Combien coûte l’externalisation de la comptabilité ? Et, peut-être plus important encore, combien les entreprises devraient-elles s’attendre à dépenser en comptabilité pour garantir un service de qualité ?
L’externalisation de la comptabilité peut offrir des économies substantielles par rapport aux solutions internes, même lorsque l’on compare des prestataires aux compétences similaires. Ce guide présente les coûts auxquels peuvent s’attendre les entreprises basées aux États-Unis qui souhaitent externaliser leur comptabilité, que ce soit dans leur pays ou à l’étranger.
Pourquoi devriez-vous externaliser votre comptabilité ?
La principale raison d’envisager l’externalisation des services comptables est de réduire les coûts.
Aux États-Unis, le salaire de base moyen d’un comptable interne à temps plein est de 61 969 $. En ajoutant les charges sociales, les avantages et les espaces de bureau supplémentaires, les coûts annuels par comptable peuvent facilement dépasser 80 000 $, voire beaucoup plus dans les zones où le coût de la vie est élevé.
En plus des salaires, vous pouvez également réaliser d’importantes économies sur les logiciels. Les services de tenue de livres tiers fournissent généralement leurs propres logiciels, ce qui signifie que, si votre entreprise est suffisamment petite, vous n’avez pas à investir davantage dans un logiciel de comptabilité ou une solution ERP de comptabilité.
Il ne s’agit toutefois pas uniquement de réduire les coûts. L’externalisation peut être plus efficace, puisqu’il n’est pas nécessaire de former des équipes comptables internes. Les cabinets comptables tiers de qualité proposent également une expertise spécialisée qu’il peut être difficile de trouver chez un comptable interne.
Et, contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’externalisation des fonctions comptables peut également améliorer la sécurité financière. Même si vous devrez partager des données financières avec un tiers, les comptables externes n’ont généralement pas accès aux comptes de l’entreprise ni aux sources de financement, ce qui réduit considérablement le risque de détournement de fonds et de fraude.
En bref : combien coûte l’externalisation des services comptables ?
Pour la plupart des entreprises, l’externalisation peut coûter environ 500 à plus de 5 000 $ par mois auprès de cabinets de CPA basés aux États-Unis, et potentiellement moins en cas d’externalisation à l’étranger.
Pour les grandes entreprises, les coûts peuvent augmenter en fonction du volume de chiffre d’affaires et/ou du nombre de salariés. Une estimation de référence raisonnable consiste à calculer les coûts comptables annuels prévus sur la base d’environ 0,5 % à 1,5 % du chiffre d’affaires annuel.
Facteurs influençant le coût de l’externalisation
Le coût de l’externalisation de la comptabilité varie en fonction des spécificités de votre entreprise. En règle générale, plus vos activités sont petites et simples, moins l’externalisation sera coûteuse.
Les facteurs suivants influencent le coût total du recours à un cabinet comptable externe :
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Chiffre d’affaires
Le coût des services comptables augmente généralement avec le volume de chiffre d’affaires généré par une entreprise. Un chiffre d’affaires plus élevé implique généralement davantage de travail pour les teneurs de livres et les comptables, ce qui se traduit par une tarification des services plus élevée.
Bien sûr, ce n’est pas toujours le cas. Une jeune entreprise qui ne génère pas encore de chiffre d’affaires, par exemple, doit tout de même effectuer un travail comptable important. À l’autre extrémité du spectre, les entreprises de services à chiffre d’affaires élevé peuvent avoir une comptabilité relativement simple, en particulier si elles tirent l’essentiel de leurs revenus d’une poignée de comptes clients.
Quoi qu’il en soit, le chiffre d’affaires est souvent utilisé comme indicateur simple pour évaluer la taille des activités d’une entreprise, et peut servir de point de départ pour fixer le prix des services comptables.
Effectif
Le nombre de salariés employés par une entreprise peut également influencer le coût de l’externalisation de la comptabilité. L’effectif peut servir d’indicateur de référence du volume et/ou de la complexité des activités d’une entreprise.
Les coûts unitaires liés au nombre de salariés doivent également être pris en compte. Les comptables doivent par exemple préparer des formulaires W-2 pour chaque salarié. Si la paie est également externalisée, les coûts supplémentaires par personne liés aux retenues, au traitement des chèques de paie et à la préparation des formulaires fiscaux peuvent également s’accumuler.
