Checklist di Chiusura di Fine Mese: Guida in 3 Passi (+ Download Gratuito)
Avere una checklist per la chiusura di fine mese mi ha aiutato molto più di quanto pensassi. Il processo di chiusura di fine mese assicura che tu abbia risultati finanziari tempestivi e accurati, aiuta a trovare aree di miglioramento nelle spese aziendali e mantiene tutti concentrati su ciò che è importante per l’azienda.
In questo articolo, ho illustrato dalla A alla Z il processo di chiusura e ti ho fornito la checklist di chiusura di fine mese che sto attualmente utilizzando come modello da applicare alla tua attività.
La tua checklist gratuita di chiusura di fine mese
Prima cosa: ecco la checklist, pronta da scaricare e utilizzare.
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Più avanti in questo articolo, spiegherò le mie ipotesi e le necessità specifiche della mia azienda, quindi continua a leggere se vuoi personalizzare questo modello per adattarlo perfettamente alla tua attività.
L’importanza della chiusura di fine mese
C’è un peso inaspettato dietro il processo di chiusura di fine mese. Ti permette di allontanarti dalle attività quotidiane e valutare l’impatto dell’ultimo mese sulla tua azienda, aiutandoti a:
- Gettare le basi per la pianificazione finanziaria futura
- Individuare rapidamente le discrepanze finanziarie
- Mitigare problemi operativi e legali futuri
Rivedere la situazione riduce drasticamente il rischio di errori e imprecisioni nei report finanziari.
Una chiusura di fine mese accurata costruisce una narrazione attraverso numeri, saldi e rendiconti finanziari, formando la base per decisioni strategiche aziendali. Offre inoltre l’opportunità di effettuare una revisione pianificata del tuo sistema contabile, dandoti un’ottima scusa per valutare le performance complessive.
Indipendentemente da come ti senti riguardo alla contabilità, spero che entro la fine di questo articolo comprenderai il valore di un solido processo di chiusura di fine mese.
Prepararsi alla chiusura di fine mese
Il successo nella chiusura di fine mese comincia prima della fine del periodo contabile. Serve lungimiranza, pianificazione e l’implementazione dei giusti meccanismi per garantire un processo di chiusura fluido, accurato ed efficiente.
Ecco cosa devi fare:
1. Definire obiettivi chiari
Obiettivi chiari e politiche aziendali guidano il processo di chiusura di fine mese, assicurando che ogni azione sia allineata agli obiettivi finanziari della società.
Gli obiettivi possono andare da "garantire l’accuratezza nella rendicontazione del conto economico" a "semplificare il processo di chiusura mensile".
Avere obiettivi ben definiti semplifica il processo e offre un parametro di riferimento per misurare il tuo reparto contabilità.
2. Identifica le metriche chiave
Identificare le metriche chiave da monitorare durante la chiusura di fine mese è il modo migliore per migliorare il flusso di lavoro. Queste metriche potrebbero includere:
- Accuratezza finanziaria
- Efficienza dei processi
- Tasso di conformità
- Tempo necessario per completare le procedure di chiusura
- Numero di riconciliazioni dei conti da effettuare
- Il totale medio della cassa disponibile nei tuoi conti bancari ad ogni chiusura
Le metriche chiave valutano l'efficacia e l'accuratezza del processo di chiusura di fine mese, assicurando che tu e il tuo team lo miglioriate costantemente.
3. Stabilisci una timeline
Il tempo è fondamentale per la chiusura di fine mese. Definire una timeline chiara e realistica per ogni attività è cruciale, poiché guida il processo e garantisce che venga completato puntualmente.
Ad esempio, io imposto una timeline per completare la chiusura di fine mese 10 giorni lavorativi prima della fine del mese.
Altre aziende potrebbero dover completare più (o meno!) processi, a seconda delle loro funzioni e dei conti. Ad esempio, se:
- Gestisci magazzino, probabilmente effettuerai registrazioni mensili di inventario per assicurare i valori corretti.
- Hai un processo di gestione dei pagamenti più strutturato, dovrai gestire i conti da pagare (es. paghiamo le fatture entro 30 giorni).
- Per offrire pagamento delle ferie non godute, crea una rettifica mensile del fondo ferie.
- Paga gli stipendi ogni due settimane, avrai bisogno di una rettifica aggiuntiva del fondo salari a ogni fine mese.
Esecuzione del processo di chiusura di fine mese
È il momento di agire.
Ecco la checklist di chiusura di fine mese che utilizzo; sentiti libero di scaricarla e adattarla per la tua azienda.
Chiusura dei conti
- Documenta tutte le registrazioni con carta di credito (CC) USA
- Documenta tutte le registrazioni con CC canadesi
- Documenta tutte le registrazioni con CC in valuta alternativa
- Documenta tutte le registrazioni con contanti USA
- Documenta tutte le registrazioni con contanti CAD
Registrazioni di fine mese
- Paga la rata mensile delle tasse
- Aggiorna il workbook dei beni strumentali
- Rettifica la registrazione mensile dei beni strumentali
- Aggiorna il workbook dei prepagati
- Rettifica la registrazione dei prepagati
- Aggiorna il workbook delle ratei mensili
- Rettifica la registrazione dei ratei mensili
- Rileva eventuali pagamenti di terzi non monetari relativi al mese corrente (ad es., conti da pagare, servizi acquisiti ma non fatturati, ecc.)
