Saper come adeguare la maturazione delle ferie è fondamentale; sebbene i lavoratori statunitensi desiderino la possibilità di usufruire di permessi retribuiti (PTO), molti non utilizzano tutti i giorni di ferie a loro disposizione.
In un sondaggio del 2023 condotto dal Pew Research Center, il 62% dei dipendenti ha dichiarato che i PTO erano estremamente importanti, rendendoli uno dei benefit più richiesti dai dipendenti. Tuttavia, il 46% di questi dipendenti non utilizza tutti i propri PTO.
In questo articolo spiego la procedura dettagliata per adeguare la maturazione delle ferie. Spiego anche in che modo gli aumenti e i congedi sabbatici influiscono sulla retribuzione delle ferie maturate.
Contabilizzazione delle ferie maturate
I dipendenti possono utilizzare il tempo di ferie per vacanze, congedi per malattia o altri motivi, in base alla politica aziendale sulle ferie. Tuttavia, quando i dipendenti non utilizzano il proprio tempo di ferie, maturano il diritto a ricevere un pagamento per quel periodo. Ecco perché le ferie maturate compaiono nel bilancio fino a quando non vengono pagate.
Secondo l'ASC 710, i datori di lavoro devono rilevare una passività per le assenze future (il termine contabile per indicare le ferie non ancora utilizzate) se sono soddisfatte le seguenti condizioni:
- Il dipendente ha già prestato i servizi necessari per maturare la retribuzione relativa alle assenze future.
- L'obbligazione riguarda diritti acquisiti o cumulabili. I diritti acquisiti devono rimanere validi anche se un dipendente termina il rapporto di lavoro: i diritti non devono dipendere da prestazioni future. In parole semplici, il datore di lavoro non deve avere una politica del tipo “usalo o perdilo” e la retribuzione delle ferie maturate deve poter essere riportata agli anni successivi.
- Il pagamento della retribuzione deve essere probabile.
- L'importo può essere stimato ragionevolmente.
L'importo dovuto ai dipendenti per le ferie non utilizzate appare come una passività nel bilancio fino al pagamento. L'importo appare anche nel conto economico come costo nel periodo durante il quale è diventato dovuto.
Una volta effettuato il pagamento, la passività scompare dal bilancio e l'importo delle ferie maturate appare nel rendiconto finanziario come deflusso di cassa.
Naturalmente, esistono casi in cui non sarà necessario pagare le ferie maturate. Ad esempio, non dovrai rilevare la retribuzione delle ferie se hai una politica del tipo “usalo o perdilo”.
Politica “usalo o perdilo”
Una politica “usalo o perdilo” impone ai dipendenti di rinunciare al tempo di ferie non utilizzato dopo una data prestabilita.
Supponiamo che Fred, uno dei tuoi dipendenti, abbia 30 ore di ferie maturate. La tua politica “usalo o perdilo” può richiedere a Fred di utilizzare queste 30 ore entro la fine del primo trimestre dell'anno solare successivo, pena la perdita del tempo di ferie.
Ma c'è un'importante eccezione: non tutte le aziende possono adottare una politica “usalo o perdilo”.
Le leggi statali stabiliscono se è possibile sottrarre il tempo di ferie a un dipendente una volta che lo ha maturato.
Ad esempio, le aziende del Nebraska non possono modificare la propria politica sulle ferie per sottrarre il tempo di ferie ai dipendenti dopo che questi hanno prestato i servizi necessari per maturarlo. Ciò significa che le aziende del Nebraska non possono adottare una politica “usalo o perdilo”.
Quando registrare una scrittura relativa alle ferie nella contabilità per competenza
La maggior parte delle aziende registra le ferie maturate una volta per anno solare. Altri intervalli di tempo comuni per registrare le ferie non utilizzate sono una volta per esercizio fiscale o alla data di assunzione del dipendente. I pagamenti vengono registrati quando vengono effettuati.
I due tipi di scritture che dovrai registrare per ogni dipendente con ferie maturate sono:
- Scrittura per rilevare l'importo dovuto per le ferie
- Scrittura per registrare il pagamento
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Come calcolare le ferie maturate
Prima di registrare una scrittura contabile, dovrai calcolare l'importo delle ferie maturate per ogni dipendente che ha giorni di ferie non utilizzati.
Ecco la formula per calcolare le ferie maturate:
Ferie maturate = (Tempo di ferie maturato in ore x Retribuzione oraria del dipendente)
Segui questa procedura dettagliata per raccogliere le informazioni necessarie e calcolare le ferie maturate:
- Determina il tempo di ferie non utilizzato per il periodo di paga precedente sottraendo il numero di ore di ferie utilizzate dal numero totale di ore di ferie maturate per quel periodo.
- Moltiplica il numero di ore di ferie maturate per la tariffa oraria totale del dipendente.
- Aggiungi questo importo all'importo delle ferie maturate riportato dai periodi precedenti.
Strumenti software più comuni per le ferie maturate
I due strumenti software comunemente utilizzati per calcolare e registrare le ferie maturate sono le soluzioni software per la gestione delle paghe e quelle per la contabilità.
Il software per la gestione delle paghe aiuta a calcolare il tempo di ferie maturato durante uno specifico periodo contabile. In alternativa, puoi chiedere al tuo fornitore di servizi per la gestione delle paghe di condividere i dati relativi al tempo di ferie dei dipendenti per un periodo specifico.
Una volta ottenuti i dati necessari per calcolare le ferie maturate, utilizza il software di contabilità per registrare le scritture contabili. Il software di contabilità aggiornerà automaticamente il conto economico, lo stato patrimoniale e il flusso di cassa.
