Regelverk er ryggraden i virksomheten din og i ditt system for virksomhetsressursplanlegging (ERP). Men hvordan vet du egentlig om ERP-systemet ditt hjelper deg med å oppfylle alle regulatoriske krav? Og hvordan gjør det det?
Derfor har jeg satt sammen denne tydelige, praktiske og brukervennlige veiledningen til ERP-samsvar. Med utgangspunkt i erfaringen min med å hjelpe en rekke virksomheter med ERP-implementering skal jeg gå gjennom hva ERP-samsvar innebærer, og hvilken innvirkning det har på virksomheten din.
Hva er regulatorisk samsvar?
Regulatorisk samsvar viser til lovene, forskriftene og bransjestandardene som gjelder for en bestemt virksomhet, avhengig av bransje og geografisk plassering. Dette omfatter samsvar med:
- Krav til finansiell rapportering
- Regelverk for personvern
- Bransjespesifikke retningslinjer
Selv om dette høres ganske enkelt ut, kan samsvar raskt bli komplisert. For å gjøre det enklere å bryte ned laget jeg denne tabellen (noe jeg definitivt kunne ha hatt nytte av da jeg begynte å jobbe med ERP-samsvar):
| Type regelverk | Hva det overvåker | Eksempel på bransjer |
| Personvernforordningen (GDPR) | Databehandling, sikkerhet og datainnbrudd, revisjon og ansvarlighet | • Organisasjoner basert i EU og virksomheter som leverer varer og tjenester til EU • Andre virksomheter som overvåker atferden til personer i EU |
| Loven om portabilitet og ansvarlighet for helseforsikring (HIPAA) | Tilgangsovervåking, personvern og sikkerhet, varsling om datainnbrudd | • Helsetjenesteleverandører (leger, klinikker osv.) • Forsikringsselskaper • Virksomheter som leverer tjenester til HIPAA-virksomheter (IT-støtte, rådgivning osv.) |
| Californias lov om personvern for forbrukere (CCPA) | Personopplysninger, virksomheters innsamling og bruk av data, forbrukerrettigheter | • Kommersielle virksomheter i California |
| Miljøvernmyndigheten (EPA) | Luft- og vannkvalitet, jordforurensning, farlig avfall | • Produsenter av kjøretøy og motorer • Drivstoffleverandører • Industrivirksomheter |
| Mat- og legemiddeltilsynet (FDA) | Legemidler for mennesker og dyr, biologiske produkter, medisinsk utstyr, mat, kosmetikk | • Detaljhandelsvirksomheter (dagligvarebutikker, kosmetikkbutikker, tobakksforhandlere osv.) |
Dette regelverket er nødvendig for å beskytte forbrukere og virksomheter. Manglende samsvar kan føre til alvorlige sanksjoner, blant annet store bøter, rettslige skritt og skade på omdømmet.
For eksempel bruker markedene i Asia-Stillehavsregionen, Europa, Midtøsten, Afrika, Latin-Amerika og Nord-Amerika rundt $206 billion per år på å opprettholde samsvar med regelverket mot økonomisk kriminalitet. Det nordamerikanske markedet alene bruker $61 billion. Disse sanksjonene kan også ha langvarige konsekvenser, føre til tap av kundetillit og en nedgang i virksomheten.
Author's Tip
Overholdelse av regulatoriske krav er ofte et krav når man vurderer ansvarsforsikring og cybersikkerhetsforsikring – og kan ha stor betydning for kostnadene til forsikringspremiene dine.
Hvordan henger ERP sammen med regulatorisk samsvar?
Du visste sannsynligvis allerede at samsvar er viktig – det er jo derfor du er her. Men hva har alt dette med ERP-systemer å gjøre?
Forholdet mellom ERP-programvare og regulatorisk samsvar er enkelt: Automatiserte systemer gjør det enklere å holde seg innenfor reglene.
Hvis enkeltpersoner jevnlig tar beslutninger knyttet til samsvar, utsetter du deg selv (og virksomheten din) for risikoen for at en overbelastet leder omgår reglene for å få noe gjort. I tillegg er det ikke billig. Kostnadene ved føderale regler har økt til mer enn $2.1 trillion årlig.
Men hvis jeg har lært noe gjennom årene, er det at du eliminerer denne muligheten ved å systematisere samsvarsprosessen med ERP-programvare.
