Scegliere il giusto software di contabilità può essere difficile. In generale, si tratta di una decisione strategica che può favorire il successo del tuo team.
Con la soluzione ideale, puoi aumentare il ROI, garantire la precisione e mantenere la conformità. Ma se scegli male, rischi inefficienze ed errori che ostacolano la produttività e la salute finanziaria della tua azienda.
Se stai cercando un software di contabilità, ma non sai bene da dove iniziare, questa guida fa al caso tuo. È pensata per CFO e responsabili finanziari che vogliono scegliere un software in linea con i propri obiettivi e in grado di superare le difficoltà. Ecco come puoi riuscirci.
9 aspetti da valutare quando scegli un software di contabilità
Quando cerchi un nuovo software di contabilità, è importante valutare innanzitutto ogni opzione concentrandoti sui fattori chiave in linea con le esigenze e gli obiettivi della tua azienda. Considera questi aspetti per assicurarti di scegliere lo strumento giusto per il tuo team:
1. Flessibilità del piano
La flessibilità del piano ti consente di adeguare il tuo abbonamento software man mano che la tua azienda cresce o cambia. Questo è utile per aziende di ogni dimensione, ma soprattutto per startup, titolari di piccole imprese e liberi professionisti (qui puoi approfondire i vantaggi dei software di contabilità per liberi professionisti).
Il miglior software di contabilità ti consente di effettuare facilmente il passaggio a un piano superiore o inferiore senza penalizzazioni sul flusso di cassa. Inoltre, non dimenticare di chiedere ai fornitori informazioni sui termini contrattuali e sulla gestione delle modifiche al tuo abbonamento.
2. Accesso ai dati e reportistica
L'accesso ai dati e la reportistica sono fondamentali per prendere decisioni informate. In qualità di CFO, hai bisogno di un sistema contabile che fornisca dati in tempo reale e report personalizzabili per la rendicontazione finanziaria.
Verifica se il software consente di esportare i dati in diversi formati. Inoltre, assicurati di chiedere se supporta i pannelli di controllo e quali funzionalità di reportistica sono disponibili. Questo non solo semplificherà le attività di FP&A, ma anche la contabilità ordinaria e la gestione dei progetti.
3. Integrazione con il tuo ecosistema tecnologico
L'integrazione con l'ecosistema tecnologico esistente garantisce operazioni fluide. Il tuo software di contabilità dovrebbe connettersi con altri strumenti come i CRM, i sistemi di contabilità fornitori e clienti o le soluzioni per l'elaborazione delle buste paga. Questo fa risparmiare tempo e riduce gli errori.
Verifica sempre se il software dispone di API o integrazioni predefinite. Se stai testando il software tramite una versione dimostrativa, verifica come potrebbe connettersi agli strumenti che già utilizzi per evitare complicazioni in futuro.
4. Inserimento iniziale e assistenza
L'inserimento iniziale e l'assistenza clienti possono determinare il successo o il fallimento della tua esperienza con un nuovo software. Quando un fornitore offre un buon supporto durante l'avvio, aiuta il tuo team a diventare operativo rapidamente.
Cerca fornitori che offrano risorse formative e un'assistenza reattiva, e informati sugli orari e sui canali di assistenza tramite la loro pagina dei contatti.
5. Autorizzazioni basate sui ruoli
Le autorizzazioni basate sui ruoli controllano chi può accedere a cosa all'interno della soluzione software. Questo è importante per mantenere la sicurezza e la privacy, soprattutto per quanto riguarda i dati finanziari e i conti bancari personali.
Assicurati che il software consenta di assegnare ruoli e impostare facilmente le autorizzazioni. Quando parli con un rappresentante, chiedi quanto sono granulari questi controlli e come possono essere modificati per adattarsi meglio alle esigenze della tua azienda.
6. Conformità specifica del settore
La conformità specifica del settore garantisce che il software soddisfi gli standard legali e normativi. Questo è fondamentale per evitare sanzioni e mantenere la fiducia. Verifica se il software supporta gli standard di conformità pertinenti al tuo settore, soprattutto se operi in ambiti più regolamentati, come quello sanitario o finanziario.
