10 yrityksen rahankäytön hallinnan vinkkiä rahojesi riittämiseksi
Jos kassavirta huolestuttaa, haluan aloittaa tarjoamalla pienen lohdun: et ole yksin. Yrityksen rahojen hallinta on käytännössä jokaisen yrityksen omistajan, johtajan ja esihenkilön mielessä.
Miten voin pidentää taloudellista toiminta-aikaani? Pitäisikö tuo käteisvara sijoittaa? Mihin se pitäisi sijoittaa?
Ymmärrän. Kun huomasin hiljattain olevani jälleen stressaantunut rahasta, päätin kirjoittaa ylös 10 strategiaa, joita olen toteuttanut kustannusten hallitsemiseksi, kassavirran optimoimiseksi ja sen mahdollistamiseksi, että voin vihdoin pitää lomaa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miltä tehokas rahojen hallinta näyttää?
Rahojen hallinta tarkoittaa tavoitteiden asettamista, budjetointia, kassavirtojen seurantaa ja voittojen viisasta käyttämistä. Toimialasta riippumatta se kuuluu yritystoimintaan.
Kun hallitset yrityksesi talouden hyvin, voit:
- Ennakoida ja varautua odottamattomiin kuluihin
- Vähentää taloudellista stressiä
- Saada paremman hallinnan kassavirrastasi
- Kohdentaa resursseja strategisesti
- Tehdä tietoon perustuvia päätöksiä luottavaisesti
- Tavoitella uusia mahdollisuuksia
- Varmistaa pitkän aikavälin taloudellinen vakaus
- Luoda kestävää kasvua
Mutta yli puolet kaikista yrityksistä epäonnistuu ensimmäisen vuoden aikana syystä: se ei ole helppoa.
Tässä on kymmenen yrityksen rahojen hallintaan liittyvää vinkkiä, joiden avulla voit pitää enemmän käteistä yrityksessäsi.
1. Arvioi kriittisesti nykyinen taloudellinen tilanteesi
Ennen kuin voit ottaa käyttöön mitään seuraavista rahojen hallinnan strategioista, sinun on ymmärrettävä selkeästi nykyinen taloudellinen tilanteesi. Aloita siis tästä:
- Kerää kaikki olennaiset talousasiakirjat. Ota mukaan tiliotteet, laskut, kuitit, veroilmoitukset sekä seuraavat tilinpäätösasiakirjat (joista käytetään nimitystä kolmen tilinpäätöksen malli): tuloslaskelmat, taseet ja kassavirtalaskelmat. Yhdessä nämä auttavat sinua tunnistamaan yrityksesi vahvuudet ja heikkoudet järjestelmällisesti.
- Luokittele erityyppiset kulut. Jaa kulut operatiivisiin kuluihin ja pääomamenoihin, jotta ymmärrät, mihin rahaa käytetään.
- Laske nettovoittosi. Vähennä kokonaiskuluistasi kokonaisliikevaihtosi, jotta ymmärrät kokonaiskannattavuutesi ja tunnistat alueet, joilla kustannuksia voidaan vähentää tai liikevaihtoa kasvattaa.
Hanki avuksi taloushallinnon työkalu
Tiimimme on koonnut luettelon parhaista taloushallinnon ohjelmistoista kaltaisillesi yritysjohtajille, jotta kassavirta pysyy hallinnassa. Nämä nousivat kärkeen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
2. Kehitä toimivat budjetointitekniikat
Yrityksesi kassatilanteen parantaminen ilman harkittua suunnitelmaa ja realistista budjettia ei yksinkertaisesti onnistu.
Toivominen kuluttaa yhtä paljon energiaa kuin suunnitteleminen.
Eleanor Roosevelt
Optimoi kassavirtasi ja sovita menosi tuloihisi näiden budjetointitekniikoiden avulla.
- Laadi kattava ja yksityiskohtainen budjetti. Sen on katettava kaikki odotetut tulot ja menot, ja sitä on tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti, jotta se vastaa liiketoimintasi tai markkinaolosuhteidesi muutoksia.
