Hva er bokføring? Forskjeller fra regnskap + veiledning

Bokføring innebærer å registrere og organisere alle økonomiske transaksjoner, slik at du alltid vet hvor pengene dine tar veien og hvordan virksomheten din gjør det. Enten du driver en liten bedrift eller jobber som frilanser, hjelper god bokføring deg med å holde oversikt over skatter, følge med på fortjenesten og ta smartere beslutninger for å oppnå økonomisk suksess.

Hva er bokføring?

Bokføring hjelper virksomheter med å holde oversikt over penger som kommer inn og går ut – for eksempel ved å registrere salg, utgifter og betalinger. Med bokføring kan selskaper få et tydelig bilde av økonomien sin, noe som kan bidra til økonomisk rapportering og analyse.

Trenger den lille bedriften din bokføring?

Ja. Ja, det gjør den.

For små bedrifter er gode bokføringsrutiner avgjørende, ikke bare for å overleve, men også for å vokse. Nøyaktige registreringer gjør det mulig for både gründere og ledere å ta velinformerte beslutninger om driften.

Hvis regnskapet ditt ikke blir avstemt regelmessig, kan det føre til at inntektene blir overvurdert eller undervurdert, at betalingsfrister oversittes – eller, enda verre, at du får problemer med skattemyndighetene. Hvis du har opprettholdt gode bokføringsrutiner gjennom året, går skattemeldingen fra å være et skikkelig ork til å bli bare enda et punkt på listen din.

Gjør hverdagen enklere med regnskapsprogramvare

Vi lever i en programvareverden ... så du kan være sikker på at det finnes programvare for dette. Men det virkelige spørsmålet er fortsatt: Er det nyttig?

Fra mitt perspektiv, ja, det tror jeg. Med mindre du er besatt av å kategorisere transaksjoner for virksomheten din på riktig måte (en frase som alle regnskapsstudenter, nyutdannede og desperate etter en jobb, sannsynligvis har brukt), moderne regnskapsprogramvare gjør det enkelt for deg.

De tilgjengelige programvareløsningene har forenklet og systematisert tradisjonelle bokføringsmetoder – og gir en enklere og mer effektiv hverdag enn noen gang før. Automatiserte verktøy bidrar til å eliminere menneskelige feil, samtidig som de gir deg tilbake den verdifulle tiden du ellers måtte ha brukt på manuelle registreringer.

Jeg har omtalt bokføringsspesifikke verktøy lenger ned i artikkelen, men før vi kommer dit, må vi ha klart for oss hvilke oppgaver som regnes som bokføring, og hvilke som rett og slett er regnskap.

Forskjellen mellom bokføring og regnskap

Bokføring og regnskap er tett sammenvevde deler av det å håndtere virksomhetens økonomi, men de har ulike formål. La oss skille dem fra hverandre.

Bokføringsoppgaver handler om korrekt registrering av en virksomhets økonomiske transaksjoner. De innebærer å holde oversikt over alle økonomiske registreringer, inkludert daglige salg og innkjøp, kvitteringer, betalinger ... i praksis hver eneste krone som kommer inn i eller går ut av en virksomhet. Se på det som å legge grunnlaget for et solid årsregnskap, samtidig som du holder kontantstrømmen under kontroll.

I motsetning til dette er regnskapsprosessen mer som å bygge et hus ved hjelp av disse byggesteinene. Den omfatter tolkning, klassifisering, analyse og oppsummering av økonomiske data for å utarbeide økonomiske rapporter, for eksempel resultatregnskap eller balanser, som igjen bidrar til strategiske beslutninger.

Hvis byggemetaforen ikke fungerte for deg, har jeg en annen. Både bokførere og regnskapsførere samarbeider om å lage middag: Bokførerne har ansvaret for å samle inn ingrediensene (registrere alle transaksjoner), mens regnskapsførerne bruker ingrediensene til å lage noe velsmakende (utarbeide meningsfulle rapporter).

For å få ting til å fungere problemfritt trenger du begge deler – nøyaktige bokførere som holder oversikt over den daglige økonomien, og dyktige regnskapsførere (eller regnskapssystemer) som kan tolke disse dataene og bruke dem til beslutninger på overordnet nivå.

