Implementering av et nytt ERP-system er en stor beslutning som kommer med en svært høy prislapp. Som økonomidirektør forventes det at du kan rettferdiggjøre denne investeringen overfor styret – ikke bare når det gjelder kostnader, men også forstyrrelsene den kommer til å forårsake på arbeidsplassen. Heldigvis er det ikke så vanskelig å beregne avkastningen på ERP-investeringen som det først kan virke.
I denne veiledningen går jeg gjennom de praktiske trinnene for å måle ERP-avkastning, og forklarer deretter hvordan du tolker tallene slik at du trygt kan demonstrere verdien overfor ledergruppen.
Hva er ERP-ROI?
ERP-ROI er den økonomiske avkastningen fra et system for ressursplanlegging i virksomheten (ERP), veid opp mot kostnadene. Den beregnes som en prosentandel av den opprinnelige investeringen i ERP-løsningen.
Men med et ERP-system er ROI mer enn bare direkte fortjeneste. Det handler om hvordan systemet forbedrer arbeidsflyter, datanøyaktighet og virksomhetens samlede smidighet.
Noen fordeler er enkle å måle, for eksempel lavere lagerkostnader. Andre, som bedre arbeidsmoral eller økt kundetilfredshet, er vanskeligere å tallfeste. Det kan være nyttig å kjenne denne verdien av følgende grunner:
- Vurdere ERP-systemets innvirkning på virksomheten.
- Utarbeide en sterk forretningsbegrunnelse for administrerende direktør, styret eller andre interessenter.
- Forbedre ERP-strategien over tid for å oppnå større verdi.
- Imøtekomme dagens behov og forberede virksomheten på fremtidig vekst.
ERP er som nervesystemet i en virksomhets drift. Uten riktig planlegging, gjennomføring og løpende støtte kan ERP-prosjekter mislykkes, noe som fører til en enorm sløsing med ressurser.
Hva du bør gjøre for å forberede deg på en ERP-ROI-analyse
ERP-systemer er langsiktige investeringer. Før du i det hele tatt kjøper et ERP-system, er det to viktige områder økonomidirektører må gå grundig inn i:
- ERP-strategi
- ERP-ROI-analyse
ROI-beregninger hjelper deg med å rettferdiggjøre ERP-investeringen etter at systemet er satt i drift. Uten en detaljert analyse kan du overse forhold som påvirker hvor vellykket investeringen blir. Det blir også mye vanskeligere å få styrets godkjenning av disse utgiftene i neste budsjett.
Når du gjennomfører en ERP-ROI-analyse, er det best å planlegge for minst fem år. Sørg for at du ser på hvert av disse viktige punktene:
Analyser og sammenlign kostnader
Mange moderne ERP-regnskapsløsninger koster mer på forhånd, men det betyr ikke at de er dyrere. Det er ofte som å kjøpe en ny bil i stedet for å bruke stadig mer penger på vedlikehold hvert år av en eldre modell.
Du kan derfor ikke bare føre hele investeringen som en utgift. Du må sammenligne det du bruker på de eksisterende systemene med det du kommer til å bruke på det nye ERP-systemet, både innledningsvis og over tid. Når du analyserer disse kostnadene, må du sørge for å se på:
- Lisensavgifter, abonnementskostnader og eventuelle tillegg du kan ha behov for.
- Serveroppgraderinger, nettverksforbedringer, nye arbeidsstasjoner og annen infrastruktur som støtter systemet.
- Innledende konsulenthonorarer, datamigrering, tilpasning og integrasjon med andre systemer.
- Opplæringsprogrammer for ansatte, læringsressurser og produktivitetstilpasninger i opplæringsperioden.
- IT-støtte, systemoppdateringer og årlige vedlikeholdsavgifter.
- Sikkerhetstiltak, kostnader for nettskyvertstjenester og nettverksforbedringer.
- Overtid for ansatte under implementeringen, midlertidig produktivitetstap og potensielle driftsforstyrrelser.
Husk å inkludere både engangskostnader og løpende kostnader i analysen. For eksisterende systemer må du ikke glemme å ta med kostnadene for oppgraderinger du må gjennomføre dersom du velger ikke å implementere et nytt ERP-system.
Innhent alle nødvendige estimater
Du må være grundig når du innhenter estimater for ERP-implementeringsprosjektet. Halvferdige tall fører til halvferdige beslutninger, og med investeringer av denne størrelsen har du ikke råd til å gjette.
