Come Correggere Correttamente la Maturazione delle Ferie per i Dipendenti
Sapere come regolare la maturazione delle ferie è fondamentale; anche se i lavoratori statunitensi desiderano l'opzione di ferie retribuite (PTO), molti non utilizzano tutti i loro giorni di vacanza.
In un sondaggio del 2023 condotto dal Pew Research Center, il 62% dei dipendenti ha dichiarato che la PTO è estremamente importante per loro, rendendola uno dei benefit aziendali più richiesti. Tuttavia, il 46% di questi dipendenti non usufruisce di tutte le proprie ferie retribuite.
In questo articolo, spiego il processo passo dopo passo per regolare la maturazione delle ferie. Spiegherò anche come aumenti salariali e congedi sabbatici influenzano la paga delle ferie maturate.
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Contabilità delle Ferie Maturate
I dipendenti possono usare i giorni di ferie per vacanze, malattie o altre necessità, secondo la policy aziendale. Ma quando i dipendenti non utilizzano le loro ferie, diventano idonei a ricevere un pagamento per quel tempo. Ecco perché le ferie maturate compaiono nel tuo bilancio fino a che non vengono pagate.
Secondo ASC 710, i datori di lavoro devono contabilizzare come passività le assenze future (il termine contabile per le ferie non ancora utilizzate) se sono soddisfatte le seguenti condizioni:
- Il dipendente ha già svolto le prestazioni necessarie per maturare il diritto alle assenze future.
- L'obbligo è relativo ai diritti che maturano o si consolidano. I diritti maturati devono continuare anche in caso di cessazione del rapporto di lavoro—i diritti non devono essere subordinati a un servizio futuro. In altre parole, il datore di lavoro non deve adottare una policy del tipo "usa o perdi" e la paga delle ferie maturate deve essere riportata negli anni successivi.
- Il pagamento della compensazione deve essere probabile.
- L'importo deve poter essere ragionevolmente stimato.
L'importo dovuto ai dipendenti per ferie non utilizzate compare come passività nel bilancio fino al pagamento. L'importo compare anche nel conto economico come costo per il periodo in cui è stato maturato.
Una volta pagato, la passività scompare dal bilancio e l'importo delle ferie maturate viene mostrato nel rendiconto finanziario come uscita di cassa.
Ovviamente, ci sono casi in cui non devi pagare per le ferie maturate. Ad esempio, non sarà necessario maturare ferie nel caso in cui tu abbia una policy "usa o perdi".
Policy "Usa o Perdi"
Una policy "usa o perdi" richiede ai dipendenti di perdere le ferie non utilizzate dopo una data prefissata.
Poniamo che Fred, uno dei tuoi collaboratori, abbia 30 ore di ferie maturate. La tua policy "usa o perdi" può imporre a Fred di consumare queste 30 ore entro la fine del primo trimestre dell'anno solare successivo o di perdere il diritto a queste ferie.
Ma c'è un aspetto importante: non tutte le aziende possono adottare una policy "usa o perdi".
Le leggi statali determinano se è possibile sottrarre ferie ad un dipendente dopo che queste sono state maturate.
Ad esempio, le aziende in Nebraska non possono modificare la propria policy per sottrarre ferie ai dipendenti dopo che questi hanno già svolto i servizi necessari per maturarle. Questo significa che le aziende nel Nebraska non possono adottare una policy "usa o perdi".
Quando Registrare una Scrittura di Ferie in Contabilità per Competenza
La maggior parte delle aziende registra le ferie maturate una volta all'anno solare. Altri intervalli comuni per la registrazione delle ferie non utilizzate sono una volta all'anno fiscale o alla data di assunzione del dipendente. I pagamenti vengono registrati all'atto dell'effettiva erogazione.
I due tipi di scritture che dovrai registrare per ogni dipendente con ferie maturate sono:
- Scrittura per rendere dovuto l'importo delle ferie
- Scrittura per registrare il pagamento
Come Calcolare le Ferie Maturate
Prima di effettuare una scrittura in contabilità, dovrai calcolare l'importo delle ferie maturate per ogni dipendente che abbia giorni di ferie non utilizzati.
Ecco la formula per calcolare le ferie maturate:
Ferie maturate = (Ore di ferie maturate x Retribuzione oraria del dipendente)
Segui questa procedura passo passo per raccogliere le informazioni necessarie e calcolare le ferie maturate:
- Determina il tempo di ferie non utilizzato per il periodo di paga precedente sottraendo il numero di ore di ferie utilizzate dal numero totale di ore di ferie maturate per quel periodo.
- Moltiplica il numero di ore di ferie maturate per la tariffa oraria totale del dipendente.
- Aggiungi questo importo al saldo maturato delle ferie riportato dai periodi precedenti.
Strumenti Software Più Comuni per la Gestione delle Ferie Maturate
I due strumenti software più comunemente utilizzati per calcolare e registrare le ferie maturate sono i software per libri paga e le soluzioni software contabili.
Il software per le paghe aiuta a calcolare le ferie maturate durante uno specifico periodo contabile. In alternativa, puoi richiedere al tuo fornitore di servizi paghe di condividere i dati sulle ferie dei dipendenti per un periodo specifico.
