Liste de contrôle en 10 étapes pour la mise en œuvre d’un logiciel de comptabilité

Choisir une méthodologie de mise en œuvre

Vous avez donc envoyé votre appel d’offres pour un logiciel de comptabilité et choisi votre prochain logiciel de comptabilité. Félicitations ! Vient maintenant l’étape critique : le mettre en place et le faire fonctionner correctement. La manière dont vous abordez cette étape peut faire la réussite ou l’échec de votre mise en œuvre. 

Examinons les méthodologies les plus populaires réellement utilisées par des entreprises comme la vôtre :

• Mise en œuvre agile : Décomposez le projet en « cycles » de courte durée, axés sur des modules ou des fonctions spécifiques. Mettez rapidement certaines parties en production, testez-les et affinez-les au fur et à mesure. Cette approche est flexible et offre des résultats rapides, mais elle nécessite une collaboration étroite.
• Mise en œuvre en cascade : L’approche linéaire classique — planifier, concevoir, développer, tester, déployer, maintenir. Elle convient parfaitement aux besoins complexes assortis d’exigences rigides, mais les changements en cours de route peuvent être coûteux et il faudra attendre plus longtemps avant d’en voir les résultats.
• Déploiement par phases : Mettez le système en œuvre par étapes, soit par fonctionnalité — grand livre général (GL), puis comptes fournisseurs (AP), puis comptes clients (AR) — soit par unité opérationnelle. Cette approche réduit les risques, permet de cibler la formation et favorise l’apprentissage en vue des phases suivantes. Elle est idéale pour les grandes organisations disposant de systèmes comptables complexes.
• Basculement global : Faites passer tous les utilisateurs au nouveau système à une date prédéterminée. Cette approche est efficace, mais intense : une planification minutieuse et une formation complète sont indispensables.
• Adoption en parallèle : Faites fonctionner l’ancien et le nouveau système côte à côte pendant une période donnée. Cette approche offre un filet de sécurité pour vérifier l’exactitude des données, mais elle mobilise beaucoup de ressources et prolonge la transition.

Quelle méthodologie vous convient le mieux ?

Tenez compte de la taille et de la complexité de votre entreprise, de votre tolérance au risque et de l’urgence de vos besoins comptables. Une jeune entreprise pourrait privilégier l’approche agile pour obtenir rapidement des résultats, tandis qu’une multinationale ayant des exigences complexes en matière de production de rapports pourrait préférer l’approche en cascade. Une entreprise de taille moyenne en pleine croissance avec des services variés ? Le déploiement par phases pourrait être la solution idéale.

N’oubliez pas que ces méthodologies ne s’excluent pas mutuellement. Vous pouvez utiliser une approche en cascade pour votre configuration principale, puis passer à l’approche agile pour ajouter de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez également commencer par un déploiement par phases selon le lieu, tout en utilisant des cycles agiles au sein de chaque phase. 

L’essentiel est de comprendre les avantages et les inconvénients de chacune afin d’élaborer une approche parfaitement adaptée à votre entreprise.

Qui participe à la mise en œuvre d’un logiciel de comptabilité ?

La mise en œuvre d’un logiciel de comptabilité est une transformation de grande ampleur qui implique différents rôles au sein de l’organisation ; il ne s’agit pas seulement d’un projet pour les équipes informatiques ou financières. Les principaux intervenants sont les suivants :

• Parrain exécutif : souvent le CFO ou le COO, il définit la vision, obtient les ressources nécessaires, résout les blocages et favorise l’adhésion des différents services.
• Chef de projet : il gère le plan de mise en œuvre, le calendrier, le budget et la coordination de l’équipe, en veillant à ce que tous les éléments s’intègrent parfaitement.
• Responsable de l’équipe comptable : il fait le lien entre les aspects techniques du logiciel et les réalités comptables, et supervise la configuration du système, la migration des données et les tests utilisateurs.