Når du setter sammen disse tallene, må du sørge for å se på:
- Forventet avkastning: Husk at ikke alle fordelene vil materialisere seg over natten. ERP-systemer er en langsiktig investering, noe som betyr at mange av fordelene vil være basert på fremtidige prognoser.
- Kostnader for det nye systemet: Se utover salgstilbudet. Implementering koster vanligvis 1–3 ganger programvareprisen, avhengig av kompleksiteten.
- Kvantifiserbare fordeler: Fokuser på områder der du kan måle forbedringer, for eksempel en reduksjon på 60 % i svinn gjennom bedre lagerstyring, 1,5 ganger raskere produksjonsgjennomløp eller en nedgang på 22 % i driftskostnadene.
- Datamigrering: Dette blir ofte kraftig undervurdert. Rensing, transformering og flytting av data kan utgjøre opptil 30 % av implementeringsbudsjettet.
- Støtte etter implementeringen: Sett av budsjett til minst 6–12 måneders støttekostnader, når spørsmål og problemer vil være på sitt mest omfattende.
Det er viktig å være positiv, men realistisk i estimatene dine. Hvis du driver en produktbasert virksomhet, kan det hende du ser for deg en omfattende reduksjon i lagerbeholdningen. Gjør grundige undersøkelser for å forstå bransjen din først. Noen virksomheter vil kunne se fordelene tidligere enn andre.
Have an account? Log In
Vurder påvirkningen på virksomheten
ERP-systemer er ikke bare programvare; de er et verktøy for virksomhetstransformasjon. Før du begynner å beregne avkastningen på investeringen, må du forstå nøyaktig hvordan systemet vil endre driften din.
- Begynn med å kartlegge dagens problemer. Spør deg selv: «Hva får meg til å slå hodet i veggen hver dag?» Disse frustrasjonene er gullgruver for forbedring. Det kan være dobbeltregistrering av data eller mangel på sanntidsinformasjon.
- Vær realistisk med tanke på tidsrammen. Jeg har aldri hørt om en ERP-implementering som leverte alle fordelene sine den første måneden – eller engang i løpet av det første kvartalet. I stedet ser de fleste selskaper minimal avkastning i måned 1–3, moderat avkastning i måned 4–12, og deretter begynner den virkelige gevinsten i år to.
- I stedet for å si «Vi trenger bedre rapportering», bør du definere hvilke beslutninger rapportene skal forbedre. På den måten kan du identifisere de faktiske prioriteringene dine og se bort fra overflødige forbedringer som ikke gir noen forretningsverdi.
- Ikke undervurder den menneskelige faktoren. Det flotte, nye systemet ditt er verdiløst hvis folk motsetter seg å bruke det.
De fleste ERP-systemer mislykkes ofte fordi brukerne lager omveier i stedet for å tilpasse seg nye prosesser. Sørg for at du investerer i gode ressurser for opplæring og setter av budsjett til endringsledelse.
Ulike typer ERP-systemer og deres påvirkning på avkastningen
ERP-systemer leveres med mange distribusjonsalternativer. Hver type ERP-system har unike funksjoner som kan påvirke avkastningen på investeringen.
| ERP-type | Beskrivelse | Potensial for avkastning | Drivkrefter for avkastning | Risikoer for avkastningen |
|---|---|---|---|---|
| ERP-typeLokalt installert ERP | BeskrivelseKjører på egne servere med full kontroll over data og tilpasninger. | Potensial for avkastningHøy langsiktig avkastning hvis det brukes i mange år. | Drivkrefter for avkastningEierskap reduserer langsiktige kostnader; full kontroll. | Risikoer for avkastningenLangsom tid til gevinst; løpende vedlikehold. |
| ERP-typeSkybasert ERP | BeskrivelseDriftes av leverandøren og åpnes på nett via et abonnement. | Potensial for avkastningRask avkastning som følge av rask implementering og lave oppstartskostnader. | Drivkrefter for avkastningBetal etter bruk; skalerbart; leverandøren håndterer oppdateringer. | Risikoer for avkastningenAvgiftene øker over tid; begrenset kontroll over infrastrukturen. |
| ERP-typeHybrid-ERP | BeskrivelseEn kombinasjon av lokalt installert og skybasert ERP for fleksibilitet. | Potensial for avkastningBalansert avkastning gjennom en kombinasjon av kostnad og kontroll. | Drivkrefter for avkastningKritiske arbeidsbelastninger forblir lokalt installert; andre ligger i skyen. | Risikoer for avkastningenForsinkelser i integrasjonen; større behov for administrasjon. |
| ERP-typeERP i to nivåer | BeskrivelseNivå 1 for hovedkontoret, nivå 2 for datterselskaper og funksjoner. | Potensial for avkastningMålrettet avkastning for vekst eller endring. | Drivkrefter for avkastningRimeligere for mindre enheter; unngår overinvestering. | Risikoer for avkastningenIneffektivitet mellom nivåene; integrasjonsrisiko. |
Hvilken ERP-type du velger, påvirker beregningen av avkastningen og tidsrammen betydelig. For eksempel sier Nucleus Research at skybaserte løsninger gir 42 % høyere avkastning enn lokalt installerte ERP-løsninger. Selv om den første investeringen er lavere, koster skybaserte løsninger ofte mer på lang sikt sammenlignet med engangskostnaden for lokalt installerte systemer (dette er en av de viktigste fordelene med lokalt installerte ERP-systemer).