- Jaa budjettisi eri kategorioihin. Jaa esimerkiksi myyntiin, markkinointiin, toimintakuluihin ja hallintoon liittyvät menot omiin ryhmiinsä, jotta näet tarkalleen, mihin rahasi kuluvat.
- Laadi kassavirtaprojektioita. Näiden projektioiden tulisi ennustaa kaikki tietyn ajanjakson, kuten kuukauden tai vuosineljänneksen, aikana saapuvat tulot ja lähtevät rahat, jotta voit ennakoida mahdollisia kassavajeita ja suunnitella niiden varalle.
- Vertaa budjettiasi säännöllisesti toteutuneisiin kuluihin. Vertailu on yksi vähiten hyödynnetyistä vaiheista, mutta se varmistaa, että budjettisi pysyy hyödyllisenä. Jos luvut poikkeavat toisistaan todella paljon, tee budjetti uudelleen – muuten sen laatimisessa ei ole mitään järkeä.
Realistinen budjetti auttaa yritystäsi:
- Tunnistamaan alueet, joilla kustannuksia voidaan vähentää.
- Neuvottelemaan paremmat ehdot toimittajien kanssa.
- Parantamaan kannattavuutta ja vahvistamaan taloudellista asemaa.
- Tekemään tietoon perustuvampia investointipäätöksiä.
- Määrittämään, mihin ja milloin varoja kohdennetaan kasvuhankkeisiin.
- Hallitsemaan menoja paremmin ja lisäämään taloudellista valvontaa.
- Maksimoimaan taloudellisten resurssien vaikutuksen ja edistämään pitkän aikavälin menestystä.
Onko sinulla markkinointibudjetti?
Tuhlaat arvokasta rahaa, jos markkinointiin käyttämäsi rahat kuluvat sinne tänne ilman tuloksia – mutta juuri tämän kanssa useimmat joutuvat kamppailemaan. Tarvitset realistisen budjetin tuottaaksesi arvoa.
Aseta pienempi ja tarkasti kohdennettu markkinointitoimien budjetti varmistaaksesi, että markkinointikulusi tuottavat tuloksia ja samalla pienentääksesi kustannuksiasi. Mikä on realistinen summa? Useimmat pienyritykset käyttävät mainontaan 7–10 prosenttia bruttotuloistaan.
3. Seuraa kulujasi tarkasti
Liiketoiminnan kulujen tarkka seuranta on tehokkaan rahankäytön hallinnan keskeinen osa.
Et voi todella tietää, mihin olet menossa, ennen kuin tiedät, mistä olet tullut.
Maya Angelou
Sinun on tiedettävä, mihin rahasi ovat kuluneet, jos haluat tietää, mitä on muutettava ja miksi. Tämä edellyttää kulujen tarkkaa seurantaa, jotta voit tunnistaa kulutustottumuksia ja säästökohteita, poistaa tarpeettomia menoja ja varmistaa resurssien tehokkaan kohdentamisen.
Näin voit seurata kulujasi helposti:
- Automatisoi tämä prosessi. Käytä kulujen seurantaan tarkoitettua ohjelmistoa kulutustottumusten selvittämiseen.
- Tarkista ryhmäsi. Muistatko ne ryhmät, jotka neuvoin sinua tekemään edellisessä vinkissä? Tarkista ne – seuraa tarkasti alueita, joilla kulutat liikaa, ja ryhdy seuraamaan kulutustottumuksia.
- Tee säännöllisiä kulujen tarkistuksia ja tarkastuksia. Tutki yrityksesi kulut kuukausittain tai neljännesvuosittain ja etsi mahdollisuuksia tehostamiseen, kuten kustannustehokkaampien toimittajien löytämiseen tai harkinnanvaraisten menojen vähentämiseen. Taloudenhallintaohjelmisto voi auttaa tässä.
Kulujen tarkka seuranta varmistaa, että voit:
- Tehdä tietoon perustuvampia liiketoimintapäätöksiä siitä, mihin resurssisi kohdennetaan.
- Varmistaa, että kulutuksesi vastaa liiketoimintasi yleisiä tavoitteita.
- Tunnistaa ja poistaa tarpeettomat tai liian suuret menot.
