Choisir le bon logiciel de comptabilité peut être difficile. Dans l’ensemble, il s’agit d’une décision stratégique qui peut contribuer à la réussite de votre équipe.
Avec la solution idéale, vous pouvez améliorer votre ROI, garantir l’exactitude des données et rester en conformité. En revanche, si vous faites un mauvais choix, vous risquez de créer des inefficacités et des erreurs qui nuisent à la productivité et à la santé financière de votre entreprise.
Si vous recherchez un logiciel de comptabilité, mais ne savez pas vraiment par où commencer, ce guide est fait pour vous. Il s’adresse aux directeurs financiers et aux responsables financiers qui souhaitent choisir un logiciel correspondant à leurs objectifs et capable de relever leurs défis. Voici comment y parvenir.
9 éléments à rechercher lors du choix d’un logiciel de comptabilité
Lorsque vous recherchez un nouveau logiciel de comptabilité, il est important de commencer par évaluer chaque option en vous concentrant sur les facteurs clés qui correspondent aux besoins et aux objectifs de votre entreprise. Tenez compte des aspects suivants pour vous assurer de choisir l’outil adapté à votre équipe :
1. Flexibilité de l’offre
La flexibilité de l’offre vous permet d’adapter votre abonnement logiciel à mesure que votre entreprise se développe ou évolue. Cela est utile pour les entreprises de toutes tailles, mais particulièrement pour les start-up, les propriétaires de petites entreprises et les travailleurs indépendants (découvrez plus d’informations sur les avantages des logiciels de comptabilité pour les travailleurs indépendants ici).
Les meilleurs logiciels de comptabilité vous permettent de passer facilement à une offre supérieure ou inférieure sans pénalités sur votre trésorerie. N’oubliez pas non plus de demander aux fournisseurs quelles sont leurs conditions contractuelles et comment ils gèrent les changements apportés à votre abonnement.
2. Accès aux données et rapports
L’accès aux données et les rapports sont essentiels pour prendre des décisions éclairées. En tant que directeur financier, vous avez besoin d’un système comptable qui fournit des données en temps réel et des rapports personnalisables pour le reporting financier.
Vérifiez si le logiciel vous permet d’exporter les données dans différents formats. Assurez-vous également de demander s’il prend en charge les tableaux de bord et quels types de fonctionnalités de reporting sont disponibles. Cela facilitera non seulement les tâches de FP&A, mais aussi la tenue de la comptabilité courante et la gestion de projets.
3. Intégration à votre environnement technologique
L’intégration à votre environnement technologique existant garantit des opérations fluides. Votre logiciel de comptabilité doit se connecter à d’autres outils, comme un CRM, des systèmes de gestion des comptes fournisseurs et clients ou des solutions de paie. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Vérifiez toujours si le logiciel dispose d’API ou d’intégrations prêtes à l’emploi. Si vous testez le logiciel dans le cadre d’une démonstration, vérifiez comment il pourrait se connecter aux outils que vous utilisez déjà afin d’éviter des complications par la suite.
4. Intégration et assistance
L’intégration et l’assistance client peuvent déterminer la réussite ou l’échec de votre expérience avec un nouveau logiciel. Lorsqu’un fournisseur propose une bonne assistance à l’intégration, il aide votre équipe à être rapidement opérationnelle.
Recherchez des fournisseurs qui proposent des ressources de formation et une assistance réactive, et renseignez-vous sur leurs horaires et leurs canaux d’assistance via leur page de contact.
5. Autorisations fondées sur les rôles
Les autorisations fondées sur les rôles contrôlent qui peut accéder à quoi au sein de la solution logicielle. Cela est important pour maintenir la sécurité et la confidentialité, en particulier lorsqu’il s’agit de données financières et de comptes bancaires personnels.
Assurez-vous que le logiciel vous permet d’attribuer facilement des rôles et de définir des autorisations. Lorsque vous échangez avec un représentant, demandez-lui quel est le niveau de précision de ces contrôles et comment ils peuvent être modifiés pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.
6. Conformité propre au secteur
La conformité propre au secteur garantit que votre logiciel respecte les normes légales et réglementaires. Elle est essentielle pour éviter les amendes et préserver la confiance. Vérifiez si le logiciel prend en charge les normes de conformité pertinentes pour votre secteur, notamment si vous évoluez dans des secteurs davantage réglementés, comme la santé ou la finance.
7. Options de personnalisation
Les options de personnalisation vous permettent d’adapter le logiciel aux besoins de votre entreprise. Cela peut améliorer l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs. Par exemple, si vous travaillez dans le commerce de détail, vous pourriez avoir besoin d’un logiciel de comptabilité qui propose également des fonctionnalités de gestion et de suivi des stocks.
