Slik opprettholder du regnskapsnøyaktighet: 5 beste fremgangsmåter

For å opprettholde nøyaktigheten i regnskapet må du konsekvent registrere transaksjoner i tide, dobbeltsjekke posteringene, avstemme kontoene regelmessig og bruke pålitelig regnskapsprogramvare. Ved å holde orden, gjennomgå rapporter for feil og følge standardiserte regnskapsrutiner kan du oppdage feil tidlig og sørge for at regnskapet alltid er helt nøyaktig.

Hva er nøyaktighet i regnskapet?

Nøyaktighet i regnskapet innebærer å holde årsregnskap og regnskapsoppføringer tydelige, korrekte og oppdaterte. Det handler om å sørge for at hver krone som kommer inn eller går ut, registreres riktig, slik at rapportene faktisk gjenspeiler selskapets økonomiske status og helse.

Dette innebærer å følge standardiserte rutiner, dobbeltsjekke tallene og holde orden, enten manuelt eller ved hjelp av regnskapsprogramvare for bedrifter.

Hvordan kan denne øvelsen være nyttig for deg?

At du leser denne artikkelen, betyr at du i det minste er litt interessert i hvordan du kan opprettholde eller forbedre nøyaktigheten i regnskapet. Selv om en av de viktigste fordelene er å holde seg på riktig side av loven (alltid en sterk motivasjon), finnes det også mange andre fordeler.

Her er noen flere grunner til at det er verdt å bruke litt tid på å forbedre nøyaktigheten i selskapets regnskap:

• Forbedrer langsiktige prognoser og økonomisk planlegging – Du kan bare ta de riktige langsiktige beslutningene for en virksomhet hvis du vet hvilken økonomisk situasjon den befinner seg i nå. Jo mer nøyaktige tallene er i dag, desto større er sannsynligheten for at de riktige strategiske grepene blir tatt for å forbedre fremtiden. 
• Reduserer risiko – Selv om beslutninger som maksimerer virksomhetens vekst, er én del av fremtidsplanleggingen, er risikoen sannsynligvis en enda viktigere faktor. Nøyaktig regnskapsføring gjør det mulig for virksomheter å identifisere forbedringsområder og varsle om økonomiske problemer som kan utvikle seg til store utfordringer.
• Effektivitet ved revisjon og etterlevelse – Det finnes knapt noe større sløsing med ressurser enn å forsøke å finne og rette feil etter at de har oppstått. Dårlige regnskapsrutiner kan føre til enorme mengder arbeid når det er tid for revisjon eller skatt, noe som kunne vært unngått med bedre rutiner fra starten av.
• Bedre relasjoner til interessenter – Relasjoner bygges på tillit. Hvis interessentene kan stole på regnskapet ditt, er det mer sannsynlig at de også stoler på de andre beslutningene som tas i virksomheten. På den annen side er det ingenting som bryter ned tillit raskere enn tall som ikke stemmer.

5 beste metoder for å opprettholde nøyaktighet i regnskapet

Som du ser, finnes det mange grunner til å opprettholde nøyaktigheten i regnskapet i organisasjonen din. La oss nå se nærmere på nøyaktig hvordan du bør gjøre det, med 5 viktige metoder du bør følge.

1. Avstem kontoene regelmessig

Avstemmingsprosessen sørger for at transaksjonene på bankkontoene dine stemmer overens med regnskapsoppføringene. Den gjør det mulig å se hvilke fakturaer som fortsatt er utestående, hvor utgiftene dine betales og hvor mye kontanter du har i reserve. Kort sagt gir den en detaljert oversikt over kontantstrømmen. Den kan også hjelpe deg med å identifisere problemer eller forfalte kontoer før de blir et stort problem.

Hvis du venter med denne prosessen til slutten av kvartalet, kan det oppstå et etterslep i regnskapsoppføringene, noe som gjør det vanskelig å holde oversikt over den aktuelle økonomiske situasjonen.

Mens månedlig avstemming er tilstrekkelig for regnskapsføring i små bedrifter, kan enkelte større selskaper med et høyt transaksjonsvolum ønske å gjøre dette oftere (noen virksomheter gjennomfører til og med daglige avstemminger). 