- Tunnistaa trendit tai kausittaiset kulut ja mukautua niihin.
- Ennustaa tulevat kassavirtatarpeet tarkemmin.
Onko sinulla kausittaisia kuluja?
Seuraamalla yleiskustannuksia ja analysoimalla tuloksia yrityksesi voi tunnistaa alihankkijakustannusten muutokset, jotka tyypillisesti kasvavat tiettynä ajankohtana joka vuosi.
Sen sijaan, että tuntisit olevasi rahaton tietyn kauden aikana, voit ennakoida muutoksen ja budjetoida kasvaneet kulut (tai keskeyttää yhteistyön kyseisten toimittajien kanssa kokonaan) kyseiseksi kaudeksi.
4. Paranna kassavirran hallintaa
Tehokas kassavirran hallinta on olennaista yrityksesi pitkän aikavälin menestykselle ja vakaudelle.
Joitakin tehokkaimpia tapoja kassavirran hallinnan parantamiseen ovat kassavirran lähteiden, laskelmien ja kaavojen ymmärtäminen sekä seuraavat toimet:
- Kassavirtajärjestelmän automatisointi. Maksujen automatisointiratkaisujen hyödyntäminen tehostaa prosessia, vähentää myöhästyneiden tai suorittamatta jääneiden maksujen riskiä ja parantaa reaaliaikaista näkyvyyttä.
- Myyntisaamisten (AR) prosessien nopeuttaminen. Tähän kuuluvat laskutus- ja perintäprosessit, kuten laskujen lähettäminen viipymättä, ennenaikaisten maksujen alennusten tarjoaminen ja avoimien maksujen oikea-aikainen seuranta. Voit tehdä tämän kasvattamatta tiimisi kokoa ottamalla käyttöön myyntisaamisten automaatiotyökalun.
- Neuvottele paremmista ehdoista toimittajien ja tavarantoimittajien kanssa. Näin voit saada pidemmät maksuajat, alennuksia ennenaikaisista maksuista tai edullisemman hinnoittelun.
- Laskusaatavarahoitus. Tämä ratkaisu ei sovi kaikille, eikä se todellakaan ole aina tarkoituksenmukainen. Jos kuitenkin haluat kasvattaa kassavirtaasi hetkellisesti, voit käyttää laskusaatavarahoitusta saadaksesi käteistä heti, kunnes asiakkaasi maksaa laskusi.
5. Tehosta laskutusta ja perintää
Olen työskennellyt myyntisaamisten (AR) perinnän parissa muutaman vuoden ajan, ja usko pois, tehokkaat laskutus- ja perintäkäytännöt ovat olennaisia terveen kassavirran ylläpitämisessä ja yrityksesi taloudellisen vakauden varmistamisessa.
Näin tehostat onnistuneesti myyntisaamisten laskutus- ja perintäprosesseja:
- Sujuvoita laskutusjärjestelmääsi. Tähän kuuluu sen varmistaminen, että kaikki laskut lähetetään viipymättä ja oikein.
- Käytä laskutusohjelmistoa, joka automatisoi prosessin. Ohjelmiston tulisi tarjota yksityiskohtainen seuranta ja raportointi, joiden avulla pysyt ajan tasalla avoimista maksuista ja vähennät virheiden tai viivästysten todennäköisyyttä.
- Ole ennakoivampi ja määrätietoisempi. Toimintatapasi tulisi sisältää selkeiden maksuehtojen määrittäminen ja niiden selkeä viestiminen asiakkaille.
6. Kehitä velanhallintakäytäntöjäsi
Työskenneltyäni vuosia kirjanpidon parissa opin, kuinka voimakkaasti velka ja korkoa korolle -vaikutus vaikuttavat tulokseen. Riippumatta siitä, kuinka paljon liikevaihtoa yrityksesi tuottaa, se joutuu aina kamppailemaan velkojen kanssa, etenkin jos korot ovat korkeat.
Hyvä velanhallinta edellyttää, että:
- Arvioit nykyiset velkasi huolellisesti. Kiinnitä huomiota korkoihin, lainanantajien määrittämiin takaisinmaksuehtoihin ja kokonaisvaikutukseen kassavirtaasi.
