5 yleistä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottomenetelmää – löydä itsellesi sopiva
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän (ERP-järjestelmän) integrointi voi olla pitkä ja monimutkainen prosessi. Noudattamalla ERP-järjestelmän käyttöönottomenetelmän jäsenneltyä lähestymistapaa voit välttää viivästykset, budjetin ylitykset ja laajuuden hallitsemattoman kasvun.
Tässä ovat viisi yleisintä käyttöönottoprosessia ja se, mikä niistä sinun kannattaa valita käytettävissä olevien resurssien, aikataulun ja riskinsietokyvyn perusteella.
1. Kertakäyttöönoton menetelmä
Kerralla käyttöönoton lähestymistapa – yksi suosituimmista käyttöönottomenetelmistä – tarkoittaa kaikkien ERP-moduulien käyttöönottoa koko organisaatiossa samanaikaisesti yhdessä "käyttöönottohetkessä". Vanhat järjestelmät poistetaan käytöstä ja uusi ERP-järjestelmä otetaan kokonaisuudessaan käyttöön kerralla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tämä on nopein, mutta riskialttein menetelmä. Koko yritys siirtyy uuteen järjestelmään ennalta määritettynä päivänä kuukausien valmistelujen jälkeen. Valmisteluihin kuuluvat muun muassa tietojen siirto, prosessien kartoitus, järjestelmän määritys, testaus ja koulutus.
Vaikka kerralla käyttöönoton lähestymistapa tarjoaa välittömiä hyötyjä ja välttää kahden järjestelmän käytön kustannukset, se aiheuttaa paljon häiriöitä. Kaikki ongelmat voivat vaikuttaa koko liiketoimintaan, joten käyttäjien on sopeuduttava nopeasti uuteen järjestelmään.
Miksi se toimii
Tämä lähestymistapa tarjoaa nopeimman tavan ottaa ERP-järjestelmä käyttöön päästä päähän. Vanhojen järjestelmien väliaikaiseen integrointiin voi liittyä omia kustannuksiaan ja monimutkaisuuksiaan, mutta kerralla käyttöönoton menetelmän avulla järjestelmä voidaan ottaa nopeasti käyttöön ja saavuttaa välitön sijoitetun pääoman tuotto.
Kuka vastaa
Koska tämä lähestymistapa edellyttää ERP-toimittajalta huomattavaa työpanosta, kerralla käyttöönoton menetelmää voidaan pitää toimittajavetoisena. Asiakkaan tiimien on kuitenkin osallistuttava koko prosessiin tietojen keräämisen, suunnittelun, testauksen ja koulutuksen osalta.
Edut
- Lyhin käyttöönottoaikataulu
- Alhaisemmat käyttöönoton kokonaiskustannukset
- Väliaikaisia integraatioita tai prosesseja ei tarvita
Haitat
- Riskialttein lähestymistapa, sillä ongelmat voivat häiritä koko liiketoimintaa
- Loppukäyttäjien on omaksuttava valtava muutos kerralla
- Perusteellinen testaaminen ennen käyttöönottoa on haastavaa
2. Vaiheittainen käyttöönottomenetelmä
Toiseksi suosituin lähestymistapa, vaiheittainen käyttöönottomenetelmä, jakaa ERP-järjestelmän käyttöönoton useisiin vaiheisiin. Kussakin vaiheessa keskitytään vain osan toiminnoista, moduuleista, liiketoimintayksiköistä ja toimipaikoista käyttöönottoon.
Tämä lähestymistapa vähentää riskiä seuraavilla tavoilla:
- Uusi järjestelmä otetaan käyttöön asteittain
- Se vaikuttaa kerrallaan vain osaan liiketoimintaprosesseista ja työnkuluista
- Ongelmat voidaan tunnistaa ja ratkaista ennen projektin jatkamista
- Työntekijät voivat sopeutua vähitellen
- Myöhempien käyttöönottovaiheiden suunnittelussa voidaan hyödyntää aiemmista vaiheista saatuja oppeja
Vaiheittaiset käyttöönotot kestävät kuitenkin kokonaisuudessaan kauemmin, maksavat enemmän ja edellyttävät väliaikaisia integraatioita ja prosesseja vanhojen ja uusien järjestelmien välille siirtymävaiheen aikana. Tarvitset myös laajamittaista suunnittelua moduulien välisten riippuvuuksien hallintaan.
Miksi se toimii
Vaiheittaisen käyttöönoton parasta antia on se, että se antaa koko organisaatiolle enemmän aikaa sopeutua uuteen ERP-järjestelmään. Vaiheiden välillä voidaan tehdä aiemmin opittujen asioiden perusteella muutoksia, mikä tekee siirtymäprosessista entistä sujuvamman.