Services nécessaires
La « comptabilité » est un terme général. Les besoins précis d’une entreprise en matière de comptabilité et de tenue de livres influencent fortement le coût de l’externalisation des services.
Les cabinets comptables peuvent proposer les services suivants :
- Tenue de livres et préparation des états financiers
- Traitement de la paie
- Comptes clients/facturation
- Comptes fournisseurs
- Audit interne
- Gestion des audits externes
- Budgétisation et prévisions
- Analyse financière
- Et plus encore
La tenue de livres de base et la préparation des rapports financiers sont généralement incluses par défaut ; les autres services sont souvent proposés en options supplémentaires.
Lorsque vous consultez les chiffres relatifs au coût moyen de l’externalisation des services comptables, vous constatez une très grande fourchette (500 $ à plus de 5 000 $ par mois, par exemple). Cela s’explique en grande partie par la diversité des services souhaités par l’entreprise et par la pratique courante d’une tarification à la carte.
Méthode d’externalisation
Les prestataires comptables externes peuvent soit renforcer les capacités de votre personnel actuel, soit remplacer complètement les fonctions d’un service comptable interne. Le niveau de services fournis influe sur les coûts.
Par exemple, si vous avez déjà un comptable en interne, vous pouvez souhaiter faire appel à un service comptable pour le soutenir et prendre en charge des tâches supplémentaires telles que la budgétisation, les prévisions ou l’analyse financière.
À l’inverse, vous tenez peut-être vous-même les comptes et cherchez à externaliser entièrement la comptabilité afin de libérer davantage de votre temps.
Comme on peut s’y attendre, plus le niveau de service fourni est élevé, plus l’externalisation sera coûteuse.
Méthode de tarification
Les prestataires comptables peuvent structurer la tarification de leurs services de différentes manières. Les deux méthodes les plus courantes sont le tarif horaire et le forfait mensuel.
Tarif horaire
Les tarifs horaires des comptables basés aux États-Unis se situent souvent entre 100 $ et plus de 500 $ de l’heure. Pour les services comptables offshore, les coûts sont généralement inférieurs et peuvent se situer entre 20 $ et plus de 100 $ de l’heure.
Certaines entreprises peuvent proposer plusieurs niveaux de tarifs horaires. Par exemple, la tenue de livres de base peut être facturée 100 $ de l’heure (et être assurée par des collaborateurs juniors de l’entreprise), tandis que la préparation des déclarations fiscales et des rapports financiers peut être facturée 400 $ de l’heure (et être effectuée par un CPA agréé).
Avantages de la tarification horaire :
- Peut être plus économique, en particulier pour les petites entreprises
- Les coûts évoluent en fonction du volume des transactions, ce qui signifie qu’ils peuvent être moins élevés durant les mois plus calmes
- Convient bien aux entreprises saisonnières, aux entreprises en forte croissance et aux startups n’ayant pas encore généré de revenus
Inconvénients de la tarification horaire :
- Les coûts totaux sont moins prévisibles
- La facturation horaire peut encourager les prestataires à manquer d’efficacité
- Un nombre minimal d’heures facturables par mois peut être exigé
Forfait mensuel
La tarification au forfait mensuel pour les services comptables peut aller de 500 $ à plus de 5 000 $ par mois pour les petites entreprises dont le chiffre d’affaires atteint 10 millions de dollars et/ou qui comptent moins de 100 employés, puis continuer à augmenter au-delà. Pour les cabinets comptables offshore, les coûts peuvent être inférieurs, de 250 $ à plus de 3 000 $.
La tarification au forfait mensuel exige généralement un engagement plus long, habituellement d’un an ou plus. Elle peut être structurée sous la forme d’un montant mensuel fixe standard (quel que soit le volume de travail au cours d’un mois donné), ou sous la forme d’un certain nombre d’heures créditées par mois, qui peuvent être reportées si elles ne sont pas utilisées.
Par exemple, une entreprise peut facturer 3 000 $ par mois sous la forme d’un forfait fixe. Une autre peut facturer 3 000 $ par mois pour 15 heures créditées par mois. Dans ce dernier cas, les heures créditées non utilisées au cours d’un mois donné peuvent être reportées sur les mois suivants sans frais supplémentaires.