Formelen for ERP-avkastning
Det finnes en standardformel som de fleste selskaper bruker for å fastslå avkastningen på alle typer investeringer:
Vanligvis kan du bare bruke den samme formelen til å beregne avkastningen på investeringen (ROI) fra ERP-systemet ditt. Hvis en produsent for eksempel investerer $350,000 i et ERP-system og oppnår en verdi på $665,000 over tid, blir ROI-en:
($665,000 - $350,000) / $350,000 × 100 = 90%.
Men det er en hake.
Når du beregner ROI, må du ta hensyn til de totale eierkostnadene (totale eierkostnader – TCO), som inkluderer både innledende og løpende utgifter. For lokalt installerte systemer består TCO av IT-bemanning, programvarelisenser, maskinvarekjøp, implementeringstjenester, opplæringskostnader, vedlikeholdsavgifter og oppgraderinger av infrastrukturen. Du kan føre disse som investeringer i balansen.
Men for skybaserte ERP-systemer blir ting mer kompliserte. I stedet for store innledende investeringer får du abonnementsavgifter (månedlige eller årlige) som behandles som driftskostnader. TCO vil derfor nå inkludere abonnementsavgifter for hele systemets levetid. Samtidig unngår du maskinvareinvesteringer og reduserer behovet for bemanning.
Dette er grunnen til at skybaserte ERP-systemer gir raskere ROI enn lokalt installerte systemer – den innledende investeringen er lavere, slik at fordelene begynner å komme tidligere. Selv om abonnementsmodellen fordeler kostnadene over tid, kan de totale utgiftene over mange år etter hvert overstige engangskostnaden for et lokalt installert system.
De fleste selskaper tar likevel ikke med mer enn abonnementsavgifter for 5 år når de beregner ROI.
Slik bruker du ERP-ROI-formelen
Hvis du fulgte forberedelsestrinnene vi gikk gjennom, er du allerede halvveis! Du har analysert kostnader, innhentet estimater og vurdert konsekvensene for virksomheten. Nå er tiden inne for å sette disse tallene inn i formelen for å se om ERP-systemet har vært verdt investeringen.
1. Finn investeringens totale verdi
Den totale verdien viser fordelene virksomheten din oppnår med ERP-systemet. Dette inkluderer både konkrete fordeler, som kostnadsbesparelser og økte inntekter, og målbare immaterielle fordeler.
Begynn med å identifisere områder der ERP-systemet vil skape verdi. For produksjonsbedrifter omfatter fordelene med ERP-programvare for produksjonsbedrifter redusert lagerbeholdning, høyere produktivitet, lavere arbeidskostnader og økt salg. For tjenestebedrifter bør du fokusere på bedre utnyttelsesgrad, raskere faktureringssykluser og bedre kundebevaring.
Deretter fastsetter du kroneverdien av disse fordelene over analyseperioden, som vanligvis er 3–5 år. Vær forsiktig med estimatene dine – overdrevne løfter kan svekke saken din når du senere vurderer resultatene.
