Sistemi ERP: vantaggi, sfide e strumenti principali

• Contabilità
• Gestione dell’inventario e approvvigionamento
• Gestione del capitale umano/HR
• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
• Vendite e marketing
• Gestione finanziaria e previsioni
• E molto altro

Un sistema ERP — venduto sia come soluzione installata localmente sia come prodotto SaaS basato sul cloud — può aiutare a sincronizzare i processi aziendali, ridurre i silos informativi e contribuire a contenere i costi. 

Principali vantaggi dei sistemi ERP

Le caratteristiche specifiche di una soluzione ERP possono variare in base al tipo di azienda e alla complessità delle sue attività operative.

Ad esempio, in settori specializzati come l’agricoltura, l’implementazione di sistemi ERP per l’agricoltura può affrontare sfide specifiche del settore, come la gestione delle colture, il monitoraggio del bestiame e la pianificazione della domanda stagionale.

Detto questo, di seguito sono elencati i principali vantaggi delle soluzioni ERP per la maggior parte delle aziende. 

Maggiore efficienza e produttività

I sistemi ERP possono migliorare la produttività centralizzando le operazioni, fornendo una visione delle prestazioni aziendali complessive e automatizzando molti processi precedentemente manuali.

I dati in questo caso sono piuttosto solidi: l’implementazione di un ERP ha portato a un miglioramento dei processi aziendali per ben il 95% delle aziende, mentre il 49% delle imprese ha segnalato miglioramenti in TUTTI i processi aziendali.

Per capire il motivo, considera solo alcune delle — perdona il gergo aziendale — sinergie generate dai sistemi ERP:

• Sincronizzando i sistemi di contabilità e gestione dell’inventario, i team riducono le procedure manuali di contabilità e approvvigionamento e prendono decisioni di approvvigionamento più consapevoli in tempo reale. Ad esempio, dopo aver implementato una soluzione ERP basata sul cloud, il rivenditore di e-commerce Fulton & Roark è riuscito a eliminare la necessità di contabili esterni e ad aumentare le vendite del 50% su base annua senza ampliare il personale.
• Automatizzando i processi manuali, i team possono liberare tempo da dedicare ad attività a maggior valore e/o a progetti di gruppo. Ad esempio, creando un’automazione degli ordini di acquisto nel tuo sistema ERP, potresti fare in modo che ogni ordine di acquisto venga inviato automaticamente agli stakeholder interessati per l’approvazione, quindi inoltrato automaticamente ai fornitori per l’elaborazione — e sincronizzato in tempo reale con il tuo sistema di contabilità.  
• Creando un’unica fonte di verità a livello aziendale, i team possono ridurre gli scambi manuali, le comunicazioni interne e le attività duplicate — evitando errori potenzialmente costosi.

Nel corso della storia dei sistemi ERP, questi si sono sviluppati fino a diventare una stazione di comando centralizzata per l’intera azienda. Grazie a essi, i team possono collegare sistemi generalmente distinti per ottenere maggiore efficienza e produttività. 

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Analisi e reportistica dei dati avanzate

Avere un sistema di dati centralizzato è uno dei tre principali vantaggi degli ERP segnalati dalle aziende (insieme a una maggiore collaborazione e alla riduzione dei tempi dei processi). 

Le soluzioni ERP centralizzano i processi chiave che spesso sono isolati in diversi reparti, flussi di lavoro e persino sedi geografiche. Questo offre ai manager una visione dall'alto più completa di tutti i dati aziendali, insieme a potenti funzionalità di apprendimento automatico per ottimizzare l'analisi dei dati. 

Alcuni esempi di come i sistemi ERP possono migliorare l'analisi e il processo decisionale: 

• Combinando i sistemi per CRM, vendite e marketing e gestione dell'inventario, i team possono identificare meglio le opportunità di vendita aggiuntiva e/o gli articoli in eccesso che potrebbero essere scontati per clienti mirati. 
• Analizzando i dati in tempo reale provenienti dai reparti vendite, gestione dell'inventario e produzione, i produttori possono ottimizzare meglio i livelli delle scorte, l'approvvigionamento delle materie prime e i programmi di produzione per adeguarsi ai cambiamenti nella domanda. 
• Centralizzando i dati finanziari dell'intera azienda, è possibile prendere decisioni informate dai dati in tempo reale su tutto, dalla pianificazione della forza lavoro alla strategia di impiego del capitale. Con tutte queste informazioni archiviate in un sistema unificato, non è necessario passare da una piattaforma all'altra o combinare manualmente i fogli di calcolo.
• Includendo autorizzazioni basate sui ruoli, registri di controllo e funzionalità di crittografia, gli ERP aiutano a mantenere i dati protetti e conformi alle normative, anche quando l'azienda cresce. Questo consente di controllare chi può vedere cosa, riducendo il rischio di violazioni dei dati o accessi non autorizzati.

