Comment automatiser les rapports de dépenses en 6 étapes
Approuver les notes de frais est une tâche fastidieuse et, je vous assure, vos employés ne sont pas vraiment ravis de les remplir. L’automatisation des dépenses peut aider vous et vos employés à vous libérer définitivement de ce cycle répétitif de rapports et d’approbations.
Qu'est-ce que l'automatisation des notes de frais ?
L’automatisation des notes de frais implique l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais ou, du moins, de bons rapports standardisés pour vous aider à accélérer ou à éliminer les tâches récurrentes fastidieuses telles que la révision des rapports et le traitement des remboursements.
Les solutions modernes de gestion des dépenses prennent en charge bien plus que les tâches de base. Elles sont conçues pour automatiser et rationaliser presque chaque étape du processus : enregistrement, suivi, approbation et paiement des frais remboursables.
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Pourquoi automatiser les notes de frais ?
Pourquoi investir dans toute cette technologie et repenser votre processus d’approbation des notes de frais ? Eh bien, vous laissez passer beaucoup d’argent si vous n’automatisez pas le flux d’approbation des remboursements. Parlons des raisons pour lesquelles vous devriez automatiser les notes de frais :
- Moins d’erreurs : La Global Business Travel Association indique que 19 % de toutes les notes de frais comportent des erreurs. Le rapport précise également que les entreprises consacrent en moyenne 18 minutes par erreur pour les corriger. C’est un gaspillage massif de temps, d’énergie et de coûts de main-d’œuvre. Un logiciel dédié à la gestion des dépenses réduit les erreurs, ce qui peut permettre d’économiser des milliers de dollars, en particulier lors de la saison fiscale.
- Approbations plus rapides : Les managers peuvent approuver les notes de frais en un seul clic sans avoir à gérer des tableurs complexes et chronophages. Il n’est plus non plus nécessaire de séparer les fonctions d’approbation, puisque tous les justificatifs sont disponibles, y compris les reçus et le nom du responsable ayant approuvé la note de frais.
- Efficacité accrue : L’automatisation rationalise et accélère l’ensemble du processus, depuis la soumission d’un rapport jusqu’à son approbation. Elle élimine de nombreuses tâches manuelles telles que la saisie des détails dans le rapport, la vérification de l’éligibilité des dépenses selon la politique de frais, et la distribution des remboursements.
- Procédures favorables aux employés : Reporter les détails d’un reçu dans un rapport ne favorise pas vraiment la satisfaction au travail. Confier ces tâches répétitives à un logiciel permet aux employés de se concentrer sur la stratégie ou l’innovation, deux axes susceptibles d’apporter une plus grande satisfaction professionnelle.
- Meilleure visibilité sur les dépenses : Le manque de visibilité est un problème courant—les dirigeants ne découvrent les dépenses qu’à la fin du mois. Comme l’explique Adriana Carpenter, CFO chez Emburse, à PYMNTS :
Les entreprises rencontrent des difficultés pour obtenir de la visibilité sur les dépenses de leurs employés. … Entre 20 et 40 % des dépenses sont effectuées par les employés sans passer par un processus centralisé
Une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses permet aux CFO et à l’équipe financière de prendre des décisions rapides et basées sur des données. Les systèmes d’automatisation de la gestion des dépenses offrent une vision en temps réel. Au fur et à mesure que les employés soumettent leurs dépenses, la fonctionnalité d’analyse du logiciel consolide ces données pour créer des graphiques et des rapports utiles.
Comment automatiser les notes de frais : guide étape par étape
L’automatisation des notes de frais des employés est relativement simple. L’élément le plus important ici est le logiciel de gestion des notes de frais que vous utilisez, donc choisissez-le judicieusement.
Une fois que vous avez votre système en place, voici les prochaines étapes :
1. Configurez le logiciel d’automatisation des notes de frais
La configuration consiste à paramétrer le logiciel selon vos circuits d’approbation. C’est également à ce stade que vous saisissez les règles et plafonds mentionnés dans votre politique des frais.
Une fois tout paramétré, attribuez aux membres pertinents de l’équipe les autorisations correspondant à leurs rôles.
