Hvor mye koster det å sette ut regnskapsføring fra USA?

Hvor mye koster det å sette ut regnskapsføringen? Og kanskje enda viktigere: hvor mye bør virksomheter forvente å bruke på regnskap for å sikre tjenester av høy kvalitet? 

Det kan gi betydelige kostnadsbesparelser å sette ut regnskapsføringen sammenlignet med interne løsninger, selv når man sammenligner leverandører med tilsvarende kompetanse. Denne veiledningen dekker forventede kostnader for USA-baserte selskaper som ønsker å sette ut regnskapsføringen (enten innenlands eller til utlandet). 

Hvorfor bør du sette ut regnskapsføringen?

Den viktigste grunnen til å vurdere å sette ut regnskapstjenester er å holde kostnadene nede. 

I USA er gjennomsnittlig grunnlønn for en heltidsansatt intern regnskapsfører $61,969. Når arbeidsgiveravgift, ytelser og ekstra kontorlokaler legges til, kan de årlige kostnadene per regnskapsfører lett overstige $80k – og være mye høyere i områder med høye levekostnader. 

I tillegg til lønn kan du også spare mye på programvarekostnader. Tredjepartsleverandører av bokføringstjenester stiller vanligvis med egen programvare, noe som betyr at du – hvis virksomheten er liten nok – ikke trenger å investere ytterligere penger i regnskapsprogramvare eller en ERP-regnskapsløsning. 

Det handler imidlertid ikke bare om kostnadsbesparelser. Det kan være mer effektivt å sette ut regnskapsføringen, siden det ikke er nødvendig å lære opp interne regnskapsteam. Regnskapsbyråer av høy kvalitet tilbyr også spesialisert kompetanse som kan være vanskelig å finne hos en intern regnskapsfører. 

Og litt kontraintuitivt kan det å sette ut regnskapsfunksjoner også forbedre den økonomiske sikkerheten. Selv om du må dele økonomiske data med en tredjepart, har eksterne regnskapsførere vanligvis ikke tilgang til selskapets kontoer eller finansieringskilder, noe som i stor grad reduserer risikoen for underslag og svindel. 

Kort fortalt: Hva koster det å sette ut regnskapstjenester?

For de fleste virksomheter kan det koste rundt $500 til $5,000+ per måned å bruke USA-baserte CPA-firmaer, og potensielt mindre ved å sette ut regnskapsføringen til utlandet. 

For større virksomheter kan kostnadene øke i takt med inntektsvolumet og/eller antallet ansatte. Et rimelig anslag er å beregne forventede årlige regnskapskostnader til rundt 0,5 % til 1,5 % av de årlige inntektene. 

Faktorer som påvirker kostnadene ved å sette ut regnskapsføringen

Kostnadene ved å sette ut regnskapsføringen varierer avhengig av virksomhetens særtrekk. Generelt gjelder det at jo mindre og enklere driften er, desto billigere blir det å sette ut regnskapsføringen. 

Disse faktorene påvirker de totale kostnadene ved å bruke et eksternt regnskapsbyrå:

Inntekter

Kostnadene for regnskapstjenester øker vanligvis i takt med inntektsvolumet et selskap genererer. Høyere inntekter betyr vanligvis mer arbeid for bokførere og regnskapsførere, noe som gir høyere priser på tjenestene.

Dette er selvfølgelig ikke alltid tilfelle. En oppstartsbedrift som ennå ikke har inntekter, har for eksempel fortsatt betydelig regnskapsarbeid å utføre. På den andre siden kan tjenestebaserte selskaper med høye inntekter ha relativt enkel regnskapsføring, særlig hvis de genererer mesteparten av inntektene fra en håndfull kundekontoer. 

Uansett brukes inntekter ofte som et enkelt mål på størrelsen på en virksomhets drift, og kan brukes som utgangspunkt for prising av regnskapstjenester. 

Antall ansatte

Antallet ansatte i en virksomhet kan også påvirke kostnadene ved å sette ut regnskapsføringen. Antall ansatte kan brukes som et grunnleggende mål på omfanget og/eller kompleksiteten i virksomhetens drift.

