Quanto costa esternalizzare la contabilità? E, forse ancora più importante, quanto dovrebbero aspettarsi di spendere le aziende per la contabilità al fine di garantire un servizio di qualità?
L'esternalizzazione della contabilità può offrire notevoli risparmi sui costi rispetto alle soluzioni interne, anche valutando fornitori con competenze analoghe. Questa guida illustrerà le aspettative di costo per le aziende con sede negli Stati Uniti che desiderano esternalizzare (sia nel proprio Paese sia all'estero).
Perché esternalizzare?
Il motivo principale per prendere in considerazione l'esternalizzazione dei servizi di contabilità è contenere i costi.
Negli Stati Uniti, lo stipendio base medio per un contabile interno a tempo pieno è di $61,969. Aggiungendo le imposte sui salari, i benefit e ulteriori spazi per gli uffici, i costi annuali per contabile possono facilmente superare gli 80.000 dollari, e risultare molto più elevati nelle aree con un costo della vita alto.
Oltre agli stipendi, è possibile risparmiare notevolmente anche sui costi dei software. I servizi di contabilità di terze parti in genere forniscono il proprio software, il che significa che, se l'azienda è abbastanza piccola, non è necessario investire ulteriori fondi in software di contabilità o in una soluzione ERP per la contabilità.
Non si tratta, però, solo di risparmiare sui costi. L'esternalizzazione può essere più efficiente, poiché non è necessario formare i team contabili interni. Le società di contabilità di terze parti di qualità offriranno inoltre competenze specialistiche che potrebbero essere difficili da trovare in un contabile interno.
In modo controintuitivo, l'esternalizzazione delle funzioni contabili può anche migliorare la sicurezza finanziaria. Sebbene sia necessario condividere i dati finanziari con una terza parte, i contabili esterni in genere non hanno accesso ai conti aziendali o alle fonti di finanziamento, riducendo così notevolmente il rischio di appropriazione indebita e frode.
In sintesi: quanto costa esternalizzare i servizi di contabilità?
Per la maggior parte delle aziende, l'esternalizzazione può costare circa $500-5.000+ al mese per le società di CPA con sede negli Stati Uniti, e potenzialmente meno per l'esternalizzazione offshore.
Per le aziende più grandi, i costi possono aumentare in proporzione al volume dei ricavi e/o al numero di dipendenti. Una stima indicativa ragionevole consiste nel calcolare i costi contabili annuali previsti in circa lo 0,5%-1,5% dei ricavi annuali.
Fattori che influenzano il costo dell'esternalizzazione
Il costo dell'esternalizzazione della contabilità varia in base alle caratteristiche specifiche della propria azienda. In generale, quanto più le attività sono piccole e semplici, tanto più economica sarà l'esternalizzazione.
Questi fattori influenzano il costo totale dell'utilizzo di una società di contabilità esterna:
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Ricavi
I costi dei servizi di contabilità generalmente aumentano con il volume dei ricavi generati da un'azienda. Maggiori ricavi equivalgono in genere a una maggiore quantità di lavoro per addetti alla contabilità e contabili, con conseguente aumento dei prezzi dei servizi.
Naturalmente, non è sempre così. Una startup che non ha ancora generato ricavi, ad esempio, ha comunque una notevole mole di lavoro contabile da svolgere. All'estremo opposto, le società di servizi con ricavi elevati possono avere una contabilità relativamente semplice, soprattutto se generano la maggior parte dei ricavi da una manciata di conti clienti.
In ogni caso, i ricavi vengono spesso utilizzati come indicatore semplice per valutare le dimensioni delle attività di un'azienda, e possono costituire un punto di partenza per la determinazione dei prezzi dei servizi di contabilità.
Numero di dipendenti
Anche il numero di dipendenti di un'azienda può influenzare il costo dell'esternalizzazione della contabilità. Il numero di dipendenti può essere utilizzato come indicatore di base del volume e/o della complessità delle attività aziendali.
Per quanto riguarda il numero di dipendenti, occorre considerare anche i costi per unità. Ad esempio, i contabili devono preparare i moduli W-2 per ciascun dipendente. Se viene esternalizzata anche la gestione delle buste paga, possono accumularsi ulteriori costi per persona per le ritenute, l'elaborazione degli assegni paga e la preparazione dei moduli fiscali.
