Implementering av et nytt ERP-system kan være en enorm oppgave for en bedrift av enhver størrelse. Hele prosessen kan ta mange måneder, de innledende kostnadene er betydelige, og det følger en rekke risikoer ved ERP-implementering med på kjøpet.
Men det faktum at nesten halvparten av alle selskaper globalt bruker en form for ERP-løsning, er et bevis på at det sannsynligvis er verdt innsatsen hvis du kan håndtere disse risikoene.
11 risikoer ved implementering av et ERP-system
Det første steget for å begrense virkningen av disse risikofaktorene er å forstå dem. Dette gir den beste muligheten til å unngå dem helt, eller til å vite hvordan du skal håndtere dem hvis de oppstår:
1. Implementeringskostnader
Det er ingen vei utenom; implementering av et ERP-system er kostbart.
Det innebærer en risiko av ganske åpenbare grunner. Hvis det håndteres feil, er det en mulighet for at prosjektet overskrider budsjettet, eller at en stor mengde kapital blir allokert til en ERP-implementering som ikke gir tilstrekkelig avkastning på investeringen.
Hvorfor
Denne risikoen oppstår når det ikke finnes et tydelig definert omfang for implementeringen. Implementering av et ERP-system basert på vage ideer om «effektivitet» kan føre til et system som ikke er tilpasset for å skape tilstrekkelig avkastning på investeringen for en bedrifts spesifikke bruksområder, eller en tilfeldig implementeringsprosess som koster langt mer enn planlagt. I verste fall kan dette resultere i et «hvit elefant»-prosjekt som innebærer betydelig sløsing med ressurser.
Hvem har ansvaret
- Prosjektledere
- Prosjektets ansvarlige leder
- Implementeringspartnere
Slik unngår du det
Ved å lage en tydelig oversikt over hvordan det nye systemet skal forbedre effektiviteten og fremme vekst, blir det mulig å gjøre mer målrettede tilpasninger og unngå ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget og kostnadsoverskridelser.
For å unngå risikoen for at et ERP-system blir en enorm sløsing med ressurser, må du sørge for at prosjektet har et tydelig definert omfang og et godt kostnadsestimat før implementeringen begynner.
Slik løser du det
Hvis kostnadene begynner å overstige budsjettet, må prosjektlederne gripe inn. Det kan innebære å revurdere prosjektomfanget, reforhandle med ERP-programvareleverandøren eller gå over til en trinnvis utrulling over en lengre tidsperiode.
2. Implementeringens tidsramme
Selv om implementeringskostnadene må håndteres nøye, er tidsrammene like viktige. Små og mellomstore bedrifter bruker vanligvis 3–9 måneder på en ERP-implementering, mens multinasjonale selskaper kan bruke flere år på å fullføre implementeringen.
Ikke bare øker kostnadene jo lengre tid denne prosessen tar, men det øker også sannsynligheten for at prosjektet stopper opp, at støtten fra ledelsen svekkes, eller at implementeringen mislykkes fullstendig.
Hvorfor
Akkurat som risikoen for kostnadsoverskridelser skyldes også overskridelser av tidsrammen mangler i det opprinnelige prosjektomfanget og den løpende prosjektstyringen.
Hvem har ansvaret
- Prosjektledere
- Implementeringspartnere
Slik unngår du det
Det opprinnelige implementeringsveikartet må være detaljert og godt planlagt for å unngå denne risikoen. Det bør avholdes hyppige møter for å gjennomgå fremdriften opp mot planen, med flere milepælsmål innarbeidet i veikartet.
Slik løser du det
Hvis viktige milepæler ikke nås, må prosjektlederne og prosjektmedlemmene ta en beslutning om prioriteringene.
- Er det akseptabelt å utvide tidsplanen?
- Hvis ja, hva er toleransen og den maksimale varigheten prosjektet kan tåle?
- Hvis ikke, hvilke endringer må gjøres i implementeringen for å bringe den i tråd med den opprinnelige tidsplanen?
