Come padroneggiare il processo di chiusura finanziaria: una guida passo dopo passo

Il processo di chiusura contabile è l'insieme di passaggi che utilizzi per finalizzare e verificare i dati finanziari della tua azienda alla fine di ogni periodo, in modo che tutto torni prima della rendicontazione.

In questa guida, userò la mia esperienza per spiegare come funziona la chiusura contabile, perché è importante e cosa devi fare esattamente per gestire una chiusura fluida e accurata, così da evitare lo stress dell'ultimo minuto e continuare a migliorare ogni mese.

Che cos'è il processo di chiusura contabile?

Il processo di chiusura contabile è la sequenza di passaggi che un'azienda compie alla fine di un periodo di rendicontazione per assicurarsi che i propri libri contabili siano completi e accurati.

Comprende la registrazione e la riconciliazione delle transazioni, l'inserimento di scritture di rettifica (come ratei e ammortamenti) e la preparazione dei bilanci.

Una volta che tutto è stato esaminato e approvato, il periodo viene ufficialmente chiuso.

Perché il processo di chiusura contabile è importante?

Il processo di chiusura contabile è fondamentale per garantire l'accuratezza dei dati finanziari, soddisfare i requisiti normativi e di revisione e produrre report finanziari chiari e accurati per uso interno e per gli adempimenti esterni.

Ecco una panoramica dei professionisti della finanza coinvolti nel processo di chiusura:

• Team contabilità: Si occupa delle scritture contabili, delle riconciliazioni e della preparazione del bilancio.
• Team FP&A: Esamina gli scostamenti, le previsioni e l'allineamento con il budget.
• Controller: Supervisionano il processo e assicurano il rispetto dei controlli interni.
• CFO: Esamina e approva i dati finanziari finali per la rendicontazione interna ed esterna.

Il processo di chiusura contabile: cosa è necessario riconciliare

La riconciliazione è una parte fondamentale del processo di chiusura contabile. Per riconciliare, è necessario disporre della documentazione corretta. Inizia procurandoti i seguenti documenti:

• Estratti conto bancari e delle carte di credito
• Report del libro mastro generale
• Fatture e ricevute (sia di debiti sia di crediti)
• Report delle retribuzioni
• Conteggi delle scorte e report di valutazione
• Estratti conto di prestiti e leasing

Ecco alcuni esempi di conti che devi riconciliare una volta pronta la documentazione:

• Conti bancari
• Crediti e debiti commerciali
• Transazioni intercompany
• Scorte
• Immobilizzazioni
• Spese maturate e conti prepagati

Come completare il processo di chiusura contabile

Il processo di chiusura contabile varia da un'azienda all'altra in base al tipo di attività, ai metodi contabili e alle politiche adottate. 

Di seguito ti illustrerò un processo generale di chiusura contabile. Consideralo un punto di partenza per il tuo processo di chiusura contabile e apporta le modifiche necessarie per adattarlo alle esigenze della tua azienda.

1. Registra tutti i ricavi e le entrate di cassa

Esamina l'intero periodo contabile. Ad esempio, se stai preparando i bilanci trimestrali, torna al primo giorno del trimestre in corso e verifica l'importo maturato o ricevuto, anche se non è ancora stato fatturato o depositato.

Utilizza quindi le linee guida dell'ASC 606 o dell'IFRS 16, a seconda dei casi, per rilevare i ricavi. Tra gli esempi di ricavi ed entrate di cassa da registrare vi sono:

• Vendite di prodotti o servizi (fatturate e non fatturate)
• Ricavi differiti rilevati nel periodo corrente
• Rinnovi degli abbonamenti e commissioni basate sull'utilizzo
• Depositi e pagamenti anticipati dei clienti
• Proventi da prestiti o afflussi di finanziamenti
• Interessi attivi o rendimenti degli investimenti
• Rimborsi o abbuoni da parte dei fornitori

Author's Tip

Se noti pagamenti insoluti, questo è un buon momento per ricontattare i clienti. Poiché hai già rilevato questi ricavi, dovrai pagare le imposte su tali entrate anche se non hai ancora incassato il pagamento. Incassare i pagamenti può contribuire a compensare questa uscita di cassa e a migliorare la tua situazione finanziaria.

2. Gestisci e aggiorna i debiti verso i fornitori

Se registri ogni acquisto, servizio o spesa ricorrente nel momento in cui diventa esigibile, puoi saltare questo passaggio. In caso contrario, devi avere a disposizione fatture e ricevute:

• Inserisci tutte le bollette e le fatture nel tuo sistema contabile.
• Rileva la spesa per riflettere la passività relativa a beni o servizi che hai ricevuto ma per i quali non hai ancora ricevuto una fattura.
• Verifica quali fatture sono state pagate e quali sono ancora aperte, così da non sovrastimare o sottostimare i debiti verso i fornitori.