2. L’employé saisit la dépense
Dès qu’un employé effectue une dépense sur ses propres fonds, il l’enregistre dans le logiciel. Celui-ci récupère ensuite directement l’information depuis votre compte de dépenses.
Il est préférable d’utiliser une solution adaptée au mobile, afin que les employés puissent enregistrer leurs dépenses lors de leurs déplacements. La plupart des logiciels permettent de télécharger une photo du reçu lors de la saisie de la note, éliminant ainsi la nécessité de saisir manuellement les détails.
3. La politique de frais est prise en compte (automatiquement)
Les meilleurs logiciels d’automatisation des notes de frais contrôlent automatiquement les dépenses par rapport à la politique interne, vérifiant les règles et seuils tels que les catégories éligibles au remboursement et les plafonds de dépenses.
Selon la structure de votre service comptable, vous, votre contrôleur financier ou un autre membre de votre équipe recevrez des notifications en temps réel chaque fois qu’un rapport de frais franchit cette étape.
4. Approbation du remboursement
Après avoir reçu une notification, la personne responsable de ce système examine les rapports de frais, compare les détails au reçu, puis valide le tout en un clic. Certains systèmes ne nécessitent même pas cette validation si la dépense respecte vos seuils d'approbation, automatisant ainsi encore plus le processus.
Les employés reçoivent de l’argent, et tous les remboursements sont automatiquement enregistrés dans le système comptable de l’entreprise.
5. La piste d’audit est créée (Automatisé)
Les systèmes automatisés de gestion des notes de frais maintiennent une piste d'audit complète pour chaque dépense engagée par vos employés.
Le système conserve une copie numérique de tous les documents pertinents, y compris les reçus et rapports de frais, ce qui simplifie considérablement les audits internes pour toutes les parties concernées.
6. Analysez les rapports & statistiques
Les meilleures solutions logicielles offrent des fonctions d’analyses et de rapports intégrés. Vous pouvez visualiser, par exemple, les sommes dépensées par les employés et les écarts par rapport au budget.
Ces données servent également de base à la prévision des dépenses d’entreprise pour la période suivante.
Trouvez le bon outil d’automatisation des notes de frais
Voyez comme tout le processus automatisé dépend de votre logiciel d’automatisation des coûts ?
C’est pourquoi il est important de sélectionner un logiciel capable de soutenir votre flux de travail et d’offrir les fonctionnalités essentielles à votre entreprise. Voici les éléments à privilégier :
Fonctionnalités spécifiques
Recherchez des fonctionnalités telles que des circuits d’approbation configurables, des contrôles de conformité aux politiques, ainsi que des modules d’analyse et de reporting.
Ces fonctionnalités permettent de gagner un temps précieux et de réduire les erreurs. Par exemple, la reconnaissance optique des caractères (OCR) facilite l’extraction des informations des reçus et pré-remplit automatiquement les rapports. Cela permet à la fois de gagner du temps et de limiter les erreurs de saisie.
Facile à configurer
Certains outils sont excessivement complexes. Même s’ils proposent de nombreuses fonctionnalités, leur configuration peut durer des mois et nécessiter l’affectation d’un collaborateur dédié, rendant le rapport coût-bénéfice défavorable.
Privilégiez un logiciel facile à mettre en place et qui couvre vos besoins.
Accessibilité mobile
Vos collaborateurs ont souvent de nombreuses tâches à gérer. Ils peuvent oublier de relever certaines dépenses ou égarer des reçus lors de leurs déplacements.
Une application mobile facilite la saisie des frais : à chaque dépense payée, l’employé peut prendre en photo le reçu directement sur son téléphone et le charger dans l’application.
Options de personnalisation
Votre logiciel d’automatisation des notes de frais doit vous permettre de personnaliser les catégories, balises et autres paramètres afin de répondre aux besoins particuliers de votre société.
L’application doit également offrir la possibilité de définir des droits d’accès précis, afin que vous puissiez contrôler qui a le droit de voir, modifier ou valider les dépenses.
Service client
À quelle vitesse obtiendrez-vous de l’aide en cas de besoin ? Lisez les avis sur le fournisseur avant de vous engager pour vérifier la qualité du support, son efficacité et sa réactivité.
