Comment ajuster correctement l’accumulation des congés payés pour les employés
Savoir comment ajuster l'acquisition des congés est essentiel ; même si les travailleurs américains souhaitent avoir l'option de congés payés (PTO), beaucoup n'utilisent pas tous leurs jours de vacances.
Dans une enquête de 2023 réalisée par le Pew Research Center, 62 % des employés ont déclaré que les congés payés étaient extrêmement importants pour eux, ce qui en fait l'un des avantages les plus recherchés par les employés. Cependant, 46 % de ces employés n'utilisent pas l'intégralité de leurs congés payés.
Dans cet article, j'explique étape par étape le processus d'ajustement de l'acquisition des congés. J'explique également comment les augmentations salariales et les congés sabbatiques influencent le paiement des congés acquis.
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Comptabilisation des congés acquis
Les employés peuvent utiliser du temps de congé pour des vacances, un arrêt maladie ou d'autres raisons, selon la politique des congés. Mais lorsque les employés n'utilisent pas leur temps de congé, ils peuvent toucher un paiement pour ce temps. C'est pourquoi les congés acquis apparaissent sur votre bilan comptable jusqu'à ce qu'ils soient payés.
Selon l’ASC 710, les employeurs doivent comptabiliser une dette pour les absences futures (terme comptable désignant les congés non encore utilisés) si les conditions suivantes sont remplies :
- L'employé a déjà fourni les services nécessaires pour avoir droit à des absences futures rémunérées.
- L'obligation concerne des droits qui sont acquis ou qui s'accumulent. Les droits acquis doivent être maintenus même si un employé quitte l'entreprise — les droits ne doivent pas dépendre de la prestation de service future. En résumé, l'employeur ne doit pas avoir une politique « utilisez-le ou perdez-le », et les congés acquis doivent être reportés sur les années suivantes.
- Le paiement de la compensation doit être probable.
- Le montant peut être raisonnablement estimé.
Le montant dû aux employés pour les congés non utilisés apparaît comme une dette sur votre bilan comptable jusqu'à ce qu’il soit payé. Le montant apparaît également sur votre compte de résultat comme une charge durant la période au cours de laquelle il est devenu exigible.
Une fois payé, la dette disparaît du bilan, et le montant des congés acquis apparaît dans le tableau des flux de trésorerie comme une sortie de trésorerie.
Bien sûr, il existe des cas où vous n'aurez pas à payer les congés acquis. Par exemple, vous n'aurez pas à enregistrer de passif pour les congés si vous appliquez une politique « utilisez-le ou perdez-le ».
Politique « utilisez-le ou perdez-le »
Une politique « utilisez-le ou perdez-le » oblige les employés à perdre les congés non utilisés après une date déterminée à l’avance.
Supposons que Fred, l'un de vos employés, ait 30 heures de congés acquis. Votre politique « utilisez-le ou perdez-le » peut exiger que Fred utilise ces 30 heures avant la fin du premier trimestre de l'année civile suivante, sinon il les perd.
Mais il y a un piège : toutes les entreprises ne peuvent pas avoir une politique « utilisez-le ou perdez-le ».
Les lois des États déterminent si vous pouvez retirer des congés à un employé après qu’il les a gagnés.
Par exemple, les entreprises du Nebraska ne peuvent pas modifier leur politique de congés pour retirer le temps gagné à un employé après qu’il a travaillé pour l'obtenir. Cela signifie que les entreprises du Nebraska ne peuvent pas appliquer une politique « utilisez-le ou perdez-le ».
Quand comptabiliser une entrée de congé dans la comptabilité d'engagement
La plupart des entreprises enregistrent l’acquisition de congés une fois par an. D’autres périodes courantes pour enregistrer les congés non utilisés sont à la clôture de l'exercice fiscal ou à la date d'embauche de l'employé. Les paiements sont enregistrés lors de leur versement.
Les deux types d'écriture que vous devrez passer pour chaque employé avec un solde de congés acquis sont :
- Écriture pour constater le montant des congés à payer
- Écriture pour enregistrer le paiement
Comment calculer les congés acquis
Avant de passer une écriture comptable, vous devrez calculer le montant de congés acquis pour chaque employé disposant de jours de congés non utilisés.
Voici la formule pour calculer les congés acquis :
Congés acquis = (heures de congés acquis x taux horaire de l’employé)
Suivez ce processus pas à pas pour rassembler les informations nécessaires et calculer les congés acquis :
- Déterminez le temps de congé non utilisé pour la dernière période de paie en soustrayant le nombre d'heures de congé utilisées du total des heures de congé acquises pour cette période.
- Multipliez le nombre d'heures de congé acquises par le taux horaire total de l’employé.
- Ajoutez ce montant au montant de congés acquis reporté des périodes précédentes.
Outils logiciels les plus courants pour la gestion des congés acquis
Les deux outils logiciels couramment utilisés pour calculer et enregistrer les congés acquis sont les solutions de paie et les logiciels de comptabilité.
Un logiciel de paie aide à calculer le temps de congé acquis pendant une période comptable spécifique. Vous pouvez également demander à votre prestataire de services de paie de vous fournir les données sur les congés des employés pour une période donnée.
Une fois que vous avez les données nécessaires au calcul des congés acquis, utilisez un logiciel de comptabilité pour enregistrer les écritures comptables. Votre logiciel de comptabilité mettra automatiquement à jour le compte de résultat, le bilan et la trésorerie.