3. Esamina i saldi e le rettifiche precedenti

Successivamente, è il momento di riportare i saldi e le rettifiche dei periodi precedenti. Ciò include le spese anticipate, le passività maturate, i ricavi differiti e gli ammortamenti: elementi registrati in un periodo ma rilevati in un periodo diverso.

Ad esempio, se la tua azienda ha pagato in anticipo l'elettricità nel trimestre scorso, devi compensare tale importo con la bolletta dell'elettricità del trimestre corrente e convertire quell'attività (bolletta dell'elettricità pagata in anticipo) in una spesa (spesa per l'elettricità).

Author's Tip

Devi inoltre registrare queste rettifiche nel libro mastro generale (GL). Il GL dovrebbe riflettere una traccia di revisione ordinata, corrispondente alla documentazione di supporto come contratti, prospetti e fatture. Essere approssimativi in questa fase può portare a una sottostima o a una sovrastima delle spese e risultare in bilanci inesatti.

4. Riconcilia i conti secondo necessità

La riconciliazione consiste nel confrontare i registri interni con fonti esterne o indipendenti per verificarne l'accuratezza. Durante la riconciliazione, devi individuare discrepanze, differenze temporali o errori e risolverli prima di finalizzare la chiusura.

I conti comunemente riconciliati in questa fase includono:

• Conti bancari: confronta i saldi di cassa del GL con gli estratti conto bancari.
• Crediti verso clienti: riconcilia le fatture e i pagamenti dei clienti con il libro ausiliario dei crediti.
• Debiti verso i fornitori: conferma i saldi dei conti dei fornitori e i piani dei pagamenti.
• Estratti conto delle carte di credito: utilizza un software per la riconciliazione delle carte di credito per abbinare gli addebiti sulle carte di credito aziendali ai rapporti spese e al GL.
• Spese anticipate e maturate: verifica i saldi rispetto ai prospetti e alle fatture.
• Immobilizzazioni: verifica l'accuratezza delle registrazioni relative ad acquisizioni, dismissioni e ammortamenti.
• Conti infragruppo: assicurati che le transazioni tra entità collegate siano rispecchiate da entrambe le parti.

Presta attenzione agli addebiti e agli accrediti. Tutte le transazioni dovrebbero avere una registrazione corrispondente e di pari importo su entrambi i lati del libro mastro. Se qualcosa non torna, ad esempio una spesa registrata senza un accredito alla cassa o ai debiti verso i fornitori, si crea uno squilibrio che porta a errori di calcolo sempre più grandi.

Se la tua azienda ha più entità o società controllate, dovrai riconciliare anche le transazioni infragruppo. Ad esempio, se l'Entità A registra una vendita di beni all'Entità B, l'Entità B deve registrare un acquisto dello stesso valore.

5. Controlla le immobilizzazioni

Le immobilizzazioni non vengono acquistate e vendute frequentemente, ma incidono sul conto economico e sullo stato patrimoniale in ogni periodo. La maggior parte delle aziende possiede generalmente almeno alcune immobilizzazioni, come:

• Macchinari e attrezzature
• Arredi per ufficio
• Veicoli aziendali
• Edifici e migliorie su beni in locazione
• Computer, server e hardware informatico
• Software o costi di sviluppo capitalizzati

Ecco cosa dovresti verificare durante il processo di chiusura finanziaria per il periodo oggetto della contabilità:

• Assicurati che le attività acquistate siano registrate a un valore conforme ai GAAP.
• Verifica la dismissione o il ritiro delle attività per controllare che gli utili e le perdite associati siano stati contabilizzati.
• Verifica che l'ammortamento sia stato contabilizzato secondo il piano di ammortamento.
• Controlla se le spese in conto capitale sono state erroneamente classificate come spese ordinarie e viceversa.

6. Verifica delle scorte e dell'inventario

Le discrepanze nell'inventario sono comuni, soprattutto per le aziende con scorte ingenti o a elevata rotazione. Per questo motivo, un conteggio mensile, che si tratti di un inventario fisico completo o di un conteggio a rotazione, può contribuire a garantire l'accuratezza dei registri dell'inventario nei libri contabili.

Una verifica dell'inventario rivela anche altri problemi, come furti, cali di inventario, conteggi errati e merci obsolete, prima che tu sia costretto a stornare dai libri contabili un importo significativo.

D'altra parte, è sufficiente verificare trimestralmente l'inventario a bassa rotazione, come le scarpe della stagione precedente o la merce restituita. Anche questi articoli richiedono una riconciliazione periodica, ma non con la stessa frequenza.

