Comment automatiser les rapports de dépenses en 6 étapes
L’approbation des notes de frais est une tâche fastidieuse et, je vous promets, vos employés ne sont pas vraiment enthousiasmés à l’idée de les créer. L’automatisation de la gestion des dépenses peut vous aider, vous et vos collaborateurs, à sortir définitivement de ce cycle répétitif d’établissement et d’approbation des rapports.
Qu’est-ce que l’automatisation des notes de frais ?
L’automatisation des notes de frais consiste à utiliser un logiciel de gestion des dépenses—ou du moins, de bons modèles standardisés—pour accélérer ou éliminer les tâches récurrentes et fastidieuses telles que la vérification des rapports et le traitement des remboursements.
Cela dit, les solutions modernes de gestion des dépenses vont bien au-delà des fonctionnalités de base. Elles sont conçues pour automatiser et rationaliser presque toutes les étapes du processus, notamment l’enregistrement, le suivi, l’approbation et le paiement des dépenses à rembourser.
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Pourquoi automatiser les notes de frais ?
Pourquoi investir dans toutes ces technologies et repenser votre processus d’approbation des dépenses ? Vous perdez beaucoup d’argent si vous n’automatisez pas le flux d’approbation des remboursements. Voyons pourquoi vous devriez automatiser les notes de frais :
- Moins d’erreurs : La Global Business Travel Association indique que 19 % de toutes les notes de frais comportent des erreurs. Le rapport précise également que les entreprises passent en moyenne 18 minutes à corriger chaque erreur. C’est un gaspillage massif de temps, d’énergie et de coûts salariaux. Les avantages des logiciels de gestion de notes de frais incluent la réduction des erreurs, ce qui peut vous permettre d’économiser des milliers de dollars, notamment durant la saison fiscale.
- Approbations plus rapides : Les managers peuvent approuver les notes de frais d’un simple clic, sans avoir à manipuler des tableurs lourds et chronophages. Il n’est pas non plus nécessaire de séparer les tâches pour l’approbation, puisque tous les justificatifs sont accessibles, y compris les reçus et le nom du valideur.
- Efficacité accrue : L’automatisation fluidifie et accélère l’ensemble du processus, depuis la soumission du rapport jusqu’à son approbation. Elle élimine de nombreuses tâches manuelles comme la saisie des détails dans le rapport, la vérification de la conformité des dépenses à la politique interne, et le versement des remboursements.
- Des processus plus agréables pour les employés : Recopier des informations d’un reçu dans un rapport de mission n’est guère source de satisfaction au travail. Déléguer ces tâches répétitives à un logiciel libère le temps des équipes pour des missions plus stratégiques ou innovantes, ce qui favorise la motivation.
- Meilleure visibilité des dépenses : Le manque de visibilité est un problème courant—les dirigeants ne découvrent l’état des coûts qu’en fin de mois. Comme Adriana Carpenter, directrice financière d’Emburse, l’a déclaré à PYMNTS :
Les entreprises éprouvent des difficultés à obtenir de la visibilité sur les dépenses réalisées par leurs collaborateurs. … De 20 à 40 % des dépenses sont effectuées directement par les employés sans passer par un processus centralisé
Une visibilité en temps réel sur les flux de dépenses permet aux directeurs financiers et à la direction financière de prendre des décisions rapides, basées sur des données concrètes. Les systèmes automatisés de gestion des dépenses offrent une vue en temps réel : à mesure que les salariés soumettent leurs frais, la fonctionnalité d’analyse consolide ces données pour proposer des graphiques et rapports pertinents.
Comment automatiser les notes de frais : guide étape par étape
L’automatisation des notes de frais des salariés est relativement simple. Le point le plus important est le logiciel de gestion des notes de frais que vous choisissez, alors choisissez-le avec attention.
Une fois le système mis en place, voici les étapes suivantes :
1. Configurez un logiciel d’automatisation des dépenses
La configuration consiste à paramétrer le logiciel en fonction de vos circuits de validation. C’est également à cette étape que vous saisissez les règles et plafonds définis dans votre politique de dépenses.
Une fois la configuration terminée, octroyez aux membres concernés les autorisations correspondant à leurs fonctions.
