Vous devez reconnaître les revenus de cette façon en SaaS (et voici pourquoi)
Les entreprises SaaS doivent se conformer à l’ASC 606. Cette norme comptable a établi un cadre clair et précis pour la reconnaissance du chiffre d’affaires des entreprises SaaS.
Par exemple, les entreprises SaaS perçoivent généralement les frais d’abonnement à l’avance, ce qui soulève la question suivante : Quand ces frais d’abonnement doivent-ils être comptabilisés en tant que revenus dans le compte de résultat ?
J’aborde différents concepts liés à la reconnaissance du chiffre d’affaires SaaS dans ce guide, notamment le revenu différé et la prise en compte des revenus en cas de passage à une offre supérieure, d’une rétrogradation ou d’annulations. Si vous êtes DAF d’une société SaaS ou membre de l’équipe comptable d’une entreprise SaaS, ce guide est fait pour vous.
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Le principe de reconnaissance du chiffre d’affaires dans le SaaS
La reconnaissance du chiffre d’affaires est un concept comptable qui détermine quand une entreprise peut enregistrer des ventes en tant que revenus dans son compte de résultat.
La reconnaissance correcte des revenus est essentielle, car le MRR et l’ARR, qui dépendent de la manière dont vous comptabilisez les revenus, sont des indicateurs clés en comptabilité SaaS. Les investisseurs et autres parties prenantes cherchent généralement à maximiser le MRR et l’ARR : vous ne pouvez toutefois augmenter ces indicateurs qu’en reconnaissant des revenus ; les paiements anticipés pour des services non encore rendus ne peuvent être ajoutés au MRR ou à l’ARR.
Le principe de reconnaissance des revenus trouve son origine dans la comptabilité d’engagement. Si vous utilisez la comptabilité de trésorerie, vous enregistrez les revenus dès que vous percevez un paiement ; cependant, la comptabilité d’engagement impose de constater le revenu au moment où vous fournissez le service que le client a payé (ou devra payer).
Supposons qu’aujourd’hui soit le dernier jour de la période comptable. Quelques minutes avant la fin de la journée, un client paie 500 $ pour l’abonnement annuel à votre produit pour l’année suivante. Ajoutez-vous les 500 $ à votre chiffre d’affaires de l’exercice en cours ?
Non.
La norme de reconnaissance des revenus (ASC 606) stipule qu’une entreprise ne peut reconnaître un revenu que lorsqu’il est acquis. Même si un client a payé son abonnement, vous n’avez pas encore fourni le service. Vous ne pouvez reconnaître le chiffre d’affaires qu’une fois le produit utilisé par le client.
Si vous ne respectez pas vos obligations de performance, vous devrez rembourser au client la partie non fournie, ce qui peut entraîner des problèmes de trésorerie.
Pourquoi il est essentiel de bien comptabiliser le chiffre d’affaires
Les revenus sont comptabilisés selon le cadre et les directives définis par l’ASC 606.
Le FASB (Financial Accounting Standards Board) et l’International Accounting Standards Board (IASB) ont conjointement développé l’ASC 606 (Revenue from Contracts with Customers) pour répondre aux exigences de reconnaissance des revenus selon les IFRS (Normes internationales d’information financière) et les US GAAP (Principes comptables généralement reconnus).
Établir les états financiers conformément à l’ASC 606 (ou à l’IFRS 15) est essentiel pour la conformité. Le processus en cinq étapes décrit dans l’ASC 606 permet de s’assurer que vous respectez les règles de comptabilisation du chiffre d’affaires.
Reconnaissance du chiffre d’affaires : le processus en 5 étapes
Les entreprises SaaS sont des entreprises par abonnement. Le modèle d’affaires SaaS repose sur la perception de paiements mensuels, trimestriels ou annuels à l’usage ou à l’abonnement.
Dans ce guide, je me concentre sur les modèles d’abonnement. Lorsque vous fournissez des services pendant toute la période d’abonnement, vous devrez parfois comptabiliser le chiffre d’affaires au prorata, selon la fréquence de paiement de vos clients.
L’ASC 606 expose un processus de comptabilisation du chiffre d’affaires en cinq étapes. Il s’agit d’un processus indépendant du secteur d’activité qui aide toutes les entreprises, SaaS ou autres, à déterminer le moment de la reconnaissance des revenus.
