Slik blir du klar for ERP: Sjekkliste før implementering

Gratulerer med beslutningen om å effektivisere virksomheten din med et ERP-system – det er et flott første steg. Nå er det på tide å sørge for at selskapet ditt er klart for ERP. 

Her er det du trenger å vite for å gjøre deg klar til implementeringen av et ERP-system, komplett med en sjekkliste for å bekrefte at du er forberedt.

Hva vil det si å være klar for ERP?

Når du er «klar for ERP», betyr det at du er fullt forberedt på å installere og bruke et ERP-system i organisasjonen din. Mer spesifikt betyr det å være klar for ERP at du har gjennomført en vurdering av ERP-beredskapen og avgjort at du er klar for systemimplementering. 

En vurdering av ERP-beredskapen undersøker virksomhetens nåværende situasjon og hjelper deg med å identifisere endringene du må gjøre før du implementerer et ERP-system. En slik vurdering ser på:

• Utfordringene virksomheten din står overfor
• Om et ERP-system vil bidra til å løse disse utfordringene
• Om virksomheten din er klar til å implementere et ERP-system; hvis ikke, hva du må endre for å bli klar

ERP-systemer er utmerkede for å gjøre en organisasjon mer effektiv, men du må sørge for at selskapet ditt har tilstrekkelig kapasitet innen menneskelige ressurser, økonomi og teknologi til å ta imot dette nye ERP-systemet.

Som telefonens oppfinner berømt sa, «Før alt annet er forberedelse nøkkelen til suksess».

Be om hjelp

Hvis du ikke har nok arbeidskraft til å fullføre disse trinnene, er svaret ikke å hoppe over dem. I stedet bør du engasjere en implementeringspartner eller, hvis du fortsatt er i fasen før systemvalget, en ERP-arkitekt.

Hvorfor er det viktig å være klar for ERP?

Det finnes flere fordeler ved å gjennomføre en vurdering av ERP-beredskapen. Faktisk bør ERP-beredskap være det første steget i ERP-strategien din hvis du vil komme gjennom prosessen uten å kaste bort tid, energi og – kanskje aller viktigst – penger.

Når du prioriterer en vurdering av ERP-beredskapen, eliminerer du utfordringer som 75 % av uforberedte selskaper står overfor, ved å få klarhet i følgende punkter:

1. Utfordringene du forventer å løse med et ERP-system
2. Hvilke systemer som vil bli utdaterte
3. Om du har tilstrekkelig teknologisk infrastruktur
4. De ansattes roller og ansvarsområder
5. Totalkostnad og forventet avkastning på investeringen
6. Mulige årsaker til motstand

Viktigst av alt hjelper en vurdering av beredskapen deg med å avgjøre hva du må endre for å bli klar for ERP før du sløser bort verdifulle penger på å famle deg gjennom ERP-implementeringen.

Sjekkliste for ERP-beredskap

Nå skal teorien omsettes til praksis – gå gjennom denne sjekklisten for å avgjøre om du er klar til å implementere, eller om det er best å ta et skritt tilbake.

Her er en oversikt over sjekklisten:

1. Nåværende utfordringer i virksomheten
2. Mål og formål med implementeringen
3. Organisatoriske ressurser
4. Teamets beredskap
5. Beredskap for datamigrering
6. Om du bør involvere en ERP-konsulent

1. Forstå de nåværende utfordringene selskapet ditt står overfor

Først og fremst må du finne ut om du prøver å løse de riktige problemene ved å implementere en ERP-løsning. På samme måte som sportsbiler (vanligvis) ikke løser midtlivskriser, er ERP-systemer ingen magisk løsning.