I helsesektoren spiller ERP-systemer for eksempel en viktig rolle i å sikre samsvar med regelverk som retningslinjene fra Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) og kravene fra Food and Drug Administration (FDA).
Med dedikerte ERP-systemer kan helsevirksomheter administrere pasientdata, holde oversikt over medisinsk lagerbeholdning og automatisere rapportering, slik at de kan opprettholde samsvar med regelverket og unngå kostbare bøter, samtidig som de forenkler de ansattes arbeid.
5 måter ERP-samsvar fungerer på for virksomheten din
Jeg har samarbeidet med mange ERP-konsulenter og arkitekter om ERP-implementeringer for flere virksomheter.
Disse selskapene er ofte drevet av et ønske om å få obligatoriske oppgaver, som å opprettholde samsvar med regelverket, bort fra sitt eget bord, og selv om jeg har god forståelse av samsvar med regelverket, ønsket jeg ytterligere innsikt i hvilken innvirkning disse forskriftene har på virksomheter, direkte fra kilden.
Derfor tok jeg kontakt med Edward Witchey, seniorleder for IT-prosjektledelseskontoret i Merakey, da ideen til en artikkel om ERP-samsvar oppsto.
Ved å kombinere hans kunnskap om programvaresamsvar med min erfaring innen ERP-implementering fant jeg åtte konkrete måter ERP-systemer kan bidra til å forbedre samsvar med regelverket på:
1. Effektiviserer datasikkerhet og personvern
Som både du og jeg vet, sentraliserer og effektiviserer ERP-systemer prosesser. Men visste du at de også gjør det samme for datasikkerheten og personvernet ditt?
Ved å implementere sterke tilgangskontroller, datakryptering, sikker lagring og bransjespesifikke samsvarstiltak kan du beskytte sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang og datainnbrudd, alt innenfor ERP-systemet ditt.
I finanssektoren implementerer banker for eksempel ERP-systemer med tilgangskontroller for å sikre at bare autorisert personell får tilgang til sensitiv finansiell informasjon. Slik beskytter disse sikkerhetstiltakene bankkundene:
- Sentralisert dataadministrasjon og kryptering beskytter kundedata under transaksjoner
- Sikker lagring beskytter data mot fysisk tyveri eller skade
- Datasikkerhetsstandardene for betalingskortbransjen (PCI DSS) beskytter kundenes betalingsinformasjon mot datainnbrudd
Tilgangskontroll, kryptering og autentiseringsmekanismer bidrar til å beskytte data. Datasikkerhetspolicyer som krever regelmessige revisjoner, bidrar til å overvåke tilgangen til dataene og forhindre uautoriserte endringer eller datainnbrudd.
2. Forbedrer den samlede oversikten og kontrollen
ERP-systemer forbedrer virksomhetens samlede oversikt og kontroll ved å tilby detaljerte dashbord, automatisert rapportering og dataanalyse i sanntid. Disse funksjonene gjør det mulig å:
- Overvåke og følge driften tett
- Identifisere potensielle problemer
- Støtte informerte beslutninger
- Se visuelle fremstillinger av viktige resultatindikatorer (KPI-er)
- Sikre rettidig og nøyaktig innsending av data
- Få umiddelbar innsikt i virksomhetens resultater
Et logistikkselskap kan for eksempel bruke et ERP-system til å følge opp flåtens resultater, vise sanntidsdata om kjøretøyenes status, leveringstider og drivstofforbruk, og sikre samsvar med transportforskrifter, for eksempel ved å føre nøyaktige logger over sjåførenes arbeidstid.
Som Edward sa i vår nylige samtale:
ERP-systemets funksjoner er utformet for å spore forretningsprosesser, transaksjoner og dataflyt i sanntid.
Og han kunne ikke hatt mer rett. Denne overordnede oversikten du får med et ERP-system, hjelper deg med å etablere og opprettholde samsvar.
Have an account? Log In
3. Forbedrer kvalitetskontroll og sporing
I tillegg til å gi deg en overordnet oversikt over virksomhetens prosesser kan ERP-systemer også bidra til å forbedre kvalitetskontroll, sporing og styring gjennom sterke funksjoner for dokumentkontroll og sporbarhet. Disse verktøyene sikrer at:
- Produktene oppfyller kvalitetsstandardene
- All dokumentasjon er korrekt og oppdatert
- Hvert trinn i produksjonsprosessen kan spores
Dette er spesielt viktig i sektorer som produksjon, der kvalitetskontroll er avgjørende for å opprettholde produktintegritet og overholde regelverket.