3. Ukontrollert utvidelse av tilpasningsomfanget
En av de grunnleggende komponentene i et ERP-system er muligheten til å tilpasse systemet til en virksomhets spesifikke behov. Det kan være lett å la seg rive med når man skal utvikle en fullstendig skreddersydd programvareplattform, men dette kan være en viktig pådriver for de to første risikoene vi har listet opp.
Hvem har ansvaret
- Implementeringsteam
- Prosjektledere
- Endringsledere
Have an account? Log In
Slik unngår du det
ERP-systemer leveres med forhåndsbygde moduler som har egne prosesser. Beslutningstakere må nøye vurdere om en tilpasning er 100 % nødvendig, eller om det på lang sikt er mer fornuftig å justere virksomhetsprosessen slik at den samsvarer med ERP-systemet.
Ved å begrense tilpasningene kan man redusere både de innledende og de løpende kostnadene.
Slik løser du det
For mange tilpasninger kan være en hovedårsak til kostnads- og tidsoverskridelser. Hvis dette avdekkes, bør prosjektteamene revurdere om det finnes planlagte tilpasninger som kan erstattes med forhåndsbygde ERP-moduler.
Det kan til og med være verdt å vurdere å skrote allerede tilpassede moduler til fordel for forhåndsbygde alternativer, avhengig av de forventede løpende kostnadene for vedlikehold og støtte av tilpasningene.
4. Undervurdering av løpende kostnader
Problemer som oppstår fortløpende, skyldes ofte måten et ERP-system først ble implementert på. Totalkostnaden er et slikt mulig problem, ettersom implementeringskostnadene bare utgjør én del av de totale kostnadene for et ERP-system.
De gjennomsnittlige løpende kostnadene for et ERP-system over en femårsperiode kan ligge på rundt $9,000 per bruker. Dette er et betydelig beløp over tid, og manglende planlegging av kostnadene under implementeringsfasen kan skape en langsiktig belastning på selskapets økonomi.
Hvorfor
Selv om et ERP-implementeringsprosjekt håndteres svært godt med hensyn til budsjett og tidsplan, kan det være lett å overse de løpende kostnadene.
Enkelte implementeringer kan for eksempel kreve løpende støtte fra tredjepartskonsulenter, og svært tilpassede systemer kan føre til en betydelig mengde teknisk gjeld som må håndteres kontinuerlig.
Hvem har ansvaret
- Prosjektets ansvarlige sponsor
- Implementeringspartnere
- Implementeringsteam
Slik unngår du det
Prosjektledere må ta hensyn til prosjektets totale kostnad. Dette bør ikke begrenses til de innledende implementeringskostnadene, men også omfatte hvordan ulike alternativer vil påvirke systemets kompleksitet og kostnad på lang sikt.
Slik løser du det
Hvis de løpende ERP-kostnadene begynner å bli uhåndterlige, må det gjøres endringer. Dette kan innebære å flytte tilpassede moduler til forhåndsbygde moduler, fjerne integrasjoner som brukes lite, eller reforhandle kontrakter med ERP-leverandøren.
5. Problemer med datamigrering
En av de viktigste fordelene ved å implementere et ERP-system er muligheten til å samle ulike programvaresystemer på én plattform. Dette medfører behov for å migrere dataene fra ett system til et annet. Denne migreringsprosessen innebærer risiko for datatap, korrupsjon eller utilsiktet manglende overholdelse av dataregelverk (f.eks. CCPA, GDPR).
Hvorfor
Hver gang data overføres fra ett sted til et annet, er det en risiko for at parameterne som ble brukt i det opprinnelige datasettet, ikke samsvarer med den nye databasen. Dette kan føre til problemer som ufullstendige data eller arkiverte data som ikke er differensiert (for eksempel data om tidligere ansatte).
Hvem har ansvaret
- ERP-leverandør
- Tredjeparts konsulenter
Hvordan unngå det
Det bør brukes tid i forkant på å rydde opp i dataene ved den opprinnelige kilden. Fjerning av overflødige data, standardisering av kategorier og sammenslåing av duplikater kan forbedre den generelle kvaliteten på virksomhetens data, samtidig som det blir enklere å tilpasse det nye systemet til dataene som skal migreres.