Les meilleurs logiciels de comptabilité proposent des fonctions intégrées de gestion des congés acquis. Une fois que vous saisissez le solde de congé, le taux d’acquisition et le taux horaire de l’employé, le logiciel met automatiquement à jour les soldes de congés acquis.
Exemple d’ajustement des congés acquis
Supposons que John Smith ait déjà acquis 40 heures de congé. Selon votre politique de congés, John Smith bénéficie de cinq heures de congé par mois, soit un total de 60 heures par an.
Pendant la période comptable précédente, John Smith a utilisé 40 heures de congé. À la fin de la période, il lui restera 60 heures de congés acquis, calculées de la manière suivante :
[40 heures de congés acquis + (60 heures de congé pour l’année précédente - 40 heures de congé utilisées)] = 60 heures
John Smith gagne 30 $ de l'heure.
Voici à quoi ressembleront les congés acquis de John Smith à la fin de la période comptable :
60 heures x 30 $ de l'heure = 1 800 $
Notez que 1 800 $ doit être le solde du compte de congés acquis de John Smith, et non le montant incrémental à utiliser dans l’écriture comptable. Le montant à enregistrer sera :
(1 800 $ - Solde de clôture du compte pour la période comptable précédente)
Puisque John Smith avait 40 heures de congés acquis, le solde de clôture pour la période précédente peut être calculé ainsi :
(40 heures x 30 $ de l'heure) = 1 200 $
Le montant de l’écriture comptable serait donc :
(1 800 $ - 1 200 $) = 600 $
Écritures comptables pertinentes
Maintenant que vous connaissez les calculs nécessaires à l’enregistrement des écritures de congés acquis, utilisons les mêmes exemples pour voir quelles écritures comptables effectuer.
Ajout de congés acquis supplémentaires
Le montant incrémental dans notre exemple est de 600 $. Pour faire simple, John Smith dispose de 600 $ de temps de congé non utilisé supplémentaire, reporté de l’année précédente.
Voici à quoi ressemblera l’écriture comptable :
| Compte | Débit | Crédit | Notes |
|---|---|---|---|
| Dépense de congé | 600 $ | - | Enregistrement des congés acquis comme charge. Cette valeur apparaît dans le compte de résultat. |
| Congé à payer | - | 600 $ | Enregistrement du passif des congés acquis. Ce montant figure au bilan jusqu’à ce que l’employé utilise ses congés ou que le montant soit payé. |
Congés utilisés par les employés
Supposons que John Smith souhaite utiliser 50 heures de congé au début de l’exercice suivant. Il dispose actuellement de 60 heures de congés acquis.
Lorsque John Smith utilise 50 heures de congé, vous passez l’écriture suivante pour ajuster le montant des congés acquis :
| Compte | Débit | Crédit | Notes |
|---|---|---|---|
| Congé à payer | 600 $ | - | Réduction du solde des dettes à payer. |
| Trésorerie | - | 600 $ | Réduction de la trésorerie du montant des congés payés à l’employé. |
Impact des augmentations sur le paiement des congés acquis
Les augmentations salariales accroissent votre passif de congés acquis.
Le paiement des congés est calculé sur la base du taux de rémunération le plus récent de l’employé. Lorsque vous augmentez le salaire d’un employé, vous devez ajouter le montant incrémental à la dette de congés acquis.
Par exemple, supposons que John Smith ait accumulé 60 heures de congés payés. Son taux horaire passe de 30 $ à 35 $.
Le montant de ses congés payés accumulés augmentera de 300 $ (60 heures x 5 $ de plus par heure) après la hausse. Voici l’écriture comptable pour ajuster la provision de congés payés :
| Compte | Débit | Crédit | Notes |
|---|---|---|---|
| Dépense de congés | 300 $ | - | Augmentation de la dépense de congés |
| Provision congés à payer | - | 300 $ | Augmentation du passif de congés accumulés |
Les congés sabbatiques et leur impact
L’abstract EITF 06-02 traite de la confusion autour de la comptabilisation des congés sabbatiques. Selon cet abstract :
- Le congé sabbatique n’est pas provisionné lorsqu'il est accordé pour des activités de recherche ou de service public qui améliorent la réputation de l’employeur ou bénéficient autrement à l’employeur. L’employé fournit alors des services à l’entreprise, pour lesquels il est rémunéré.
- Le congé sabbatique est provisionné quand il s’agit d’un congé non limité et accordé comme compensation pour des services rendus antérieurement.
Le temps ou le montant des congés accumulés peuvent-ils être négatifs ?
Oui, le temps ou le montant des congés accumulés pour un employé donné peut être négatif.
Les soldes négatifs de congés surviennent lorsque les employeurs paient plus de congés ou permettent aux salariés de prendre plus de jours de congé qu’ils n’en ont acquis.
Le solde des congés accumulés redeviendra positif à mesure que de nouvelles heures de congés seront acquises.
L’ajustement des provisions de congés, c’est facile
L’ajustement des provisions de congés est simple une fois que vous comprenez comment calculer l’acquisition supplémentaire et les écritures comptables. Dans la plupart des cas, il vous suffira de passer deux écritures : l’ajout du temps de congé non utilisé et le paiement aux employés lors de la prise de congés.
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