Come regolare correttamente la maturazione delle ferie dei dipendenti
Sapere come regolare la maturazione delle ferie è fondamentale; anche se i lavoratori statunitensi desiderano la possibilità di avere giorni di ferie retribuite (PTO), molti non utilizzano tutti i loro giorni di vacanza.
In un sondaggio del Pew Research Center del 2023, il 62% dei dipendenti ha dichiarato che la PTO è estremamente importante per loro, rendendola uno dei benefici più ambiti dai lavoratori. Tuttavia, il 46% di questi dipendenti non utilizza tutte le proprie ferie retribuite.
In questo articolo, spiego passo dopo passo come regolare la maturazione delle ferie. Spiego anche come aumenti retributivi e periodi sabbatici influiscano sulla retribuzione delle ferie maturate.
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Contabilizzazione delle Ferie Maturate
I dipendenti possono utilizzare i giorni di ferie per vacanze, malattia o altri motivi, secondo quanto previsto dalla policy aziendale. Tuttavia, quando i dipendenti non usufruiscono delle loro ferie, hanno diritto a ricevere un pagamento per tali giorni. È per questo che le ferie maturate compaiono nel tuo bilancio finché non vengono pagate.
Secondo l'ASC 710, i datori di lavoro devono accantonare una passività per assenze future (il termine contabile per ferie ancora non utilizzate) se si verificano le seguenti condizioni:
- Il dipendente ha già svolto i servizi necessari per avere diritto alla retribuzione delle future assenze.
- L'obbligazione riguarda i diritti che maturano o si accumulano. I diritti maturati devono continuare a esistere anche in caso di cessazione del dipendente—i diritti non devono essere subordinati alla prestazione di lavoro futura. In parole semplici, il datore di lavoro non deve avere una policy "usa o perdi" e le ferie maturate devono poter essere riportate agli anni successivi.
- Il pagamento della retribuzione deve essere probabile.
- L'importo deve poter essere ragionevolmente stimato.
L'importo dovuto ai dipendenti per ferie non utilizzate compare come passività nel bilancio fino al pagamento. L'importo appare anche nel conto economico come costo nell'esercizio in cui è sorto il diritto.
Una volta pagata, la passività scompare dal bilancio e l'importo delle ferie maturate viene riportato nel rendiconto finanziario come uscita di cassa.
Ovviamente, ci sono casi in cui non sarà necessario pagare le ferie maturate. Ad esempio, non dovrai accantonare ferie se hai una policy "usa o perdi".
Policy "Usa o Perdi"
Una policy "usa o perdi" richiede ai dipendenti di perdere i giorni di ferie non utilizzati dopo una data prestabilita.
Supponiamo che Fred, uno dei tuoi dipendenti, abbia 30 ore di ferie maturate. La tua policy "usa o perdi" può richiedere a Fred di utilizzare queste 30 ore entro la fine del primo trimestre dell'anno solare successivo o perderle.
Ma c'è un problema: non tutte le aziende possono avere una policy "usa o perdi".
Le leggi statali determinano se puoi sottrarre giorni di ferie a un dipendente una volta che questi li ha maturati.
Ad esempio, le aziende in Nebraska non possono modificare la propria policy per sottrarre giorni di ferie ai dipendenti dopo che questi hanno maturato il diritto alle ferie. Ciò significa che le aziende del Nebraska non possono adottare una policy "usa o perdi".
Quando Registrare un Movimento sulle Ferie nella Contabilità per Competenza
La maggior parte delle aziende registra le ferie maturate una volta all'anno (anno solare). Altri intervalli comuni per la rilevazione delle ferie non utilizzate sono una volta all'anno fiscale o alla data di assunzione del dipendente. I pagamenti vengono registrati al momento dell'erogazione.
I due tipi di scritture da eseguire per ogni dipendente con ferie maturate sono:
- Scrittura per rilevare l'importo delle ferie dovute
- Scrittura per registrare il pagamento
Come Calcolare le Ferie Maturate
Prima di effettuare una scrittura contabile, occorre calcolare l'importo delle ferie maturate per ogni dipendente che abbia giorni di ferie non utilizzati.
Ecco la formula per calcolare le ferie maturate:
Ferie maturate = (ore di ferie maturate x tariffa oraria del dipendente)
Segui questo processo passo-passo per raccogliere le informazioni necessarie e calcolare le ferie maturate:
- Determina il tempo di ferie non utilizzato per il periodo di paga precedente sottraendo il numero di ore di ferie utilizzate dal totale di ore di ferie maturate per quel periodo.
- Moltiplica il numero di ore di ferie maturate per il tasso orario totale del dipendente.
- Aggiungi questo importo all’ammontare delle ferie maturate riportate dai periodi precedenti.
Strumenti software più comuni per il calcolo delle ferie maturate
I due strumenti software utilizzati più frequentemente per calcolare e registrare le ferie maturate sono le soluzioni di software per le paghe e la contabilità.
Il software paghe aiuta a calcolare il tempo di ferie maturato durante un determinato periodo contabile. In alternativa, puoi richiedere al tuo fornitore di servizi paghe di condividere i dati delle ferie dei dipendenti per uno specifico periodo.
Una volta che disponi dei dati necessari per calcolare le ferie maturate, usa un software di contabilità per registrare le scritture contabili. Il tuo software contabile aggiornerà automaticamente il conto economico, lo stato patrimoniale e il flusso di cassa.