Servizi necessari
“Contabilità” è un termine ampio. Le caratteristiche specifiche delle esigenze contabili e di tenuta dei libri contabili di un'azienda influenzeranno notevolmente il costo dell'esternalizzazione dei servizi.
Le società di contabilità possono offrire i seguenti servizi:
- Contabilità e preparazione dei bilanci
- Elaborazione delle buste paga
- Crediti verso clienti/fatturazione
- Debiti verso fornitori
- Revisione contabile interna
- Gestione delle revisioni contabili esterne
- Budget e previsioni
- Analisi finanziaria
- E altro ancora
La contabilità di base e la preparazione dei report finanziari sono generalmente incluse per impostazione predefinita; gli altri servizi sono spesso disponibili come componenti aggiuntivi.
Quando si esaminano le cifre relative al costo medio dell'esternalizzazione dei servizi contabili, si noterà un intervallo molto ampio (da $500 a oltre $5,000 al mese, ad esempio). Gran parte di questa variazione è dovuta alla varietà di servizi richiesti dall'azienda e alla diffusione dei prezzi à la carte.
Metodo di esternalizzazione
I fornitori esterni di servizi contabili possono integrare le competenze del personale esistente oppure sostituire completamente le funzioni di un reparto contabile interno. Il livello dei servizi forniti incide sui costi.
Ad esempio, se si dispone già di un contabile interno, si potrebbe voler incaricare un servizio contabile di supportarlo e di gestire attività aggiuntive come la definizione del budget, le previsioni o l'analisi finanziaria.
D'altra parte, forse si è tenuta la contabilità autonomamente e si sta valutando di esternalizzare completamente la contabilità per avere più tempo a disposizione.
Come ci si potrebbe aspettare, maggiore è il livello di servizio fornito, più costosa sarà l'esternalizzazione.
Metodo di tariffazione
I fornitori di servizi contabili possono strutturare i prezzi dei propri servizi in diversi modi. I due più comuni sono una tariffa oraria e un compenso mensile fisso.
Tariffa oraria
Le tariffe orarie per i contabili con sede negli Stati Uniti sono spesso comprese tra $100 e oltre $500 all'ora. Per i servizi contabili offshore, i costi sono generalmente inferiori e possono variare da $20 a oltre $100 all'ora.
Alcune aziende possono offrire diversi livelli di tariffe orarie. Ad esempio, la contabilità di base può costare $100 all'ora (ed essere gestita da collaboratori junior dell'azienda), mentre la preparazione delle dichiarazioni fiscali e dei report finanziari può costare $400 all'ora (ed essere svolta da un CPA abilitato).
Vantaggi della tariffazione oraria:
- Può essere più conveniente, in particolare per le aziende più piccole
- I costi variano in base al volume delle transazioni, quindi possono essere inferiori nei mesi meno intensi
- È adatta alle aziende stagionali, alle imprese in rapida crescita e alle startup che non hanno ancora generato ricavi
Svantaggi della tariffazione oraria:
- I costi totali sono meno prevedibili
- La fatturazione oraria può incentivare l'inefficienza da parte dei fornitori
- Potrebbe essere richiesto un numero minimo di ore fatturabili al mese
Compenso mensile fisso
Il prezzo di un compenso mensile fisso per i servizi contabili può variare da $500 a oltre $5,000 al mese per le piccole aziende con ricavi fino a $10m e/o meno di 100 dipendenti, per poi aumentare ulteriormente. Per le aziende contabili offshore, i costi possono essere inferiori, da $250 a oltre $3,000.
Il prezzo con compenso mensile fisso richiede generalmente un impegno più lungo, di solito pari o superiore a 1 anno. Può essere strutturato come una tariffa mensile fissa standard (indipendentemente dal volume di lavoro in un determinato mese), oppure come un certo numero di ore disponibili al mese, che possono essere trasferite ai mesi successivi se non utilizzate.