Det finnes også kostnader per enhet å ta hensyn til når det gjelder antall ansatte. Regnskapsførere må for eksempel utarbeide W-2-skjemaer for hver ansatt. Hvis lønnskjøringen også settes ut, kan ytterligere kostnader per person for trekk, behandling av lønnsutbetalinger og utarbeidelse av skatteskjemaer også samle seg opp. 

Tjenester som trengs

«Regnskap» er et bredt begrep. De konkrete behovene en virksomhet har innen regnskap og bokføring, vil i stor grad påvirke kostnadene ved å sette ut tjenestene. 

Regnskapsbyråer kan tilby følgende tjenester:

• Regnskapsføring og utarbeidelse av regnskaper
• Lønnskjøring
• Kundefordringer/fakturering
• Leverandørgjeld
• Internrevisjon
• Håndtering av ekstern revisjon
• Budsjettering og prognoser
• Finansiell analyse
• Og mer

Grunnleggende regnskapsføring og utarbeidelse av finansielle rapporter inngår vanligvis som standard; andre tjenester er ofte tilgjengelige som tilleggstjenester. 

Når du ser tall for gjennomsnittskostnaden ved å sette ut regnskapstjenester, vil du legge merke til et stort spenn (for eksempel $500 til $5,000+ per måned). Mye av dette skyldes variasjonen i hvilke tjenester virksomheten ønsker, samt hvor vanlig det er med prising av enkelttjenester. 

Metode for utsetting

Eksterne regnskapsleverandører kan enten styrke kapasiteten til de eksisterende medarbeiderne dine eller fullstendig erstatte rollene i en intern regnskapsavdeling. Omfanget av tjenestene som leveres, påvirker kostnadene.

Hvis du for eksempel allerede har en intern regnskapsfører, kan det være ønskelig å engasjere en regnskapstjeneste for å støtte vedkommende og håndtere ytterligere oppgaver som budsjettering, prognoser eller finansiell analyse. 

På den annen side har du kanskje ført regnskapet selv og ønsker å sette ut regnskapsføringen fullstendig for å frigjøre mer av din egen tid. 

Som man kan forvente, vil det koste mer å sette ut regnskapsføringen jo større omfanget av tjenestene som leveres er. 

Prisingsmetode

Regnskapsleverandører kan strukturere prisingen av tjenestene sine på flere måter. De to vanligste er timepris og månedlig fastpris. 

Timepris

Timepriser for regnskapsførere i USA ligger ofte i området $100 til $500+ per time. For regnskapstjenester fra leverandører i utlandet er kostnadene vanligvis lavere og kan ligge i området $20-$100+ per time. 

Noen firmaer kan tilby flere nivåer av timepriser. Grunnleggende regnskapsføring kan for eksempel koste $100 per time (og utføres av junior medarbeidere i firmaet), mens skatte- og finansrapportering kan koste $400 per time (og utføres av en autorisert CPA). 

Fordeler med timeprising:

• Kan være mer kostnadseffektivt, særlig for mindre virksomheter
• Kostnadene følger transaksjonsvolumet, noe som betyr at kostnadene kan være lavere i roligere måneder
• Godt egnet for sesongbaserte virksomheter, selskaper i rask vekst og oppstartsbedrifter uten inntekter

Ulemper med timeprising:

• Totalkostnadene er mindre forutsigbare
• Timefakturering kan oppmuntre leverandører til ineffektivitet
• Kan kreve et minimum antall fakturerbare timer per måned

Månedlig fastpris

Prisen for regnskapstjenester med månedlig fastpris kan variere fra $500 til $5,000+ per måned for små virksomheter med opptil $10m i inntekter og/eller færre enn 100 ansatte, og øker deretter videre. For regnskapsfirmaer i utlandet kan kostnadene være lavere, på $250 til $3,000+. 

Månedlig fastpris innebærer vanligvis en lengre bindingstid, som regel på 1 år eller mer. Den kan struktureres som et standard fast månedsbeløp (uavhengig av arbeidsmengden i en gitt måned), eller som et bestemt antall timekreditter per måned, som kan overføres dersom de ikke brukes. 