- Tunnistat mahdollisuudet yhdistää tai uudelleenrahoittaa velkasi. Etsi edullisempia ehtoja, joiden avulla voit säästää korkomaksuissa ja yksinkertaistaa takaisinmaksuaikatauluasi.
- Laadit velkojen takaisinmaksusuunnitelman. Korkeakorkoisten velkojen ja tärkeimpien taloudellisten velvoitteiden asettaminen etusijalle voi tarkoittaa suurempien kuukausierien maksamista, neuvottelemista velkojien kanssa tai vaihtoehtoisten rahoitusvaihtoehtojen, kuten pienyrityslainojen, yritysluottokorttien tai luottolimiittien, selvittämistä.
- Pidät henkilökohtaiset taloutesi ja velkasi erillään yrityksestäsi. Oletetaan, että olet startup-yrittäjä tai yksityinen elinkeinonharjoittaja. Siinä tapauksessa on tärkeää, ettet sekoita henkilökohtaisia kulujasi yrityksen kuluihin, jotta saat selkeän kuvan siitä, mikä on välttämätöntä liiketoimintasi pyörittämiseksi (ja vältät liikakulut).
7. Sijoita tavoitteellisesti
Yrityksen rahojen hallinnassa ei ole kyse vain päivittäisen talouden hallinnasta. Siinä on kyse myös tavoitteellisesta sijoittamisesta, jotta voit vastata nykyisiin kassavirtatarpeisiin ja saada samalla rahoillesi parempaa tuottoa pitkällä aikavälillä (ottamatta tarpeettomia riskejä).
Vuosien mittaan olen huomannut, että monet pienyritysten omistajat ovat huolissaan siitä, pystyvätkö he vastaamaan kassavirtatarpeisiinsa, joten he jättävät kaikki käytettävissä olevat varat tavalliselle yrityksen käyttötilille ja tyytyvät minimaaliseen sijoitetun pääoman tuottoon. Yrityksen omistajana ymmärrän tämän, mutta kyseessä on menetetty mahdollisuus.
Tässä on käyttämäni sijoitusstrategia — porrasta sijoituksesi suunnitellaksesi lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita:
- Lyhyen aikavälin tavoitteet: Tunnista ensi vuoden tavoitteesi ja sijoita lunastettaviin taattuihin sijoitustodistuksiin (GIC) tai vastaavaan turvalliseen, lunastettavaan sijoitukseen yhden vuoden ajaksi. Tällainen sijoitus suojaa pääomaasi ja tarjoaa paremman tuoton kuin käyttötili.
- Pitkän aikavälin tavoitteet: Keskustele sijoituspankkiedustajasi kanssa sijoitusvaihtoehdoista, jotka suojaavat jäljelle jääviä varojasi pitkällä aikavälillä. Yleensä porrastan varoja kahden, kolmen ja viiden vuoden lunastettaviin sijoituksiin, kuten GIC-sijoituksiin, jotka tarjoavat paremman tuoton ja samalla turvaavat alkuperäiset sijoituksesi. On tärkeää, että voit lunastaa ne, jos tarve ilmaantuu yhtäkkiä, mutta saat silti paremman tuoton kuin pitämällä rahat vain tilillä.
Teen aina itse tutkimusta siitä, mitä pankkiedustajani suosittelee, jotta en sijoita mihinkään, mitä en ymmärrä tai mikä ei herätä luottamusta tuoton suhteen. Seuraa sijoituksiasi neljännesvuosittain (vähintään) ja varmista, että ne toimivat odotustesi mukaisesti. Äläkä pelkää tehdä muutoksia, jos olosuhteet sitä edellyttävät.
8. Luo hätärahasto
Hätärahaston kartuttaminen ja ylläpitäminen tarjoaa yrityksellesi käteisvarannon ja turvaverkon odottamattomien kulujen, talouden taantumien tai muiden taloudellisten haasteiden varalle.
Säästä ja laita sivuun vähintään kolmen–kuuden kuukauden voittoja vastaava summa varmistaaksesi, että sinulla on tarvittavat resurssit keskeisten kulujen, kuten palkkojen, vuokran ja käyttömenojen, kattamiseen tilanteessa, jossa tulosi pienenevät.