Intégrations
Le logiciel d’automatisation des frais s’intègre-t-il à votre système ERP ou aux autres outils que vous utilisez au quotidien, comme Slack ?
L’intégration permet l’échange d’informations entre vos applications, facilitant l’automatisation. Par exemple, dans un système intégré, lorsqu’une dépense est validée pour remboursement par la direction financière, le système de gestion relaie l’information vers votre logiciel comptable. Ce dernier utilise alors ces données pour mettre à jour les états financiers (compte de résultat, bilan et flux de trésorerie) ainsi que les comptes du grand livre associés.
Points à considérer avant d’implémenter une automatisation des notes de frais
Avant de vous engager auprès d’un fournisseur de service logiciel, réfléchissez aux obstacles que vous pourriez rencontrer en cours de route. Cela vous permettra de mieux maîtriser la phase de déploiement et de minimiser les retards. Voici quelques points courants à prendre en compte :
1. Les besoins de VOTRE entreprise
Vous pouvez trouver les logiciels les plus sophistiqués sur internet. Mais votre entreprise a-t-elle besoin d'un système extravagant ? Si vous êtes une entreprise SaaS en pleine croissance, une solution conviviale avec toutes les fonctionnalités essentielles pourrait avoir plus de sens.
Vous devriez également prendre en compte le volume et la complexité des dépenses, le nombre d'utilisateurs, ainsi que les intégrations prêtes à l'emploi fournies avec le logiciel.
2. Budget et retour sur investissement
Les systèmes automatisés peuvent être accompagnés d'un prix conséquent, et il y a plus à considérer que le simple coût initial. Il faut aussi prendre en compte les frais de formation, de mise en place et de maintenance.
Ces coûts entrent-ils dans votre budget actuel ? Si c'est le cas, réalisez une rapide analyse coûts-bénéfices. Par exemple, si vous êtes une petite entreprise qui ne traite qu'une poignée de notes de frais, le coût d'un système avancé pourrait largement dépasser ses avantages.
3. Adoption et formation des employés
60 % des employés rencontrent de la frustration face à de nouveaux logiciels, selon une enquête Gartner. Si vos collaborateurs sont habitués à un processus basé sur le papier, passer à une solution numérique peut sembler accablant.
Cela pose moins de problèmes si votre solution est relativement simple à utiliser. Cependant, pour les systèmes complexes, vous devrez proposer des sessions de formation approfondies, une documentation claire et un accompagnement continu afin de faciliter la transition et encourager son adoption.
4. Gestion du changement et communication
La mise en place d'un nouveau processus d'approbation des dépenses représente un changement important. Se précipiter dans l'implémentation et bouleverser radicalement la gestion des notes de frais peut perturber les opérations.
Par exemple, les employés peuvent commettre des erreurs lors de l'utilisation du logiciel, ou ce dernier peut rencontrer des difficultés d'intégration avec votre système comptable. Prévoir ces défis avant l'implémentation permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent.
Et les cartes virtuelles ?
Avez-vous vraiment besoin de notes de frais dans un monde où existent les cartes virtuelles ? Bien sûr, les cartes virtuelles sont un excellent moyen d'éviter la gestion des notes de frais, mais seulement 38 % des entreprises américaines et canadiennes utilisent des cartes virtuelles.
Même avec une carte virtuelle, il y aura des situations où vos employés devront créer une note de frais, et vous devrez les approuver.
Par exemple, un fournisseur peut ne pas accepter certains moyens de paiement ou uniquement le liquide. Il se peut qu'un employé n'ait pas accès à une carte virtuelle, ou que le paiement échoue lors de son utilisation. Globalement, elles sont très pratiques lorsqu'elles fonctionnent... mais ce n'est pas toujours le cas.
Dites adieu à la gestion manuelle des dépenses
Vous n'aimez pas gérer les reçus papier, la saisie manuelle des données ou les relevés de carte bancaire ? Utilisez un logiciel de gestion automatisée des dépenses et dites au revoir aux processus manuels. Il y a un coût initial à l'automatisation des dépenses, mais cela peut mener à des économies bien supérieures, à condition de choisir le bon outil.
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