Mange selskaper bruker nå også kunstig intelligens og maskinlæring for å automatisere datatilordning og forutsi potensielle problemer med dataoverføring før de oppstår.
Slik løser du det
Hvis en dataoverføring mislykkes eller krever for mye manuell innsats for å bli rettet, kan det være nødvendig å starte prosessen på nytt. Jeg vet, det er kjipt, men når problemet er synliggjort, kan implementeringsteamene gå tilbake til den opprinnelige datakilden og forbedre den slik at den samsvarer med kravene for en problemfri datamigrering.
6. Avhengighet av leverandøren
Det oppstår ineffektivitet ved bruk av flere programvareplattformer på tvers av en virksomhet, sammenlignet med bruk av ett enkelt ERP-system. Denne diversifiseringen betyr imidlertid også at en leverandørsvikt eller kvalitetsnedgang bare vil påvirke den forretningsenheten eller det området som bruker den aktuelle programvaren.
Med et ERP-system blir en virksomhet avhengig av leverandøren for virksomhetsplanleggingen. Dette innebærer en risiko dersom leverandøren ikke leverer som forventet, og er særlig relevant for skybaserte ERP-systemer uten lokal sikkerhetskopi.
Hvorfor
Avhengighet av leverandøren skiller seg fra de andre risikoene på denne listen; det er en funksjon, ikke en feil. Konsolidering av programvareplattformer på én enkelt plattform kan gi betydelig effektivisering, og en avveining for dette er økt avhengighet av leverandøren.
Hvem har ansvaret
- Prosjektsponsor i ledelsen
- Styringsgruppe
Hvordan unngå det
Dette kan egentlig ikke unngås, men risikoen som følger med det, kan minimeres. Ledere og prosjektledere bør gjennomføre grundige undersøkelser før de forplikter seg til en leverandør, for å sikre at de velger riktig programvarepartner.
Undersøkelsen bør ta for seg leverandørens økonomiske stabilitet, selskapsstruktur, posisjon i markedet og de kontraktsfestede SLA-ene knyttet til den løpende leveransen av produktet og brukerstøtten.
Slik løser du det
Hvis det er bekymringer knyttet til forholdet til leverandøren, er en proaktiv tilnærming avgjørende. Leverandøren bør evalueres regelmessig, og risikostyringsteamene bør ha planer på plass for å sikre virksomhetens data og sørge for kontinuitet i tjenestene dersom det oppstår alvorlige problemer med leverandørens evne til å levere.
De beste ERP-systemene vi har funnet
Teamet vårt analyserer bokstavelig talt økonomisystemer som levebrød. I den prosessen er dette ERP-systemene som har kommet best ut:
7. Motstand mot prosessendringer
En ERP-implementering handler ikke bare om programvare. Den handler også om mennesker. Selv en feilfri overgang fra et teknisk perspektiv kan mislykkes hvis sluttbrukerne ikke tar imot endringen. Et nytt ERP-system vil sannsynligvis innebære et nytt sett med prosesser og arbeidsflyter, og det er en risiko for motstand fra de ansatte — i tillegg til faktiske feil mens de blir kjent med de nye metodene.
Hvorfor
Organisatoriske endringer er alltid en utfordring. Bruk av ny programvare kan skape ineffektivitet på kort sikt, ettersom ansatte noen ganger bruker lengre tid eller gjør flere feil enn de gjorde med det gamle systemet. Dette kan selvsagt overvinnes over tid, men man bør forvente at enkelte medarbeidere kan motsette seg endringen i de tidlige fasene.
Hvem har ansvaret
- Endringsledelsesteam
Slik unngår du det
Endringsledelsesteamet finnes for å bidra til å begrense konsekvensene av denne risikoen. Ved å utarbeide en omfattende plan for endringsledelse (kombinert med høyt kommunikasjonsnivå, opplæring og støtte) kan man synliggjøre de langsiktige fordelene med det nye ERP-systemet og gjøre overgangsprosessen smidigere.