Ta for eksempel Horizon Manufacturing. Denne mellomstore produsenten av industrielle deler har en årlig omsetning på $25 million. Etter en grundig analyse identifiserte de følgende årlige fordeler ved det foreslåtte ERP-systemet:
- Redusert lagerbeholdning: $175,000/år
- Forbedret produktivitet: $120,000/år
- Redusert overtidsarbeid: $85,000/år
- Økt salg som følge av bedre kundeservice: $200,000/år
- Færre forsendelsesfeil: $45,000/år
For Horizon utgjør den totale årlige fordelen $625,000. Over en periode på 5 år blir det en total verdi på $3,125,000.
2. Beregn investeringens totale kostnad
Investeringens totale kostnad består av alle utgifter knyttet til anskaffelse, implementering og drift av ERP-systemet. Dette inkluderer både engangskostnader og løpende kostnader i analyseperioden.
Sørg for at du inkluderer:
- Engangskostnader for lisenser
- Abonnementsavgifter
- Maskinvarekjøp
- Implementeringsavgifter
- Datamigrering
- Opplæring og støtte til ansatte
- Løpende vedlikehold
Hvis vi fortsetter med eksempelet Horizon Manufacturing, ser kostnadene deres slik ut:
| Kostnadskategori | Beløp |
| Programvarelisenser (skybaserte) | $350,000 |
| Implementeringstjenester | $175,000 |
| Datamigrering | $45,000 |
| Opplæring av ansatte | $65,000 |
| Kostnader for internt prosjektteam | $120,000 |
| Midlertidig produktivitetstap | $90,000 |
| Investeringens totale kostnad | $845,000 |
3. Bruk formelen
Nå som du har beregnet investeringens totale verdi og totale kostnad, kan du bruke formelen fra tidligere:
For Horizon Manufacturing:
ROI = ($3,125,000 - $845,000) / $845,000 × 100 % ROI = $2,280,000 / $845,000 × 100 % ROI = 2.70 × 100 % ROI = 270 %
For hver dollar Horizon investerer i ERP-systemet sitt, kan de forvente å få tilbake $2.70 i løpet av de neste 5 årene. Dette er et overbevisende forretningsgrunnlag for å gå videre med implementeringen.
Eksempler på ERP-ROI
La oss gå gjennom hele prosessen med å beregne ERP-ROI, denne gangen for et annet selskap som heter Coastal Logistics.
Coastal er et distribusjonsselskap med $40 millioner i årlige inntekter. De ønsker å erstatte de gamle systemene sine med et nytt skybasert ERP-system. Slik vil de gå frem for å beregne ROI.
Først fører de opp alle kostnader knyttet til det nye ERP-systemet:
| Kostnadskategori | År 1 | År 2 | År 3 | År 4 | År 5 | Totalt |
| Programvareabonnement | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $600,000 |
| Implementeringstjenester | $250,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $250,000 |
| Datamigrering | $75,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $75,000 |
| Opplæring | $85,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $145,000 |
| Interne ressurser | $100,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $200,000 |
| Midlertidig produktivitetstap | $150,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $150,000 |
| Totale kostnader | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $1,420,000 |
Deretter prøver de å sette faktiske tall på de forventede fordelene:
| Fordelskategori | År 1 | År 2 | År 3 | År 4 | År 5 | Totalt |
| Reduksjon i lagerbeholdning | $100,000 | $200,000 | $250,000 | $250,000 | $250,000 | $1,050,000 |
| Besparelser i arbeidskostnader | $75,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $675,000 |
| Forbedret ordrenøyaktighet | $50,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $450,000 |
| Reduserte fraktkostnader | $25,000 | $75,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $400,000 |
| Økt salg | $0 | $200,000 | $300,000 | $400,000 | $500,000 | $1,400,000 |
| Totale fordeler | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 | $3,975,000 |
Til slutt beregner de årlig og kumulativ ROI:
| ROI-beregning | År 1 | År 2 | År 3 | År 4 | År 5 |
| Årlige kostnader | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 |
| Årlige fordeler | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 |
| Årlig nettofordel | -$530,000 | $565,000 | $740,000 | $840,000 | $940,000 |
| Kumulativ nettofordel | -$530,000 | $35,000 | $775,000 | $1,615,000 | $2,555,000 |
| Kumulativ ROI | -68 % | 4 % | 71 % | 147 % | 180 % |
Du legger kanskje merke til at ROI for år 1 faktisk er negativ. Dette er vanlig i ROI-beregninger for ERP. Ved omfattende implementeringer ser man ofte ikke avkastning før godt ut i det andre eller tredje året.