Autres intervenants clés :

• Équipe informatique : gère la configuration technique et la sécurité.
• Fournisseur/Consultant : apporte son expertise du logiciel et une assistance supplémentaire en gestion de projet.
• Utilisateurs référents : utilisateurs expérimentés de chaque service qui facilitent la formation et l’assistance.
• Ressources humaines et paie : gèrent les modules de paie et les dépenses des employés.
• Ventes et opérations : gèrent les processus allant de la commande à l’encaissement.
• Conformité juridique : veille au respect des exigences réglementaires.
• Responsable de la conduite du changement : supervise la communication et les stratégies d’adoption.

Parties prenantes à tenir informées :

• CEO : responsable de la performance globale de l’entreprise.
• Conseil d’administration/Investisseurs : s’intéressent au ROI et aux risques.
• Auditeurs externes : dépendent du système pour réaliser des audits fiables.
• Clients/Fournisseurs clés : affectés par les changements en matière de facturation ou de paiements.
• Tous les employés : concernés par l’exactitude financière et l’efficacité opérationnelle.

Chaque rôle est essentiel pour garantir la réussite du projet, en prenant en compte à la fois les aspects stratégiques et pratiques de l'intégration du logiciel dans l'entreprise.

La mise en œuvre d'un logiciel comptable est un travail d'équipe

Votre rôle, que vous dirigiez ce projet ou que vous fassiez partie de l’équipe, consiste à veiller à ce que ces intervenants soient mobilisés au bon moment. L’équipe informatique ne devrait pas prendre les décisions relatives aux politiques comptables, pas plus que le CFO ne devrait configurer les paramètres des serveurs. Mais lorsque chacun apporte son expertise de manière coordonnée, vous créez les conditions d’une mise en œuvre fluide et réussie qui transforme les opérations de votre entreprise.

Comment mettre en œuvre un logiciel comptable

Mettre en œuvre un logiciel comptable — qu'il soit généraliste, en ligne, basé dans le cloud ou d'un tout autre type — revient à construire une maison. Vous avez besoin de fondations solides, des bons outils et d'un plan clair. 

Parcourons chaque étape afin de vous assurer que vous ne vous contentez pas d'installer un logiciel, mais que vous transformez véritablement vos processus comptables.

Étape 0 : obtenir un logiciel comptable

Si vous ne disposez pas encore d’un outil, notre équipe a examiné les meilleurs logiciels comptables et déterminé que ceux-ci sont actuellement les meilleurs du marché :

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1. 1. Xero — Idéal pour les entreprises en forte croissance
2. 2. Dext — Idéal pour l'extraction des données pré-comptables
3. 3. QuickBooks Online — Idéal pour les petites entreprises
4. 4. Striven — Idéal pour la gestion d'entreprise tout-en-un
5. 5. Ramp — Idéal pour la gestion automatisée des dépenses
6. 6. Patriot Accounting — Idéal pour des méthodes comptables flexibles
7. 7. InvoiceBerry — Idéal pour la création rapide de factures
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Idéal pour les entreprises de taille moyenne
10. 10. ZipBooks — Idéal pour les associations à but non lucratif

Si vous changez d'outil comptable, la procédure à suivre est légèrement différente.

1. Lancement et planification du projet : définir vos besoins et vos objectifs

Cette étape consiste à avoir une vision parfaitement claire de ce dont vous avez besoin et de la raison. C'est le fondement de tout ce qui suit. Il est essentiel de définir ce que vous souhaitez que le logiciel apporte à votre entreprise, qu'il s'agisse d'améliorer les rapports financiers, de rationaliser les processus ou de renforcer la conformité.

• Identifiez les points problématiques de vos processus actuels. Êtes-vous submergé par les saisies manuelles ? Avez-vous des difficultés avec les rapports en temps réel ?
• Établissez la liste des fonctionnalités indispensables (comme la prise en charge de plusieurs devises) et des fonctionnalités souhaitables (comme les prévisions pilotées par l'IA).
• Fixez des objectifs mesurables. Par exemple : « Réduire la durée de la clôture mensuelle de 15 jours à 5 jours » ou « Réduire de 30 % les coûts de traitement des factures ».
• Impliquez les principales parties prenantes. Votre équipe AR peut avoir besoin de rapports d'ancienneté des créances clients, tandis que votre PDG souhaite un tableau de bord personnalisé.
• Créez une charte de projet qui présente les objectifs, le périmètre et les limites du projet.
• Mettez en place un bureau de gestion de projet (PMO) si nécessaire, afin de superviser la mise en œuvre.

