Les 3 règles d’or de la comptabilité et comment les utiliser
Les trois règles d'or de la comptabilité sont fondamentales pour la comptabilité en partie double.
Luca Pacioli, le père de la comptabilité, a codifié la comptabilité en partie double et les trois règles d'or dans son manuel de mathématiques intitulé Summa de arithmetica.
Ces règles constituent la base du système comptable moderne. Dans ce guide, je vous aide à comprendre les trois règles d'or de la comptabilité depuis zéro.
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Types de comptes
Les trois règles d'or de la comptabilité diffèrent selon le type de compte que vous traitez et vos politiques générales. Heureusement, il n’existe que trois catégories de comptes. Il s'agit des :
Compte nominal
Les comptes nominatifs sont des comptes temporaires dont les soldes sont transférés vers un compte permanent à la fin de la période comptable. Considérez-les comme un enclos temporaire pour votre troupeau de soldes, avant qu’ils ne migrent vers leur pâturage définitif.
Les comptes de produits et de charges sont des comptes nominatifs. D’autres exemples de comptes nominatifs incluent les comptes de loyer, d’intérêts et de salaires.
À la clôture de l’exercice, les comptes nominatifs sont soldés par le transfert de leurs soldes vers un compte du grand livre général. Le grand livre comprend alors les charges et produits, qui sont ensuite reportés dans le compte de résultat (c’est-à-dire le compte de résultat).
Compte réel
Les comptes réels restent généralement ouverts sur plusieurs exercices comptables. Ils conservent leur solde à la fin de l’exercice fiscal et apparaissent dans le bilan. Tous les éléments d’actif et de passif sont enregistrés en tant que comptes réels.
Le mobilier, les terrains et les comptes clients sont des exemples de comptes réels. Voici d'autres exemples de types d'écritures que vous pouvez retrouver dans un compte réel :
- Dépenses liées à un actif devant être immobilisées, comme le transport payé pour livrer un nouvel actif à votre entreprise.
- Amortissement des immobilisations corporelles et amortissement ou dépréciation des immobilisations incorporelles.
- Achat et vente d’actifs.
- Sommes empruntées ou remboursées.
Compte personnel
Les comptes personnels sont les comptes d’une personne physique ou d’une personne morale, c’est-à-dire une entreprise (pas un ami imaginaire). Par exemple, si votre entreprise emprunte de l’argent à la société d’un ami, vous devrez enregistrer l’entreprise de cet ami comme prêteur dans vos registres en créant un compte personnel à son nom.
Les règles d'or de la comptabilité
Maintenant que nous avons vu les types de comptes, nous pouvons nous pencher sur les trois règles d’or de la comptabilité. Il existe une règle d’or pour chaque type de compte.
Selon la comptabilité en partie double, chaque transaction commerciale affecte au moins deux comptes. Les comptes sont débités ou crédités selon la nature de la transaction et du compte, mais le montant du débit est toujours égal au montant du crédit.
Un mouvement au débit est inscrit du côté gauche du compte. Les débits augmentent les soldes des comptes d’actif et de charges et diminuent les soldes des comptes de capitaux propres, de passif ou de produits.
En revanche, un mouvement au crédit est inscrit du côté droit du compte. Les crédits augmentent les soldes des comptes de produits, des capitaux propres et de passif et diminuent les soldes des comptes d’actif et de charges.
Même si un logiciel de comptabilité peut enregistrer les écritures à votre place, il est important de les comprendre afin de saisir la logique qui sous-tend la façon dont les opérations sont enregistrées.
Avec cette base, voici les trois règles d’or de la comptabilité :
Règle pour les comptes nominatifs : débitez les charges et pertes, créditez les produits et gains
Toutes les charges et pertes sont débitées dans un compte de charges, tandis que les produits et gains sont crédités dans un compte de produits.
Voici quelques exemples :
- Débitez le compte de papeterie lorsque vous dépensez 50 $ en fournitures de bureau pour votre entreprise
- Débitez le compte d’actifs pour comptabiliser la charge d’amortissement
- Créditez le compte d’intérêts lorsque vous recevez 100 $ d’intérêts sur le dépôt bancaire de l’entreprise
- Créditez le compte des ventes lorsqu’un client souscrit à un abonnement annuel
Règle pour les comptes réels : débitez ce qui entre et créditez ce qui sort
Lorsqu’un actif entre dans votre entreprise, débitez le compte de l’actif concerné. Si un actif quitte la société, créditez le compte de l’actif.
Par exemple, supposons que votre entreprise (Société X) emprunte de l’argent auprès de l’entreprise de votre ami (Société Y).
Des liquidités entrent dans votre entreprise, vous devriez donc débiter le compte de trésorerie du montant emprunté.
Voici d’autres exemples :
- Débitez le compte de l’actif lorsque vous dépensez 5 000 $ pour un actif afin d’améliorer son efficacité
- Débitez le créancier lorsque vous remboursez l’argent emprunté auprès de lui
- Créditez le compte de l’actif lorsque vous vendez ledit actif
- Créditez le compte de ligne de crédit lorsque vous empruntez de l’argent via votre ligne de crédit
Règle pour les comptes personnels : débitez le bénéficiaire et créditez le donateur
Lors de la comptabilisation d’écritures pour un compte personnel, débitez le bénéficiaire de l’argent et créditez le donneur.