2. L’employé saisit sa dépense
Chaque fois qu’un salarié paie de sa poche, il saisit la dépense dans le logiciel. Celui-ci prélève alors les informations directement de votre compte de dépenses.
Il est préférable d’utiliser une solution mobile, afin que les salariés puissent enregistrer leurs frais en déplacement. La plupart des logiciels permettent d’ajouter une photo du reçu lors de la saisie de la dépense, ce qui évite la saisie manuelle.
3. La politique de dépenses est consultée (automatiquement)
Les meilleurs logiciels d’automatisation des notes de frais vérifient automatiquement les dépenses par rapport à la politique de dépenses, en contrôlant les règles et seuils tels que les catégories de dépenses éligibles au remboursement et les limites de dépenses.
Selon la structure de votre département comptable, vous-même, votre contrôleur financier ou un autre membre de votre équipe recevrez des notifications en temps réel chaque fois que les rapports de dépenses passent cette étape.
4. Approuver le remboursement
Après avoir reçu une notification, la personne responsable du système examine les rapports de dépenses, compare les détails aux reçus, puis les approuve en un seul clic. Certains systèmes n’exigent même pas cette étape si la dépense se situe sous vos seuils de validation, automatisant ainsi encore davantage le processus.
Les employés reçoivent l’argent, et tous les remboursements sont automatiquement enregistrés dans le système comptable de l’entreprise.
5. La piste d’audit est créée (automatiquement)
Les systèmes automatisés de gestion des dépenses maintiennent une piste d’audit complète pour chaque dépense encourue par vos collaborateurs.
Le système conserve une copie numérique de tous les documents pertinents, y compris les reçus et les rapports de dépenses, facilitant grandement les audits internes pour tous les intervenants.
6. Analysez les données et les rapports
Les meilleures solutions logicielles proposent des fonctions d’analyse et de reporting intégrées. Vous pouvez visualiser par exemple le montant dépensé par les employés et les écarts par rapport aux prévisions budgétaires.
Ces données servent également de base pour la prévision des dépenses professionnelles de la prochaine période.
Trouvez l’outil d’automatisation des notes de frais qui vous convient
Vous remarquerez que l’ensemble du processus automatisé dépend de votre logiciel d’automatisation des dépenses ?
C’est pourquoi il est important de choisir un logiciel qui puisse s’adapter à votre flux de travail et offrir les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Voici les principaux éléments à rechercher :
Fonctionnalités spécifiques
Recherchez des fonctionnalités comme des circuits d’approbation configurables, des contrôles de conformité à la politique et des outils d’analyse et de reporting.
Ces fonctionnalités permettent de gagner un temps précieux et de minimiser les erreurs pendant le processus. Par exemple, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d’extraire les informations des reçus et de les remplir automatiquement dans les rapports. Cela fait gagner du temps et minimise les erreurs de saisie.
Facile à configurer
Certains outils sont inutilement complexes. Bien qu’ils offrent de nombreuses capacités, le coût-bénéfice peut devenir défavorable si le logiciel nécessite des mois de mise en place et un employé dédié à la gestion.
Privilégiez un logiciel simple à mettre en œuvre et doté des fonctionnalités qu’il vous faut.
Accessibilité mobile
Vos collaborateurs ont probablement beaucoup à gérer. Ils peuvent oublier d’enregistrer des dépenses ou perdre des reçus pendant leurs déplacements.
Les applications mobiles facilitent l’enregistrement des dépenses : aussitôt une dépense réglée, l’employé prend une photo du reçu sur son téléphone et la télécharge directement dans l’application.
Options de personnalisation
Votre logiciel d’automatisation des notes de frais devrait permettre de personnaliser les catégories, étiquettes et autres paramètres pour s’ajuster parfaitement aux spécificités de votre entreprise.
L’application doit également offrir la possibilité d’attribuer des droits d’accès détaillés, pour déterminer qui peut consulter, modifier ou approuver les dépenses.
Support client
En cas de besoin, à quelle vitesse l’aide est-elle apportée ? Consultez les avis des utilisateurs du prestataire avant de vous inscrire afin de vérifier la disponibilité et l’efficacité de leur équipe support.