Et eksempel på dette er bilindustrien, der produsenter bruker prosjektbaserte ERP-systemer til å styre produksjonsprosessen. En av fordelene med ERP-programvare for produksjon er at systemets verktøy for kvalitetsstyring sikrer at hvert kjøretøy oppfyller sikkerhets- og kvalitetsstandardene, mens funksjoner for dokumentkontroll registrerer produksjonsdokumentasjon for å sikre at den er korrekt og tilgjengelig.
Author's Tip
Sørg for å oppdatere ERP-systemet regelmessig, slik at du sporer og oppfyller kravene til samsvar og kvalitetskontroll, som endrer seg raskt.
4. Automatiserer samsvarsrelaterte oppgaver
Skybasert ERP-programvare gir sentralisert samsvar ved å automatisere operative oppgaver. Den tilbyr et bredt spekter av automatiseringsfunksjoner, inkludert regnskaper og avstemminger, samt andre rapporter og personalstyring. Dette frigjør ikke bare tid, men reduserer også menneskelige feil og risikoer.
Manuell dataregistrering er utsatt for feil, mens automatisk datavalidering, rapportering og automatiserte samsvarskontroller reduserer feil og sparer verdifull arbeidstid. Ved å utnyttedisse ERP-funksjonene kan virksomheten sikre dataintegritet, noe som er avgjørende for samsvarsrapportering, og bidra til å opprettholde detaljerte oversikter over transaksjoner og aktiviteter.
Med automatiserte oppgaver gjør ERP-systemer det mulig for virksomheten å oppnå raskere gjennomføring, effektivisere prosesser og håndtere problemer i sanntid gjennom:
- Opplæringsmoduler for ansatte: Hold alle medarbeidere oppdatert på samsvarskrav gjennom effektive opplæringsprogrammer for ERP.
- Administrasjon av brukertilgang: Gir bare autorisert personell tilgang til sensitive data.
- Automatisert rapportering: Sørger for at samsvarsrelaterte data er korrekte, registrerte og oppdaterte.
For eksempel bruker sykehus i helsesektoren ERP-systemer til å håndtere samsvarsoppgaver, inkludert oppdatering av regelverk knyttet til HIPAA-krav, tilbud om opplæringsmoduler for ansatte, autorisering av brukertilgang og generering av automatiserte rapporter knyttet til samsvar.
Author's Tip
Hvis du er usikker på hvor du skal begynne med automatisering, bør du vurdere å engasjere en ERP-implementeringspartner som kan veilede deg.
5. Skaper åpenhet
Kunder, aksjonærer, ansatte og allmennheten ønsker å vite at selskapene de kjøper fra og arbeider for, etterlever regelverket.
ERP-systemer støtter datainnsamlingen som er nødvendig for transparent finansiell rapportering, noe som igjen kan styrke tilliten hos interessentene. På samme måte tilbyr enkelte ERP-systemer kundeportaler som gir brukerne sikker innsyn i sanntid i ordrestatus og annen informasjon, noe som øker tilliten til merkevaren og dens evne til å håndtere verdifull innsikt.
Åpenhet er avgjørende ved regulatoriske gjennomganger, så disse revisjonssporene gir sporbarhet og tydelighet og bidrar til å dokumentere samsvar med sikkerhetstiltakene som beskytter dataene.
For eksempel kan et legemiddelselskap integrere ERP-systemet sitt med andre teknologier for å oppnå åpenhet fra ende til ende. Dette sikrer at hvert trinn i forsyningskjeden, fra produksjon til levering, dokumenteres nøyaktig og transparent for å oppfylle regulatoriske krav, og beskytter selskapets omdømme overfor forbrukere, partnere og revisorer.
ERP-samsvar på tvers av ulike bransjer
Jo mer jeg arbeider med selskaper om ERP-implementering, desto mer legger jeg merke til hvor viktig ERP-samsvar er på tvers av ulike bransjer. Her ser vi på noen av de strengest regulerte bransjene, og hvordan ERP-systemer hjelper dem med å oppfylle kravene til samsvar.
Produksjon
Virksomheter i produksjonsbransjen, inkludert drivstoff, bilindustrien og legemidler, må følge kravene til samsvar i ISO 9001 samt regelverket fra arbeidsmiljø- og sikkerhetsadministrasjonen (OSHA), miljøvernbyrået (EPA) og mat- og legemiddeltilsynet (FDA).