Noen av de vanligste problemene ERP-systemer kan bidra til å løse, omfatter:

• Dårlig økonomistyring
• Mangel på tilstrekkelige data for beslutningstaking
• For mye manuelt arbeid
• Dårlig flyt av forsyninger i forsyningskjeden
• Dårlig koordinering mellom ulike avdelinger
• Manglende evne til å skalere driften
• Dårlig funksjonalitet i eksisterende systemer

• Forsinket rapportering i sanntid
• Uensartet håndtering av kunderelasjoner

2. Definer målene og målsettingene dine

Hvis du vil at ERP-implementeringsstrategien din skal lykkes, må du definere virksomhetens mål og målsettinger tydelig. 

Hvis du har tatt deg tid til å virkelig forstå utfordringene virksomheten din kan løse med et ERP-system – slik trinn 1 ba deg om å gjøre – er din del allerede unnagjort.

Men saken er: Dette trinnet kan ikke gjennomføres isolert. Alle relevante beslutningstakere må delta i defineringen av målene og målsettingene for ERP-systemet ditt, slik at dere minimerer tiden som brukes på diskusjoner og endringer lenger frem i prosessen.

For å gjøre det enklere kan du be de relevante interessentene om å fylle ut følgende spørreskjema:

Når alle har gjort hjemmeleksen sin, samles dere igjen og diskuterer målene. Når alle er samkjørte, kan dere finne ut hvilken type ERP-system som passer best for dere, og deretter gå videre til neste trinn.

3. Vurder budsjettet og ressursene dine

Vurder om du har tilstrekkelige ressurser til å støtte dette ERP-prosjektet.

Hvis du for eksempel bare har 1 eller 2 medlemmer i implementeringsteamet, kan de risikere å ikke overholde tidsfristene på grunn av mangel på tid, noe som krever at du tilfører flere medlemmer til teamet.

Og selvfølgelig må du ta hensyn til de økonomiske ressursene som kreves for å få dette til. Hvis du ikke er sikker på at du har – eller ikke har mulighet til å binde opp – nok penger til å fullføre prosessen, vil implementeringen være dømt til å mislykkes.

4. Forstå hvor klare teamene dine er

Ledelsen bør allerede ha sluttet opp om prosjektet på dette tidspunktet, så din oppgave er å sørge for at alle andre team og potensielle brukere er klare for denne nye teknologien.

Det betyr ikke at du må spørre hver enkelt medarbeider om de gleder seg til å få et nytt system (kan du forestille deg om det faktisk var rådet mitt?). 

Det betyr at du må vurdere personene og prosessene som vil bli berørt av implementeringen, og hvordan dere best kan tilpasse dere disse endringene.

For eksempel:

1. Hvis du bruker uavhengige oppdragstakere til mange av prosessene dine, bør du vurdere hvilke opplæringsdokumenter og -videoer du må lage for å få dem oppdatert, samt hvem som skal lage disse ressursene.
2. Hvis mange medarbeidere skal fungere som sluttbrukere av ERP-systemet ditt, bør du vurdere å arrangere en formell opplæringsworkshop for å lære dem opp.

5. Forbered deg på datamigrering

Før du installerer et ERP-system, må du være forberedt på å migrere data fra ulike systemer til det nye systemet. 

Du bør utpeke noen fra ERP-implementeringsteamet ditt til å ha ansvaret for datamigreringen og ta kontakt med kontaktpersonene for de nåværende systemene dine … for dette kan bli litt av en utfordring.

For å unngå forsinkelser fra leverandøren bør du sørge for at den ansvarlige parten gjør avtaler på forhånd og får leverandørenes støtte i god tid.

For at datamigreringen skal lykkes, må du forstå følgende:

• Hvordan du skal migrere dataene – dette trinnet er mer komplisert enn det høres ut som og krever grundige overveielser.
• De potensielle risikoene virksomheten din kan møte på grunn av datamigreringen, samt hvordan du skal minimere sannsynligheten for at de oppstår og håndtere situasjonen dersom de oppstår.

6. Finn ut om du trenger en ERP-konsulent

Hvis du ikke har kapasitet til å følge implementeringen gjennom på riktig måte, bør du søke profesjonell hjelp fra en ERP-konsulent. 