Ora, perché il contabile di Alina Inc. ha raccomandato una verifica dell'inventario e perché ha suggerito due approcci diversi in base al tipo di inventario? 

Perché, saltando la verifica dell'inventario, Alina Inc. rischia di gonfiare le attività dichiarate, sovrastimare la redditività e non rilevare le perdite di prodotto. Verificare l'inventario e utilizzare approcci diversi consente ad Alina Inc. di ridurre al minimo questi rischi e i costi della verifica.

7. Preparazione dei bilanci

Una volta registrate tutte le transazioni e completate le riconciliazioni dei conti, è il momento di riunire l'intero processo di chiusura attraverso i bilanci.

È qui che tutti gli sforzi compiuti nei passaggi precedenti confluiscono in un quadro chiaro della salute finanziaria della tua azienda.

Credo che a questo punto la maggior parte delle aziende utilizzi un software di contabilità finanziaria. Ne uso uno per tutte le mie attività da quando ho avviato la mia prima impresa, negli anni 2010. Se attualmente non ne utilizzi uno, è arrivato il momento di farlo. Questi sono solo alcuni dei miei strumenti preferiti per la gestione finanziaria:

Il software creerà automaticamente un conto economico, uno stato patrimoniale, un rendiconto finanziario e un prospetto degli utili non distribuiti. Inoltre, aiuta a consolidare i dati delle diverse controllate, riduce al minimo la probabilità di errori e aggiorna i bilanci in tempo reale.

8. Verifica e finalizzazione

Le verifiche sono fondamentali per garantire accuratezza, conformità e responsabilità prima di riportare ufficialmente qualsiasi dato.

Lascia che il team contabile conduca la verifica iniziale. Durante questa verifica, il team contabile controlla i valori anomali, verifica i documenti giustificativi e assicura che tutte le scritture contabili e le riconciliazioni siano complete.

Successivamente, chiedi ai responsabili del controllo, ai direttori finanziari e al CFO di convalidare i bilanci, porre domande approfondite e confermare che tutto sia in linea con le politiche aziendali e con i GAAP/IFRS.

Una volta finalizzate le relazioni, i tuoi dati finanziari diventano il registro ufficiale delle performance aziendali per quel periodo. Il conto economico viene azzerato. Lo stato patrimoniale viene bloccato. E i tuoi conti sono pronti a registrare nuove transazioni per la prossima chiusura.

Lista di controllo del processo di chiusura finanziaria

Ecco una lista di controllo che include le azioni principali, i documenti richiesti e i responsabili per ogni passaggio del processo contabile di chiusura finanziaria:

Quando è necessario il processo di chiusura

La maggior parte delle aziende chiude i propri libri contabili su base mensile, trimestrale o annuale. Tutte e tre le chiusure variano in termini di profondità e livello di controllo:

• Mensile: Una chiusura di fine mese ti aiuta a tenere sotto controllo il flusso di cassa, monitorare le prestazioni e individuare tempestivamente gli errori. Le chiusure mensili in genere non sono troppo impegnative, ma sono abbastanza approfondite da supportare il processo decisionale tattico.
• Trimestrale: Le chiusure trimestrali sono più dettagliate. Sono maggiormente allineate ai cicli di rendicontazione interna e alle aspettative degli investitori rispetto alle chiusure mensili.
• Annuale: La chiusura di fine anno è la più rigorosa ed è spesso collegata a verifiche contabili, dichiarazioni fiscali e rendicontazione esterna. Richiede una documentazione completa, riconciliazioni e approvazioni da parte dei vari dipartimenti per tutte le attività e le transazioni finanziarie.

Il tempo necessario per una chiusura finanziaria varia in base alla profondità e al livello di controllo, quindi le chiusure annuali richiedono più tempo, mentre quelle mensili sono le più rapide. Naturalmente, il numero specifico di giorni necessari per ogni chiusura varia in base alle dimensioni, ai sistemi e alla complessità della tua azienda.

I principali errori da evitare durante la chiusura

Commettere errori ritarda il processo di chiusura finanziaria e, per quanto ho potuto vedere, frustra il team contabile. Ecco alcuni dei principali errori a cui dovresti prestare attenzione durante il processo di chiusura finanziaria:

Mancanza di standardizzazione e collaborazione

La chiusura finanziaria può trasformarsi rapidamente in un processo caotico quando le responsabilità non sono chiare e, in generale, manca comunicazione e collaborazione tra i team.

I dipartimenti spesso tirano dalla parte opposta della stessa corda: utilizzano modelli in conflitto tra loro, non usano una lista di controllo o un calendario condiviso e aspettano gli uni gli altri senza un responsabile chiaro per ogni attività del processo.