Ad esempio, un'azienda può addebitare $3,000 al mese come tariffa fissa. Un'altra può addebitare $3,000 al mese per 15 ore disponibili al mese. In quest'ultimo caso, le ore disponibili non utilizzate in un determinato mese possono essere trasferite ai mesi successivi senza costi aggiuntivi.
Vantaggi del compenso mensile fisso:
- Costi costanti e prevedibili, più facili da considerare nel budget
- Può rappresentare uno sconto rispetto alla tariffa oraria dell'azienda
- Può incentivare i fornitori di servizi contabili a essere più efficienti
Svantaggi del compenso mensile fisso:
- Può richiedere un impegno più lungo
- Meno adatto alle aziende con esigenze variabili durante l'anno (ad es. aziende stagionali, imprese in rapida crescita)
- Potrebbe essere meno conveniente per le imprese più piccole e con esigenze contabili più semplici
Come stimare il costo totale
I costi dell'esternalizzazione dei servizi contabili variano in base alla complessità della tua specifica attività. Di conseguenza, l'unico modo per ottenere una stima reale dei costi è contattare diverse società di contabilità per richiedere un preventivo personalizzato.
Detto questo, puoi stimare i costi prendendo in considerazione i ricavi della tua impresa, le esigenze relative ai servizi e la sede.
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Costi annuali stimati come percentuale dei ricavi
Puoi calcolare i costi annuali previsti per l'esternalizzazione della contabilità sulla base di una percentuale dei tuoi ricavi annuali.
L'1%-1,5% dei ricavi annuali è un parametro iniziale ragionevole per le imprese con ricavi compresi tra circa $300k e $3m.
Ad esempio, un'impresa con ricavi intorno a $1m potrebbe aspettarsi costi contabili annuali (non mensili) compresi nell'intervallo ~$10k-$15k.
Per le imprese di piccole dimensioni, le spese possono spesso superare questo parametro dell'1%-1,5%. Un fornitore di servizi a conduzione familiare con ricavi annuali pari a $100k farebbe fatica a trovare un fornitore di servizi contabili disposto a lavorare per appena $1-$1,5k/anno.
Al contrario, le imprese con ricavi elevati possono sostenere costi inferiori in percentuale ai ricavi. Un'impresa con ricavi annuali pari a $10m potrebbe forse trovare un fornitore di servizi contabili qualificato a un costo più vicino allo 0,5%-1% dei ricavi.
Tieni presente che queste cifre sono stime molto approssimative e tendono inoltre a basarsi sui prezzi praticati negli Stati Uniti. Per le imprese che esternalizzano all'estero, i costi sono generalmente inferiori.
Esternalizzazione locale o all'estero
Una variabile importante dei costi è la sede del fornitore di servizi contabili a cui affidi l'esternalizzazione.
In generale, i contabili negli Stati Uniti applicano tariffe più elevate rispetto ai contabili all'estero, in particolare se si considerano i servizi offerti in paesi con un costo della vita più basso, come l'India o le Filippine.
Quando valuti i servizi contabili all'estero, assicurati di svolgere un'adeguata verifica. I costi nascosti e/o le inefficienze possono facilmente erodere i vantaggi economici dell'esternalizzazione all'estero. Assicurati inoltre che il servizio impieghi contabili esperti degli standard contabili e delle leggi fiscali statunitensi.
L'esternalizzazione può essere conveniente, ma scegli con attenzione
Per molte aziende, il costo dell'esternalizzazione dei servizi contabili può essere significativamente inferiore a quello dell'acquisto di un buon software di contabilità o dell'assunzione di un contabile interno.
Detto questo, è fondamentale collaborare con un fornitore di servizi contabili affidabile. I servizi economici non sono di alcun aiuto se sono imprecisi o inefficienti, e nessun titolare d'azienda vuole doversi preoccupare di ricontrollare l'accuratezza dei propri fornitori di servizi contabili.
Per ulteriori guide sulle migliori pratiche contabili, sugli strumenti software e altro ancora, visita la sezione dedicata alla contabilità di The CFO Club. Per ricevere approfondimenti pratici su tutto ciò che riguarda la finanza aziendale, iscriviti oggi alla newsletter di The CFO Club.
