Sans séparation des tâches, vous réduisez votre trésorerie en cendres : guide complet
La séparation des tâches consiste à répartir les responsabilités importantes entre deux personnes ou plus afin de prévenir les erreurs, la fraude ou les abus. Vous la retrouverez partout, des opérations militaires aux entreprises technologiques, car exiger plusieurs personnes pour réaliser des actions critiques rend les choses plus sûres et plus précises.
Pour les entreprises technologiques, cette approche est essentielle pour protéger les actifs, les données sensibles et les opérations contre les menaces internes comme externes. Voici comment fonctionne la séparation des tâches et pourquoi vous devriez vous y intéresser.
Qu’est-ce que la séparation des tâches ?
La séparation des tâches (SoD) est un contrôle interne qui garantit qu’au moins 2 personnes sont conjointement responsables d’une tâche donnée. Elle est généralement mise en œuvre en affectant 2 personnes ou plus à la gestion de différents éléments d’une tâche spécifique.
Vous voulez plus de The CFO Club ?
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de CFO et de cadres financiers modernes qui accèdent à des cadres éprouvés, des outils et des analyses pour naviguer dans la finance guidée par l’IA.
Have an account? Log In
Par exemple, un directeur financier peut décider de déléguer la comptabilité de la paie à l’employé A, tout en demandant à l’employé B de valider le traitement effectif des salaires.
L’objectif est de réduire le risque de fraude et d’erreur humaine en veillant à ce qu’aucune entité ne dispose d’un contrôle total sur un processus important. La séparation des tâches est également appelée séparation des fonctions — ces termes peuvent être utilisés indifféremment.
De manière générale, il existe 4 rôles principaux ou types d’activités qui devraient idéalement être séparés. Cela signifie qu’aucune entité ne devrait être responsable de l’ensemble de ces 4 activités et que, dans un scénario idéal, chacune devrait être gérée indépendamment. Ces catégories sont les suivantes :
Autorisation ou approbation (AUT)
La personne qui autorise une transaction, une commande ou une action interne importante, et/ou celle qui approuve ladite action.
Garde des actifs (CUS)
La personne responsable de la conservation des actifs, tels que les stocks ou un chèque physique remis par un client.
Enregistrement des transactions (REC)
La personne qui enregistre les transactions dans un système comptable ou dans un autre registre interne.
Rapprochement/contrôle/vérification (VER)
La personne qui effectue le rapprochement des relevés bancaires, des niveaux de stock physique, etc.
Les protocoles de séparation des tâches sont pertinents à l’échelle de toute l’entreprise, mais leurs applications les plus importantes concernent la gestion des risques et la comptabilité. Ces protocoles s’appliquent aussi bien aux entreprises qu’aux organisations à but non lucratif et aux agences gouvernementales.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de séparation des tâches.
Gestion des risques
Les équipes chargées de la gestion des risques peuvent séparer les tâches en :
- Faisant valider toute modification informatique majeure, mise à jour de site web, etc. par plusieurs parties prenantes
- Veillant à ce que des processus de contrôle interne (impliquant plusieurs parties prenantes) soient mis en œuvre avant la publication de tout état financier (afin de garantir la conformité aux réglementations SOX)
- Veillant à ce que les communications internes sensibles et les secrets commerciaux soient surveillés et limités aux employés disposant des habilitations appropriées
- Faisant en sorte que les personnes responsables de la sécurité informatique partagent la responsabilité de définir les contrôles d’accès fondés sur les rôles
Comptabilité
Voici quelques exemples de séparation des tâches au sein des équipes comptables :
- Confier la comptabilité de la paie et le traitement de la paie à des employés différents
- Charger un employé de tenir les registres des stocks et un autre de détenir physiquement ces stocks et de les traiter
- Demander à un employé de valider la réception des marchandises physiques et à un autre de traiter le paiement de ces marchandises
Autres fonctions
La séparation des tâches peut également s’appliquer au processus de recrutement (pour prévenir le favoritisme), au processus de licenciement ou de mise à pied (pour prévenir le sabotage ou tout autre comportement malveillant), ainsi que dans divers autres contextes liés aux ressources humaines.