- Rettifica le registrazioni mensili del personale nelle categorie di costo e divisioni
- Storna il fondo premi (se applicabile)
- Immetti la rettifica mensile del fondo premi
Reportistica
- Finanzia il conto EOR
- Approva il pagamento EOR
- Aggiorna il documento Cashflow
- Riconcilia i provider di pagamento esterni, ad es. PayPal, Wise, Bill.com, ecc.
- Riconcilia il contante in USD
- Riconcilia il contante in CAD
- Riconcilia le CC in USD
- Riconcilia le CC in CAD
- Riconcilia CC in valuta alternativa
- Inserisci le informazioni finanziarie nel documento di reportistica interna (comprese le performance mensili, budget rispetto al reale e altre informazioni utili per gli stakeholder).
- Aggiorna il documento di reportistica interna (se necessario)
Comunicazioni
- Comunicare le attività necessarie da altri dipartimenti
- Inviare email con i risultati di Cash Flow agli stakeholder interessati
- Inviare email con i risultati finanziari agli stakeholder interessati
- Chiusura dei bilanci finanziari di [mese corrente]
Considerazioni sulle best practice
Ho annotato delle osservazioni sulla checklist per la chiusura di fine mese sopra.
Prima di tutto, opero all'interno di un'azienda canadese di media e tecnologia, BWZ, con attività a livello globale. Potresti voler modificare per adattare i tuoi conti alla base USA.
Raccomanderei di aggiungere alcune altre best practice a questo elenco:
- Associa le date di scadenza a ogni elemento della lista per sistematizzarla e completare la chiusura in tempo. Inizialmente, queste date possono aiutarti a ricordare l’ordine dei compiti e mantenere i progressi.
- Man mano che il tuo team cresce e i processi si fanno complessi, assegna i compiti a più membri del team. Le date di scadenza prevengono i colli di bottiglia e mantengono la coerenza nei report.
- Assegna un responsabile per ogni attività. Invece di scrivere solo il nome della persona, consiglio di costruire la tua checklist all’interno di un software di gestione dei compiti per una reattività in tempo reale.
Cos’altro includere
Probabilmente ci sono altre cose che devi includere e che io non ho segnato, come:
- Cifre di ammortamento per le immobilizzazioni,
- Riconciliazioni dei conti,
- Registrazioni contabili,
- Variazioni nell’inventario fisico,
- Consolidamento dei conti di capogruppo e controllate,
- Rettifiche per il cambio valutario,
- E qualsiasi altra procedura contabile che adotti.
Ricorda che tutto questo è per te; non esitare a essere dettagliato con le attività secondo le esigenze della tua azienda.
Commento sulle variazioni
Ciò che è incluso idealmente nella lista, ma non verbalmente, è un commento sulle variazioni.
Ogni mese, aggiungo un commento sui conti con variazioni significative MoM o differenze materiali tra budget e dati effettivi (e le ragioni). Questo viene fatto sia per il reporting di flussi di cassa che per i risultati finanziari.
Ad esempio, se hai finanziamenti VC e non sei ancora in utile, il tuo tasso di consumo di liquidità diventa un parametro critico che i tuoi investitori monitorano. Dovrai includere un'analisi del cash burn del mese corrente rispetto al budget, una previsione del cash burn e un’analisi di sensitività su questo scenario (tra le altre cose).
Documentazione dei processi
In una grande azienda, potresti volere la documentazione di ciascuno dei tuoi processi di chiusura di fine mese, come la suddivisione di fornitori e payroll.
Io calcolo ed eseguo queste cose in prima persona, ma una grande azienda può voler tenere un file di lavoro separato da conservare a registro o considerare servizi contabili offshore per compiti specializzati.
Separazione delle responsabilità
Le grandi aziende possono includere delle evidenze di chi prepara e chi revisiona i conti. Questa separazione dei compiti è piuttosto comune nelle aziende più grandi; tra un anno circa, probabilmente trasferirò i processi di chiusura mensile a un altro membro del team, assumendo il ruolo di revisore per consentire maggiori controlli e fiducia nell’assenza di errori.
Accuratezza nei report
La precisione al 100% nel reporting finanziario è ovviamente l’obiettivo; tuttavia, concentrati su ciò che è rilevante per la tua azienda.
Se la tua situazione finanziaria è solida e rilevi piccole discrepanze come un conto fuori di 30 $, non rifarai tutto il modello per trovarla. Anche se l'obiettivo è la massima precisione, concentrati sull’offrire una visione chiara ai tuoi stakeholder importanti e comunicare tempestivamente.