En ERP-konsulent er en fagperson med omfattende kunnskap om ERP-systemer, og de er godt rustet til å håndtere de fleste av disse kjedelige prosessene på dine vegne.

Jeg er typen som gjør alt selv til jeg dør, men selv jeg ville vurdert å få en ekspert til å overta dette, med tanke på hvor mye penger (og potensial for hodebry) som står på spill her.

Problemer som må løses før ERP-implementeringen

Noen ting virker universelle – frykten for å ha latt ovnen stå på, gleden ved å bli forelsket og det faktum at selskaper ser ut til å virkelig slite med implementering av ERP-systemer.

Dette er fem av de vanligste problemene folk møter når de implementerer ERP, og heldigvis for deg, kjære leser, er så godt som alle allerede dekket av sjekklisten ovenfor.

1. Velge riktig ERP-leverandør

Før du går videre med å implementere et ERP-system, må du velge en pålitelig leverandør. Men siden ERP-feltet er svært konkurransepreget, sliter de fleste virksomhetsledere med å velge riktig leverandør.

Du kan løse denne utfordringen ved å samarbeide med en ERP-konsulent og få deres vurdering, eller ved å finne en liste over de beste ERP-systemene på markedet, sammenligne fordelene deres med målene dine og snakke med en programvarerådgiver.

Praktisk, ikke sant?

2. Utilstrekkelig budsjettering

Ifølge ERP Focus er den gjennomsnittlige kostnaden for å implementere et ERP-system $7200. Som med alt annet kan dette beløpet imidlertid variere avhengig av størrelsen på organisasjonen din.

De fleste selskaper klarer ikke å fullføre implementeringen av ERP-systemer etter at implementeringsprosessen har startet. Den vanligste årsaken? Dårlig budsjettering. 

1. Gå gjennom beredskapssjekklisten
2. Innhent tilbud fra leverandører
3. Forsikre deg om at du har tenkt gjennom hvert trinn i prosessen, og 
4. Sett av en buffer for uforutsette utgifter

3. Dårlig prosjektstyring

Når du implementerer et ERP-system, må du gjennomføre prosjektet i flere faser. Disse fasene omfatter:

• Utforskning og planlegging
• Utforming
• Utvikling
• Datamigrering
• Testing
• Oppdateringer etter lansering

For å gjennomføre aktivitetene som kreves i hver fase på en vellykket måte, trenger du et sterkt og kompetent implementeringsteam – forhåpentligvis med minst én god prosjektleder på laget.

4. Dårlig medarbeiderinvolvering i prosjektet

En grunnleggende feil de fleste virksomhetseiere gjør, er å unnlate å holde medarbeiderne oppdatert og involvere dem under ERP-implementeringen.

Hold særlig relevante medarbeidere oppdatert om funksjonene og fordelene ved det nye ERP-systemet under forberedelsesprosessen, og hjelp dem deretter med å gå over til og tilpasse seg det nye systemet.

5. Å tro at implementering er noe man gjør én gang

Tror du at du bare skulle sette opp systemet og så være sikret for resten av livet? Selv om jeg skulle ønske det var slik, er livet ikke fullt så enkelt.

Som med alle systemer kommer du til å ville vedlikeholde det. Når det er et så stort system som dette, trenger du noen som virkelig tar eierskap til oppgaven.

Utnevn en produkteier for ERP-systemet ditt, og hjelp vedkommende med å samarbeide med prosjektteamet og planlegge regelmessige revisjoner for å løse problemer og integrere nye moduler etter hvert som virksomheten utvikler seg.

Tross alt: Hvis du ikke planlegger … planlegger du å mislykkes.

Abonner for å utvikle dine ferdigheter innen økonomisk ledelse

Klar til å videreutvikle ferdighetene dine som økonomileder? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.