Mitä kirjanpito on? Erot laskentatoimeen + opas
Kirjanpito tarkoittaa kaikkien taloustoimiesi kirjaamista ja järjestämistä, jotta tiedät aina, mihin rahasi menevät ja miten yrityksesi suoriutuu. Olitpa sitten pyörittämässä pientä yritystä tai työskentelemässä freelancerina, hyvä kirjanpito auttaa pysymään verojen tasalla, seuraamaan voittoja ja tekemään taloudellisen menestyksen kannalta parempia päätöksiä.
Mitä kirjanpito on?
Kirjanpito auttaa yrityksiä seuraamaan rahaa, jota tulee sisään ja lähtee ulos – esimerkiksi myynnin kirjaamista, kuluja ja maksuja. Kirjanpidon avulla yritykset voivat muodostaa selkeän kuvan taloudestaan, mikä voi auttaa talousraportoinnissa ja -analyysissä.
Tarvitseeko pienyrityksesi kirjanpitoa?
Kyllä. Kyllä tarvitsee.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pienyrityksille hyvät kirjanpitokäytännöt ovat ratkaisevan tärkeitä paitsi selviytymisen myös kasvun kannalta. Tarkat tiedot antavat niin yrittäjille kuin ylemmille johtajillekin mahdollisuuden tehdä perusteltuja päätöksiä liiketoiminnastaan.
Jos kirjanpitoasi ei tasapainoteta säännöllisesti, se voi johtaa tulojen yli- tai aliarviointiin, maksujen määräaikojen umpeutumiseen tai – mikä vielä pahempaa – ongelmiin veroviranomaisten kanssa. Jos olet pitänyt kirjanpitoprosessisi kunnossa vuoden aikana, veroilmoitusten täyttäminen muuttuu todellisesta riesasta vain yhdeksi rastiksi tehtävälistallasi.
Elämän helpottaminen kirjanpito-ohjelmistolla
Elämme ohjelmistojen maailmassa... joten voit olla varma, että tätä varten on olemassa ohjelmisto. Mutta todellinen kysymys kuuluu: Onko siitä hyötyä?
Omasta näkökulmastani kyllä, mielestäni siitä on. Ellet ole pakkomielteisen tarkka yrityksesi liiketoimien asianmukaisesta luokittelusta (lause, jota jokainen juuri valmistunut ja epätoivoisesti töitä etsivä laskentatoimen opiskelija on luultavasti käyttänyt), nykyaikainen kirjanpito-ohjelmisto voi tehdä siitä sinulle helppoa.
Saatavilla olevat ohjelmistoratkaisut ovat yksinkertaistaneet ja järjestelmällistäneet perinteisiä kirjanpitomenetelmiä – tuoden helppoutta ja tehokkuutta ennennäkemättömällä tavalla. Automaattiset työkalut auttavat vähentämään inhimillisiä virheitä ja vapauttavat samalla arvokasta aikaa, jonka olisit muuten joutunut käyttämään manuaalisiin kirjauksiin.
Olen käsitellyt kirjanpitoon erityisesti tarkoitettuja työkaluja myöhemmin tässä artikkelissa, mutta ennen sitä meidän on selvitettävä, mitkä tehtävät kuuluvat kirjanpitoon ja mitkä ovat yksiselitteisesti laskentatoimea.
Kirjanpidon ja laskentatoimen erottaminen toisistaan
Kirjanpito ja laskentatoimi ovat toisiinsa liittyviä yrityksen varojen hallinnan osa-alueita, mutta niillä on eri tarkoitukset. Selvitetään niiden erot.
Kirjanpitotehtävissä on kyse ennen kaikkea yrityksen taloustoimien asianmukaisesta kirjaamisesta. Niihin kuuluu kaikkien taloustietojen, kuten päivittäisten myyntien ja ostojen, kuittien ja maksujen, seuraaminen... käytännössä jokaisen yritykseen tulevan ja sieltä lähtevän pennin kirjaaminen. Ajattele sitä vankan talousraportin rakennuspalikoiden kokoamisena samalla, kun pidät kassavirran hallinnassa.