2. Cartographier et optimiser vos processus

Ne vous contentez pas de reproduire vos anciens processus dans le nouveau système. Profitez de cette occasion pour les rationaliser.

• Documentez les flux de travail actuels (cartographies des processus existants).
• Identifiez les goulots d'étranglement et les redondances. Peut-être que trois personnes vérifient chaque facture alors qu'une seule suffirait.
• Concevez des flux de travail optimisés (cartographies des processus cibles). Pensez à l'automatisation, aux approbations et aux pistes d'audit.
• Validez-les avec les utilisateurs finaux. Un processus qui semble efficace sur le papier peut comporter des difficultés cachées.

Exemple : un cabinet d'avocats a cartographié son processus de facturation :

• État actuel : les avocats suivaient leur temps dans des feuilles de calcul, envoyaient des e-mails aux coordinateurs de facturation qui créaient manuellement les factures dans QuickBooks, puis les associés vérifiaient chaque facture, ce qui entraînait des retards importants.
• État cible : dans leur nouveau système, les avocats saisissent directement leur temps, des règles automatisées créent des projets de facture et seules les factures importantes ou présentant une exception doivent être vérifiées par un associé. Résultat ? Les factures sont émises 70 % plus rapidement, ce qui améliore la trésorerie.

3. Configurer le plan comptable (COA) et la structure de rapports

Il s'agit du plan directeur de votre structure financière. Faites les choses correctement et la production de rapports deviendra un jeu d'enfant.

• Commencez par votre ancien plan comptable, mais ne vous contentez pas de le copier. Profitez-en pour le simplifier.
• Assurez-vous qu'il répond aux besoins de rapports réglementaires et de rapports de gestion.
• Configurez les services, centres de coûts, projets ou autres dimensions nécessaires pour segmenter et analyser les données.
• Concevez vos états financiers et rapports clés. Travaillez à rebours pour vous assurer que votre COA les prend en charge.

Exemple : une organisation à but non lucratif, EduForAll, devait suivre les dépenses par programme, source de financement et emplacement. Son COA utilisait :

• 5 chiffres pour les comptes de nature (par ex., 50400 pour les fournitures de bureau)
• 3 chiffres pour les programmes (par ex., 101 pour le programme d'alphabétisation)
• 2 chiffres pour les bailleurs de fonds (par ex., 05 pour la Fondation Gates)
• 2 chiffres pour les emplacements (par ex., 12 pour le bureau de Nairobi)

Une dépense telle que "50400-101-05-12" signifiait "Fournitures de bureau pour le programme d'alphabétisation, financées par la Fondation Gates, à Nairobi". Cette structure permettait à EduForAll de générer rapidement des rapports pour chaque bailleur de fonds, d'optimiser les coûts des programmes et de gérer efficacement les budgets par emplacement.

4. Planifier et exécuter la migration des données

Cette étape consiste à transférer votre historique dans votre nouvel environnement sans y importer le désordre.

• Décidez ce qui doit être migré. En général, vous voudrez migrer les transactions ouvertes, les données clients et fournisseurs, ainsi qu'au moins une année de données historiques.
• Nettoyez vos données. Corrigez les doublons clients, mettez à jour les informations obsolètes des fournisseurs et rapprochez les éléments ouverts.
• Faites correspondre les anciennes données aux nouvelles structures. Votre compte "Fournitures de bureau" peut correspondre à plusieurs nouveaux comptes.
• Effectuez une migration test. Validez les totaux et vérifiez ponctuellement les détails. Recommencez jusqu'à obtenir un résultat parfait.
• Planifiez soigneusement la bascule. Vous pourriez avoir besoin d'une brève « période de gel » sans aucune transaction ; prévoyez-la.

5. Personnaliser et intégrer

Il est maintenant temps de vous approprier réellement le système et de l'intégrer à votre écosystème global.