7. Opzioni di personalizzazione
Le opzioni di personalizzazione consentono di adattare il software alle esigenze della tua azienda. Questo può migliorare l'efficienza e la soddisfazione degli utenti. Ad esempio, se operi nel commercio al dettaglio, potresti aver bisogno di un software di contabilità che offra anche funzionalità di gestione e tracciamento dell'inventario.
Cerca un software che consenta di personalizzare campi, flussi di lavoro e interfacce. Ricorda che la personalizzazione può comportare costi aggiuntivi. Durante il primo colloquio con un fornitore, chiedi sempre in anticipo informazioni sulle opzioni di personalizzazione e sui costi per il numero di utenti.
8. Funzionalità di automazione
Le funzionalità di automazione possono far risparmiare tempo al tuo team riducendo le attività contabili manuali. Cerca un software che automatizzi processi ripetitivi come la fatturazione, il monitoraggio delle spese o l'inserimento manuale dei dati. In questo modo il tuo team può concentrarsi su attività più strategiche per migliorare le operazioni aziendali.
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9. Supporto mobile o per più sedi
Il supporto mobile o per più sedi è importante se il tuo team lavora da remoto o in sedi diverse. Assicurati che il software disponga di un'app mobile o di una connessione Internet che funzioni bene su vari dispositivi, per aiutare il tuo team a rimanere connesso e produttivo.
Inoltre, valuta la possibilità di esaminare le limitazioni e le funzionalità di accessibilità durante la prova della soluzione contabile scelta.
Come scegliere il software di contabilità: un processo in 5 fasi
Scegliere il software di contabilità aziendale giusto richiede più di un semplice confronto tra le funzionalità contabili di base: è inoltre necessario allineare il software agli obiettivi aziendali e alle esigenze del team.
Segui questa guida passo passo quando scegli il tuo prossimo software di contabilità, per trovare la soluzione ideale che soddisfi tutte le tue esigenze:
Fase 1: individua le tue esigenze
Non puoi scegliere una soluzione senza sapere cosa deve fare. Che si tratti della preparazione delle dichiarazioni fiscali, della gestione delle informazioni finanziarie o semplicemente della facilità d'uso, inizia definendo i requisiti del tuo team per orientare la ricerca del software di contabilità:
Raccogliere il contributo delle parti interessate
Coinvolgi fin dall'inizio le principali parti interessate, come i responsabili di finanza, risorse umane, IT e la dirigenza, poiché ogni reparto avrà prospettive ed esigenze contabili diverse.
Valuta la possibilità di organizzare riunioni o inviare sondaggi per raccogliere i loro contributi, chiedendo informazioni sulle difficoltà attuali e sui miglioramenti desiderati. In questo modo potrai assicurarti che il software soddisfi le esigenze specifiche di tutti.
Elencare e stabilire la priorità dei punti critici
Successivamente, individua eventuali problemi di funzionalità del sistema attuale. Crea un elenco dei punti critici o degli ostacoli che il tuo team deve affrontare, come la gestione dei registri finanziari, la conformità fiscale e il monitoraggio del tempo. Quindi, stabilisci la priorità in base al loro impatto sulle tue attività operative e sulle finanze aziendali.
Concentrati sulla ricerca di una soluzione che possa aiutarti a risolvere innanzitutto i punti critici principali, così da migliorare l'efficienza e la soddisfazione.
Allineamento con politiche e obiettivi
È altrettanto importante assicurarsi che il software sia in linea con le politiche e gli obiettivi interni. Considera le preferenze relative ai fornitori, i protocolli di sicurezza e i requisiti normativi. Ciò include garantire la sicurezza dei dati e la conformità agli standard di settore all'interno dei tuoi rendiconti finanziari.
Distinguere tra funzionalità indispensabili e funzionalità utili
Quando valuti un software di contabilità, separa sempre le funzionalità contabili essenziali da quelle opzionali.
Le funzionalità indispensabili sono quelle che rispondono ai principali punti critici e alle esigenze di conformità, mentre quelle utili aggiungono valore ma non sono essenziali. Questo ti aiuta a concentrarti innanzitutto sul software che soddisfa le esigenze fondamentali, aiutandoti al contempo a evitare un ampliamento incontrollato dell'ambito del progetto.
Poniti queste domande:
- Quali reclami o ostacoli si presentano più spesso?
- Quali esigenze non vengono soddisfatte oggi?
- Quali funzionalità risolverebbero i tuoi 3 principali punti critici?