Jeg vet at det høres ut som å trekke tenner, men denne prosessen blir raskere og mer effektiv ved hjelp av teknologi som automatisering og maskinlæring.

2. Implementer sterke interne kontroller

Det er noen viktige trinn som bør følges for å implementere interne kontroller på riktig måte.

• Vurder de eksisterende økonomiske kontrollene og identifiser eventuelle styrker og/eller svakheter.
• Gjennomfør risikovurderinger for å identifisere områder som gir grunn til bekymring eller sårbarhet, og som må inkluderes i prosessen for internkontroll. 
• Som nevnt ovenfor bør det være på plass en regelmessig avstemmingsprosess for å identifisere avvik og uoverensstemmelser raskt.
• Opprett en dokumentert prosess for internkontroll, og sørg for at den følges.
• Sørg for at det finnes tilstrekkelig opplæring i organisasjonen, slik at medarbeiderne forstår hvordan og hvorfor internkontroller brukes.
• Bruk programvare til å automatisere og systematisere prosesser så langt det er mulig, siden dette reduserer behovet for interne kontroller.
• Inviter eksterne revisorer til å gjennomgå prosessene og dokumentasjonen regelmessig og gi ekspertråd og tilbakemeldinger fra et uavhengig perspektiv.

3. Bruk regnskapsprogramvare

Alle regnskapsavdelinger bør bruke teknologi. Selv om brukervennlige regnskapsprogrammer som Quickbooks har vært tilgjengelige lenge, har funksjonaliteten i disse plattformene økt betydelig de siste årene.

Ved å utnytte teknologi til å automatisere rutineoppgaver kan du spare enorme mengder tid og redusere manuelle menneskelige feil betydelig. De beste regnskapsprogrammene inkluderer ofte funksjoner som: 

• Automatisert bankavstemming
• Leverandørgjeld og kundefordringer
• Betalingsbehandling
• Utgiftssporing
• Budsjettstyring 
• & mer

Disse verktøyene gir også innsikt i selskapets økonomiske situasjon i sanntid, slik at du raskt kan ta velinformerte økonomiske beslutninger.

Fra et risikoperspektiv tilbyr disse plattformene sikker datalagring og sikkerhetskopieringsløsninger, slik at økonomiske dokumenter er trygge og enkelt kan hentes frem. 

Author's Tip

Selv om mennesker er fantastiske til mange forskjellige ting, er en av de beste måtene å opprettholde nøyaktigheten i regnskapet på å begrense menneskelig inntasting og automatisere så mye som mulig.

4. Oppbevar detaljert dokumentasjon

Det burde selvsagt være unødvendig å si at detaljert dokumentasjon må oppbevares, men det er verdt å nevne dette separat her på grunn av hvordan det henger sammen med de andre beste praksisene jeg har nevnt.

For selv om det er viktig å ta vare på dokumenter som fakturaer, kvitteringer og kontrakter, er det i praksis til liten nytte hvis de ligger stablet i tilfeldige esker i hjørnet av et konferanserom. For å virkelig forbedre regnskapsnøyaktigheten må dokumentasjonen være organisert og tilgjengelig.

Dette er nok et godt eksempel på hvor riktig programvare kan være til hjelp. Det finnes et bredt utvalg av plattformer og programvarealternativer som kan hjelpe med å spore utgifter, administrere fakturaer, organisere kontrakter og systematisere omtrent alle andre aspekter ved driften av virksomheten.

Disse plattformene kan kobles direkte til regnskapsprogramvaren eller ERP-systemet ditt, slik at du får en tydelig sporbarhet gjennom den økonomiske dokumentasjonen. Dette forenkler også prosessen med internkontroller.

5. Gjennomfør regelmessig opplæring

Å øke den institusjonelle kunnskapen er en av de beste måtene å få mest mulig ut av de andre beste praksisene på listen vår. Dyktige medarbeidere bak alle systemene og prosessene sikrer at de fortsetter å bli bedre over tid.

Det bør selvsagt finnes et detaljert opplæringsprogram hver gang prosessene endres, men det bør også gjennomføres regelmessige gjennomganger gjennom hele året. 