• Personnalisez avec prudence. La configuration standard facilite les mises à niveau et l'assistance. Ne personnalisez que ce qui apporte une réelle valeur ajoutée à l'entreprise.
• Répertoriez toutes les intégrations nécessaires : CRM, commerce électronique, HRIS, services bancaires, etc.
• Choisissez entre des intégrations en temps réel (API) et des intégrations par lots. Le temps réel est idéal pour les stocks ; le traitement par lots peut suffire pour le HRIS.
• Testez soigneusement les intégrations. Un dysfonctionnement entre les systèmes peut entraîner de sérieux problèmes.

Ne personnalisez pas à outrance

Adapter le système aux besoins spécifiques de l’entreprise peut améliorer ses fonctionnalités, mais des personnalisations excessives peuvent compliquer les futures mises à jour et intégrations, entraînant des coûts de maintenance plus élevés et d’éventuels problèmes d’incompatibilité entre les systèmes.

6. Tester, former et effectuer la transition

Vous avez construit votre nouvel environnement financier. Assurez-vous maintenant qu'il est solide et que chacun sait s'y repérer.

• Testez tout. Tests unitaires (ce flux de facturation fonctionne-t-il ?), tests d'intégration (Salesforce déclenche-t-il la facturation ?) et test du cycle complet (d'une commande à l'encaissement, puis au rapport financier).
• Formez par étapes. Commencez par une équipe centrale, formez ensuite les formateurs, puis l'ensemble des utilisateurs.
• Utilisez des situations réelles dans la formation. "Voici comment vous gérerez le cycle mensuel de facturation des clients."
• Planifiez méticuleusement la mise en production. Prévoyez une cellule de crise, un processus d'escalade des problèmes et, oui, commandez de la pizza.
• Après la mise en production, désignez des utilisateurs référents dans chaque équipe afin de fournir une assistance immédiate.

7. Revue post-implémentation et stabilisation

C'est à ce stade que de nombreuses entreprises relâchent leurs efforts, pensant que le travail est terminé dès que le système est opérationnel. Pourtant, c'est maintenant que vous pouvez véritablement tirer parti de votre investissement.

Avant de sabrer le champagne, assurez-vous que votre nouveau système est véritablement stable et tient ses promesses.

• Effectuez une clôture complète de fin de mois. Comparez-la à votre ancien processus. Atteignez-vous ces objectifs de délai et de précision ?
• Examinez les KPI chaque semaine. Surveillez des indicateurs tels que le DSO, le DPO, les exceptions de rapprochement, etc. Ils vous indiqueront si les processus fonctionnent.
• Organisez des réunions quotidiennes debout pendant le premier mois. De brèves réunions permettent de détecter rapidement les problèmes.
• Documentez tous les problèmes et leurs résolutions. Cela constituera votre guide de référence pour les difficultés futures.
• Réalisez un bilan formel après le projet. Qu'est-ce qui s'est bien passé ? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Utilisez les enseignements tirés pour vos projets futurs.

8. Conformité, audits et sécurité du système

 Dans l'environnement réglementaire actuel, votre système doit être non seulement efficace, mais aussi à toute épreuve.

• Examen annuel de la conformité. SOX, RGPD, réglementations propres à votre secteur — assurez-vous d'être en règle.
• Préparez-vous aux audits tout au long de l'année. Des processus bien documentés et des pistes d'audit propres facilitent les audits.
• Contrôles de sécurité réguliers. Qui a accès à quoi ? Toutes les intégrations sont-elles sécurisées ?
• Tests de reprise après sinistre. Pouvez-vous restaurer les sauvegardes ? Quelle quantité de données pourriez-vous perdre ?

9. Formez, fidélisez et recrutez de nouveaux talents

Vos collaborateurs sont le cœur de votre système comptable. Investissez en eux.

• Sessions annuelles de remise à niveau. Présentez les nouvelles fonctionnalités et renforcez les bonnes pratiques.
• Envoyez votre équipe à des conférences utilisateurs. Elle apprendra de ses pairs et reviendra motivée.
• Formation transversale. Votre spécialiste AR pourrait avoir d'excellentes idées pour l'équipe GL.
• Lors des recrutements, privilégiez l'adaptabilité. Vous avez besoin de personnes capables d'évoluer avec votre système en constante évolution.