Pourquoi cela en vaut la peine
Le principal inconvénient de la séparation des tâches (SoD) — et la raison pour laquelle certaines entreprises la négligent — est qu’elle a tendance à créer des goulots d’étranglement dans certains processus. Par définition, la SoD sépare des tâches qu’une seule personne pourrait théoriquement effectuer, ce qui peut entraîner ce qui pourrait être considéré comme des inefficacités.
Mais négliger les protocoles de SoD peut avoir des conséquences désastreuses.
Tout d’abord, cela ouvre la porte à la fraude aux paiements, au détournement de fonds et au vol. Si une seule personne est chargée de passer les commandes, de réceptionner les commandes, d’approuver les paiements et de rapprocher les registres, les possibilités d’activités malveillantes deviennent beaucoup trop accessibles.
La perspective d’une fraude interne peut sembler lointaine, mais il s’agit d’une menace bien réelle pour la plupart des entreprises. Un rapport publié en 2022 par l’Association of Certified Fraud Examiners a révélé qu’à l’échelle mondiale, les organisations perdent chaque année 5 % de leurs revenus à cause de la fraude — et que la fraude commise par les employés était à la fois la plus courante et la plus coûteuse.
Deuxièmement, cela augmente le risque que des erreurs humaines aient un impact sur votre entreprise. Si aucun deuxième regard n’est porté sur les processus internes importants, la probabilité de ne pas détecter les erreurs augmente considérablement.
Troisièmement, cela rend les contrôles internes moins efficaces. En autorisant les décisions et les actions unilatérales, le risque qu’une personne sème le chaos dans votre entreprise (intentionnellement ou non) augmente.
Bonnes pratiques en matière de SoD
Les bonnes pratiques en matière de séparation des tâches varient selon la taille de l’entreprise. Les petites entreprises peuvent être contraintes de sacrifier certains protocoles de SoD, simplement en raison de la taille réduite de leurs équipes.
Cela dit, il existe quelques lignes directrices générales concernant les bonnes pratiques, notamment :
Mettre en œuvre la SoD à plusieurs niveaux : Selon la taille de l’entreprise, les organisations peuvent souhaiter mettre en œuvre la SoD non seulement au niveau individuel, mais aussi au niveau des services et de l’entreprise ou de la filiale. Par exemple, les investissements réalisés par une filiale peuvent nécessiter l’approbation de la société mère, ou un service commercial peut devoir obtenir la validation du service des opérations avant l’approbation finale.
Utiliser une matrice de SoD : Une matrice de séparation des tâches est un tableau simple qui répertorie les groupes d’utilisateurs et les procédures ou rôles correspondants sur les axes X et Y. Les rôles appropriés sont marqués d’une coche, ce qui permet d’identifier facilement les tâches incompatibles. Voici ci-dessous un exemple de matrice de SoD pour une fonction de paie.
| Procédure | Groupe d’utilisateurs | Créer une fiche de paie | Modifier la rémunération | Modifier les avantages | Approuver la fiche de paie |
|---|---|---|---|---|---|
| Créer une fiche de paie | A | ✓ | |||
| Modifier la rémunération | B | ✓ | ✓ | ||
| Modifier les avantages | C | ✓ | ✓ | ||
| Approuver la fiche de paie | D | ✓ |
Identifier les scénarios de risque : Certains scénarios de risque sont évidents, tandis que d’autres nécessitent des recherches plus approfondies. Le tableau ci-dessous présente les scénarios de risque courants ainsi que le chevauchement des rôles (rappel : CUS = garde, AUT = autorisation, VER = vérification, REC = enregistrement)
Réaliser des audits continus de la SoD : La séparation des tâches n’est pas un processus ponctuel, mais plutôt une directive opérationnelle continue pour l’ensemble de votre activité. Réaliser régulièrement des audits des contrôles internes, notamment des cadres de SoD, est important pour assurer une réussite à long terme.