Hver gang en feil blir identifisert, bør den føres inn i opplæringsplanen slik at alle kan lære av feilene som naturlig vil oppstå over tid.

De vanligste feilene som påvirker regnskapsnøyaktigheten

Selv med systemer og prosesser på plass kan feil oppstå. Her er to av de vanligste feilene som påvirker regnskapsnøyaktigheten, og hva du kan gjøre for å unngå dem.

Feil ved dataregistrering

Enkle feil ved dataregistrering er en av de vanligste årsakene til feil i nøyaktigheten av økonomiske data. Det har vært flere kjente eksempler opp gjennom årene, for eksempel da en ekstra null ved et uhell ble lagt til i Kodaks sluttvederlagskostnader, noe som førte til en overdrivelse på 11 millioner dollar. Et annet eksempel er feilen i en Excel-formel hos JPMorgan, som spilte en stor rolle i handelstapet på 6 milliarder dollar knyttet til «London Whale».

Det er lett å se risikoen for feil ved bruk av manuelle prosesser. En skrivefeil eller et øyeblikks manglende konsentrasjon kan lett føre til problemer som forplanter seg fra én del av regnskapet til mange andre.

Det finnes flere måter å unngå dette på. 

1. Det bør finnes rutiner for dobbeltsjekking, der et annet teammedlem kontrollerer registreringene for å sikre at de er korrekte.
2. Regnskapsprogramvare med innebygde funksjoner for feildeteksjon kan bidra til å minimere feil ved dataregistrering, særlig ettersom funksjoner for kunstig intelligens og maskinlæring blir stadig mer tilgjengelige. Disse systemene kan flagge avvik, for eksempel dupliserte registreringer eller tall som ikke samsvarer med forventede mønstre, slik at du kan korrigere dem og opprettholde nøyaktige regnskaper. 

Regelmessig opplæring av de ansatte i nøyaktig dataregistrering og oppdatering av kunnskapen deres om nye programvarefunksjoner kan ytterligere redusere sannsynligheten for feil. 

Feilklassifisering av transaksjoner

Hvis transaksjoner plasseres i feil kategorier, kan det forvrenge økonomirapportene dine og gi deg et skjevt bilde av virksomhetens økonomi og regnskapsmessige resultat. Dette skjer ofte når utgifter, inntekter, eiendeler eller gjeld føres på feil kontoer, noe som kan påvirke finansielle nøkkeltall og føre til dårlige beslutninger.

For å unngå dette må du sørge for at regnskapsteamet vet hvordan transaksjoner skal registreres korrekt. Gi tydelige retningslinjer, og hold kontoplanen oppdatert slik at den samsvarer med den nåværende driften. Det kan også hjelpe å bruke regnskapsprogramvare, ettersom mange programmer har innebygde kategorier som forenkler prosessen og reduserer feil.

For multinasjonale organisasjoner bør du også sørge for at alle er enige om hvilke regnskapsstandarder som følges. Regnskapsstandardene GAAP og IFRS bruker ulike metoder, noe som kan føre til forskjellige resultater. Konsistens er viktig her for å sikre at alle økonomiske data organiseres på samme måte.

Abonner for mer innsikt i regnskap

Hvis du vil unngå store bøter eller fengselsstraff, er det absolutt verdt å opprettholde nøyaktigheten i regnskapet. Hvis ikke det er et tilstrekkelig insentiv, er dette også en av de viktigste delene av risikostyring og virksomhetens motstandsdyktighet, samtidig som det gir et godt grunnlag for fremtidig vekst og lønnsomhet. 

Ved å følge beste praksis, som regelmessige avstemminger, implementering av sterke interne kontroller, bruk av regnskapsprogramvare, grundig dokumentasjon og kontinuerlig opplæring, kan du sørge for at de økonomiske opplysningene dine er pålitelige og nøyaktige. 

Husk at nøyaktig regnskapsføring ikke bare handler om å overholde lover og regler – det handler om å ha et klart og ærlig bilde av virksomhetens økonomiske situasjon, noe som legger til rette for bedre beslutninger og nye vekstmuligheter.

Er du klar til å videreutvikle kompetansen din som økonomifagperson? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.