Tips for å øke ROI på en vellykket måte
Bekymret for at du ikke får nok ROI til å rettferdiggjøre ERP-kostnadene? Her er fem velprøvde strategier for å øke ERP-ROI.
- Sett realistiske mål for ERP-implementeringen. De fleste systemer gir ikke full verdi med en gang. Faktisk opplever mange organisasjoner bedre avkastning i år to til fem.
- Kontroller alltid ytelsen til ERP-systemet opp mot forretningsmålene dine. Regelmessige revisjoner hjelper deg med å oppdage forbedringsmuligheter.
- Prioriter grundig opplæring for alle brukere. Selv det beste ERP-systemet gir ingen avkastning på investeringen hvis teamet ditt ikke vet hvordan det skal brukes.
- Sørg for at ERP-systemet er i tråd med de overordnede målene dine. Definer SMART-mål som knytter ERP-funksjonene til den strategiske visjonen din.
- Bruk gode metoder for datahåndtering for å sikre nøyaktighet og konsistens. Rydd opp i dataene før migreringen. Etabler styringsregler og gjennomfør regelmessige kvalitetskontroller.
Viktige fordeler ved ERP-investeringer
Implementering av et ERP-system gir mange fordeler, fra den daglige driften og helt frem til selskapets bunnlinje:
- Bedre utstyrshåndtering: ERP-systemer sporer og planlegger vedlikehold av utstyret ditt. Dette bidrar til å forlenge levetiden og reduserer uventet nedetid.
- Strømlinjeformede ressurser: ERP-løsninger integrerer data fra ulike avdelinger for å fjerne dobbeltarbeid og optimalisere ressursbruken.
- Nøyaktige registre: ERP-systemer gir én felles kilde til sannheten for alle forretningsdata. Du kan redusere feil fra manuell registrering, og alle kan arbeide med nøyaktig informasjon i sanntid.
- Standardiserte prosesser: ERP-systemer bruker og automatiserer konsistente arbeidsflyter og prosedyrer i hele organisasjonen. Dette reduserer variasjon og fremmer beste praksis i all drift.
- Lavere materialkostnader: ERP-systemer forbedrer lagerstyring og etterspørselsprognoser. Dette hjelper deg med å redusere unødvendige innkjøp og oppnå bedre leverandøravtaler gjennom smartere innkjøp.
More Articles
Finn det beste ERP-systemet
Selv om mange store aktører tilbyr "alt-i-ett"-ERP-systemer, passer de kanskje ikke godt til spesialiserte behov eller nisjebransjer. Hvis du er villig til å gjøre litt undersøkelser, bør du ha disse tipsene i bakhodet når du ser etter en løsning som passer.
Først bør du kartlegge bransjekravene og forretningsprosessene dine. Hver sektor har unike utfordringer som krever spesialiserte funksjoner. Deretter bør du ta hensyn til selskapets størrelse og vekstplaner. Systemet bør vokse sammen med virksomheten din uten å bli for kostbart.
Undersøk hvor brukervennlig hvert system er. Komplekse grensesnitt kan svekke bruken. Se også på integrasjon med annen programvare du ønsker å beholde. Ikke overse leverandørens omdømme og kvaliteten på støtten heller.
ERP-leverandører har svært dyktige selgere. Det anbefales å engasjere en uavhengig person til å bistå i prosessen med avgrensning, valg og implementering. Denne personen kan hjelpe deg med å utarbeide en implementeringsplan som sikrer at alle kritiske punkter blir ivaretatt.
Trenger du noe litt annerledes? Ta en titt på listen vår over de beste ERP-alternativene som andre anmeldere ofte overser.
Flere ERP-ressurser
Fra valg til implementering og videre kan ERP-systemer være krevende. De innebærer en stor endring for virksomheten din, og hvis de implementeres feil, kan det få varige konsekvenser for virksomheten.
Derfor er det best å holde seg oppdatert på endringer i bransjen, bygge kunnskapen din og fortsette å utvikle ERP-ferdighetene dine. Ser du etter noen ekstra ressurser? Her er noen av favorittene mine som kan hjelpe deg i gang:
- Hva er et skybasert ERP-system? Hvem passer det best for? - CFO Club
- Fordeler og utfordringer ved å implementere ERP-systemer - CFO Club
- De beste ERP-sertifiseringene hvis du ønsker å videreutvikle kompetansen din - CFO Club
Bli med for mer innsikt i ERP
Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for å få eksklusive tips direkte fra finanslederne som former teknologibransjen.