Enregistrer — et sanctionner — les violations de la SoD : Une violation de la SoD se produit lorsqu’une personne abuse de son rôle et de son niveau d’accès pour contourner le protocole de SoD (il s’agit généralement d’une action délibérée). Il peut s’agir d’une violation d’une politique interne de l’entreprise ou d’une exigence réglementaire externe. Dans tous les cas, il est essentiel que les violations de la SoD soient identifiées et consignées, et que la personne responsable fasse l’objet de mesures disciplinaires si nécessaire.
Fixer des seuils minimaux pour éviter les lourdeurs administratives : Il ne s’agit pas nécessairement d’une bonne pratique, mais plutôt d’une solution de contournement que certaines petites entreprises choisissent de mettre en place. Pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, certaines entreprises fixent des seuils minimaux (généralement exprimés en dollars) pour les transactions pouvant être traitées en dehors des contrôles de SoD habituels. Par exemple, un responsable peut autoriser les membres de son équipe à approuver et payer les dépenses admissibles inférieures à 500 $, sans approbation externe. Ces exceptions concernant de petites dépenses permettent aux équipes de rester davantage concentrées sur une vision d’ensemble.
Utilisez des audits internes et externes : Les audits réguliers sont importants pour toute entreprise. Bien que de nombreuses tâches puissent être effectuées en interne avec l'aide d'un logiciel de gestion des audits, faire appel à des auditeurs et consultants externes peut également être utile. Un consultant compétent peut examiner de manière détaillée et totalement impartiale le fonctionnement interne de votre structure organisationnelle, de vos flux de travail et des niveaux d'accès de vos employés afin d'identifier les vulnérabilités que votre équipe aurait pu manquer (ou pire, dissimuler).
Outils contribuant à séparer les fonctions
Les procédures de séparation des fonctions peuvent être facilitées par divers outils, notamment des logiciels et des consultants ou auditeurs externes.
Outils logiciels pour la SoD
Dans certains cas, les logiciels d'entreprise intègrent des cadres de SoD afin d'aider les équipes à créer une matrice de SoD, à identifier les conflits potentiels et même à surveiller et à enregistrer les violations.
Les logiciels de planification des ressources de l'entreprise (ERP) proposés notamment par Oracle, Sage et SAP intègrent souvent des fonctionnalités de séparation des fonctions. Les logiciels de gestion des risques d'entreprise peuvent également être utiles aux équipes. Les fonctionnalités varient selon le fournisseur du logiciel et même selon le niveau de service souscrit, mais de manière générale, ces outils peuvent aider les équipes qui s'efforcent de suivre les bonnes pratiques en matière de SoD.
Il existe également des solutions logicielles conçues spécifiquement pour la conformité à la SoD, les contrôles d'accès internes et la gestion des politiques internes de SoD.
Audits et consultants en matière de séparation des fonctions
Comme je l'ai mentionné, il peut également être judicieux de faire appel à des auditeurs. Cela peut être fait de manière indépendante ou dans le cadre d'un audit interne plus large.
De nombreux cabinets d'audit proposent des services d'audit de la SoD. Des consultants spécialisés peuvent également fournir une assistance pour la mise en œuvre initiale d'un cadre de SoD.
La SoD : une méthode éprouvée de contrôles et de contrepoids organisationnels
À l'image des différentes branches du gouvernement, la séparation des fonctions vise à créer un système de contrôles et de contrepoids. Correctement mis en œuvre, les cadres de SoD peuvent réduire les risques de fraude, d'actes malveillants, d'espionnage industriel et de simples erreurs humaines.
Vous cherchez davantage d'informations précieuses sur la finance d'entreprise pour les entreprises technologiques ? La newsletter du CFO Club fournit chaque semaine des informations précieuses de la part des dirigeants financiers à l'intention des dirigeants financiers — gratuitement. Abonnez-vous dès aujourd'hui.