Un sistema ERP implementato correttamente è come un manager sovrumano che ha accesso alla maggior parte o alla totalità dei dati aziendali, un cervello alimentato dall'intelligenza artificiale che non ha bisogno di mangiare, dormire o andare in vacanza. In combinazione con una gestione (umana) efficace, le soluzioni ERP possono favorire un processo decisionale migliore e informato dai dati. 

Migliore gestione finanziaria

I sistemi ERP possono consentire una migliore gestione finanziaria e ottimizzazioni volte alla riduzione dei costi. Sebbene possano essere costosi, gli ERP generano in genere un ROI positivo: in media, le aziende intervistate hanno registrato un ROI positivo entro 2.5 anni dall'implementazione dell'ERP. 

Alcuni esempi di come un ERP può migliorare l'efficienza della gestione finanziaria:

• Automatizzando i processi manuali, dalla gestione delle spese all'elaborazione delle buste paga, le aziende possono eliminare gli errori umani riducendo al contempo i flussi di lavoro manuali. Questo può ridurre direttamente i costi diminuendo la dipendenza da commercialisti o consulenti esterni e prevenire errori costosi. 
• Sincronizzando i dati provenienti da più sedi aziendali, le aziende possono gestire in modo più efficiente le buste paga, la gestione dei fogli presenze e la pianificazione della forza lavoro. Ad esempio, quando N&N Moving Supplies è passata da 1 a 3 sedi e ha quadruplicato la propria forza lavoro, l'implementazione di una soluzione ERP ha consentito all'azienda di ridurre dell'84% il tempo di elaborazione delle buste paga, migliorare l'accuratezza dei fogli presenze e del calcolo delle ore di ferie maturate e monitorare le tendenze dei costi del lavoro specifiche per ciascuna sede. 
• Visualizzando in tempo reale i dati finanziari dell'intera azienda, i manager possono ottenere informazioni più tempestive sulla salute finanziaria dell'azienda. Aggiungendo previsioni basate su AI/ML, le pratiche FP&A diventano sia più efficienti sia più accurate. 

Un sistema ERP è come un genio della finanza costantemente aggiornato — non solo con i dati della propria azienda, ma anche con gli standard globali per la conformità normativa e contabile. 

Scalabilità

Man mano che l'azienda cresce, aumentano anche le sue esigenze operative. I sistemi ERP sono progettati per gestire volumi crescenti di dati, utenti e transazioni. Supportano inoltre l'aggiunta di nuove funzionalità o moduli, come l'analisi avanzata o la gestione della catena di approvvigionamento, con l'evolversi delle esigenze.

Ecco alcuni esempi di come gli ERP possono aiutare la tua azienda a crescere:

• Grazie alla gestione multi-entità, i sistemi ERP consentono alle aziende di aggiungere facilmente nuove sedi, filiali o unità aziendali. Questa soluzione è ideale per le aziende che si espandono attraverso acquisizioni o crescita globale.
• Grazie al supporto per un accesso flessibile basato su utenti e ruoli, i sistemi ERP facilitano l'inserimento di nuovi dipendenti e dipartimenti senza compromettere la sicurezza o il controllo. Di conseguenza, puoi garantire che il tuo team in crescita lavori in modo efficiente senza compromettere l'integrità dei dati. Questo è particolarmente vantaggioso se operi in settori altamente regolamentati, come quello sanitario o aerospaziale.
• Grazie alla scalabilità delle operazioni di inventario e della catena di approvvigionamento, le piattaforme ERP aiutano le aziende a gestire un volume maggiore di ordini, i rapporti con i fornitori e la gestione dei magazzini. Questo aiuta a prevenire i colli di bottiglia e consente alle operazioni di stare al passo con la domanda crescente, un vantaggio particolarmente importante nei settori del petrolio e del gas o delle costruzioni.

Un sistema ERP è come un partner per la crescita che non necessita di una revisione completa ogni volta che la tua azienda fa un salto di livello: cresce semplicemente insieme a te. Che tu stia entrando in nuovi mercati, aggiungendo linee di prodotti o acquisendo aziende, puoi aggiungere nuove funzionalità man mano che procedi, invece di stipare ogni caratteristica già dal primo giorno.