Recherchez un logiciel qui vous permet de personnaliser les champs, les flux de travail et les interfaces. N’oubliez pas que la personnalisation peut entraîner des coûts supplémentaires. Demandez toujours à l’avance quelles sont les options de personnalisation et les frais liés au nombre d’utilisateurs lors de votre première consultation avec un fournisseur.
8. Fonctionnalités d’automatisation
Les fonctionnalités d’automatisation peuvent faire gagner du temps à votre équipe en réduisant les tâches comptables manuelles. Recherchez un logiciel qui automatise les processus répétitifs comme la facturation, le suivi des dépenses ou la saisie manuelle des données. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches plus stratégiques afin d’améliorer les opérations de l’entreprise.
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9. Prise en charge de la mobilité ou de plusieurs sites
La prise en charge de la mobilité ou de plusieurs sites est importante si votre équipe travaille à distance ou sur différents sites. Assurez-vous que le logiciel dispose d’une application mobile ou d’une connexion Internet qui fonctionne correctement sur différents appareils afin de maintenir la connexion et la productivité de votre équipe.
En outre, pensez à examiner les limitations et les fonctionnalités d’accessibilité lors du test de la solution de comptabilité que vous avez choisie.
Comment choisir un logiciel de comptabilité : une méthode en 5 étapes
Choisir le bon logiciel de comptabilité pour entreprise implique davantage que la simple comparaison des fonctionnalités comptables de base : vous devez également aligner le logiciel sur les objectifs de votre entreprise et les besoins de votre équipe.
Suivez ce guide étape par étape lors du choix de votre prochain logiciel de comptabilité afin de trouver la solution idéale qui répond à tous vos besoins :
Étape 1 : Identifiez vos besoins
Vous ne pouvez pas choisir une solution sans savoir ce qu’elle doit vous permettre de faire. Qu’il s’agisse de préparer les déclarations fiscales, de gérer les informations financières ou simplement de bénéficier d’une utilisation facile, commencez par définir les besoins de votre équipe afin d’orienter votre recherche de logiciel de comptabilité :
Recueillir l’avis des parties prenantes
Impliquez rapidement les principales parties prenantes, notamment les services financier, RH et informatique ainsi que la direction, car chaque service aura des points de vue et des besoins comptables différents.
Envisagez d’organiser des réunions ou d’envoyer des questionnaires pour recueillir leurs avis, en les interrogeant sur les difficultés actuelles et les améliorations souhaitées. Vous pourrez ainsi vous assurer que le logiciel répond aux besoins spécifiques de chacun.
Énumérer et hiérarchiser les points problématiques
Ensuite, identifiez les éventuels problèmes de fonctionnalité de votre système actuel. Dressez la liste des points problématiques ou des obstacles auxquels votre équipe est confrontée, tels que la tenue des documents financiers, la conformité fiscale et le suivi du temps. Hiérarchisez-les ensuite en fonction de leur impact sur vos activités et vos finances.
Concentrez-vous d’abord sur la recherche d’une solution capable de résoudre les principaux problèmes afin d’améliorer l’efficacité et la satisfaction.
Alignement sur les politiques et les objectifs
Il est tout aussi important de veiller à ce que le logiciel soit conforme à vos politiques et objectifs internes. Tenez compte des préférences concernant les fournisseurs, des protocoles de sécurité et des exigences réglementaires. Cela implique notamment de garantir la sécurité des données et la conformité aux normes du secteur dans vos états financiers.
Différencier les fonctionnalités indispensables des fonctionnalités appréciables
Lorsque vous examinez un logiciel de comptabilité, séparez toujours les fonctionnalités comptables essentielles des fonctionnalités facultatives.
Les fonctionnalités indispensables répondent à vos principaux problèmes et besoins de conformité, tandis que les fonctionnalités appréciables apportent une valeur ajoutée sans être essentielles. Cela vous aide à vous concentrer d’abord sur les logiciels qui répondent aux besoins fondamentaux, tout en vous permettant d’éviter l’élargissement incontrôlé du périmètre.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quelles réclamations ou quels obstacles reviennent le plus souvent ?
- Quels besoins ne sont pas satisfaits aujourd’hui ?
- Quelles fonctionnalités permettraient de résoudre vos trois principaux problèmes ?
- Quel retour sur investissement attendez-vous de cet investissement ?
- Dans quelle mesure le logiciel est-il conforme à nos protocoles de sécurité ?
Étape 2 : Rechercher des fournisseurs de logiciels de comptabilité
Après avoir recueilli les avis de l’équipe, vous devrez rechercher et comparer les fournisseurs de logiciels de comptabilité afin de trouver celui qui répond le mieux à vos besoins.