Innen denne sektoren hjelper ERP-systemer selskaper med å føre oversikt over protokoller for kvalitetskontroll, sikkerhet på arbeidsplassen, miljø og matsikkerhet for å ivareta sikkerheten til forbrukere og ansatte.
Finansielle tjenester
De viktigste regulatoriske organene og regelverkene for finansielle tjenester omfatter Federal Reserve, Sarbanes-Oxley-loven (SOX) og datasikkerhetsstandarden for betalingskortbransjen (PCI DSS). Disse kravene forutsetter strenge kontroller av finansiell rapportering, datasikkerhet og revisjonsspor, noe ERP-systemer kan tilby.
Transport
Regelverket for transportvirksomheter håndheves av sentrale organer som transportdepartementet (DOT) og den føderale luftfartsmyndigheten (FAA), og dekker områder som vedlikehold av kjøretøy, førersikkerhet og miljøstandarder. Dette gjelder spesielt for lufttransport.
ERP-systemer i denne sektoren hjelper virksomheter med å følge nøye med på vedlikeholdsplanene og se sanntidsdata om lagernivåer og flåtens ytelse.
Helsevesen
Helsesektoren håndterer jevnlig sensitive klientdata. Derfor må den oppfylle kravene fra sentrale regulatoriske organer og regelverk, inkludert loven om helseforsikringsportabilitet og ansvarlighet (HIPAA) og mat- og legemiddeltilsynet (FDA).
Med robuste ERP-systemer på plass kan virksomheter i helsesektoren håndtere pasientdata på en sikker måte, føre nøyaktige registre over medisinsk utstyr og etterleve standarder for personvern og sikkerhet.
Slik oppnår du ERP-samsvar
ERP-samsvar kan høres skremmende ut – tro meg, det vet jeg – men bedriften din kan oppnå det med følgende tips jeg har plukket opp:
1. Kjenn til de nødvendige forskriftene
Begynn med å gjennomføre en grundig gjennomgang av det regulatoriske landskapet i bransjen din ved å undersøke lover, standarder og retningslinjer som gjelder for sektoren din. Hver forskrift kan ha detaljerte bestemmelser som angir hvordan virksomheten din skal drives.
La oss for eksempel si at du driver et finansselskap. Du må sørge for at ERP-systemet støtter SOX-samsvar ved å kontrollere at det har sterke interne kontroller, nøyaktige mekanismer for finansiell rapportering og sikre løsninger for datalagring.
Ved å gjennomføre nødvendige justeringer og forbedringer i ERP-systemet kan du tette samsvarshull og sikre sømløs overholdelse av regelverket.
Author's Tip
Sørg for at du vurderer systemets nåværende funksjoner, inkludert datasikkerhetstiltak, revisjon av økonomiske rapporteringsprosesser og gjennomgang av protokoller for styring av forsyningskjeden.
2. Innfør sikkerhetskontroller
Deretter er det viktig å innføre sterke sikkerhetskontroller for å forhindre uautorisert tilgang, datainnbrudd og andre cybertrusler som kan svekke organisasjonens integritet. Her er noen grunnleggende sikkerhetstiltak du bør inkludere når du setter opp ERP-systemet:
- Tilgangskontroll: Dette hindrer uautorisert personell i å få tilgang til bestemte data eller systemfunksjoner ved å definere brukerroller og tillatelser.
- Kryptering: Dette er en kritisk sikkerhetskontroll som beskytter data både når de er lagret og under overføring, slik at informasjon ikke blir fanget opp eller åpnet uten autorisasjon, og forblir uleselig og sikker.
- Regelmessig sikkerhetsoppdatering: Dette er nødvendig for å håndtere sårbarheter og beskytte mot nye trusler. Sørg for at ERP-systemet er oppdatert med de nyeste oppdateringene, slik at du kan forhindre utnyttelse fra nettkriminelle og redusere risikoen for datainnbrudd.
Det er spesielt viktig å innføre disse sikkerhetskontrollene i finansselskapet ditt for å bevare og beskytte sensitive økonomiske data. Ved å implementere økonomiske ERP-systemer kan bedriften din beskytte dataene sine, opprettholde samsvar med regelverket og bygge tillit hos interessentene.