Avantages de la tarification au forfait mensuel :
- Des coûts réguliers et prévisibles sont plus faciles à intégrer au budget
- Peut représenter une réduction par rapport au tarif horaire d’une entreprise
- Peut inciter les prestataires comptables à être plus efficaces
Inconvénients de la tarification au forfait mensuel :
- Peut nécessiter un engagement plus long
- Moins adapté aux entreprises dont les besoins varient au cours de l’année (c’est-à-dire les entreprises saisonnières et les entreprises en forte croissance)
- Pourrait être moins rentable pour les petites entreprises et celles ayant des besoins comptables plus simples
Comment estimer le coût total
Les coûts de l’externalisation des services comptables varient en fonction de la complexité de votre entreprise. Par conséquent, le seul moyen d’obtenir une véritable estimation des coûts est de contacter plusieurs cabinets comptables afin d’obtenir un devis personnalisé.
Cela dit, vous pouvez estimer les coûts en prenant en compte le chiffre d’affaires de votre entreprise, vos besoins en services et votre localisation.
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Coûts annuels estimés en pourcentage du chiffre d’affaires
Vous pouvez calculer les coûts annuels prévus de l’externalisation de la comptabilité en vous basant sur un pourcentage de votre chiffre d’affaires annuel.
1 % à 1,5 % du chiffre d’affaires annuel constitue une référence de départ raisonnable pour les entreprises dont le chiffre d’affaires se situe entre $300k et environ $3m.
Par exemple, une entreprise réalisant environ $1m de chiffre d’affaires peut s’attendre à ce que ses coûts comptables annuels (et non mensuels) se situent dans une fourchette d’environ ~$10k-$15k.
Pour les petites entreprises, les dépenses peuvent souvent dépasser cette référence de 1 %-1,5 %. Un prestataire de services familial réalisant $100k de chiffre d’affaires par an aurait du mal à trouver un prestataire comptable disposé à travailler pour seulement $1-$1.5k/an.
À l’inverse, les entreprises réalisant un chiffre d’affaires élevé peuvent avoir des coûts plus faibles en pourcentage de leur chiffre d’affaires. Une entreprise générant $10m de chiffre d’affaires annuel pourrait peut-être trouver un prestataire comptable de qualité pour environ 0,5 %-1 % de son chiffre d’affaires.
Gardez à l’esprit que ces chiffres sont des estimations très approximatives et qu’ils sont également généralement fondés sur les tarifs pratiqués aux États-Unis. Pour les entreprises qui externalisent leurs services à l’étranger, les coûts sont généralement moins élevés.
Externalisation locale ou à l’étranger
La localisation du prestataire comptable auquel vous faites appel constitue une variable majeure du coût.
En règle générale, les comptables aux États-Unis facturent davantage que leurs homologues à l’étranger — en particulier si l’on considère les services proposés dans des pays où le coût de la vie est plus faible, comme l’Inde ou les Philippines.
Lorsque vous évaluez des services comptables à l’étranger, veillez à effectuer les vérifications nécessaires. Les coûts cachés et/ou les inefficacités peuvent facilement réduire les avantages financiers de l’externalisation à l’étranger. Assurez-vous également que le service emploie des comptables maîtrisant parfaitement les normes comptables et les lois fiscales américaines.
L’externalisation peut être rentable, mais choisissez avec discernement
Pour de nombreuses entreprises, le coût de l’externalisation des services comptables peut être nettement inférieur à celui d’un bon logiciel de comptabilité ou du recrutement d’un comptable en interne.
Cela dit, il est essentiel de s’associer à un prestataire de services comptables réputé. Des services bon marché ne vous seront d’aucune utilité s’ils sont inexacts ou inefficaces, et aucun chef d’entreprise ne souhaite devoir vérifier constamment l’exactitude des données fournies par ses prestataires comptables.
Pour découvrir d’autres guides sur les bonnes pratiques comptables, les outils logiciels et bien plus encore, rendez-vous dans la section consacrée à la comptabilité de The CFO Club. Pour bénéficier d’informations concrètes sur tous les sujets liés à la finance d’entreprise, abonnez-vous dès aujourd’hui à la newsletter de The CFO Club.