10. Préparez-vous à la croissance et au changement

La seule constante dans les affaires, c'est le changement. Faites de votre système comptable un facilitateur, et non un obstacle.

• Examen annuel de l'évolutivité. Votre système deviendra-t-il trop limité ou aurez-vous simplement besoin de plus de licences ?
• Surveillez le contexte économique. Expansion à l'international ? Une opération de fusion-acquisition se profile-t-elle ? Planifiez les changements du système suffisamment tôt.
• Constituez une liste de demandes de changement. Les petites améliorations peuvent attendre, mais suivez-les pour les intégrer lors de cycles périodiques de mise à jour.
• Restez stratégique. Rencontrez la direction générale chaque trimestre afin d'aligner la feuille de route du système sur les objectifs de l'entreprise.

La mise en œuvre d'un logiciel comptable n'est pas un projet ponctuel ; c'est un parcours continu d'optimisation, d'analyse et de croissance. Continuez à l'améliorer !

Combien de temps prend la mise en œuvre

Une mise en œuvre précipitée peut vous coûter bien plus cher à long terme que quelques semaines supplémentaires consacrées à bien faire les choses. Examinons les délais.

Les variables : facteurs qui influencent la durée de mise en œuvre

Avant de parler en semaines et en mois, comprenez que ces facteurs peuvent faire varier votre calendrier :

1. Taille et complexité de l'entreprise : une start-up de 10 personnes avancera plus rapidement qu'une multinationale de 1 000 employés comptant six filiales.
2. Secteur d'activité : les secteurs fortement réglementés comme la santé ou la finance nécessitent davantage de temps de configuration pour assurer la conformité.
3. Besoins de personnalisation : une solution prête à l'emploi est la plus rapide. Une personnalisation poussée ? Prévoyez davantage de temps.
4. Migration des données : simple balance de vérification ou plusieurs années de données transactionnelles ? La différence est considérable.
5. Intégrations : plus vous avez d'intégrations (CRM, commerce électronique, etc.), plus il faudra de temps.
6. Disponibilité de l'équipe : une équipe de projet dédiée avance plus vite que des collaborateurs qui jonglent avec leurs tâches quotidiennes.
7. Méthodologie de mise en œuvre : la méthode agile permet de mettre certaines parties en service plus rapidement ; la méthode en cascade peut prendre plus de temps, mais permet une mise en service complète en une seule fois.

Répartition type du calendrier

1. Planification du projet (1 à 2 semaines) : Cette phase initiale comprend la définition du périmètre du projet, la collecte des exigences et la mise en place de l’équipe chargée de l’implémentation.
2. Installation du logiciel et configuration du système (2 à 6 semaines) : Selon la complexité, cette phase comprend l’installation du logiciel, sa configuration en fonction des besoins de l’entreprise, ainsi que la définition des rôles et des autorisations des utilisateurs.
3. Migration des données (1 à 4 semaines) : La durée de cette phase dépend du volume et de la qualité des données transférées. Elle comprend le nettoyage et le mappage des données, ainsi que la migration proprement dite, suivie d’une validation pour garantir leur exactitude.
4. Tests (1 à 3 semaines) : Cette phase essentielle consiste à effectuer des tests afin de vérifier que tous les aspects du logiciel fonctionnent comme prévu et interagissent correctement avec les autres systèmes.
5. Formation et transition (2 à 4 semaines) : Il s’agit de former les utilisateurs finaux et de les accompagner dans leur transition vers le nouveau système. Cette phase est essentielle pour garantir un changement fluide et sa durée peut varier selon la familiarité des utilisateurs avec les nouvelles technologies.
6. Mise en production et assistance initiale (1 à 2 semaines) : Le système est mis en production et une structure d’assistance est mise en place pour traiter les éventuels problèmes immédiats.

Voici ce à quoi vous pouvez généralement vous attendre selon la taille de votre entreprise

• Petite entreprise (10 à 50 employés, entité unique). Configuration simple : 4 à 8 semaines
• Entreprise de taille moyenne (50 à 500 employés, éventuellement quelques entités). 3 à 6 mois
• Grande entreprise (plus de 500 employés, plusieurs entités, présence internationale) :  6 à 12 mois

Téléchargez votre liste de contrôle pour l’implémentation d’un logiciel comptable

Vous disposez des connaissances nécessaires. Maintenant, assurons-nous que vous pouvez les appliquer systématiquement. Cette liste de contrôle pour l’implémentation d’un logiciel comptable vous accompagne étape par étape tout au long de cette démarche.