Gardez à l’esprit qu’il existe plusieurs types de logiciels de comptabilité. Voici comment réduire vos choix tout en respectant votre budget :
Effectuer une analyse des fournisseurs
Commencez par une analyse générale à l’aide de sites d’avis, de classements et d’études de cas. Ces ressources fournissent des informations sur la réputation des fournisseurs et l’expérience des utilisateurs. Recherchez des tendances dans les avis afin d’identifier les éloges ou les plaintes récurrents et de présélectionner les fournisseurs qui méritent d’être étudiés plus en détail.
Comparer les outils
Comparez les outils en fonction des besoins de votre entreprise, notamment sa taille, son évolutivité et ses capacités d’intégration. Il convient également de déterminer si vous avez besoin d’une solution pour externaliser certaines activités ou si vous préférez un modèle internalisé, en particulier si vous recherchez un logiciel de comptabilité pour petites entreprises (découvrez ici les avantages des logiciels de comptabilité pour les start-ups).
À partir de là, recherchez un logiciel compatible avec votre environnement technologique existant et facile à utiliser. Cela garantit une intégration fluide et une perturbation minimale.
Identifier les principaux facteurs de différenciation
Identifiez ce qui distingue chaque fournisseur. Concentrez-vous sur des aspects tels que l’accompagnement lors de la mise en œuvre, l’expérience utilisateur et la flexibilité pour les cas d’utilisation spécifiques. Par exemple, certains fournisseurs, comme QuickBooks Online et FreshBooks, proposent un accompagnement personnalisé ou des fonctionnalités uniques. La connaissance de ces facteurs de différenciation vous aide à prendre une décision plus intuitive et éclairée.
Documenter les résultats
Documentez les résultats de vos recherches afin de faciliter la comparaison. Créez une feuille de calcul pour suivre les fonctionnalités, les tarifs, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque fournisseur. Cette approche organisée vous permet de simplifier votre processus de décision. Elle vous aide également à présenter vos résultats aux parties prenantes.
Posez-vous les questions suivantes :
- Que fait chaque outil de mieux ?
- Est-il adapté à la taille de votre équipe, à votre budget et à votre environnement technologique ?
- Quel accompagnement et quelle documentation sont disponibles ?
- Dans quelle mesure le logiciel est-il flexible pour les cas d’utilisation spécifiques ?
- Quels sont les éloges ou les plaintes les plus fréquents des utilisateurs ?
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Étape 3 : Établir une liste restreinte de logiciels de comptabilité et prendre contact
Ensuite, vous devrez réduire le nombre de fournisseurs potentiels et entamer des discussions avec des partenaires potentiels. Voici comment procéder :
Établir une liste restreinte de fournisseurs
Sélectionnez 2 à 4 fournisseurs en fonction de vos recherches précédentes. Concentrez-vous sur ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et à vos priorités. Tenez compte de facteurs tels que les fonctionnalités, les tarifs et les avis des utilisateurs dans votre processus d’évaluation. Cela vous aidera à concentrer vos efforts sur les options les plus prometteuses.
Envoyer une RFI ou une RFP
Envoyez une demande d’informations (RFI) ou une RFP concernant un logiciel de comptabilité afin de recueillir des informations détaillées. Ce processus formel vous aide à comprendre les offres et l’approche de chaque fournisseur, et est particulièrement utile pour les besoins complexes ou les grandes équipes. Utilisez-le pour clarifier toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir.
Planifier des démonstrations
Planifiez des démonstrations avec les fournisseurs de logiciels de comptabilité retenus. Posez des questions ciblées sur les intégrations, les options complémentaires, la sécurité et bien plus encore. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour voir le logiciel en action et évaluer sa facilité d’utilisation.
Veillez à préparer des questions sur des fonctionnalités ou des scénarios spécifiques concernant votre équipe. Cela vous aidera à évaluer dans quelle mesure le logiciel répond à vos besoins.
Utiliser des critères d’évaluation cohérents
Appliquez des critères d’évaluation cohérents à tous les fournisseurs. Créez une liste de contrôle ou une grille d’évaluation pour noter chaque option en fonction de facteurs clés et garantir une comparaison équitable. Gardez les priorités de votre équipe à l’esprit tout au long de ce processus.
Posez les questions suivantes :
- Pouvez-vous me présenter le témoignage d’un client réel dont la situation est comparable à la nôtre ?
- Quelles ressources d’assistance ou d’intégration proposez-vous ?
- Quelles fonctionnalités nécessitent une mise à niveau ?