Kuka vastaa
Vaiheittainen käyttöönotto edellyttää runsaasti työtä sekä toimittajalta että asiakkaan keskeiseltä projektitiimiltä, ja se sopii yleensä parhaiten organisaatioille, jotka ovat palkanneet käyttöönoton kumppanin tai ERP-arkkitehdin. Tämä jaettu vastuu sekä pidempi aikataulu johtavat sidosryhmien tiiviimpään yhteistyöhön perustuvaan kumppanuuteen.
Edut
- Pienempi liiketoiminnan häiriintymisen riski kuin kerralla käyttöönotossa
- Hyötyjen saavuttaminen asteittain
- Käyttäjillä on enemmän aikaa sopeutua uuteen järjestelmään
Haitat
- Kaiken kaikkiaan pidempi aikataulu kuin kertarysäysmenetelmässä
- Korkeammat kokonaiskustannukset pidemmän työpanoksen vuoksi
- Edellyttää väliaikaisia integraatioita vanhojen ja uusien järjestelmien välille
3. Rinnakkaisen käyttöönoton menetelmä
Rinnakkaisen käyttöönoton ERP-menetelmässä sekä vanhat että uudet järjestelmät toimivat samanaikaisesti tietyn ajanjakson ajan. Käyttäjät opettelevat uuden ERP-järjestelmän käyttöä työskennellen edelleen vanhassa järjestelmässä, kunnes siirtymä on valmis.
Rinnakkainen käyttöönotto tarjoaa turvaverkon, jonka ansiosta organisaatio voi palata vanhaan järjestelmään, jos uusi järjestelmä ei täytä liiketoiminnan vaatimuksia. Käyttäjät voivat kouluttaa itseään omaan tahtiinsa. Tämä vähentää riskejä merkittävästi, mutta on kallein lähestymistapa.
Kahden ERP-järjestelmätyypin samanaikainen käyttö kuormittaa resursseja ja voi lisäksi johtaa tietojen epäjohdonmukaisuuksiin. Aikataulu sijoittuu jonnekin kertarysäysmenetelmän ja vaiheittaisen käyttöönoton välille.
Miksi se toimii
Rinnakkainen käyttöönotto poistaa kaikki mahdolliset liiketoiminnan jatkuvuuteen kohdistuvat riskit, tarjoaa turvaverkon ja antaa käyttäjille mahdollisuuden oppia omaan tahtiinsa. Organisaatiosi voi aina palata vanhaan ERP-järjestelmään, jos uusi järjestelmä ei toimi suunnitellusti.
Kenen vastuulla se on
Rinnakkaisen käyttöönoton aikana asiakkaan on hallittava molempien järjestelmien samanaikaisesta käytöstä aiheutuva lisämonimutkaisuus. Toimittajan rooli on tässä lähestymistavassa enemmänkin tukea tarjoava, ja asiakas johtaa käyttöönottoa.
Edut
- Vähiten riskejä sisältävä siirtymätapa
- Käyttäjät voivat oppia vähitellen, ja käytettävissä on paluuvaihtoehto
- Sujuvampi eteneminen kuin kertarysäysmenetelmässä, mutta nopeampi kuin vaiheittaisessa käyttöönotossa
Haitat
- Kallein lähestymistapa
- Käyttäjät voivat kieltäytyä opettelemasta uutta järjestelmää, kun vanha järjestelmä on edelleen käytettävissä
- Voi johtaa ympäristöjen välisiin tietojen epäjohdonmukaisuuksiin
4. Pilottikäyttöönoton menetelmä
Pilottikäyttöönotossa ERP-järjestelmä otetaan ensin käyttöön pienen varhaisten käyttäjien ryhmän keskuudessa, esimerkiksi yhdessä osastossa tai toimipaikassa, jotta ratkaisu voidaan validoida. Kun pilottihanke osoittautuu onnistuneeksi, järjestelmä otetaan käyttöön muualla organisaatiossa.
Tämän lähestymistavan ansiosta ERP-järjestelmä voidaan testata hallitussa ympäristössä ja tunnistaa ongelmat ennen laajentamista. Pilottiryhmä auttaa muokkaamaan ratkaisua ja voi toimia ERP-järjestelmän puolestapuhujina laajemmassa käyttöönotossa.
Pilotti kuitenkin pidentää aikataulua ja rajoittaa alkuvaiheen hyödyt pilottiryhmään. Lisäksi esiin voi tulla skaalautuvuusongelmia, ja prosesseja voidaan joutua muuttamaan pilotin jälkeen. Rinnakkaisen käyttöönoton tavoin tämä on tasapainoinen tapa toteuttaa käyttöönotto, mutta siinä on vähemmän mahdollisuuksia lisäkustannuksille ja tietojen epäjohdonmukaisuuksille.
Miksi se toimii
Pilottikäyttöönotto rajaa käyttöönoton laajuutta, jotta yrityksesi voi havaita ongelmat varhaisessa vaiheessa ennen laajentamista koko organisaatioon. Se on erinomainen tapa rakentaa uuden ERP-ohjelmiston uskottavuutta ja henkilöstön sitoutumista.