Cet outil est conçu pour vous aider à suivre chaque étape importante, de la planification initiale à la mise en production, en veillant à ce qu’aucune tâche essentielle ne soit oubliée.

Et le meilleur dans tout ça ? Il est entièrement personnalisable. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des tâches pour l’adapter à votre processus spécifique.

Téléchargez la vôtre ici

Elle est gratuite, conçue par des experts et vous attend. Dois-je en dire davantage ?

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7 erreurs à éviter lors de l’implémentation d’un logiciel comptable

L’implémentation d’un logiciel comptable peut être complexe et exigeante. Voici quelques conseils pour éviter les erreurs courantes et garantir une implémentation réussie :

1. Sous-estimer l’importance du nettoyage des données

Consacrez des efforts importants au nettoyage de vos données avant la migration. Assurez-vous que tous les ensembles de données sont exempts de doublons et d’inexactitudes, et qu’ils sont entièrement à jour. 

Cette préparation réduit les complications pendant la phase de migration des données et améliore l’efficacité globale du nouveau système.

2. Négliger la formation personnalisée des utilisateurs

Ne vous contentez pas de distribuer des manuels génériques. Adaptez votre formation aux différents besoins de votre équipe. Utilisez des scénarios qui reproduisent leurs tâches quotidiennes afin que le nouveau système leur semble familier et soit plus facile à adopter.

3. Ne pas prévoir l’assistance après la mise en production

Soyez prêt à résoudre les problèmes dès leur apparition, dès la mise en production. 

Mettez en place un système d’assistance solide avec un service d’assistance, des manuels utilisateurs, une foire aux questions et une équipe de « super-utilisateurs » capables d’intervenir rapidement. Une assistance proactive réduit les temps d’arrêt et le stress.

4. Ne pas définir de délais réalistes

Établissez le calendrier de votre projet en prévoyant une marge pour les imprévus. Suivez l’avancement et apportez les ajustements nécessaires. 

Un calendrier bien planifié évite les précipitations de dernière minute et garantit que chaque partie de votre projet bénéficie de l’attention nécessaire.

5. Négliger le besoin de mises à jour et de retours réguliers

Tenez tout le monde informé grâce à des mises à jour régulières. Discutez de l'avancement, abordez les difficultés éventuelles et ajustez votre plan en fonction des retours en temps réel. Une communication ouverte permet de gérer les attentes et de maintenir l'engagement et l'adhésion de chacun.

6. Négliger la gestion du changement

Commencez à gérer le changement dès le premier jour. 

• Communiquez clairement les avantages — expliquez le « Pourquoi » avant le « Comment ». 
• Présentez les bénéfices individuels pour encourager l'adhésion. 
• Célébrez les réussites en cours de route afin de créer une dynamique et de renforcer le soutien. 

Une bonne gestion du changement peut atténuer les résistances et accélérer l'adoption.

7. Trop de cuisiniers en cuisine

Il est utile de recueillir des avis, mais trop de parties prenantes peuvent transformer la prise de décision en véritable casse-tête. Essayez de limiter le cercle. N'incluez que les personnes qui doivent être présentes — pensez aux principaux décideurs et aux compétences essentielles. Cela permet de faire avancer les choses plus facilement et d'éviter le redoutable embouteillage décisionnel.

Tirer le meilleur parti de votre logiciel de comptabilité

La mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité peut sembler intimidante, mais avec les bonnes étapes et une attention particulière aux détails, elle est tout à fait réalisable. Soyez attentif aux pièges discrets et adoptez une démarche d'amélioration continue de votre système pour en tirer le meilleur parti.

Vous cherchez d'autres conseils pratiques comme ceux-ci ? Abonnez-vous à notre newsletter gratuite et récupérez notre liste de contrôle détaillée pour que tout reste sur les rails. Faisons fonctionner votre logiciel de comptabilité de manière fluide !