Una volta ottenuti i dati necessari per calcolare le ferie maturate, utilizza un software di contabilità per registrare le scritture contabili. Il tuo software contabile aggiornerà automaticamente il conto economico, lo stato patrimoniale e il flusso di cassa.
Le migliori soluzioni di software contabile offrono funzionalità integrate per la maturazione delle ferie. Una volta inserito il saldo ferie, il tasso di maturazione e la tariffa oraria del dipendente, il software aggiorna automaticamente i saldi delle ferie maturate.
Esempio di Rettifica delle Ferie Maturate
Supponiamo che John Smith abbia già maturato 40 ore di ferie. Secondo la vostra politica sulle ferie, John Smith riceve cinque ore di ferie al mese, per un totale di 60 ore all'anno.
Durante il precedente periodo contabile, John Smith ha utilizzato 40 ore di ferie. Alla fine del periodo contabile, John Smith avrà 60 ore di ferie maturate, calcolate così:
[40 ore di ferie maturate + (60 ore di ferie dell'anno precedente - 40 ore di ferie utilizzate)] = 60 ore
John Smith guadagna $30 l'ora.
Ecco cosa sarà il saldo delle ferie maturate di John Smith alla fine del periodo contabile:
60 ore x $30 l'ora = $1,800
Nota che $1,800 dovrebbe essere il saldo dell’account delle ferie maturate di John Smith, non l’importo incrementale da utilizzare nella scrittura contabile. L'importo in scrittura dovrebbe essere:
($1,800 - Saldo finale dell’account per il precedente periodo contabile)
Poiché John Smith aveva 40 ore di ferie maturate, il saldo finale per il precedente periodo contabile si calcola così:
(40 ore x $30 l’ora) = $1,200
L'importo della scrittura contabile sarà:
($1,800 - $1,200) = $600
Scritture Contabili Rilevanti
Ora che conosci i calcoli necessari per registrare le scritture contabili delle ferie maturate, vediamo — con gli stessi esempi — quali registrazioni effettuare.
Aggiunta di Ulteriori Ferie Maturate
L’importo incrementale nel nostro esempio è di $600. In parole povere, John Smith ha $600 di ulteriori ferie non utilizzate, riportate dall’anno precedente.
Ecco come apparirà la scrittura contabile:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| Spese Ferie | $600 | - | Registrazione delle ferie maturate come spesa. Questa voce appare nel conto economico. |
| Ferie da Pagare | - | $600 | Registrazione della passività per ferie maturate. Questa voce appare nello stato patrimoniale fino a quando il dipendente non utilizza le ferie o l’importo viene corrisposto. |
Ferie Utilizzate dai Dipendenti
Supponiamo che John Smith voglia utilizzare 50 ore di ferie all’inizio del prossimo anno fiscale. Attualmente ha 60 ore di ferie maturate.
Quando John Smith utilizza 50 ore di ferie, si registra la seguente scrittura contabile per rettificare l’importo delle ferie maturate:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| Ferie da Pagare | $600 | - | Riduzione del saldo delle passività. |
| Cassa | - | $600 | Riduzione del saldo cassa per l’importo delle ferie maturate pagate al dipendente. |
Come gli Aumenti di Stipendio Influenzano la Retribuzione delle Ferie Maturate
Gli aumenti di stipendio incrementano la passività relativa alle ferie maturate.
La retribuzione delle ferie viene calcolata utilizzando la retribuzione più recente del dipendente. Quando aumenti lo stipendio di un dipendente, devi aggiungere l’importo incrementale della retribuzione delle ferie alla passività per ferie maturate.
Ad esempio, supponiamo che John Smith abbia accumulato 60 ore di ferie. La sua tariffa oraria aumenta da $30 a $35.
L’importo delle ferie maturate aumenterà di $300 (60 ore x $5 all’ora) dopo l’aumento. Ecco la scrittura contabile per rettificare l’accantonamento ferie:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| Spese Ferie | $300 | - | Aumento del costo ferie |
| Ferie Maturate | - | $300 | Aumento della passività per ferie maturate |
I congedi sabbatici e il loro impatto
EITF Abstract 06-02 affronta la confusione riguardo la contabilizzazione dei permessi sabbatici. Secondo l’abstract:
- Il congedo sabbatico non si accantona quando è finalizzato a ricerca o servizio pubblico che migliora la reputazione del datore di lavoro o apporta altri benefici all’azienda. Il dipendente sta essenzialmente prestando un servizio all’azienda, per il quale viene compensato.
- Il congedo sabbatico si accantona quando il periodo sabbatico consiste in tempo libero non vincolato e viene concesso come compenso per i servizi prestati in precedenza.
Il saldo delle ferie maturate può essere negativo?
Sì, il saldo delle ferie maturate o l’importo in denaro per un determinato dipendente può essere negativo.
I saldi negativi si verificano quando i datori di lavoro pagano più ferie o permettono ai dipendenti di usufruire di più giorni di ferie di quanti ne abbiano maturati.
Il saldo delle ferie maturate tornerà positivo via via che continueranno ad accumularsi ore di ferie.
Rettificare l’accantonamento ferie: è facile
Rettificare l’accantonamento ferie è semplice una volta compreso come calcolare le quote incrementalmente e fare le relative scritture contabili. Nella maggior parte dei casi, sarà sufficiente effettuare due operazioni: aggiungere le ferie non utilizzate e pagare i dipendenti per le ferie usufruite.
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