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Comprendere gli svantaggi dei sistemi ERP

Non è tutto rose e fiori. Gli ERP presentano alcuni svantaggi significativi, tra cui il costo relativamente elevato di molte soluzioni. Di seguito sono elencati i principali svantaggi degli ERP.

Costi elevati

I sistemi ERP possono essere costosi, sia da implementare sia nel lungo periodo. 

Qual è il costo medio dell'implementazione di un sistema ERP? Varia, ma 

• Le grandi aziende (con un fatturato >1 miliardo di dollari) tendono a sostenere costi ERP pari a circa il 2-3% del fatturato annuo
• Per le aziende di medie dimensioni, questa percentuale è più vicina al 3-5% del fatturato annuo
• In media, le aziende hanno stanziato circa 9.000 dollari per utente per l'implementazione ERP

Le piccole aziende possono ridurre i costi scegliendo sistemi ERP SaaS, poiché il costo totale di proprietà dei sistemi cloud è circa il 50% inferiore rispetto ai sistemi tradizionali installati localmente, ma i costi possono comunque essere significativi. 

Tuttavia, tieni presente che i sistemi ERP dovrebbero sostituire altri abbonamenti e soluzioni software a pagamento. Pertanto, i responsabili devono valutare i costi dell'implementazione ERP rispetto ai costi attuali dei sistemi già in uso.

Si tratta solo di stime, ovviamente. Quasi tutti i sistemi ERP hanno un prezzo personalizzato, quindi, per ottenere una stima accurata dei costi, le aziende dovrebbero individuare il sistema ERP più adatto alle proprie esigenze e poi contattare il fornitore per ricevere un preventivo personalizzato o un'offerta di prova gratuita. 

Complessità e necessità di formazione

Fino al 75% delle implementazioni ERP è considerato un fallimento dai professionisti IT e finanziari che ne supervisionano l'attuazione. Inoltre, può richiedere molto tempo.

Quanto tempo occorre in genere per implementare completamente un sistema ERP? Da alcuni mesi a diversi anni, a seconda della complessità dei tuoi sistemi. Ricorda che gli ERP combinano molti sistemi diversi in uno solo e integrarli tutti può richiedere tempo. 

In definitiva, gli ERP dovrebbero semplificare le operazioni e rendere i processi più efficienti, ma lungo il percorso ci saranno quasi certamente alcune difficoltà iniziali. Imparare a utilizzare il software ERP può richiedere tempo.

Oltre alle difficoltà di implementazione, i dipendenti dovranno essere formati sui flussi di lavoro ERP. Potrebbero dover abbandonare le piattaforme che conoscono (a meno che non si integrino con i sistemi ERP) e imparare nuovi processi per sfruttare appieno il sistema ERP. 

La buona notizia è che i fornitori ERP mettono a disposizione moduli di formazione, certificazioni e materiali didattici, solitamente gratuitamente. Oracle Fusion Cloud, ad esempio, offre formazione online gratuita e a pagamento, che va da orientamenti per principianti di 30 minuti ad approfondimenti di oltre 20 ore su specifici moduli ERP.

Possibilità di interruzioni durante la transizione

L'implementazione di un ERP è complessa, al punto che molte aziende scelgono di avvalersi di consulenti ERP esterni. È importante ricordare che le soluzioni ERP si basano sull'integrazione con quasi tutti i sistemi, i software e i flussi di lavoro della struttura operativa. 

Quando si esegue la migrazione a un ERP, esiste un rischio significativo di interruzioni dei sistemi precedenti. Per le operazioni complesse, i team utilizzano spesso implementazioni in più fasi per ridurre al minimo le interruzioni. Ad esempio, Western Digital ha utilizzato un progetto di implementazione graduale del sistema in 4 fasi durato 4 anni per implementare completamente il nuovo sistema ERP. 

ERP in diversi settori

La pianificazione delle risorse d'impresa viene utilizzata in una vasta gamma di applicazioni, settori e dimensioni aziendali. Esistono diversi tipi di sistemi ERP per settori e casi d'uso differenti.

I seguenti settori sono in genere quelli in cui l'ERP trova le applicazioni più adatte.

ERP nel settore manifatturiero

Le aziende manifatturiere sono gli utenti più comuni delle piattaforme ERP (rappresentando circa il 47% della domanda totale in un'indagine). 

