ERP kontra regnskapsprogramvare: Veiledning for forretningsvekst

ERP kontra regnskapsprogramvare handler i bunn og grunn om en dragkamp mellom budsjett og funksjonalitet. ERP-systemer tilbyr omfattende funksjoner til en høyere pris, mens regnskapsprogramvare koster mindre, men bare tilbyr funksjoner spesifikke for regnskap og økonomi.

Mange selskaper velger først et regnskapssystem og går deretter over til ERP når veksten tiltar.

Her ser vi nærmere på hvordan disse to kritiske systemene fungerer, slik at du kan finne ut hvilket som passer best for virksomheten din.

Hva er ERP-programvare?

ERP-programvare hjelper deg med å håndtere daglige forretningsoppgaver som regnskap, lagerstyring, kunderelasjonshåndtering og prosjektstyring.

Tenk på ERP-programvare som et superlim som binder ulike avdelinger og forretningsfunksjoner – salg, innkjøp og HR – sammen i et sentralisert system. Det er ikke en magisk løsning som løser alle forretningsproblemer over natten, men det gir deg oversikt over virksomhetens ressurser, slik at du kan planlegge og optimalisere.

De beste ERP-programvareløsningene tilbyr også ekstra moduler som utvider funksjonaliteten. Sage tilbyr for eksempel Sage Intacct SaaS Intelligence-modulen, som gir innsyn i måltall som kundeanskaffelseskostnad (CAC), kundebeholdningskostnad (CRC), kontantkonverteringsscore, netto forbrenningsrate og mer.

Hva er regnskapsprogramvare?

Regnskapsprogramvare hjelper deg med alt som gjelder penger, inkludert styring av kontantstrøm, overvåking av lønnsomhet og utarbeidelse av finansregnskap.

De fleste ERP-systemer har regnskapsfunksjonalitet som kan gjøre alt en regnskapsprogramvareløsning kan. Men hvis du driver en liten SaaS-virksomhet uten lagerbeholdning eller et stort team, kan regnskapsprogramvare være en rimelig løsning for å registrere og rapportere finansielle transaksjoner.

De beste regnskapsløsningene kan gjøre langt mer enn å generere kontantstrømoppstillingen, resultatregnskapet og balansen automatisk. Den kan for eksempel hjelpe deg med å følge riktige regler for inntektsføring, spore utgifter og følge saldoer for leverandørgjeld og kundefordringer.

ERP kontra regnskapsprogramvare: En oversikt

Kjernefunksjonalitet i ERP-programvare

ERP-programvare er som en sveitsisk lommekniv for driften av virksomheten. Det er en alt-i-ett-løsning som samler data fra flere avdelinger i ett enkelt dashbord. ERP-programvare kan hjelpe deg med følgende:

• Sentraliserte data: ERP sentraliserer data fra ulike avdelinger, slik at alle har tilgang til den samme, oppdaterte informasjonen.
• Automatisering: ERP kan automatisere fakturering, rapportering, lagerstyring og en rekke andre forretningsområder. Dette reduserer manuelle feil og forbedrer effektiviteten.
• Rapportering i sanntid: ERP-systemer bruker innsamlede data til å generere innsiktsfulle rapporter. Sanntidsdata og rapporter som inkluderer KPI-er for lagernivåer, økonomisk stilling og salgstrender, bidrar til å ta informerte beslutninger.
• Økonomistyring: ERP-systemer inkluderer innebygde regnskapsmoduler som hjelper deg med å utarbeide budsjetter, følge utgifter, behandle lønn og utarbeide finansregnskap.
• Styring av forsyningskjeden: Du kan overvåke hele forsyningskjeden, fra innkjøp til distribusjon, ved hjelp av ERP. Det forenkler styringen av lagerbeholdning, leverandører og leveranser.