Et firma kan for eksempel kreve $3,000 per måned som et fast beløp. Et annet kan kreve $3,000 per måned for 15 timekreditter per måned. I sistnevnte tilfelle kan timekreditter som ikke brukes i en gitt måned, overføres til fremtidige måneder uten ekstra kostnader. 

Fordeler med månedlig fastpris:

• Jevne og forutsigbare kostnader er enklere å budsjettere med
• Kan innebære en rabatt sammenlignet med firmaets timepris
• Kan motivere regnskapsleverandører til å være mer effektive

Ulemper med månedlig fastpris:

• Kan kreve en lengre bindingstid
• Mindre egnet for virksomheter med varierende behov gjennom året (dvs. sesongbaserte virksomheter, raskt voksende selskaper)
• Kan være mindre kostnadseffektivt for mindre selskaper og enklere regnskapsbehov

Slik anslår du totale kostnader

Kostnadene ved å sette ut regnskapstjenester varierer basert på kompleksiteten i virksomheten din. Derfor er den eneste måten å få et nøyaktig kostnadsestimat på å kontakte flere regnskapsbyråer for et tilpasset tilbud. 

Når det er sagt, kan du anslå kostnadene ved å ta hensyn til virksomhetens inntekter, tjenestebehov og beliggenhet. 

Estimerte årlige kostnader som andel av inntektene

Du kan beregne de forventede årlige kostnadene ved å sette ut regnskapsføringen basert på en prosentandel av de årlige inntektene dine. 

1 % til 1,5 % av årlige inntekter er et godt utgangspunkt for virksomheter med inntekter på mellom $300k og rundt $3m. 

En virksomhet med inntekter på rundt $1m kan for eksempel forvente at årlige (ikke månedlige) regnskapskostnader ligger i området ~$10k-$15k. 

For små virksomheter kan utgiftene ofte overstige denne referanseverdien på 1 %-1,5 %. En liten, familieeid tjenesteleverandør med en årlig inntekt på $100k vil ha problemer med å finne en regnskapsleverandør som er villig til å jobbe for bare $1-$1,5k/år. 

På den annen side kan virksomheter med høye inntekter ha lavere kostnader målt som andel av inntektene. En virksomhet med årlige inntekter på $10m kan kanskje finne en regnskapsleverandør av høy kvalitet for nærmere 0,5 %-1 % av inntektene. 

Vær oppmerksom på at disse tallene er svært grove estimater, og at de også vanligvis er basert på priser i USA. For virksomheter som setter ut tjenester til utlandet, er kostnadene vanligvis lavere. 

Utsetting lokalt kontra til utlandet

En viktig kostnadsfaktor er hvor regnskapstjenesten du setter ut, befinner seg. 

Generelt tar regnskapsførere i USA mer betalt enn regnskapsførere i andre land — særlig når man vurderer tjenester i land med lavere levekostnader, som India eller Filippinene. 

Når du vurderer regnskapstjenester fra utlandet, må du sørge for å undersøke leverandøren grundig. Skjulte kostnader og/eller ineffektivitet kan lett spise opp kostnadsfordelene ved å sette ut tjenester til utlandet. Sørg også for å være helt sikker på at tjenesten benytter regnskapsførere som er godt kjent med amerikanske regnskapsstandarder og skattelover. 

Utsetting kan være kostnadseffektivt, men velg med omhu

For mange virksomheter kan kostnadene ved å sette ut regnskapstjenester være betydelig lavere enn å skaffe god regnskapsprogramvare eller ansette en internt ansatt regnskapsfører.

Når det er sagt, er det avgjørende å samarbeide med en anerkjent regnskapstjenesteleverandør. Billige tjenester er til liten hjelp hvis de er unøyaktige eller ineffektive, og ingen virksomhetseier ønsker å måtte dobbeltsjekke nøyaktigheten til regnskapsleverandørene sine. 

Du finner flere veiledninger om beste praksis innen regnskap, programvareverktøy og mer i regnskapsseksjonen til The CFO Club. For praktisk anvendelig innsikt om alt innen virksomhetsfinans, kan du abonnere på The CFO Club-nyhetsbrevet i dag.