri kirjanpito-ohjelmistotoimittajat käsittelevät historiatietoja.
5. Suunnittele aikataulusi
Nyt kun olet päättänyt uudesta yrityksen taloushallinto-ohjelmistosta, johon aiot siirtyä, sinun on laadittava yksityiskohtainen aikataulu siirtymälle. Siinä tulee kuvata prosessin eri vaiheet (lisää tästä jäljempänä) sekä kunkin vaiheen arvioitu kesto.
Tämä on hyvä hetki ottaa aiemmin tunnistetut sidosryhmät jälleen mukaan, jotta he ovat tietoisia muutoksesta ja voivat aloittaa tarvittavat valmistelut.
Kaikki järjestelmät ovat valmiina: ohjelmiston vaihtaminen
On tullut aika tehdä vaihto.
Tavoitteena on ehkäistä mahdolliset ongelmat jo ennalta. Älä odota, että tilanne kärjistyy. Toimi sen sijaan järjestelmällisesti ja harkiten siirtymän aikana, jotta prosessi sujuu ongelmitta ja kaikki pysyvät ajan tasalla.
1. Valitse siirrettävät tiedot
Ensimmäinen vaihe siirtymän toteuttamisessa on valita siirrettävät tiedot. Oletusarvoinen ratkaisu saattaa olla siirtää aivan kaikki nykyiseen tietokantaan tallennetut tiedot, mikä on hyvä vaihtoehto, jos kaikki tiedot ovat käyttökelpoisia ja tietosäännösten mukaisia.
Taloushallinto-ohjelmiston vaihtaminen tarjoaa kuitenkin hyvän tilaisuuden tarkastella tietojen käsittelykäytäntöjäsi.
- Onko sinulla tallennettuna tietoja, joita et tarvitse?
- Onko heikkolaatuisia tietoja sisältäviä luokkia, jotka pitäisi poistaa?
Pidä tietojen säilyttämistä koskevat sääntelyvaatimukset mielessä, jotta et poista tietoja, jotka sinun on lain mukaan säilytettävä.
2. Siirrä ja testaa tietosi
Kun olemassa oleva tietoaineistosi on järjestetty ja yhdenmukaistettu uutta ohjelmistoa varten, on aika tehdä siirto. Uuden toimittajan pitäisi pystyä auttamaan tässä prosessissa, joka vaihtelee käyttämiesi uuden ja vanhan järjestelmän mukaan.
Joissakin tapauksissa tietolähteet voidaan yhdistää suoraan rajapintojen kautta; muussa tapauksessa tiedot on todennäköisesti vietävä Excel-taulukkoon ja tuotava sitten uuteen järjestelmään.
Kun siirto on tehty, on erittäin tärkeää suorittaa testiraportteja siirron oikeellisuuden varmistamiseksi. Voit esimerkiksi valita muutamia keskeisiä tehtäviä, suorittaa ne vanhassa ohjelmistossa ja sitten uudelleen uudessa järjestelmässä varmistaaksesi, että tulokset vastaavat odotuksiasi.
3. Kouluta käyttäjät uuden ohjelmiston käyttöön
Kun tiedät, että järjestelmä toimii oikein, voit aloittaa käyttöönoton. Käytössä tulee olla kattava koulutusprosessi, jotta tiimisi oppii uuden ohjelmiston käytön.
Älä yritä kiirehtiä tätä vaihetta. Anna kaikille riittävästi aikaa tottua uuteen järjestelmään ennen kuin odotat heidän käyttävän sitä tuotantokäytössä. Alussa käytetty lisäaika säästää tulevaisuudessa huomattavalta määrältä vaivaa.
Osana tätä koulutusprosessia käyttäjillä on oltava jatkuvasti pääsy asiakastukitiimiin joko organisaation sisällä tai suoraan toimittajan kautta. Näin käyttäjät voivat saada tukea myös alkuperäisen koulutuksen päätyttyä.
4. Käytä molempia järjestelmiä rinnakkain
Älä lopuksi sulje nykyistä järjestelmää liian hätäisesti. Taloushallinto-ohjelmiston vaihtamiseen liittyy varmasti joitakin alkuvaiheen ongelmia, joten vanhan ohjelmiston pitäminen aktiivisena varmistaa, että käytössäsi on varajärjestelmä.
Hyödynnä koko vaihtoprosessin ajan yhteistyötä uuden toimittajasi kanssa, jotta siirtymä sujuu mahdollisimman helposti. On myös heidän etunsa, että kaikki sujuu hyvin, ja vaikka sinä saatat tehdä tällaisen muutoksen vain kerran, he käyvät prosessin läpi säännöllisesti.