Le principali soluzioni software di contabilità offrono funzionalità integrate per la maturazione delle ferie. Dopo aver inserito il saldo delle ferie, il tasso di maturazione e la tariffa oraria del dipendente, il software aggiorna automaticamente i saldi delle ferie maturate.
Esempio di rettifica delle ferie maturate
Supponiamo che John Smith abbia già maturato 40 ore di ferie. Secondo la tua politica sulle ferie, John Smith riceve cinque ore di ferie al mese, per un totale di 60 ore all'anno.
Durante il periodo contabile precedente, John Smith ha utilizzato 40 ore di ferie. Alla fine del periodo contabile, John Smith avrà ancora 60 ore di ferie maturate, calcolate come segue:
[40 ore di ferie maturate + (60 ore di ferie dell'anno precedente - 40 ore di ferie utilizzate)] = 60 ore
John Smith guadagna $30 all'ora.
Ecco quale sarà l'importo delle ferie maturate da John Smith alla fine del periodo contabile:
60 ore x $30 all'ora = $1,800
Nota che $1,800 dovrebbe essere il saldo del conto delle ferie maturate di John Smith, non l'importo incrementale da utilizzare nella scrittura contabile. L'importo nella scrittura dovrebbe essere:
($1,800 - Saldo di chiusura del conto per il periodo contabile precedente)
Poiché John Smith aveva 40 ore di ferie maturate, il saldo di chiusura del periodo contabile precedente può essere calcolato come segue:
(40 ore x $30 all'ora) = $1,200
L'importo nella scrittura contabile sarebbe:
($1,800 - $1,200) = $600
Scritture contabili pertinenti
Ora che conosci i calcoli necessari per registrare le scritture contabili relative alle ferie maturate, utilizziamo gli stessi esempi per vedere quali scritture contabili effettuare.
Aggiunta di ulteriori ferie maturate
L'importo incrementale nel nostro esempio è $600. In parole semplici, John Smith ha $600 di ferie aggiuntive non utilizzate, riportate dall'anno precedente.
Ecco come sarà la scrittura contabile:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| ContoSpese per ferie | Dare$600 | Avere- | NoteRegistrazione delle ferie maturate come costo. Questa cifra compare nel conto economico. |
| ContoFerie da pagare | Dare- | Avere$600 | NoteRegistrazione della passività per ferie maturate. Questa cifra compare nello stato patrimoniale finché il dipendente non utilizza le ferie o l'importo non viene pagato. |
Ferie utilizzate dai dipendenti
Supponiamo che John Smith voglia utilizzare 50 ore di ferie all'inizio del prossimo anno fiscale. Attualmente ha 60 ore di ferie maturate.
Quando John Smith utilizza 50 ore di ferie, crei la seguente scrittura contabile per rettificare l'importo delle ferie maturate:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| ContoFerie da pagare | Dare$600 | Avere- | NoteRiduzione del saldo dei debiti. |
| ContoCassa | Dare- | Avere$600 | NoteRiduzione del saldo di cassa dell'importo delle ferie maturate pagato al dipendente. |
Come gli aumenti influenzano la retribuzione delle ferie maturate
Gli aumenti incrementano la tua passività per ferie maturate.
La retribuzione delle ferie viene calcolata utilizzando la tariffa retributiva più recente del dipendente. Quando aumenti la retribuzione di un dipendente, devi aggiungere l'importo incrementale della retribuzione delle ferie alla passività per ferie maturate.
Per esempio, supponiamo che John Smith abbia 60 ore di ferie maturate. La sua tariffa oraria aumenta da $30 a $35.
Il suo importo di ferie maturate aumenterà di $300 (60 ore x $5 all'ora) dopo l'aumento. Ecco la scrittura contabile per rettificare la maturazione delle ferie:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| ContoSpese per ferie | Dare$300 | Avere- | NoteAumento delle spese per ferie |
| ContoDebiti per ferie | Dare- | Avere$300 | NoteAumento della passività per ferie maturate |
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Le ferie sabbatiche e il loro impatto
EITF Abstract 06-02 affronta la confusione relativa alla contabilizzazione delle ferie sabbatiche. Secondo la sintesi:
- Le ferie sabbatiche non maturano quando sono finalizzate alla ricerca o al servizio pubblico che valorizza la reputazione del datore di lavoro o che altrimenti apporta benefici al datore di lavoro. Il dipendente sta essenzialmente prestando servizi per l'azienda, per i quali viene retribuito.
- Le ferie sabbatiche maturano quando si tratta di un periodo di assenza illimitato concesso come compenso per servizi prestati in precedenza.
Le ore o gli importi delle ferie maturate possono essere negativi?
Sì, le ore o gli importi delle ferie maturate per un determinato dipendente possono essere negativi.
I saldi negativi delle ferie si verificano quando i datori di lavoro pagano importi di ferie superiori a quelli maturati dai dipendenti o consentono loro di usufruire di più ferie di quelle maturate.
Il saldo delle ferie maturate diventerà alla fine positivo man mano che le ore di ferie continueranno a maturare.
Semplificare la rettifica della maturazione delle ferie
Rettificare la maturazione delle ferie è semplice una volta compreso come calcolare la maturazione incrementale e le scritture contabili. Nella maggior parte dei casi, sarà necessario effettuare solo due registrazioni: aggiungere il tempo di ferie non utilizzato e pagare i dipendenti per le ferie usufruite.
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