Kjernefunksjonalitet i regnskapsprogramvare

Regnskapsprogramvare tilbyr bare funksjoner som er relevante for regnskaps- og økonomiavdelingene. Kjernefunksjonene i de fleste typene regnskapsprogramvare omfatter:

• Bokføring: Regnskapsprogramvare registrerer transaksjoner som salg, kjøp, kvitteringer og betalinger. Den bokfører journalposter for hver transaksjon i henhold til dobbel bokføring.
• Fakturering: Du kan konfigurere regnskapsprogramvaren til å generere tilbakevendende fakturaer. Det betyr at du kan sette opp automatisert fakturering for abonnementer.
• Utgiftssporing: Regnskapsprogramvare lar deg registrere og kategorisere utgifter. Dette gjør det mulig å overvåke forbruket og holde det under kontroll. Utgiftssporing er også avgjørende for å effektivisere godkjenningen av utgiftsrefusjoner.
• Avstemminger: Trenger du å avstemme kontoutskrifter? La regnskapsprogramvaren ta seg av det. Regnskapsprogramvare kan sammenligne transaksjoner med bankaktivitet for å finne avvik.
• Lønn: Du kan automatisere lønnsberegninger, direkte innbetalinger og skatteberegninger med regnskapsprogramvare.
• Finansiell rapportering: Finansiell rapportering er viktig både for etterlevelse av regelverk og beslutningstaking. Regnskapsprogramvare genererer resultatregnskapet, balansen og kontantstrømoppstillingen automatisk etter hvert som du registrerer finansielle transaksjoner.

Hvilken rolle spiller regnskapsprogramvare i finansiell rapportering?

Avanserte regnskapsprogramvareløsninger kan automatisere en stor del av prosessen for finansiell rapportering. Her er eksempler på oppgaver innen finansiell rapportering som regnskapsprogramvare utfører:

• Organisering av data: Regnskapsprogramvare samler inn finansielle data fra salg, utgifter og andre transaksjoner og organiserer dem.
• Finansregnskap: Regnskapsprogramvare fyller automatisk inn innsamlede data i finansregnskapet. Dette gjør det mulig å følge med på blant annet lønnsomhet, kapitalstruktur og kontantbeholdning i sanntid.
• Tilpassede rapporter: Du kan tilpasse rapporter etter behovene til virksomheten, ledelsen, investorene eller tilsynsmyndighetene.
• Sammenlignende analyse: Det lar deg sammenligne finansielle data på tvers av perioder, slik at du kan identifisere trender, mønstre og avvik.

Fordeler med ERP-programvare

ERP-løsninger tilbyr en mengde fordeler. De lar deg opprettholde et sentralt informasjonslager knyttet til virksomhetens drift og gjør hverdagen enklere for teamet ditt ved å automatisere mange av de trivielle og repetitive oppgavene. La oss se nærmere på fordelene med ERP-programvare.

• Databaserte innsikter: ERP-systemer samler inn enorme mengder data fra flere driftsområder. Hvis ERP-systemet ditt har innebygde verktøy for forretningsanalyse og dataanalyse, kan det gi handlingsrettet innsikt i viktige områder som kundeatferd.
• Kostnadseffektivitet: ERP bidrar til å optimalisere ressursutnyttelsen og automatisere oppgaver, noe som bidrar til å minimere driftskostnader og lønnskostnader samt forbedre produktiviteten.
• Konsoliderte data: SaaS-virksomheter genererer enorme datamengder som ofte er spredt mellom ulike avdelinger. Dette skaper datasiloer som hindrer gode beslutninger. ERP-systemer konsoliderer data fra alle avdelinger, slik at du kan ta datadrevne beslutninger.
• Skalerbarhet: ERP-systemer bruker modulære strukturer som gjør det mulig å håndtere flere transaksjoner, brukere og mer data etter hvert som virksomheten vokser.
• Etterlevelse og sikkerhet: Du kan ikke lagre kundedata i regneark – du må overholde personvernregler som GDPR og HIPAA, avhengig av bransjen din.
• Integrerte prosesser: Du kan flytte data inn og ut av ERP-systemer uten manuelt arbeid. Når du bruker et regneark, bruker du mye tid på å kopiere og lime inn data på tvers av systemer.

