Comment ajuster correctement l’accumulation des congés payés pour les employés
Savoir comment ajuster l'accumulation des congés payés est essentiel ; même si les travailleurs américains souhaitent bénéficier de congés payés (PTO), beaucoup n’utilisent pas tous leurs jours de vacances.
Dans une enquête menée en 2023 par le Pew Research Center, 62 % des employés ont déclaré que le PTO était extrêmement important pour eux, en faisant l’un des avantages les plus recherchés par les salariés. Pourtant, 46 % d’entre eux n’utilisent pas la totalité de leurs congés payés.
Dans cet article, j’explique étape par étape le processus d’ajustement de l’accumulation des congés payés. J’explique également comment les augmentations de salaire et les congés sabbatiques impactent le montant des congés payés accumulés.
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Comptabilisation des congés payés accumulés
Les employés peuvent utiliser leur temps de congé pour partir en vacances, pour maladie ou d’autres raisons, selon la politique de l’entreprise. Mais lorsque les employés n’utilisent pas leurs jours de congé, ils peuvent recevoir un paiement pour ces jours. C’est pourquoi les congés payés accumulés apparaissent sur votre bilan jusqu’à ce qu’ils soient payés.
Selon l’ASC 710, les employeurs doivent comptabiliser un passif pour les absences futures (l’expression comptable pour les congés non utilisés) si les conditions suivantes sont remplies :
- L’employé a déjà fourni les services nécessaires pour gagner la compensation liée aux absences futures.
- L’obligation concerne les droits qui sont acquis ou cumulés. Les droits acquis doivent subsister même si un employé quitte l’entreprise — ces droits ne doivent pas dépendre d’un service futur. En clair, l’employeur ne doit pas avoir une politique « utilisez-le ou perdez-le », et les congés accumulés doivent se reporter sur les années suivantes.
- Le paiement de la compensation doit être probable.
- Le montant peut être raisonnablement estimé.
Le montant dû aux employés pour les congés non utilisés apparaît en tant que passif sur votre bilan jusqu’à son paiement. Le montant apparaît également dans le compte de résultat comme une charge durant la période où il est devenu dû.
Une fois payé, le passif disparaît du bilan, et le montant des congés payés accumulés apparaît dans le tableau des flux de trésorerie comme une sortie de trésorerie.
Bien sûr, dans certains cas, vous n’aurez pas à verser de compensation pour des congés accumulés. Par exemple, ce ne sera pas nécessaire si vous disposez d’une politique « utilisez-le ou perdez-le ».
Politique « utilisez-le ou perdez-le »
Une politique « utilisez-le ou perdez-le » exige que les employés renoncent à leurs jours de congé non utilisés après une date prédéterminée.
Par exemple, supposons que Fred, l’un de vos employés, ait cumulé 30 heures de congés payés. Votre politique « utilisez-le ou perdez-le » peut obliger Fred à utiliser ces 30 heures d’ici la fin du premier trimestre de l’année civile suivante, sinon il les perd.
Mais il y a un piège : toutes les entreprises ne peuvent pas adopter une telle politique.
Les lois des États déterminent si vous pouvez retirer des droits à congés à un employé après que celui-ci les a gagnés.
Par exemple, les entreprises du Nebraska ne peuvent pas modifier leur politique pour retirer des jours de congé à un employé après que ce dernier a rendu les services nécessaires à leur acquisition. Cela signifie que les entreprises du Nebraska ne peuvent pas adopter une politique « utilisez-le ou perdez-le ».
Quand comptabiliser une écriture liée aux congés dans la comptabilité d’engagement
La plupart des entreprises enregistrent les congés accumulés une fois par an. D’autres moments courants pour comptabiliser les congés non utilisés sont à la clôture de l’exercice fiscal ou à la date d’embauche de l’employé. Les paiements sont comptabilisés lors de leur versement.
Il y a deux types d’écritures à passer pour chaque employé disposant de congés payés accumulés :
- Écriture pour rendre le montant des congés dû
- Écriture pour enregistrer le paiement
Comment calculer les congés payés accumulés
Avant de passer une écriture de journal, vous devez calculer le montant des congés payés accumulés pour chaque salarié disposant de jours de congé non utilisés.
Voici la formule pour calculer les congés payés accumulés :
Congés payés accumulés = (heures de congé accumulées x taux horaire de l’employé)
Suivez ce processus étape par étape pour réunir les informations nécessaires et calculer les congés payés accumulés :
- Déterminez le temps de congé payé non utilisé pour la dernière période de paie en soustrayant le nombre d'heures de congé prises du nombre total d'heures de congé accumulées pour cette période.
- Multipliez le nombre d'heures de congé payé accumulé par le taux horaire total de l’employé.
- Ajoutez ce montant au solde de congés accumulés reporté des périodes précédentes.
Outils logiciels les plus courants pour les congés payés accumulés
Les deux outils logiciels le plus souvent utilisés pour calculer et enregistrer les congés payés accumulés sont les solutions de paie et les logiciels de comptabilité.
Les logiciels de paie permettent de calculer le temps de congé acquis durant une période comptable donnée. Vous pouvez également demander à votre prestataire de services de paie de vous fournir les données sur les heures de congé des employés pour une période spécifique.
Une fois que vous avez les données nécessaires pour calculer les congés payés accumulés, utilisez un logiciel comptable pour enregistrer les écritures comptables. Votre logiciel de comptabilité mettra automatiquement à jour le compte de résultat, le bilan et la trésorerie.