- Quale ROI ti aspetti da questo investimento?
- Quanto è in linea il software con i nostri protocolli di sicurezza?
Passaggio 2: ricerca dei fornitori di software di contabilità
Dopo aver raccolto i contributi del team, dovrai ricercare e confrontare i fornitori di software di contabilità per trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze.
Tieni presente che esistono diversi tipi di software di contabilità. Ecco come puoi restringere le tue scelte e rimanere nel budget:
Effettuare una prima valutazione dei fornitori
Inizia con una valutazione generale utilizzando siti di recensioni, classifiche e casi di studio. Queste risorse forniscono informazioni sulla reputazione dei fornitori e sulle esperienze degli utenti. Cerca degli schemi ricorrenti nelle recensioni per individuare elogi o reclami comuni e creare una rosa ristretta di fornitori che valga la pena esaminare ulteriormente.
Confrontare gli strumenti
Confronta gli strumenti in base alle esigenze della tua azienda, come dimensioni, scalabilità e capacità di integrazione. Vale inoltre la pena valutare se hai bisogno di una soluzione per l'esternalizzazione o se preferisci un modello interno, soprattutto se stai cercando un software di contabilità per piccole imprese (leggi qui i vantaggi del software di contabilità per le startup).
Da lì, cerca un software compatibile con il tuo attuale insieme di tecnologie e facile da usare. Questo garantisce un'integrazione fluida e interruzioni minime.
Individuare i principali elementi distintivi
Individua ciò che distingue ciascun fornitore. Concentrati su aspetti come il supporto all'implementazione, l'esperienza utente e la flessibilità per casi d'uso specifici. Ad esempio, alcuni fornitori, come QuickBooks Online e FreshBooks, offrono supporto personalizzato o funzionalità uniche. Conoscere questi elementi distintivi ti aiuta a prendere una decisione più intuitiva e consapevole.
Documentare i risultati
Documenta i risultati della tua ricerca per facilitarne il confronto. Crea un foglio di calcolo per tenere traccia delle funzionalità, dei prezzi e dei pro e contro di ciascun fornitore. Con questo approccio organizzato, puoi semplificare il processo decisionale. Inoltre, ti aiuta a presentare i risultati ai responsabili interessati.
Poniti queste domande:
- In cosa eccelle ciascuno strumento?
- È adatto alle dimensioni del tuo team, al tuo budget e al tuo insieme di tecnologie?
- Quale supporto e quale documentazione sono disponibili?
- Quanto è flessibile il software per casi d'uso specifici?
- Quali sono gli elogi o i reclami più comuni degli utenti?
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Passaggio 3: crea un elenco ristretto di software di contabilità e contatta i fornitori
Ora dovrai restringere le opzioni dei fornitori e iniziare a parlare con potenziali partner. Ecco come:
Creare un elenco ristretto di fornitori
Seleziona 2-4 fornitori sulla base della ricerca precedente. Concentrati su quelli che corrispondono meglio alle tue esigenze e priorità. Durante la valutazione, considera fattori come funzionalità, prezzi e riscontri degli utenti. Questo ti aiuterà a concentrare gli sforzi sulle opzioni più promettenti.
Inviare una RFI o una RFP
Invia una richiesta di informazioni (RFI) o una RFP per un software di contabilità, così da raccogliere informazioni dettagliate. Questo processo formale ti aiuta a comprendere le offerte e l'approccio di ciascun fornitore ed è particolarmente utile per esigenze complesse o team numerosi. Usalo per chiarire eventuali domande o dubbi.
Prenotare dimostrazioni
Prenota dimostrazioni con i fornitori di software di contabilità inclusi nel tuo elenco ristretto. Poni domande mirate relative a integrazioni, opzioni aggiuntive, sicurezza e altro ancora. Puoi anche sfruttare questa opportunità per vedere il software in azione e valutarne l'usabilità.
Assicurati di preparare domande su funzionalità o scenari specifici rilevanti per il tuo team. Questo ti aiuta a valutare quanto il software soddisfi le tue esigenze.
Utilizzare criteri di valutazione coerenti
Applica criteri di valutazione coerenti a tutti i fornitori. Crea una lista di controllo o una scheda di valutazione per assegnare un punteggio a ciascuna opzione in base ai fattori chiave e garantire un confronto equo. Tieni presenti le priorità del tuo team durante tutto il processo.