- Comment votre logiciel gère-t-il la migration des données ?
- Quel est le délai habituel de mise en œuvre ?
Étape 4 : Élaborer l’argumentaire commercial
Il est maintenant temps de transformer vos recherches sur les fournisseurs en un argumentaire commercial que votre équipe dirigeante pourra comprendre et soutenir :
Résumer les difficultés rencontrées
Résumez les difficultés auxquelles votre équipe est confrontée ainsi que les résultats que vous attendez du nouveau logiciel. Mettez en évidence la manière dont le logiciel répondra à des problèmes précis et améliorera les opérations. Utilisez des puces pour énumérer les difficultés et les avantages attendus. Cela permet de démontrer clairement la valeur de l’investissement.
Présenter les estimations de coûts
Trouvez et présentez des estimations de coûts de base ainsi que les délais de mise en œuvre. Utilisez les devis des fournisseurs et vos recherches pour fournir des chiffres précis. Tenez compte à la fois des coûts initiaux et des dépenses récurrentes, et consultez les tarifs des logiciels de comptabilité pour obtenir une vue plus détaillée. Présentez ensuite ces données de manière claire, par exemple sous forme de tableau ou de graphique, afin d’en faciliter la consultation.
Présenter le ROI et les risques
Présentez le ROI, les gains d’efficacité et les risques liés à l’inaction afin de donner tout leur poids à vos arguments. Expliquez comment le logiciel permettra de gagner du temps, de rationaliser les processus, de réduire les erreurs ou d’accroître la productivité.
En outre, n’oubliez pas de mettre en évidence les avantages financiers et opérationnels, ainsi que les inconvénients potentiels liés à la non-implémentation du logiciel, tels que la persistance des inefficacités ou les risques de non-conformité.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quel problème commercial ce logiciel permettra-t-il de résoudre ?
- Quels sont les risques liés à l’inaction ?
- Quels sont les avantages financiers et opérationnels ?
- Dans quel délai pouvons-nous espérer obtenir un retour sur investissement ?
- Quels sont les coûts totaux et les délais estimés ?
Étape 5 : Mettre en œuvre votre logiciel de comptabilité et intégrer vos utilisateurs
Une fois votre approbation obtenue, vous pouvez commencer à planifier un processus d’intégration fluide. Voici quelques conseils pour vous aider à en assurer la réussite :
Communiquer le plan de déploiement
Communiquez clairement le plan de déploiement à tous les utilisateurs. Partagez les échéances, les étapes clés et les tâches de chaque membre de l’équipe par e-mail, lors de réunions ou sur les plateformes internes. Il est également important de maintenir des canaux de communication ouverts afin de veiller à ce que chacun comprenne le processus et les autres attentes.
Désigner des responsables internes
Désignez des responsables internes et des interlocuteurs pour la mise en œuvre. Ces personnes traiteront les questions et coordonneront les échanges avec le fournisseur. Choisissez des personnes qui connaissent bien le logiciel et qui peuvent résoudre les problèmes afin de faciliter la transition et de fournir une assistance aux utilisateurs.
Garantir la formation et l’adoption
Assurez-vous que votre équipe suit la formation et adopte l’outil de manière uniforme. Planifiez des sessions de formation et donnez accès à des ressources telles que des webinaires ou des guides.
Vous devez également encourager des points de suivi réguliers afin de répondre aux questions et de suivre les progrès. N’oubliez pas qu’une utilisation régulière de l’outil contribue à améliorer l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs finaux.
Créer des boucles de rétroaction
Créez des boucles de rétroaction pendant le déploiement, en incluant les ressources du fournisseur. La plupart des nouveaux logiciels nécessitent une période d’apprentissage. Encouragez les utilisateurs à faire part de leur expérience et des problèmes rencontrés, puis utilisez ces retours pour effectuer des ajustements et améliorer le processus.
Collaborez également avec le fournisseur pour résoudre les problèmes techniques ou optimiser les fonctionnalités en fonction des cas d’utilisation.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quel est le plan de gestion du changement ?
- Qui est responsable du déploiement ?
- Comment suivrez-vous les premiers résultats ?
- Quelles ressources de formation sont disponibles ?
- Comment recueillerez-vous les retours des utilisateurs ?
Et maintenant :
Si vous êtes en train d’étudier les logiciels de comptabilité, contactez gratuitement un conseiller SoftwareSelect pour obtenir des recommandations.
Vous remplissez un formulaire et échangez brièvement avec un conseiller, qui examine en détail vos besoins. Vous recevez ensuite une liste restreinte de logiciels à étudier. Il vous accompagnera même tout au long du processus d’achat, notamment lors des négociations tarifaires.