Laskentatoimen prosessi sen sijaan muistuttaa enemmän rakennuksen rakentamista näitä rakennuspalikoita käyttäen. Siihen kuuluu taloustietojen tulkitseminen, luokitteleminen, analysointi ja tiivistäminen talousraporttien, kuten tuloslaskelmien tai taseiden, laatimiseksi. Raportit puolestaan auttavat tekemään strategisia päätöksiä.
Jos rakennusvertauksesta ei ollut sinulle hyötyä, tässä on toinen. Sekä kirjanpitäjät että laskentatoimen ammattilaiset työskentelevät yhdessä valmistaakseen illallisen: kirjanpitäjät vastaavat raaka-aineiden keräämisestä (kaikkien liiketoimien kirjaamisesta), kun taas laskentatoimen ammattilaiset käyttävät näitä raaka-aineita herkullisen kokonaisuuden valmistamiseen (merkityksellisten raporttien laatimiseen).
Jotta kaikki sujuisi ongelmitta, tarvitset molemmat osapuolet – huolelliset kirjanpitäjät seuraamaan päivittäistä taloutta sekä taitavat laskentatoimen ammattilaiset (tai laskentatoimen järjestelmät), jotka osaavat tulkita näitä tietoja kokonaiskuvan mukaista päätöksentekoa varten.
Kirjanpidon kehitys
Kirjanpito on ollut olennainen osa taloushallintoa vuosisatojen ajan, ja sen juuret ulottuvat muinaisiin sivilisaatioihin. Tarve kirjata ja seurata liiketoimia synnytti tämän käytännön.
Alkuaikoina yritysten omistajat ja kirjanpitäjät käyttivät yksinkertaisia välineitä, kuten helmitauluja ja fyysisiä tilikirjoja. He kirjasivat jokaisen liiketoimen käsin. Menetelmä vei paljon aikaa, mutta oli välttämätön tarkkojen tietojen ylläpitämiseksi.
1800-luvulla kirjanpito kehittyi merkittävästi laskinten käyttöönoton myötä, mikä nopeutti laskutoimituksia ja paransi tarkkuutta. Ennen tietokoneiden yleistymistä kirjanpito ei kuitenkaan muuttunut merkittävästi.
Taulukkolaskentaohjelmien ja kirjanpito-ohjelmistojen käyttöönotto muutti alaa huomattavasti. Ne automatisoivat työläitä tehtäviä, tekivät järjestelmistä helpompia ymmärtää ja ylläpitää sekä vähensivät entisestään inhimillisiä virheitä. Nykyaikaiset sovellukset integroituvat nyt suoraan yritysjärjestelmiin ja seuraavat myyntiä tai kuluja niiden syntyessä.
Digitaalisten ratkaisujen käyttöönoton myötä pienyritysten taloushallinto koki täydellisen muutoksen – tiedot ovat nyt helposti kaikkien niitä tarvitsevien saatavilla sijainnista riippumatta.
Kirjanpitojärjestelmien tyypit
Kirjanpidon maailma ei ole kaikille samanlainen. Mikään yksittäinen kirjanpitotyyppi ei sovellu kaikkiin tarpeisiin, vaan jokaisella on omat etunsa ja haittansa.
Yhdenkertainen kirjanpito
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa rahoitustapahtumasta kirjataan vain toinen puoli. Se on yksinkertainen ja sopii parhaiten pienyrityksille tai freelancereille, joilla on vain vähän tapahtumia. Jos toimintasi on tätä laajempaa, on aika siirtyä kahdenkertaiseen kirjanpitoon.
Kahdenkertainen kirjanpito
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan jokaisen tapahtuman molemmat puolet – veloitukset ja hyvitykset. Tämä kattava lähestymistapa antaa selkeämmän kokonaiskuvan, mutta on monimutkaisempi kuin yhdenkertainen kirjanpito.