Considerato l'insieme di funzionalità dei sistemi ERP, non è una sorpresa. Basti pensare che l'ERP può creare flussi di lavoro efficienti per la gestione della catena di approvvigionamento, gli acquisti, la pianificazione della produzione, il CRM e molto altro. 

L'ERP può inoltre unificare le operazioni. La sincronizzazione dei flussi di lavoro di produzione con i sistemi di vendita e CRM può contribuire a migliorare la pianificazione delle variazioni stagionali della domanda, ad esempio. 

Anche i risultati sono mediamente più positivi. Il 67% dei produttori e dei distributori ha riferito di aver implementato con successo l'ERP (rispetto ad appena il 25-50% delle aziende di altri settori). 

ERP nel commercio al dettaglio

I rivenditori possono trarre notevoli vantaggi dall'implementazione di un ERP, soprattutto quando sono coinvolte più sedi. 

La sincronizzazione dei dati a livello aziendale e la pianificazione delle scorte sono tra i maggiori vantaggi in questo caso. I rivenditori con più sedi possono monitorare le vendite globali in tempo reale, colmare le carenze di inventario per mantenere riforniti gli scaffali e ottimizzare l'evasione degli ordini del commercio elettronico sia dai centri di distribuzione sia dai negozi fisici. 

In un mondo sempre più digitale, sono vantaggiosi anche i sistemi ERP per il commercio di abbigliamento in grado di integrarsi perfettamente con il commercio elettronico. I rivenditori omnicanale sono quelli che possono trarre i maggiori vantaggi dai sistemi ERP.

ERP nel settore sanitario

L'ERP svolge un ruolo anche nelle aziende sanitarie, in particolare nelle grandi strutture ospedaliere e nelle aziende di forniture mediche. 

I sistemi ERP possono automatizzare attività normalmente dispendiose in termini di tempo, come l'elaborazione delle buste paga e degli ordini. Possono inoltre aiutare i team a monitorare il consumo delle risorse e i livelli di settore in ogni reparto, assicurando che le forniture essenziali siano disponibili dove sono maggiormente necessarie. 

A causa delle problematiche relative alla gestione dei dati dei pazienti e alla conformità normativa, la maggior parte delle aziende sanitarie opta per fornitori e moduli ERP specifici per il settore sanitario. Come sempre, la conformità HIPAA è una priorità nella scelta delle soluzioni tecnologiche per il settore sanitario. 

Scegliere il sistema ERP giusto

Sul mercato sono disponibili molti sistemi ERP diversi. Come dovrebbero scegliere le aziende? Abbiamo risposto a questa domanda nella nostra recente guida completa ai sistemi ERP, ma in sostanza i fattori più importanti da considerare sono:

• Funzionalità di base
• Funzionalità principali
• Funzionalità specifiche per il settore
• Usabilità
• Rapporto qualità-prezzo
• Integrazioni (con gli strumenti che si prevede di continuare a utilizzare)
• Analisi dei dati

Se non sai da dove iniziare il tuo percorso nel mondo dei software, valuta le mie selezioni dei migliori ERP o dei migliori ERP nel cloud.

Le piccole imprese possono trarre vantaggio dal software ERP?

Il tipo e la complessità del sistema aumenteranno generalmente anche in base alle dimensioni dell'azienda. I sistemi ERP sono utilizzati più comunemente nelle aziende di medie dimensioni e nelle grandi imprese, ma le startup o le piccole imprese possono trarre vantaggio dal software ERP?

Assolutamente. Soprattutto se l'obiettivo è crescere ed espandersi. 

In effetti, l'implementazione di un ERP può essere più semplice per le piccole imprese prima che la complessità operativa aumenti. Un'implementazione ERP può costituire un'ottima base per la crescita futura. Se non sai quale software scegliere o se hai bisogno di un sistema ERP per la tua azienda, valuta la possibilità di provare una versione dimostrativa prima di procedere.

I vantaggi dell'ERP sono enormi, con gli strumenti e la strategia giusti

I vantaggi potenziali del software di pianificazione delle risorse aziendali sono molteplici e significativi. I team possono centralizzare la gestione dei dati, ricavare informazioni operative migliori, ridurre i costi e, in definitiva, migliorare i risultati aziendali. 

Ma, come per qualsiasi altra cosa, il potenziale ≠ la realtà. Per trarre vantaggio dall'ERP, i dirigenti devono prima scegliere il software ERP più adatto alle proprie esigenze, quindi investire nella formazione adeguata e nelle attività di pianificazione strategica necessarie per ottimizzarlo in base al proprio caso d'uso specifico. 

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