3. Utvikle personverntiltak
Personvern er en hjørnestein i ERP-samsvar, særlig i lys av strenge regler for databeskyttelse. Her er hva du kan gjøre på dette området:
- Fjern eller maskér personlig identifiserbar informasjon (PII) fra datasett for å beskytte enkeltpersoners personvern.
- Innfør anonymisering av data i ERP-systemet for å sikre at sensitiv informasjon og krav til samsvar blir ivaretatt.
- Tilby samtykkehåndtering, inkludert sporing av samtykkestatus og mekanismer som gjør det mulig for enkeltpersoner å trekke tilbake samtykket sitt.
- Sørg for at ERP-systemet støtter forespørsler om innsyn fra registrerte (DSAR-er), slik at enkeltpersoner kan få tilgang til, korrigere eller slette personopplysningene sine i henhold til loven.
Disse teknikkene kan beskytte kundeinformasjon samtidig som selskapet fortsatt kan gjennomføre økonomiske analyser og generere verdifull innsikt. Ved å bygge inn sterke personverntiltak i ERP-systemet kan finansselskapet ditt vise at det er opptatt av å beskytte kundedata og overholde regulatoriske standarder.
More Articles
Vanlige utfordringer med ERP-samsvar
Implementering av ERP-samsvar kan medføre utfordringer som disse.
- Migrering av fragmenterte data: Manuell migrering av isolerte data på tvers av flere ulike systemer kan være tidkrevende, utsatt for feil, unøyaktig og kompleks.
- Mangel på sanntidsovervåking og varsler: Uten et ERP-system kan virksomheten din ha problemer med å overvåke samsvar i sanntid, noe som gjør det vanskelig å proaktivt identifisere og håndtere potensielle problemer.
- Vanskeligheter med å tilpasse seg endringer: Regelverk er i stadig utvikling, og selskaper uten en robust ERP-løsning kan ha problemer med å tilpasse seg raskt til nye krav til samsvar.
Author's Tip
Testing er avgjørende for å avdekke feil og ting som ikke gir forventede resultater. Jeg har sett selskaper forsøke å kutte hjørner når det gjelder ulike typer viktig ERP-testing—ikke gjør dette. Jeg vet at tid er penger, men avkastningen på investeringen din avhenger av tilstrekkelig testing.
Fremtidige trender innen ERP-samsvar
Etter hvert som teknologien fortsetter å utvikle seg, gjør også regelverkene og kravene til samsvar det. Ved å holde deg informert gjennom bransjeressurser som ERP-nyhetsbrev kan du ligge i forkant av disse endringene, opprettholde ERP-samsvar og redusere potensielle risikoer.
Velge riktig ERP
Når du velger riktig ERP-system for å møte virksomhetens behov og støtte kravene i regelverket, bør du vurdere følgende:
| Krav | Ting du bør vurdere |
| Skalerbarhet | ERP-systemer må kunne vokse med virksomheten din og tilpasse seg endringer i regelverket. Kan det støtte virksomhetens krav nå og i fremtiden? |
| Tilpasning | ERP-systemet ditt bør oppfylle selskapets spesifikke behov for samsvar og forretningsfunksjoner, og sørge for sømløs tilkobling til de andre viktige forretningssystemene dine. |
| Leverandørens omdømme | Se etter ERP-leverandører med dokumentert erfaring med å hjelpe selskaper i din bransje med å oppnå håndtering av samsvar med regelverket. Vurder deres forpliktelse til løpende støtte og oppdateringer, samt regelmessige programvareoppdateringer og kundestøtte. |
| Totale kostnader | Fastslå kostnader på forhånd, implementeringskostnader og vedlikeholdskostnader. Passer det inn i budsjettet ditt? |
Ved å ta i bruk ERP-systemenes funksjoner kan virksomheten din forenkle prosessene for samsvar med regelverket, sikre effektiv risikohåndtering ved manglende samsvar, redusere tilknyttede kostnader og opprettholde interessentenes tillit og trygghet.
Dette gir deg mer tid til å fokusere på kjernevirksomhetens mål, samtidig som du sikrer at operasjonelle økonomi overholder regelverket og endringene i dette.
Er du fortsatt usikker på hvor du skal begynne? Vurder å se gjennom CFO Clubs beste alternativer til ERP-verktøy for å komme i gang.
Abonner på mer innsikt om ERP
Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som økonomimedarbeider? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.