Poni queste domande:
- Potete illustrarmi una storia reale di un cliente simile a noi?
- Quali risorse di assistenza o di avviamento offrite?
- Quali funzionalità richiedono un aggiornamento?
- Come gestisce il vostro software la migrazione dei dati?
- Qual è la tempistica tipica per l'implementazione?
Passaggio 4: sviluppa il caso aziendale
Ora è il momento di trasformare la ricerca sui fornitori in un caso aziendale che il tuo team dirigenziale possa comprendere e sostenere:
Riassumere i problemi principali
Riassumi i problemi che il tuo team deve affrontare e i risultati che ti aspetti dal nuovo software. Evidenzia in che modo il software risolverà problemi specifici e migliorerà le operazioni. Utilizza gli elenchi puntati per indicare i problemi e i vantaggi previsti. Questo aiuta a dimostrare chiaramente il valore dell'investimento.
Presentare le stime dei costi
Raccogli e presenta stime di base dei costi e delle tempistiche di implementazione. Utilizza i preventivi dei fornitori e la ricerca per fornire cifre accurate. Considera sia i costi iniziali sia le spese ricorrenti e consulta i prezzi dei software di contabilità per una panoramica più dettagliata. Presenta quindi questi dati in modo chiaro, ad esempio con una tabella o un grafico, per facilitarne la consultazione.
Illustrare il ROI e i rischi
Illustra il ROI, i miglioramenti in termini di efficienza e i rischi legati al non intervenire, così da rendere davvero convincenti le tue argomentazioni. Spiega in che modo il software farà risparmiare tempo, semplificherà i processi, ridurrà gli errori o aumenterà la produttività.
Inoltre, ricordati di evidenziare i vantaggi finanziari e operativi, nonché i potenziali svantaggi della mancata implementazione del software, come il perdurare delle inefficienze o i rischi di non conformità.
Poni queste domande:
- Quale problema aziendale risolverà?
- Quali sono i rischi del non fare nulla?
- Quali sono i vantaggi finanziari e operativi?
- Quanto presto possiamo aspettarci di vedere un ROI?
- Quali sono i costi totali e le tempistiche stimati?
Passaggio 5: implementa il software di contabilità e integra i tuoi utenti
Una volta ottenuta l’approvazione, puoi iniziare a pianificare un processo di integrazione agevole. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti che abbia successo:
Comunicare il piano di implementazione
Comunica il piano di implementazione in modo chiaro a tutti gli utenti. Condividi tempistiche, tappe fondamentali e ciò che ogni membro del team deve fare tramite e-mail, riunioni o piattaforme interne. È inoltre importante mantenere aperti i canali di comunicazione per assicurarti che tutti comprendano il processo e le altre aspettative.
Assegnare i responsabili interni
Assegna i responsabili interni e i referenti per l’implementazione. Queste persone gestiranno le domande e si coordineranno con il fornitore. Scegli persone che conoscano il software e siano in grado di risolvere i problemi, così da garantire una transizione più agevole e fornire assistenza agli utenti.
Garantire la formazione e l’adozione
Assicurati che il tuo team completi la formazione e adotti lo strumento in modo coerente. Pianifica sessioni di formazione e fornisci accesso a risorse come webinar o guide.
Dovresti inoltre incoraggiare verifiche periodiche per affrontare le domande e monitorare i progressi. Ricorda: l’uso coerente dello strumento contribuisce ad aumentare l’efficienza e la soddisfazione degli utenti finali.
Creare cicli di feedback
Crea cicli di feedback durante l’implementazione, includendo le risorse del fornitore. La maggior parte dei nuovi software comporta una curva di apprendimento. Incoraggia gli utenti a condividere le loro esperienze e gli eventuali problemi riscontrati, quindi utilizza questo feedback per apportare modifiche e migliorare il processo.
Inoltre, collabora con il fornitore per risolvere i problemi tecnici o ottimizzare le funzionalità in base a casi d’uso più efficaci.
Poni queste domande:
- Qual è il piano di gestione del cambiamento?
- Chi è responsabile dell’implementazione?
- Come monitorerai i primi risultati positivi?
- Quali risorse formative sono disponibili?
- Come raccoglierai il feedback degli utenti?
Quali sono i prossimi passi:
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