Varautuminen katastrofeihin ja liiketoiminnan jatkuvuus
Mikään yritys ei ole immuuni katastrofeille — etenkään pieni yritys. Yli 40 % pienyrityksistä sulkee ovensa pysyvästi katastrofin jälkeen. Luit oikein: 40 %. Jos tämä ei ollut vielä tarpeeksi synkkää, 60 prosentista välittömästi selviytyvistä yrityksistä 25 % epäonnistuu vuoden kuluessa.
Hyvin rahoitettu hätärahasto voi antaa sinulle mielenrauhaa ja taloudellista joustavuutta, joiden avulla voit selviytyä tällaisten ennalta arvaamattomien tapahtumien keskellä. Näin voit tehdä strategisia päätöksiä ilman kassavirtaan liittyvien huolien aiheuttamaa lisästressiä.
9. Harjoita verosuunnittelua ja huolehdi sääntöjen noudattamisesta
Tehokas verosuunnittelu ja sääntöjen noudattaminen kuulostavat tylsiltä, mutta niistä on todella hyötyä. Jos haluat, että sinulle jää enemmän ylimääräistä rahaa:
- Tutustu toimialakohtaisiin verolakeihin ja niiden vaikutuksiin. Pysy ajan tasalla muutoksista paikallisten tai kansallisten yritysveroviranomaisten kautta varmistaaksesi, ettet jää paitsi yrityksellesi kuuluvista verovähennyksistä.
- Ota yhteyttä yritysverotuksen asiantuntijoihin. Etsi verokirjanpitäjiä tai veroasiantuntijoita, jotka voivat ohjata sinua oikeaan suuntaan. Toimialakohtaisten verojen kokonaisuuden hahmottamisesta voi olla suuri hyöty suhteessa sen hintaan.
- Käytä yritysten vero-ohjelmistoa. Automatisoi verovelvoitteiden laskenta ja varmista oikea-aikainen raportointi. Näin säästät aikaa, vältät seuraamuksia ja vähennät turhautumista.
10. Hajauta tulonlähteitäsi
Nyt kun olet käsitellyt tapoja pitää enemmän rahaa yrityksessäsi, sinun kannattaa myös etsiä keinoja kasvattaa tuloja ja voittoja. Aloita näistä:
- Tarkastele kilpailijoitasi mahdollisuuksien tunnistamiseksi. Heidän tarjontansa voi kertoa, miten hyvin asiakkaat ottavat vastaan uudet tuotteet tai palvelut ja ovatko ne kannattavia.
- Analysoi nykyistä tarjontaasi. Selvitä, vastaako tarjontasi edelleen asiakkaidesi tarpeisiin vai tarvitseeko sitä muuttaa. Suosittelen keskustelemaan asiakkaiden kanssa siitä, mistä he pitävät ja mistä eivät. Käytä kyselyitä, asiakaspalvelulokeja tai suoraa palautetta saadaksesi lisää tietoa.
- Tee SWOT-analyysi (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat). Se auttaa tunnistamaan muita mahdollisia tulonlähteitä. Vaikka se on epävarmempaa kuin kilpailijoiden tuotteiden jäljitteleminen, ainakin se on omaperäistä!
Yrityksesi tulojen kasvattaminen tai hajauttaminen uusien kohdemarkkinoiden sekä innovatiivisempien tuotteiden ja palveluiden avulla auttaa sinua houkuttelemaan ja pitämään suuremman asiakaskunnan. Se myös vähentää riippuvuuttasi yhdestä asiakkaasta tai markkinasegmentistä ja pienentää tulojen vaihtelun riskiä.
Lopullinen strategia
Käytä ohjelmistoja ja pidä asiantuntijoiden näkemykset lähelläsi. Toivon, etten vitsailisi, mutta asia voi todella olla näin yksinkertainen.
Selvitä:
- Mikä kirjanpito-ohjelmistotyyppi sopii parhaiten yrityksellesi, ja
- sen tehokkaan käytön perusteet.
Tilaa sitten tietysti maksuton uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muovaavilta talousalan johtajilta.