Sinun tulisi määrittää vanhan ohjelmiston käytön päättymispäivä. Kun lopulta suljet vanhan palvelun, muista luoda kyseisen työkalun mukautuksista arkistoitu varmuuskopio siltä varalta, että sinun on joskus palattava sen käyttöön.
Yleiset taloushallinto-ohjelmiston siirron virheet
Parhaiten oppii tietysti tekemällä virheitä, mutta ihanteellisessa tilanteessa voit oppia jonkun toisen virheistä. Olen koonnut alan asiantuntijoilta joitakin yleisimpiä taloushallinto-ohjelmiston siirron virheitä.
Tarpeettomasti liikaa maksaminen
Rajapintojen kaltaisen teknologian ansiosta ei välttämättä ole tarpeen maksaa huippuhintaa ohjelmistoratkaisusta, jossa jokainen ominaisuus on käytettävissä natiivisti.
Useissa taloushallinto-ohjelmistoissa on nykyään rajapintoja ja niitä tukevia sovelluksia, joita yritykset eivät aina ota huomioon arvioidessaan uutta palveluntarjoajaa.
Tämä voi tarkoittaa, että yritykset maksavat liikaa ohjelmistosta, jossa on “kaikki mahdolliset ominaisuudet,” koska niiden vaatimuslista on valtava, vaikka jotkin näistä toiminnoista voitaisiin toteuttaa paremmin taloushallinnon ydinohjelmiston ulkopuolisen erikoistuneen palveluntarjoajan avulla.
Taloushallinnon periaatteiden jatkuvuuden puute
Taloushallinnon näkökulmasta kyse ei ole pelkästään siitä, että oikeat tiedot siirretään, vaan myös siitä, että tiedot luokitellaan uudessa järjestelmässä johdonmukaisesti.
Tarkista tilikarttasi ja taloushallinnon periaatteet perusteellisesti ennen siirtymistä, jotta voit välttää periaatevirheet, jotka voivat vääristää talousraportointiasi.
Taloushallinto-ohjelmistoa vaihdettaessa kriittinen virhe on se, ettei tietoja yhdistetä asianmukaisesti uuden järjestelmän rakenteeseen. Periaatevirheitä syntyy, kun tapahtumat luokitellaan tai käsitellään virheellisesti GAAP-standardien mukaisesti. Esimerkkejä ovat kulujen virheellinen luokittelu, tuloutussääntöjen virheellinen soveltaminen tai siirtovelkojen ja -saamisten ilmoittaminen väärin. Nämä tekniset virheet voivat kasautua ja vääristää tilinpäätöksiäsi.
Tämän estämiseksi tutustu huolellisesti uuden ohjelmiston ominaisuuksiin ja keskustele kirjanpitäjäsi kanssa varmistaaksesi, että asetukset vastaavat nykyistä kirjanpitoasi. Huolellinen suunnittelu ja toteutus alussa säästävät myöhemmiltä ongelmilta, jotka liittyvät vaatimustenmukaisuuteen ja virheellisiin lukuihin perustuviin päätöksiin.
Toteutuskumppanin valitseminen pelkän hinnan perusteella
Suuremmille yrityksille on tavallista käyttää ulkopuolista asiantuntijaa apuna uuden taloushallintoratkaisun käyttöönotossa. Jos yrityksesi on riittävän suuri hyötyäkseen tällaisesta palvelusta, asiantuntijat varoittavat, että yhteistyökumppani kannattaa valita huolellisesti.
Halvimman kumppanin valitsevat yritykset kokevat käyttöönoton huonoksi ja joutuvat joko käyttämään enemmän rahaa ensimmäisen käyttöönoton ongelmien korjaamiseen tai eivät koskaan saa uutta ohjelmistoaan käyttöön.
Tilaa lisää taloushallinnon teknologiaa koskevia näkemyksiä
Oletko valmis ottamaan seuraavan askeleen?
Oletpa sitten pienen yrityksen taloustiimin ainoa jäsen, monikansallisen yrityksen talousjohtaja tai jotain siltä väliltä, meiltä saat kaiken tarvitsemasi pysyäksesi ajan tasalla uusimmista sinuun vaikuttavista teknologiainnovaatioista.
Tilaa ilmainen uutiskirjeemme, joka tarjoaa asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä taloushallinnon johtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.