Intégrations
Le logiciel d’automatisation des notes de frais s’intègre-t-il à votre système ERP ou aux autres outils que vous utilisez quotidiennement, comme Slack ?
L’intégration permet l’échange d’informations entre les applications, ce qui facilite l’automatisation. Par exemple, dans un système intégré, lorsque la finance approuve une dépense pour remboursement, le système de gestion des dépenses transmet cette information à votre logiciel de comptabilité. Ce dernier utilise alors la donnée pour mettre à jour les états financiers (compte de résultat, bilan et flux de trésorerie) ainsi que les comptes du grand livre concernés.
Points à considérer avant la mise en place d’une automatisation des notes de frais
Avant de vous engager avec un fournisseur de logiciel, réfléchissez aux difficultés que vous pourriez rencontrer en cours de route. Cela vous donnera un meilleur contrôle sur le processus de déploiement et limitera les retards. Voici quelques points importants à évaluer :
1. Les besoins de VOTRE entreprise
Vous pouvez trouver les logiciels les plus sophistiqués sur internet. Mais votre entreprise a-t-elle vraiment besoin d’un système aussi complexe ? Si vous êtes une entreprise SaaS en croissance, une solution conviviale avec toutes les fonctionnalités essentielles pourrait avoir plus de sens.
Vous devez également prendre en compte le volume et la complexité des dépenses, le nombre d'utilisateurs, ainsi que les intégrations prêtes à l'emploi proposées par le logiciel.
2. Budget et retour sur investissement
Les systèmes automatisés peuvent coûter cher, et il n’y a pas que le prix d’achat à considérer. Il faut également tenir compte des frais de formation, de mise en œuvre et de maintenance.
Ces coûts entrent-ils dans votre budget actuel ? Si oui, réalisez une analyse rapide coûts-bénéfices. Par exemple, si vous êtes une petite entreprise qui ne traite que quelques notes de frais, le coût d’un système avancé pourrait largement dépasser ses avantages.
3. Adoption et formation des employés
60 % des employés ressentent de la frustration face à un nouveau logiciel, selon une enquête Gartner. Si les employés sont habitués à un processus sur papier, passer à une solution numérique peut sembler écrasant.
Cet obstacle est moins important si votre solution est relativement simple à utiliser. Pour les systèmes plus complexes, il faudra prévoir des formations approfondies, une documentation claire et un soutien continu pour faciliter la transition et encourager l’adoption.
4. Gestion du changement et communication
La mise en place d’un nouveau flux d’approbation des dépenses constitue un changement majeur. Se précipiter dans la mise en œuvre et bouleverser radicalement le processus de gestion des notes de frais peut perturber l’activité.
Par exemple, les employés pourraient commettre des erreurs lors de l’utilisation du logiciel, ou bien le logiciel pourrait poser problème lors de son intégration à votre système comptable. Anticiper ces défis avant la mise en œuvre permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent.
Qu’en est-il des cartes virtuelles ?
Avez-vous vraiment besoin de notes de frais dans un monde où existent les cartes virtuelles ? Certes, les cartes virtuelles sont un excellent moyen d’éviter la gestion des notes de frais, mais seulement 38 % des entreprises américaines et canadiennes utilisent les cartes virtuelles.
Même avec une carte virtuelle, il y aura des situations où les employés devront rédiger une note de frais et vous devrez les approuver.
Par exemple, un fournisseur pourrait refuser certains moyens de paiement ou n’accepter que les espèces. Peut-être qu’un employé n’a pas accès à une carte virtuelle ou que le paiement échoue avec cette carte. Au final, ces solutions fonctionnent très bien… jusqu’au moment où elles ne fonctionnent plus.
Dites adieu à la gestion manuelle des dépenses
Vous n’aimez pas gérer des reçus papier, saisir les données manuellement ou trier les relevés de carte de crédit ? Utilisez un logiciel de gestion automatisée des dépenses et dites adieu aux processus manuels. Il y a un coût initial à l’automatisation des dépenses, mais cela peut générer des économies bien supérieures à l’investissement, à condition de choisir le bon outil.
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