Utilisons le même exemple que précédemment.
La Société Y a prêté de l’argent à votre entreprise. Pour enregistrer cela, ouvrez un nouveau compte dans votre comptabilité pour la Société Y et créditez le compte du montant emprunté.
Le compte de la Société Y aura alors un solde créditeur et apparaîtra comme un passif sur votre bilan.
Voici d’autres exemples :
- Débitez le compte de la Société Y lorsque votre entreprise vend un actif à la Société Y et que celle-ci promet de payer l’année suivante
- Créditez le compte de la Société Y lorsque vous empruntez des fonds supplémentaires auprès de la Société Y
- (Dans le cas d’un partenariat d’affaires) Créditez votre propre compte dans la société de personnes lorsque vous prêtez un capital supplémentaire à l’entreprise
- (Dans le cas d’un partenariat d’affaires) Débitez votre compte dans la société de personnes lorsque vous retirez du capital de l’entreprise
Exemple des trois règles d’or de la comptabilité
Voyons un exemple où nous appliquons les trois règles ensemble.
Supposons que la société de votre ami (Société Y) doive 20 000 $ à votre société. Vous avez décidé d’acquérir du mobilier d’occasion auprès de la Société Y pour régler la dette. La valeur de marché actuelle du mobilier est de 19 750 $.
La Société Y propose des services de marketing. Comme vous avez besoin d’aide pour diffuser des publicités, vous avez décidé de réaliser un projet pilote de 500 $ avec la Société Y pour gérer ces publicités.
Après avoir acquis le mobilier et utilisé les services publicitaires de la Société Y, vous payez à la Société Y 250 $ en espèces (20 000 $ – 19 750 $ – 500 $).
Voici à quoi doit ressembler l’écriture comptable :
| Type de compte | Compte | Débit ($) | Crédit ($) | Règle appliquée |
|---|---|---|---|---|
| Compte réel | Mobilier | 19 750 | Débitez ce qui entre | |
| Compte de résultat | Frais de publicité | $500 | Débitez les charges et les pertes | |
| Compte réel | Trésorerie | $250 | Créditez ce qui sort | |
| Compte personnel | Société Y | $20,000 | Créditez le donneur |
Le compte mobilier, un compte réel, apparaîtra au bilan.
La charge de publicité apparaîtra dans le compte de résultat.
La trésorerie sera diminuée de 250 $ sur votre bilan.
Et, enfin, la Société Y n’apparaîtra plus comme débiteur sur votre bilan.
Avantages des règles comptables
En plus de fournir un cadre logique pour le système de la partie double, les trois règles d’or de la comptabilité offrent les avantages suivants :
- Structure universelle pour l'enregistrement des transactions financières : Toutes les entreprises dans le monde entier utilisent le système de comptabilité en partie double pour tenir leurs livres comptables ; ainsi, comprendre les règles d'or de la comptabilité aide les professionnels de la finance du monde entier à comprendre et interpréter les informations financières.
- Interprétation cohérente : La cohérence dans les processus et la logique comptables élimine toute ambiguïté. Le respect des règles d'or garantit que toute personne lisant les écritures comptables comprend clairement la transaction.
- Comparabilité : Les règles d'or de la comptabilité rendent les états financiers d'une même entreprise au fil du temps et ceux d'autres entreprises comparables.
- États financiers exacts : Le bilan doit être en équilibre et le compte de résultat doit afficher un résultat net exact. Les règles comptables permettent de passer des écritures précises, augmentant ainsi la fiabilité de vos états financiers.
Bien que tous les pays dans le monde ne suivent pas les GAAP (je pense à vous, les États-Unis), les règles d'or présentent de nombreuses similitudes dans leur effet escompté, contribuant à réduire les différences dans l'information financière à l'échelle mondiale.
Qui est tenu de respecter les règles comptables ?
Les règles comptables s’appliquent à toute entreprise qui tient une comptabilité… c’est-à-dire à toutes. Cela diffère d’autres obligations comptables, qui exigent généralement des rapports moins stricts des petites entreprises que des sociétés cotées en bourse.
Par exemple, l’IRS autorise une société ou une société de personnes ayant une moyenne de recettes brutes annuelles inférieure à 27 millions de dollars au cours des trois dernières années à utiliser la comptabilité de caisse. Selon la taille de votre entreprise, vous devrez peut-être adopter la comptabilité de caisse, la comptabilité de caisse modifiée ou la comptabilité d’exercice.
Cependant, toutes les entreprises doivent toujours enregistrer les transactions en respectant les règles comptables du système de tenue des livres en partie double.
FAQ
Comment applique-t-on les règles d'or de la comptabilité ?
Quels sont les trois types de comptes ?
Trois règles d'or simplifiées
Les trois règles d'or de la comptabilité ne sont qu’un cadre simplifié pour enregistrer fidèlement les opérations. Vous aurez peut-être besoin d’un peu de pratique pour les maîtriser, mais une fois que vous serez à l’aise avec celles-ci, vous serez prêt à apprendre des concepts comptables plus avancés.
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