Voici les cinq étapes du processus :
Étape 1 : Identifier le contrat
Quelles conditions doivent être réunies lors de la création d’un contrat client avant de donner accès à votre SaaS ? Les revenus ne sont comptabilisés que sur la base de contrats clients valides, il est donc important d’identifier les contrats où le client a accepté les conditions générales de votre entreprise. Le contrat peut être écrit, verbal ou implicite, conformément à votre politique.
Étape 2 : Préciser les obligations
Le contrat crée des obligations de performance pour votre entreprise. Lorsque des biens ou services sont associés aux biens ou services principaux que vous proposez, ils doivent être traités séparément. Vous ne pourrez reconnaître les revenus qu’après avoir rempli vos obligations.
Étape 3 : Calculer la valeur de la transaction
La valeur de la transaction correspond au revenu d'abonnement que vous prévoyez de recevoir d’un client en proposant votre solution SaaS. Par exemple, si le prix de votre produit est de 500 $ par an, la valeur de la transaction pour tout achat d’abonnement annuel sera de 500 $.
Étape 4 : Attribuer la valeur de la transaction
Attribuer une valeur de transaction signifie définir les critères pour répartir le prix de la transaction entre les obligations de performance. Par exemple, si vous avez rempli 50 % de vos obligations, vous pouvez comptabiliser 50 % du revenu dans vos livres, qu’importe si le client a payé en avance ou paiera plus tard.
Étape 5 : Comptabilisez votre chiffre d'affaires
Le chiffre d’affaires peut être comptabilisé lorsque vous, l'entité facturante, remplissez une obligation de performance. Supposons que votre obligation consiste à donner à vos clients l'accès à votre produit pendant 12 mois (pour 500 $). Vous pouvez comptabiliser 41,67 $ à la fin de chaque mois, ou 125 $ par trimestre, dans votre logiciel comptable.
Principes de la comptabilisation du chiffre d'affaires
Avant d'aller plus loin, il est important de comprendre trois termes clés :
- Revenus différés : Les revenus différés (ou revenus non acquis) correspondent au montant que vous avez facturé mais qui n’a pas encore été comptabilisé comme chiffre d’affaires car le service n’a pas encore été rendu. Les revenus différés apparaissent en tant que passif au bilan car votre entreprise est tenue de rembourser les clients si vous ne fournissez pas le service.
- Revenus non facturés : Les revenus non facturés sont des revenus comptabilisés qui n'ont pas encore été facturés. Vous pouvez avoir des revenus non facturés dans vos comptes lorsqu’un client utilise votre SaaS, mais que les jalons de facturation dans votre contrat n’autorisent la facturation qu’à une date ultérieure (par exemple à la fin du trimestre ou de l'année). Les revenus non facturés font partie des comptes clients au bilan.
- Réservations (Bookings) : Les réservations incluent la valeur des contrats conclus avec un client pour une période donnée. Elles représentent l’engagement d’un client à vous payer en échange de votre SaaS. Les réservations sont un indicateur de la croissance future du chiffre d’affaires, ce qui aide à estimer la rentabilité future et les flux de trésorerie.
Problèmes courants liés à la comptabilisation du chiffre d’affaires SaaS
La comptabilisation du chiffre d'affaires est simple lorsqu'il s'agit d'abonnements annuels. Mais que se passe-t-il si des clients annulent leur abonnement en cours d’année, ou montent ou baissent de formule ? Comment comptabiliser le revenu si votre SaaS est vendu avec des fonctionnalités personnalisées, des frais d’assistance ou des services de conseil ?
La norme ASC 606 donne des indications sur la façon de traiter ces cas. Ci-dessous, j’ai présenté quelques-uns des cas les plus courants que vous pourriez rencontrer lors de la comptabilisation du chiffre d'affaires SaaS, avec l’exemple suivant :
Supposons que vous établissiez une facture de 6 000 $ pour XYZ Ltd. en janvier. Voici à quoi ressemblerait le calendrier de reconnaissance du chiffre d'affaires :
- Fin du T1 : 1 500 $
- Fin du T2 : 1 500 $
- Fin du T3 : 1 500 $
- Fin du T4 : 1 500 $
Comptabilisation du chiffre d'affaires en cas de montée en gamme
XYZ Ltd. passe à une formule supérieure, dont le coût est de 9 000 $ par an, à la fin du T1. À la fin du T1, vous aurez comptabilisé 1 500 $ de chiffre d'affaires.