Bokføringens utvikling

Bokføring har vært en viktig del av økonomisk drift i århundrer og kan spore røttene sine tilbake til oldtidens sivilisasjoner. Behovet for å registrere og holde oversikt over transaksjoner ga opphav til denne praksisen.

I begynnelsen var bedriftseiere og bokførere avhengige av enkle verktøy som kulerammer og fysiske hovedbøker. De registrerte hver eneste transaksjon for hånd. Denne metoden var tidkrevende, men nødvendig for å opprettholde nøyaktige registreringer.

På 1800-tallet kom det et stort fremskritt innen bokføring med introduksjonen av kalkulatorer, som gjorde beregningene raskere og økte nøyaktigheten. Men før datamaskiner ble utbredt, ble bokføringen ikke vesentlig endret.

Introduksjonen av regneark og regnskapsprogramvare forvandlet fagområdet dramatisk. De automatiserte kjedelige oppgaver, gjorde systemene enklere å forstå og vedlikeholde, og eliminerte ytterligere menneskelige feil. Moderne applikasjoner integreres nå direkte med virksomhetssystemer og registrerer salg eller utgifter etter hvert som de oppstår.

Med digitale løsninger på plass opplevde små bedrifter en total forvandling i måten de håndterer økonomien på – data er nå lett tilgjengelig fra alle steder og for alle som trenger den.

Typer bokføringssystemer

Bokføringsverdenen passer ikke for alle på samme måte. Ingen enkelt type bokføring passer for alle behov; hver type har sine fordeler og ulemper.

Enkel bokføring

I et system med enkel bokføring registreres bare én side av den økonomiske transaksjonen. Det er enkelt og egner seg best for små bedrifter eller frilansere som har få transaksjoner. Hvis virksomheten din er større enn det, bør du gjøre deg klar for dobbel bokføring. 

Dobbel bokføring

Systemet for dobbel bokføring registrerer begge sider – debet og kredit – av hver transaksjon. Denne omfattende tilnærmingen gir et tydeligere bilde, men er mer kompleks enn enkel bokføring.

Kontantprinsippet

Et kontantbasert system registrerer inntekter når de mottas, og utgifter når de betales. Denne enkle metoden gir mening for mindre virksomheter som ikke har omfattende leverandørgjeld eller kundefordringer.

Opptjeningsprinsippet

Et periodiseringsbasert system registrerer inntekter når de opptjenes, ikke nødvendigvis når betalingen mottas, og egner seg derfor bedre for større organisasjoner som håndterer forsinkede betalinger. Dette er systemet du til slutt må bruke hvis virksomheten din vokser, så det kan være lurt å etablere et godt grunnlag tidlig.

Noen ganger er det enklere å vise forskjellen mellom kontantprinsippet og opptjeningsprinsippet ved hjelp av et eksempel, så la oss prøve.

Hvis du «selger» en hatt til noen, men godtar et gjeldsbrev i stedet for umiddelbar betaling, er det forskjell på disse systemene. I det periodiseringsbaserte systemet registrerer du transaksjonen når den finner sted. I det kontantbaserte systemet – du gjettet det – må du vente til pengene er i hånden din før du registrerer den.

Disse ulike systemene understreker hvor viktig det er å velge riktig bokføringsmetode for å utforme et nøyaktig økonomisk bilde.

Utforsk moderne bokføringsverktøy

Jeg sa jo at vi skulle komme hit! Verktøy!

Med teknologiens fremvekst har bokføring gått fra manuelle Excel-registreringer til strømlinjeformede digitale løsninger. Denne endringen drives først og fremst av en rekke moderne verktøy som automatiserer og forenkler prosessen.

Det finnes ingen spesifikke «bokføringsprogrammer», siden det vanligvis er mer effektivt å ha ett system som kan holde orden på regnskapet ditt og tolke resultatene for deg; med andre ord et omfattende regnskapsprogram (som det, beklager å måtte si, også finnes ulike typer av).

Blant de mest populære er skybaserte regnskapsprogrammer som QuickBooks, som hjelper små bedrifter med å håndtere økonomiske transaksjoner effektivt. Disse plattformene gir sanntidsoppdateringer om leverandørgjeld, genererer resultatregnskaper og oppdaterer balanser effektivt.

QuickBooks tilbyr for eksempel funksjoner som fakturering, sporing av regningsbetalinger og lønnshåndtering. Men det finnes mer enn QuickBooks der ute.