Slik løser du det
Hvis man møter motstand mot endring, må endringsledelsesteamet vurdere hvor motstanden kommer fra. Skyldes den manglende opplæring i det nye systemet, slik at det blir vanskelig for brukerne å navigere? Er det en misforståelse av de langsiktige fordelene med det nye ERP-systemet? Ved å finne den underliggende årsaken til problemet kan det håndteres på en tydelig og transparent måte.
8. Manglende støtte fra ledelsen
En vellykket ERP-implementering krever samarbeid fra flere interessenter på tvers av virksomheten. Behovene til HR, ingeniøravdelingen, økonomi, logistikk, salg, markedsføring og alle andre deler av virksomheten må tas i betraktning for å sikre at ERP-systemet best mulig samsvarer med virksomhetens behov.
For å oppnå dette trenger prosjektet støtte fra lederne som har ansvar for hver funksjon. Uten denne forpliktelsen kan prosjektet havne lenger ned på prioriteringslisten i forretningsenheten deres, noe som kan forsinke eller spore av ERP-implementeringen.
Hvorfor
Ledere er ikke immune mot å være motvillige til endring. Det kan finnes konkurrerende prioriteringer og krav til tiden deres, de kan unnlate å se fordelene for avdelingen sin, eller det kan være en misforståelse av hvorfor implementeringen gjennomføres.
Hvem har ansvaret
- Prosjekteier fra ledelsen
Slik unngår du det
Støtte fra toppledelsen bør sikres før prosjektet starter. Prosjekteieren er i den beste posisjonen til å oppnå dette, sammen med støtte fra resten av prosjektledelsen.
Ved å fremheve de langsiktige fordelene for selskapet som helhet — samtidig som man forklarer fordelene for hver enkelt avdeling — kan man bidra til å skape støtte for visjonen. Dette bør ledsages av en ærlig diskusjon om det potensielle kortsiktige ubehaget som kan følge med overgangsperioden.
Slik løser du det
Hvis prosjektet begynner å miste støtten fra ledende personer, bør prosjekteierne og prosjektledelsen kommunisere med dem på en transparent måte.
Lytt til bekymringene deres, diskuter planer for å håndtere dem og lag et veikart for å nå de opprinnelige målene med ERP-implementeringen. Når alt kommer til alt, kan det ikke gjennomføres hvis de som har makten sier nei.
9. Risiko knyttet til etterlevelse og regelverk
Datasikkerhet har fått langt større oppmerksomhet de siste årene, noe som har ført til et bredt spekter av lovgivningsmessige og regulatoriske rammeverk som selskaper må etterleve. Når data migreres fra ett system til et annet, er det en risiko for at noen av disse dataene håndteres på en måte som ikke er i samsvar med regelverket.
Hvorfor
Et ERP-system kan erstatte en rekke ulike systemer. Det betyr at den ene plattformen må overholde regelverk som gjelder for flere forskjellige forretningsenheter, samt ulike juridiske jurisdiksjoner.
Et multinasjonalt selskap kan for eksempel trenge at det nye ERP-systemet overholder både GDPR og CCPA, og erstatter individuell programvare som bare måtte overholde det ene eller det andre regelverket.
Hvem har ansvaret
- ERP-leverandøren
- Prosjektledere
- Senioransvarlige for risiko og etterlevelse
Slik unngår du det
Det bør være et tydelig fokus på risiko knyttet til etterlevelse og regelverk under utvelgelsesprosessen for ERP-systemet. Selskaper bør ha en omfattende oversikt over sine forpliktelser knyttet til etterlevelse og samarbeide med ERP-leverandøren for å sikre at systemet har kapasitet til å oppfylle dem.
Slik løser du det
Eventuelle problemer som oppstår, bør eskaleres til det interne etterlevelsesteamet, som vil følge beste praksis med hensyn til problemets spesifikke forhold. Dette bør fortsatt være en proaktiv dialog mellom prosjektledelsen og ERP-leverandøren for å eliminere muligheten for fremtidige problemer.