Lorsque le client monte en gamme, vous devez émettre un avoir de 4 500 $ :
4 500 $ = 6 000 $ (montant de la facture de janvier) - 1 500 $ (chiffre d'affaires comptabilisé)
L’avoir permet d’équilibrer le compte du client. Après avoir émis une facture au prorata à la fin du T1, vos revenus différés seront de 6 750 $ :
6 750 $ = [9 000 $ de frais d’abonnement ÷ 12 mois] x 9 mois
À partir du trimestre suivant, vous comptabiliserez 750 $ chaque trimestre.
Comptabilisation du chiffre d'affaires en cas de baisse de formule
XYZ Ltd. passe à une formule inférieure coûtant 3 000 $ par an à la fin du T1. Comme vous aurez déjà comptabilisé 1 500 $ de chiffre d'affaires, vous devrez émettre un avoir de 4 500 $ pour équilibrer le compte client :
4 500 $ = 6 000 $ (montant de la facture) - 1 500 $ (chiffre d’affaires comptabilisé)
Après avoir émis une facture au prorata, vos revenus différés seront de 2 250 $ :
2 250 $ = [3 000 $ de frais d’abonnement ÷ 12 mois] x 9 mois
À partir du trimestre suivant, vous comptabiliserez 250 $ chaque trimestre.
Comptabilisation du chiffre d’affaires en cas d’annulation
La comptabilisation du chiffre d’affaires en cas d’annulation dépend des modalités de votre contrat. Voici les deux cas possibles :
- Remboursements au prorata : Si votre politique consiste à rembourser un montant au prorata, vous pouvez simplement créditer ce montant sur le compte du client. Vous devez néanmoins comptabiliser les revenus gagnés avant la date d'annulation.
- Pas de remboursements : Si vous appliquez une politique de non-remboursement, vous pouvez alors comptabiliser le revenu différé à la date d’annulation. Vous n’avez pas besoin de créditer le compte du client, car, tout simplement, il n’y a pas de remboursement.
Comptabilisation du chiffre d’affaires en cas de services groupés
Les services groupés créent des obligations de performance distinctes, vous devez donc séparer le revenu généré par ces services de celui de votre SaaS. Vous ne pouvez comptabiliser le chiffre d’affaires lié aux services groupés (tels que les services professionnels ou d’implémentation) qu’après avoir effectivement réalisé la prestation, même si le client utilise déjà votre SaaS.
Supposons que vous proposiez des services d’implémentation dans une offre groupée. Le client a payé ce service à l’avance. Cependant, vous ne pouvez constater ce revenu qu’une fois que le client utilise réellement votre service d’implémentation. Dans ce cas, c’est on ne peut plus clair : vous reconnaissez le revenu lorsque le service a été rendu.
Comptabilisation du chiffre d’affaires pour les modules complémentaires
Le chiffre d’affaires provenant des modules complémentaires est reconnu au moment de la facturation. Supposons que la société XYZ Ltd. souhaite inclure le module complémentaire de développement personnalisé, facturé 150 $, pour avril et mai.
Puisque XYZ Ltd. souhaite utiliser le module complémentaire de développement personnalisé en avril et en mai, c’est donc à ces moments-là que vous devez reconnaître le chiffre d’affaires, c’est-à-dire 150 $ pour chacun de ces deux mois.
Comptabilisation du chiffre d’affaires en cas de créances irrécouvrables
Lorsqu’un client refuse de payer après avoir utilisé votre service, ce montant non recouvrable doit être constaté en créance irrécouvrable selon les normes GAAP.
Par exemple, supposons que XYZ Ltd. ait 500 $ de chiffre d’affaires non facturé. Avant que vous n’émettiez une facture, XYZ Ltd. fait faillite et ne peut donc plus payer sa dette. Vous devrez alors inscrire ces 500 $ en attente sur son compte en créance irrécouvrable. Il s’agit d’un exemple de radiation totale.
Si XYZ Ltd. accepte de payer 250 $, vous ne devez radier que 250 $. Il s’agit alors d’une radiation partielle.
Dans tous les cas, l’incapacité d’un client à payer impacte vos réservations et, par conséquent, vos revenus futurs et votre résultat net.
Fin de l’histoire
Et voilà, c’est tout ! Grâce à l’ASC 606, la comptabilisation du chiffre d’affaires pour le SaaS et d’autres services technologiques est devenue relativement simple.
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