Kenen vastuulla se on
Pilottikäyttöönotossa ERP-toimittajat tarjoavat kohdennettua tukea koko alkuvaiheen käyttöönoton ajan. Asiakkaan projektiryhmä ja pilottikäyttäjät tekevät kuitenkin tiivistä yhteistyötä hyödyntääkseen opit laajemmassa käyttöönotossa.
Edut
- Vähentää riskejä rajoittamalla alkuvaiheen käyttöönoton laajuutta
- Pilottiryhmä voi toimia ERP-järjestelmän puolestapuhujina
- Mahdollistaa suunnan korjaamisen ennen käyttöönoton laajentamista
Haitat
- Pidentää aikataulua ja kasvattaa kustannuksia kertarysäysmenetelmään verrattuna
- Rajoittaa alkuvaiheen hyödyt ja sijoitetun pääoman tuoton pilottiryhmään
- Edellyttää prosessien ja integraatioiden muuttamista pilotin jälkeen
5. Hybridityyppisen käyttöönoton menetelmä
Hybridiratkaisussa yhdistetään elementtejä sekä kertarysäyksellä että vaiheittain käyttöön otettavista menetelmistä. Esimerkiksi uuden järjestelmän muutama keskeinen moduuli voidaan ottaa käyttöön kertarysäysmenetelmällä, kun taas muut moduulit otetaan käyttöön hitaammin vaiheittain.
Hybridimallissa hyödynnetään molempien lähestymistapojen etuja, mikä mahdollistaa kriittisten komponenttien nopeamman käyttöönoton ja antaa samalla joustavuutta ottaa muut komponentit käyttöön vaiheittain ajan mittaan. Tämä lähestymistapa tasapainottaa nopeuden, riskit ja resurssien kulutuksen.
Hybridi-toteutukset ovat kuitenkin monimutkaisempia suunnitella ja toteuttaa. Kertarysäys- ja vaiheittaisten elementtien välinen huolellinen koordinointi on tarpeen. Lisäksi kertarysäysosuuksiin liittyy edelleen tavanomainen riskitaso.
Miksi se toimii
Hybridiratkaisussa tasapainotetaan nopeus ja riskit, jotta yrityksellesi voidaan luoda räätälöity ERP-käyttöönottosuunnitelma. Sen avulla tiimit voivat saavuttaa keskeisten moduulien ROI:n aikaisessa vaiheessa ja lykätä samalla ei-kriittisten moduulien käyttöönottoa tarpeen mukaan.
Kuka on vastuussa
Hybridin ERP-käyttöönottoprojektin toteutus voi olla toimittajavetoista, asiakasvetoista tai yhteishanke sen mukaan, miten vastuut jaetaan kertarysäys- ja vaiheittaisten elementtien välillä.
Hyödyt
- Yhdistää kertarysäys- ja vaiheittaisten lähestymistapojen hyödyt
- Voi mahdollistaa keskeisten moduulien nopeamman ROI:n
- Antaa joustavuutta ottaa vähemmän kriittiset komponentit käyttöön vaiheittain
Haitat
- Monimutkaisempi suunnitella ja toteuttaa kuin yksittäinen lähestymistapa
- Käyttöön otettaviin moduuleihin liittyy edelleen kertarysäysmenetelmän riskejä
- Pidentää aikataulua – ja kasvattaa budjettia – verrattuna täysin kertarysäysmenetelmällä toteutettavaan käyttöönottoon
Ihanteellisen menetelmän valitseminen
ERP-järjestelmän käyttöönotto on monimutkainen ja kallis prosessi, jonka täysi toteutus voi kestää 6–18 kuukautta.
Valitettavasti kaikille yrityksille ei ole olemassa "täydellistä prosessia". Vaikka kuka tahansa voi noudattaa useita käyttöönoton parhaita käytäntöjä, menetelmän valinta ei kuulu niihin.
Konsultin käyttäminen
Koska ERP-ratkaisu voi vaikuttaa yrityksesi toimintaan aina tiedonhallinnasta raportointiin ja liiketoiminnan automatisointiin, käyttöönottoon ryhtyminen ilman asianmukaista tukea voi sitoa sinut tilanteeseen kuin huono avioliitto.
ERP-konsultit ovat yritysmaailman hääsuunnittelijoita. He voivat auttaa sinua viemään käyttöönoton suunnitelman läpi valinnasta integraatioon, valvoa prosessia ja kouluttaa loppukäyttäjät.
Jos olet epävarma organisaatiollesi sopivasta ERP-käyttöönottomenetelmästä, harkitse yhteistyötä konsultin kanssa vähentääksesi myöhempiä riskejäsi.
Tilaa lisää näkemyksiä ERP-käyttöönotosta ja -suunnittelusta
Etsitkö kehittyneempiä resursseja suunnitellessasi onnistunutta ERP-käyttöönottoa? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme, joka sisältää talousalan johtajien neuvoja, oppaita ja näkemyksiä ERP-järjestelmistä ja teknologia-alaa muokkaavista talousalan johtajista.