10. Ineffektiv prosjektledelse
De fleste av risikoene som er beskrevet i denne artikkelen, kan reduseres eller minimeres gjennom effektiv prosjektstyring. Dette skaper selvfølgelig en risiko i seg selv, ettersom dårlig prosjektstyring nesten garantert vil føre til dårlige resultater ved ERP-implementeringen.
Hvorfor
Det kreves prosjektstyringsferdigheter på høyt nivå for å holde en ERP-implementering på rett spor og unngå budsjettoverskridelser. Dette handler ikke bare om å hjelpe alle interessenter med å holde seg til den opprinnelige planen, men også om å veilede prosessen når det oppstår problemer.
Uten en tydelig drivkraft for ERP-prosjektet er det stor risiko for at det mislykkes.
Hvem har ansvaret
- Prosjektsponsor fra ledelsen
- Styringsgruppe
More Articles
Slik unngår du det
Beslutningstakere på høyt nivå må sørge for at prosjektlederen og teamet deres har gode forutsetninger for å lykkes. Dette innebærer å sette sammen et team med erfaring fra å levere prosjekter med tilsvarende omfang, og gi dem tilstrekkelige ressurser til å kunne gjenta denne suksessen.
Slik løser du det
Prosjektsponsoren og styringsgruppen må sørge for at de fører et bredt tilsyn gjennom hele prosjektet.
Hvis det er tydelig at dårlig prosjektstyring fører til problemer med implementeringen, må det være en åpen og ærlig diskusjon om hvordan situasjonen kan løses. Dette kan kreve hyppigere statusoppdateringer, mer detaljerte KPI-er og potensielt også at prosjektet overføres til andre medarbeidere.
11. Økt samlet kompleksitet
Den siste viktige risikoen jeg vil rette oppmerksomheten mot, er at all innsatsen og alle pengene du bruker på en ERP-implementering, rett og slett kan gjøre driften unødvendig kompleks. Det verste scenarioet er et nytt ERP-system som ganske enkelt brukes ved siden av alle de eldre plattformene, noe som øker arbeidsmengden og kostnadene uten å gi noen konkret fordel.
Hvorfor
Avdelinger kan holde fast ved eksisterende prosesser og systemer av en rekke grunner. Det kan skyldes brukeropplevelsen, analysefunksjonene, dataintegriteten eller ganske enkelt motstand mot endring. Det kan føre til at det blir vanskelig å gå bort fra de gamle systemene og ta i bruk et ERP-system fullt ut.
Hvem har ansvaret
- Endringsledelsesteam
- Prosjektledere
Slik unngår du det
Det må finnes en tydelig og konkret plan for utrullingen av det nye ERP-systemet. Teamene må slutte opp om endringen, forstå hvorfor den skjer, og ha en detaljert tidsplan for når endringen skal gjennomføres. Dette fastsetter forventningene, og slår spesifikt fast at eksisterende systemer skal stenges på en bestemt dato.
Slik løser du det
Team eller ledere som er motvillige til å endre seg, må utarbeide en tydelig begrunnelse for hvorfor endringen er nødvendig. Derfra kan prosjektledere og endringsledere vurdere om det finnes et opplæringsbehov som må dekkes, eller om det er behov for ytterligere tilpasninger for at ERP-systemet skal møte behovene deres.
Abonner for flere ERP-innsikter
ERP-implementeringsprosessen kan virke ganske krevende, med mange potensielle risikoer underveis. Men med riktig planlegging i forkant og effektiv prosjektstyring kan alle disse risikoene unngås eller minimeres.
God planlegging bidrar ikke bare til å redusere risikoen for problemer underveis, men legger også til rette for at virksomheten kan maksimere effektivitetsgevinstene og vekstpotensialet et ERP-system kan gi organisasjonen.
Vil du vite mer om hvordan du kan integrere den nyeste teknologien i økonomifunksjonen din? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.