Maksuperusteinen kirjanpito
Maksuperusteisessa kirjanpidossa tulot kirjataan, kun ne vastaanotetaan, ja kulut, kun ne maksetaan. Tämä suoraviivainen menetelmä sopii pienemmille yrityksille, joilla ei ole paljon maksuvelkoja tai saamisia.
Suoriteperusteinen kirjanpito
Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tulot kirjataan, kun ne on ansaittu, ei välttämättä silloin, kun maksu vastaanotetaan. Siksi se sopii paremmin suuremmille organisaatioille, jotka käsittelevät viivästyneitä maksuja. Tätä järjestelmää joutuisit lopulta käyttämään, jos yrityksesi kasvaisi, joten hyvän perustan rakentaminen heti alussa voi olla kannattavaa.
Joskus maksu- ja suoriteperusteisen kirjanpidon ero on helpompi havainnollistaa esimerkin avulla, joten kokeillaan.
Jos "myyt" jollekulle hatun mutta hyväksyt välittömän maksun sijaan velkasitoumuksen, nämä järjestelmät toimivat eri tavoin. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa kirjaat tapahtuman sillä hetkellä, kun se tapahtuu. Maksuperusteisessa kirjanpidossa – arvasit oikein – sinun on odotettava, että rahat ovat kädessäsi, ennen kuin kirjaat tapahtuman.
Nämä erilaiset järjestelmät korostavat, kuinka tärkeää oikean kirjanpitomenetelmän valitseminen on tarkan taloudellisen kokonaiskuvan muodostamisessa.
Nykyaikaisten kirjanpitotyökalujen tarkastelu
Sanoinhan, että pääsemme tähän! Työkaluihin!
Teknologian kehityksen myötä kirjanpito on muuttunut manuaalisista Excel-kirjauksista sujuviksi digitaalisiksi ratkaisuiksi. Tätä muutosta vauhdittavat ennen kaikkea monet nykyaikaiset työkalut, jotka automatisoivat ja yksinkertaistavat prosessia.
Erillisiä "kirjanpito-ohjelmistoja" ei ole, sillä yleensä on tehokkaampaa käyttää yhtä järjestelmää, joka pitää kirjanpidon ajan tasalla ja tulkitsee tulokset puolestasi. Toisin sanoen tarvitset kattavan taloushallinto-ohjelmiston (ja valitettavasti niitäkin on myös erilaisia).
Suosituimpia näistä ovat pilvipohjaiset taloushallinto-ohjelmistot, kuten QuickBooks, jotka auttavat pienyrityksiä hallitsemaan rahoitustapahtumia tehokkaasti. Nämä alustat tarjoavat reaaliaikaiset päivitykset maksuvelkoihin, tuottavat tuloslaskelmia ja ylläpitävät taseita tehokkaasti.
QuickBooks tarjoaa esimerkiksi laskutuksen, laskujen maksujen seurannan ja palkanlaskennan hallinnan kaltaisia ominaisuuksia. QuickBooks ei kuitenkaan ole ainoa vaihtoehto.
- Xero: Helppokäyttöinen työkalu, jota suositaan sen saumattoman, yli 700 yrityssovelluksen kanssa toimivan integraation ansiosta.
- FreshBooks: Tunnettu ajanseurantaominaisuudestaan ja pienyrityksiä silmällä pitäen suunnitellusta käyttäjäystävällisestä ulkoasustaan.
- Zoho Books: Arvostettu kattavista automaatio-ominaisuuksistaan, jotka kattavat kaiken pankkisyötteistä toistuviin laskuihin.
Näiden nykyaikaisten työkalujen käyttöönotto voi tehostaa merkittävästi yrityksesi taloudenhallintaa ja käytännössä poistaa hankalien inhimillisten virheiden mahdollisuuden. Muista kuitenkin, että jokaisella työkalulla on omat vahvuutensa, joten on tärkeää valita juuri sinun tarpeisiisi parhaiten sopiva vaihtoehto.
Olen käsitellyt parasta taloushallinto-ohjelmistoa toisessa artikkelissa.