Les meilleurs logiciels de comptabilité proposent des fonctionnalités intégrées pour la gestion des congés accumulés. Une fois que vous saisissez le solde de congés, le taux d’accumulation et le taux horaire de l’employé, le logiciel met à jour automatiquement les soldes de congés payés accumulés.
Exemple d’ajustement d’un congé payé accumulé
Supposons que John Smith ait déjà acquis 40 heures de congé payé. Selon votre politique de congés, John Smith reçoit cinq heures de congé par mois, soit un total de 60 heures par an.
Pendant la dernière période comptable, John Smith a utilisé 40 heures de congé. À la fin de la période comptable, John Smith aura un solde de 60 heures de congé payé accumulé, calculé ainsi :
[40 heures de congé payé accumulé + (60 heures de congé pour l’année précédente - 40 heures de congé utilisé)] = 60 heures
John Smith gagne $30 de l'heure.
Voici ce que seront les congés payés accumulés de John Smith à la fin de la période comptable :
60 heures x $30 par heure = $1,800
Notez que $1,800 doit être le solde du compte de congés accumulés de John Smith, et non le montant à inscrire dans l’écriture comptable. Le montant à utiliser pour l’écriture devrait être :
($1,800 - Solde de clôture du compte à la fin de la période comptable précédente)
Puisque John Smith avait 40 heures de congé payé accumulé, le solde de clôture de la période comptable précédente se calcule ainsi :
(40 heures x $30 par heure) = $1,200
Le montant de l’écriture comptable serait :
($1,800 - $1,200) = $600
Écritures comptables pertinentes
Maintenant que vous connaissez les calculs nécessaires à l’enregistrement des écritures comptables des congés payés accumulés, voyons, avec les mêmes exemples, quelles écritures passer.
Ajout de congés payés accumulés supplémentaires
Le montant supplémentaire dans notre exemple est de $600. En d’autres termes, John Smith dispose de $600 de congés inutilisés supplémentaires, reportés de l’année précédente.
Voici à quoi ressemblera l’écriture comptable :
| Compte | Débit | Crédit | Notes |
|---|---|---|---|
| Dépenses de congés | $600 | - | Enregistrement des congés payés accumulés comme dépense. Ce montant apparaît dans le compte de résultat. |
| Congés à payer | - | $600 | Enregistrement du passif de congés payés accumulés. Ce montant figure au bilan jusqu’à ce que l’employé utilise ses congés ou que la somme soit payée. |
Congés utilisés par les employés
Supposons que John Smith souhaite utiliser 50 heures de congé en début du prochain exercice. Il dispose actuellement de 60 heures de congé accumulé.
Lorsque John Smith utilise 50 heures de congé, voici l’écriture comptable à passer pour ajuster le montant des congés accumulés :
| Compte | Débit | Crédit | Notes |
|---|---|---|---|
| Congés à payer | $600 | - | Réduction du solde du passif. |
| Trésorerie | - | $600 | Diminution de la trésorerie du montant des congés payés accumulés versés à l’employé. |
Effet des augmentations sur les congés payés accumulés
Les augmentations de salaire majorent votre passif de congés payés accumulés.
Le paiement des congés est calculé en fonction du taux horaire le plus récent de l’employé. Lorsqu’une augmentation de salaire intervient, il convient d’ajouter le montant supplémentaire dû au titre des congés au passif de congés payés accumulés.
Par exemple, supposons que John Smith dispose de 60 heures de congés payés accumulés. Son taux horaire passe de 30 $ à 35 $.
Le montant de ses congés payés accumulés augmentera de 300 $ (60 heures x 5 $ par heure) après l’augmentation. Voici l’écriture comptable pour ajuster la provision pour congés payés :
| Compte | Débit | Crédit | Notes |
|---|---|---|---|
| Charge de congés payés | 300 $ | - | Augmentation de la charge liée aux congés payés |
| Provision pour congés payés | - | 300 $ | Augmentation du passif des congés accumulés |
Les congés sabbatiques et leur impact
EITF Abstract 06-02 clarifie la confusion liée à la comptabilisation des congés sabbatiques. Selon ce résumé :
- Les congés sabbatiques ne sont pas provisionnés lorsqu’ils sont accordés pour la recherche ou le service public, et qu'ils visent à améliorer la réputation de l’employeur ou offrent un autre avantage à l’entreprise. L’employé fournit essentiellement des services à l’entreprise, pour lesquels il est rémunéré.
- Les congés sabbatiques sont provisionnés lorsqu’il s’agit de congés libres accordés en compensation de services rendus préalablement.
Le solde de congés payés accumulés ou leur montant peut-il être négatif ?
Oui, le solde d'heures ou de montants accumulés sur les congés payés d’un employé peut être négatif.
Les soldes négatifs de congés surviennent lorsque les employeurs paient plus de congés payés ou autorisent les employés à prendre plus de jours de congé que ce qu’ils ont acquis.
Le solde des congés payés se rétablira et redeviendra positif au fur et à mesure que des heures de congés continueront à s'accumuler.
Ajuster la provision pour congés payés facilement
L’ajustement de la provision pour congés payés est simple dès lors que vous comprenez comment calculer les montants supplémentaires à provisionner et comment passer les écritures comptables correspondantes. Dans la plupart des cas, seules deux écritures sont nécessaires : l’ajout des heures de congés non prises et le paiement des employés pour les jours de congé pris.
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