Fordeler med regnskapsprogramvare

Regnskapsprogramvare er som en økonomisk trollmann som jobber gjennom hele dagen for å holde selskapets økonomi i god stand. Slik fungerer det:

• Nøyaktig inntektsføring: Det kan være tidkrevende å følge ASC 606 manuelt. Regnskapsprogramvare hjelper med å følge standarder for inntektsføring av SaaS og inntektsfører automatisk inntekter over abonnementsperioder.
• Kostnadssporing: Kostnadene kan raskt hope seg opp hvis du ikke følger med på dem. Regnskapsprogramvare hjelper deg med å spore alle typer kostnader, fra serverkostnader til lunsjer for teamet, slik at du holder deg innenfor budsjettet.
• Finansiell rapportering: Regnskapsprogramvare genererer regnskapsoppstillinger samt andre finansielle rapporter, for eksempel aldersfordelingsrapporter, lønnsomhetsanalyser og prognoserapporter.
• Enklere skatteinnlevering: Skatteperioden kan få hodet til å spinne hvis du ikke er godt forberedt. Regnskapsprogramvare sørger for at du har all informasjon lett tilgjengelig. Den hjelper deg med å beregne skatter og sørger for at du har de nødvendige skatteskjemaene klare til innsending når skattemyndighetene banker på døren.

Det finnes flere fordeler med regnskapsprogramvare, men dette er noen av de viktigste.

Velg den riktige løsningen for virksomheten din

Valget mellom ERP- og regnskapsprogramvare avhenger av følgende faktorer:

Virksomhetens kompleksitet

Hvis du driver en oppstartsbedrift, er det bedre å velge dedikert regnskapsprogramvare. ERP-systemer er dyrere og mer komplekse, og de inneholder mange funksjoner en oppstartsbedrift sannsynligvis ikke vil trenge.

Mange ERP-systemer har for eksempel moduler for kompleks produksjonsstyring, lagerstyring, ledelse av store team og omfattende finansiell analyse.

Men etter hvert som du vokser og de operative behovene dine blir mer mangfoldige – for eksempel når du innfører komplekse abonnementsmodeller og håndterer flere inntektsstrømmer – blir den integrerte tilnærmingen i et ERP-system langt mer verdifull.

Funksjonalitetens omfang

Du kan klare deg fint uten et ERP-system hvis du ikke har et stort team eller komplekse prosesser. Det skyldes at du ikke vil trenge de fleste ERP-funksjonene som støtter områder som forsyningskjedestyring, HR og samsvar. I stedet kan du velge å bruke regnskapsprogramvare og CRM.

Det finnes ingen faste regler her – bygg en teknologistakk som fungerer for deg.

Krav til data og rapportering

ERP-systemer tilbyr vanligvis omfattende funksjoner for rapportering og analyse. Hvis du ofte må dele rapporter med interessenter, ønsker å bruke prediktiv analyse til ressursstyring eller vil bygge tilpassede kontrollpaneler for datadrevet beslutningstaking, er det verdt å investere i ERP.

Budsjett

De innledende kostnadene ved implementering av ERP-systemer og opplæring av teamet i bruk av dem er betydelig høyere enn kostnadene for regnskapsprogramvare.

Oppstartsbedrifter trenger ikke alltid ERP eller har budsjett til det. Skybaserte ERP-løsninger er billigere enn lokale alternativer, men de koster fortsatt mer enn regnskapsprogramvare.

Ifølge undersøkelser utgjør kostnaden ved å eie et ERP-system for mellomstore selskaper (inntekter under 1 milliard dollar) omtrent 3 % til 5 % av de årlige inntektene, mens den er 2 % til 3 % for store selskaper (inntekter over 1 milliard dollar).

Hvis økonomien er trang eller du ikke har tid eller arbeidskraft til å bli klar for ERP, bør du vurdere å utsette ERP-investeringen og bruke regnskapsprogramvare til å håndtere den økonomiske siden av virksomheten.

Invester med fremsyn

Tenk på fremtiden. Hvis du ser for deg at virksomheten vil vokse raskt, eller forventer å utvide teamet betydelig i løpet av det neste året, er det mer fornuftig å investere i et ERP-system.

På den annen side er regnskapsprogramvare ideelt for selskaper som fortsatt befinner seg på konseptbevisstadiet eller legger grunnlaget for vekst.

Husk – valget mellom ERP og regnskapsprogramvare avhenger av hvor virksomheten din står i dag, og enda viktigere, hvor du forventer at den skal være i morgen.

Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som finansleder? Abonner på nyhetsbrevet vårt for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.