Kirjanpidon ammatilliset pätevyydet
Et tarvitse KHT-tilintarkastajaa pitääksesi kirjanpitosi ajan tasalla, mutta jos haluat vahvistaa uskottavuuttasi ja osaamistasi kirjanpidossa, joidenkin ammatillisten pätevyyksien hankkiminen voi olla viisas ratkaisu.
Jos olet freelancer ja haluat siirtyä kirjanpitopalvelujen tarjoamiseen, pätevyyksien hankkiminen antaa sinulle etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden ja tarjoaa konkreettisen osoituksen osaamisestasi ja asiantuntemuksestasi.
American Institute of Professional Bookkeepersin sertifioitu kirjanpitäjä (CB) -ohjelma on yksi vaihtoehto. Tämä sertifiointi osoittaa keskeisten työtehtävien, kuten oikaisukirjausten, virheiden korjaamisen ja palkanlaskennan, hallinnan.
- CB-nimikkeen saaminen edellyttää kuuden kokeen suorittamista ja eettisten ohjeiden noudattamista.
Toinen hyödyllinen vaihtoehto pienyritysten ylläpitäjille voi olla QuickBooks ProAdvisor -sertifiointi. Se tarjoaa ymmärrystä siitä, miten tätä kirjanpito-ohjelmistoa käytetään rahoitustapahtumien tehokkaaseen hallintaan.
- QuickBooks ProAdvisor edellyttää vain yhden sen ominaisuuksia käsittelevän kokeen suorittamista.
Urakehityksen edistämisen lisäksi nämä sertifioinnit voivat antaa asiakkaille mielenrauhaa, sillä ne osoittavat sitoutumisesi korkeiden standardien ylläpitämiseen kirjanpitokäytännöissä. Tavallisten kirjanpitosertifiointien lisäksi saatavilla on myös kirjanpito-ohjelmistojen sertifiointeja, joissa käyttäjille opetetaan yleisten kirjanpitoratkaisujen perusteet.
Kirjausten tekeminen kirjanpidossa
Kirjausten tekemisen ensimmäinen vaihe on rahoitustapahtuman dokumentointi myyntihetkellä. Kyseessä voi olla laadittu lasku, maksettu lasku tai saatu tulo. Jokainen penni merkitsee.
Seuraavaksi siirrymme päiväkirjoihin – kirjanpitäjän päiväkirjaan, jos niin haluat. Hetkinen, olenko ainoa, joka sanoo noin?
Selvä, vain minä. Joka tapauksessa.
Jokaisessa päiväkirjamerkinnässä kirjataan rahoitustapahtuman kaksi puolta: debet ja kredit.
Vastoin yleistä käsitystä debetit eivät ole aina huono asia. Ne edustavat yksinkertaisesti tapahtumia, jotka joko lisäävät varoja tai vähentävät velkoja taseessasi. Vastaavasti kreditit eivät tarkoita suurempaa rahamäärää, vaan ne kuvastavat velkojen lisääntymistä tai varojen vähenemistä.
Pääkirjasi ottaa sitten kaikki nämä päiväkirjamerkinnät ja järjestää ne tililajeittain; ajattele pankkitilejä, myyntisaamisia, ostovelkoja ja niin edelleen. Näin meidän ihmisten (ja ohjelmistojen) on helpompi ymmärtää, mistä raha tulee ja mihin se menee.
Lopuksi päädymme koetasevaiheeseen – tämä näppärä työkalu auttaa varmistamaan, että debetimme vastaavat kreditiämme (aivan oikein, hyvät ihmiset – huijaaminen ei ole sallittua). Jos tässä ilmenee epätasapaino, se voi merkitä ongelmia tarkastuksen muodossa.
Kirjanpidon päättäminen
Kirjanpito ei ole enää mikään mystinen alue, vai mitä? Nyt ymmärrät, mitä kirjanpito on – se on enemmän kuin vain numeroita ja tilejä. Se on taloushallintosi selkäranka.
Jos haluat erityisesti talousalan ammattilaisille luotua sisältöä, tilaa The CFO Clubin uutiskirje ja tutustu tänään myös muuhun kirjanpitoaiheiseen sisältöömme.