• Xero: Et intuitivt verktøy som foretrekkes på grunn av den sømløse integrasjonen med over 700 bedriftsapper.
• FreshBooks: Kjent for funksjonen for tidsregistrering og et brukervennlig design, utviklet med små bedrifter i tankene.
• Zoho Books: Anerkjent for omfattende automatiseringsmuligheter, fra bankstrømmer til gjentakende fakturaer.

Ved å ta i bruk disse moderne verktøyene kan du øke effektiviteten betydelig når du håndterer bedriftens økonomi, og i praksis eliminere risikoen for irriterende menneskelige feil. Husk likevel at hvert verktøy har ulike styrker, så det er viktig å velge det som passer best for dine spesifikke behov.

Jeg har omtalt den samlede listen over beste regnskapsprogrammer i en annen artikkel.

Profesjonelle sertifiseringer innen bokføring

Du trenger ikke en CPA for å holde orden på regnskapet, men hvis du ønsker å styrke troverdigheten og kompetansen din innen bokføring, kan det være smart å skaffe deg noen profesjonelle sertifiseringer.

Hvis du er frilanser og ønsker å begynne med bokføring som tjeneste, vil sertifiseringer gi deg et konkurransefortrinn og samtidig gi en tydelig indikasjon på ferdighetene og ekspertisen din.

Programmet for sertifiserte bokholdere (CB) som tilbys av American Institute of Professional Bookkeepers, er ett alternativ. Denne sertifiseringen viser at du behersker viktige arbeidsferdigheter som justeringsposteringer, feilretting og lønn.

• CB-betegnelsen krever at du består seks eksamener samtidig som du følger etiske retningslinjer.

Et annet nyttig alternativ for småbedriftseiere kan være QuickBooks ProAdvisor-sertifiseringen. Den gir en forståelse av hvordan du bruker dette regnskapsprogrammet til å håndtere økonomiske transaksjoner effektivt.

• QuickBooks ProAdvisor krever bare at du består én eksamen som dekker funksjonene i programmet.

I tillegg til å styrke karrieremulighetene kan disse sertifiseringene gi kundene trygghet, ettersom de viser at du er opptatt av å opprettholde høye standarder innen bokføring. Utover standardsertifiseringer innen bokføring finnes det også sertifiseringer i regnskapsprogramvare, som lærer brukerne det grunnleggende i vanlige regnskapsløsninger.

Registrering av posteringer i bokføring

Det første trinnet i registreringen av posteringer er å dokumentere den økonomiske transaksjonen på salgstidspunktet. Det kan være en utstedt faktura, en betalt regning eller mottatte inntekter. Hver eneste krone teller.

Deretter går vi videre til journaler – bokholderens dagbok, om du vil. Vent, er jeg den eneste som sier det?

Greit, bare meg. Uansett.

Hver journalpost noterer to sider av hver økonomiske transaksjon: en debet og en kredit.

Debet er, i motsetning til det mange tror, ikke alltid negativt. Det representerer ganske enkelt transaksjoner som enten øker eiendelene eller reduserer gjelden i balansen. På samme måte betyr ikke kredit mer penger, men gjenspeiler i stedet økninger i gjeld eller reduksjoner i eiendeler.

Hovedboken samler deretter alle disse journalpostene og organiserer dem etter kontotype – tenk bankkontoer, kundefordringer, leverandørgjeld og så videre – slik at det blir enklere for oss mennesker (og programvare) å forstå hvor pengene kommer fra, og hva de brukes på.

Til slutt kommer vi til saldobalansen – dette smarte verktøyet bidrar til å sikre at debet er lik kredit (det stemmer, folkens – ingen juks er tillatt). Hvis det er en ubalanse her, kan det føre til problemer i form av en revisjon.

Avslutning av regnskapet

Bokføring er ikke lenger et mystisk område, er det vel? Nå har du fått tak på hva bokføring er – det handler om mer enn bare tall og kontoer. Det er ryggraden i økonomistyringen din.

Hvis du ønsker mer innhold som er spesielt utviklet for økonomifagfolk, kan du abonnere på The CFO Clubs nyhetsbrev og vurdere å se nærmere på resten av vårt innhold om regnskap i dag.