Le migliori soluzioni di software contabile offrono funzionalità integrate per la maturazione delle ferie. Una volta inserito il saldo delle ferie, il tasso di maturazione e la tariffa oraria del dipendente, il software aggiorna automaticamente il saldo delle ferie maturate.
Esempio di rettifica delle ferie maturate
Supponiamo che John Smith abbia già maturato 40 ore di ferie. In base alla vostra policy sulle ferie, John Smith riceve cinque ore di ferie al mese, per un totale di 60 ore all’anno.
Durante il periodo contabile precedente, John Smith ha utilizzato 40 ore di ferie. Alla fine del periodo contabile, John Smith avrà 60 ore di ferie maturate rimaste, calcolate così:
[40 ore di ferie maturate + (60 ore di ferie per l’anno precedente - 40 ore di ferie utilizzate)] = 60 ore
John Smith guadagna $30 l’ora.
Ecco quale sarà la maturazione ferie di John Smith alla fine del periodo contabile:
60 ore x $30 l’ora = $1,800
Nota che $1,800 dovrebbe essere il saldo del conto ferie maturate di John Smith, non l’importo incrementale da utilizzare nella scrittura contabile. L’importo di quest’ultima dovrebbe essere:
($1,800 - Saldo finale del conto per il periodo contabile precedente)
Poiché John Smith aveva 40 ore di ferie maturate, il saldo finale del periodo contabile precedente si può calcolare così:
(40 ore x $30 l’ora) = $1,200
L’importo da inserire nella scrittura contabile sarà:
($1,800 - $1,200) = $600
Scritture contabili rilevanti
Ora che conosci i calcoli necessari per registrare le scritture contabili delle ferie maturate, utilizziamo gli stessi esempi per vedere quali scritture effettuare.
Aggiunta di nuova maturazione ferie
L'importo incrementale nel nostro esempio è $600. In poche parole, John Smith ha $600 di ferie non utilizzate in più, riportate dall’anno precedente.
Ecco come sarà la scrittura contabile:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| Ferie maturate (Vacation Expense) | $600 | - | Registrazione delle ferie maturate come costo. Questa cifra appare nel conto economico. |
| Ferie da pagare (Vacation Payable) | - | $600 | Registrazione della passività per ferie maturate. Questa cifra appare nello stato patrimoniale finché il dipendente non utilizza le ferie o l’importo viene pagato. |
Ferie utilizzate dai dipendenti
Supponiamo che John Smith voglia utilizzare 50 ore di ferie all’inizio del prossimo anno fiscale. Attualmente ha 60 ore di ferie maturate.
Quando John Smith utilizza 50 ore di ferie, si crea la seguente scrittura contabile per adeguare l’ammontare delle ferie maturate:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| Ferie da pagare (Vacation Payable) | $600 | - | Riduzione del saldo delle passività. |
| Cassa | - | $600 | Riduzione della liquidità per l’importo delle ferie maturate pagate al dipendente. |
Come gli aumenti di stipendio influenzano le ferie maturate
Gli aumenti di stipendio incrementano la tua passività per ferie maturate.
Le ferie vengono calcolate utilizzando il tasso di retribuzione più recente del dipendente. Quando si aumenta lo stipendio a un dipendente, occorre aggiungere l’importo incrementale delle ferie alla passività per ferie maturate.
Ad esempio, supponiamo che John Smith abbia accumulato 60 ore di ferie. La sua tariffa oraria aumenta da $30 a $35.
L’importo delle sue ferie maturate aumenterà di $300 (60 ore x $5 all’ora) dopo l’aumento. Ecco la scrittura contabile per rettificare l'accantonamento ferie:
| Conto | Dare | Avere | Note |
|---|---|---|---|
| Spese ferie | $300 | - | Incremento della spesa per ferie |
| Debiti per ferie | - | $300 | Incremento della passività ferie maturate |
I congedi sabbatici e il loro impatto
L’EITF Abstract 06-02 affronta la confusione relativa alla contabilizzazione dei congedi sabbatici. Secondo l’abstract:
- Il congedo sabbatico non viene accantonato quando è destinato a ricerche o servizi pubblici che migliorano la reputazione del datore di lavoro o comunque lo avvantaggiano. Il dipendente sta in sostanza svolgendo servizi per l'azienda, per cui viene retribuito.
- Il congedo sabbatico è accantonato quando il sabbatico è tempo libero illimitato e viene concesso come compenso per servizi già resi in precedenza.
Il tempo o l’importo ferie maturate possono essere negativi?
Sì, il tempo o l’importo ferie maturate per un determinato dipendente possono essere negativi.
Saldi negativi si verificano quando i datori di lavoro pagano più ferie o consentono ai dipendenti di godere di più tempo di ferie rispetto a quello accumulato.
Il saldo ferie maturate diventerà poi positivo man mano che le ore di ferie continuano ad accumularsi.
Rendere semplice la rettifica delle ferie maturate
Rettificare le ferie maturate è semplice una volta che si comprende come calcolare l’accantonamento incrementale e le scritture contabili. Nella maggior parte dei casi, dovrai effettuare solo due scritture: aggiungere le ferie non utilizzate e liquidare le ferie usufruite dai dipendenti.
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