Per evitare questo errore:

• Standardizza il processo di chiusura con procedure operative standard documentate
• Utilizza liste di controllo condivise e un calendario centralizzato per la chiusura
• Organizza riunioni regolari con i responsabili della finanza, delle operazioni e della direzione per mantenere tutti allineati

Trascurare l'accuratezza

La velocità è importante. Ti aiuta a fare una buona impressione e ti permette di passare ad altre attività più interessanti.

Il problema? Procedere frettolosamente con le registrazioni e le riconciliazioni può trasformarsi in gravi errori di rendicontazione e problemi normativi. Dati inesatti non fanno solo fare una brutta figura. Mettono a rischio la reputazione della tua azienda e compromettono la fiducia nei tuoi numeri.

Per garantire l'accuratezza:

• Dai priorità all'accuratezza rispetto alla velocità
• Implementa punti di controllo durante tutto il processo
• Utilizza strumenti di automazione per ridurre gli errori di inserimento manuale
• Forma il tuo team affinché segnali e porti all'attenzione le incongruenze in anticipo

Utilizzare risorse insufficienti

Un team ristretto e software obsoleti e ormai superati creano colli di bottiglia nel processo di chiusura finanziaria. È facile capire come un numero insufficiente di persone, un eccesso di attività manuali e un'automazione insufficiente possano causare ritardi e esaurimento.

Non puoi aspettarti una chiusura finanziaria rapida ed efficiente con risorse poco performanti. Fornisci al tuo team quanto segue per evitare questo problema:

• Assicurati che il tuo team contabile sia adeguatamente dimensionato e formato
• Affida ad altri le attività ripetitive, così il tuo team può concentrarsi sulla revisione e sull'analisi durante la chiusura di fine periodo
• Investi in un software di automazione della rendicontazione finanziaria per semplificare le attività di chiusura e altre attività manuali

Trascurare la conformità

La maggior parte delle persone considera la conformità dal punto di vista legale, ma il mancato rispetto delle norme danneggia anche la tua credibilità, ed è per questo che non dovresti mai trascurarla.

Non rispettare le scadenze fiscali, riportare dati finanziari errati o non soddisfare i requisiti normativi comporta sanzioni, verifiche contabili e perdita di reputazione.

Per assicurarti di essere sempre conforme:

• Rimani aggiornato sulle normative pertinenti (GAAP, IFRS, SOX, ecc.)
• Inserisci punti di controllo della conformità nel processo di chiusura
• Utilizza software con tracce di verifica e controlli integrati
• Coinvolgi i gruppi legali o di revisione contabile quando necessario

Ulteriori buone pratiche per la chiusura finanziaria

Ecco alcune ulteriori buone pratiche che consentiranno di accelerare il processo di chiusura finanziaria:

• Concentrati sull'efficienza: Il denaro che spendi per la chiusura finanziaria è direttamente proporzionale al tempo che vi dedichi. Più il processo si prolunga, maggiore sarà il costo. Per assicurarti di riuscire a completare rapidamente la chiusura alla fine del mese, elimina le ridondanze nel processo, automatizza le attività a basso valore e riduci le dipendenze tra i reparti.
• Semplifica l'accesso ai dati: I ritardi sono inevitabili quando i tuoi gruppi devono cercare dati tra email, fogli di calcolo, unità aziendali e sistemi obsoleti. Utilizza strumenti integrati o sistemi ERP per centralizzare i dati, così ogni portatore di interesse avrà accesso sicuro e in tempo reale alle informazioni. Questo accelera il processo e riduce al minimo i rischi per l'integrità dei dati. 
• Crea procedure standard: Un processo di chiusura documentato è imprescindibile. Definisci flussi di lavoro chiari, assegna i responsabili di ogni fase e stabilisci tempistiche in base alle scadenze per la reportistica. Le procedure standardizzate garantiscono coerenza tra i periodi, migliorano la responsabilità e facilitano la formazione dei nuovi arrivati quando cambiano i membri del gruppo.

Migliorare a ogni chiusura

La chiusura finanziaria è un processo caotico se non lo semplifichi in modo proattivo. Ogni mese rappresenta un'opportunità di miglioramento. Individua ciò che ti ha rallentato il mese scorso, gli errori commessi e gli strumenti o i processi in grado di eliminare gli ostacoli dal tuo lavoro. E ricorda: che tu stia cercando di abbreviare il ciclo di chiusura, eliminare i processi manuali che richiedono molto tempo o rafforzare i controlli interni, i progressi si accumulano.

Cerchi altre guide per far crescere la tua carriera nella finanza? Iscriviti al nostro bollettino gratuito per ricevere consigli, guide e approfondimenti degli esperti da parte dei dirigenti finanziari che stanno plasmando il settore tecnologico.