Automatisering van financiële rapportage is alsof je een financiële superheld in je team hebt. Hiermee kun je die tijdrovende financiële rapportages automatiseren, zodat je je kunt richten op de leuke dingen, zoals het gebruiken van de inzichten om je bedrijf te laten groeien.
In dit artikel leg ik de betekenis van automatisering van financiële rapportage uit, evenals de voordelen ervan en hoe je met succes een echte superheld in je bedrijf kunt integreren.
Wat is automatisering van financiële rapportage?
Automatisering van financiële rapportage is het gebruik van technologie om financiële analyse te vereenvoudigen, door taken zoals gegevensinvoer, gegevensvalidatie, het genereren van rapporten en nalevingscontroles te automatiseren.
Het kan spreadsheets niet volledig overbodig maken — althans, nog niet — maar het automatiseren van deze taken verlaagt de kosten, verbetert de efficiëntie en maximaliseert de productiviteit.
De beste software voor automatisering van financiële rapportage
Ons team heeft de opties op de markt geanalyseerd en gerangschikt op basis van de mate waarin ze je leven eenvoudiger maken. Dit zijn onze favorieten:
Welke financiële rapportagetaken kunnen worden geautomatiseerd?
Je kunt veelvoorkomende financiële rapportagetaken automatiseren, zoals:
- Het opstellen van financiële overzichten: Dit omvat financiële kwartaal- en jaaroverzichten, winst-en-verliesrekeningen, kasstroomoverzichten, balansen enzovoort.
- Gegevensconsolidatie: Het kan gegevens uit verschillende bronnen automatisch verzamelen, combineren en op één locatie opslaan.
- Rapportage aan toezichthouders: Het kan het verzamelen en indienen van financiële gegevens bij toezichthoudende instanties zoals de Amerikaanse belastingdienst (IRS) automatiseren.
- Managementrapportage: Het kan financiële rapporten genereren die het management kan gebruiken voor strategische besluitvorming en om KPI's in realtime te volgen.
- Bankreconciliaties: Het kan transacties van meerdere bankrekeningen automatisch koppelen aan boekhoudkundige gegevens.
- Budgettering en prognoses: Het kan inzichten bieden voor het opstellen van je budgetten en inkomsten voorspellen op basis van historische gegevens en realtimegegevens, wat goed van pas komt tijdens het belastingseizoen.
- Valuta's omrekenen: Hiermee kunnen bedrijven met internationale activiteiten al hun transacties in één valuta (meestal de lokale valuta) verwerken.
De 5 belangrijkste voordelen van automatisering van financiële rapportage
Laten we dit verder uitwerken; dit zijn de 5 belangrijkste voordelen van investeren in software voor financiële automatisering:
Have an account? Log In
1. Betere gegevensintegriteit
In 2017 rapporteerde Gartner dat een slechte gegevenskwaliteit bedrijven jaarlijks ongeveer $15 miljoen kost. Dit leidt tot onnauwkeurige gegevensanalyses, slechte besluitvorming en problemen bij gegevensmigratie. Helaas voor ons zijn menselijke fouten de belangrijkste oorzaak van onnauwkeurige gegevens.
Automatisering van financiële rapportage consolideert automatisch gegevens uit meerdere gegevensbronnen, controleert inconsistenties in realtime en elimineert menselijke fouten.
2. Snellere besluitvorming
Automatisering van financiële rapportage helpt je besluitvormingsprocessen te versnellen en, leuk weetje, organisaties met effectieve besluitvormingsprocessen hebben twee keer zoveel kans om betere financiële resultaten te behalen. Het kan:
- Financiële rapporten en balansen genereren, waardoor financiële experts meer tijd overhouden voor analyse en prognoses.
- Je realtime toegang tot de gegevens geven.
- Trends en patronen identificeren.
3. Lagere bedrijfskosten
75% van de organisaties besteedt $1 aan het opstellen van financiële rapporten voor elke $1.000 aan omzet. Dus als je bedrijf $1.000.000 omzet behaalt, kijk je tegen $1.000 aan kosten alleen voor rapporten aan — een aanzienlijk bedrag voor kleine bedrijven. Dit omvat de kosten van personeel, overhead en software die worden gebruikt om deze rapporten op te stellen.
Door het genereren van financiële rapporten te automatiseren, kunnen bedrijven de rapportagekosten aanzienlijk verlagen door:
- Werknemers opnieuw in te zetten voor belangrijke taken die omzet genereren.
- Het genereren van rapporten te stroomlijnen en efficiëntere rapportageprocessen te creëren.
Deze kleine maatregelen kunnen je uiteindelijk veel besparen op operationele kosten, vooral als je regelmatig financiële rapporten en onkostendeclaraties opstelt.
4. Transparantie tussen afdelingen
De meeste bedrijven hebben meerdere bedrijfsonderdelen en afdelingen — elk met onafhankelijke transacties die aansluiten bij hun functie. Om een volledig beeld te krijgen van de financiële gezondheid van je bedrijf, moet je al deze informatie regelmatig op één locatie verzamelen.
Automatisering maakt het eenvoudiger om de gegevens op één plek samen te voegen, zodat je een holistisch beeld krijgt van de financiële gezondheid van je bedrijf en de bijdrage van elke afdeling. Zo krijgen managers toegang tot nauwkeurige inzichten, waardoor ze weloverwogen zakelijke beslissingen kunnen nemen (en kunnen opscheppen dat ze de beste zijn).
5. Controlesporen
De IRS hanteert strenge voorschriften voor het bewaren van financiële gegevens. Het niet naleven hiervan kan leiden tot hoge boetes en juridische gevolgen en, ironisch genoeg, bedrijfscontroles. Automatisering van financiële rapportage creëert duidelijke controlesporen, waardoor transacties eenvoudiger kunnen worden getraceerd.
Auditors kunnen eenvoudig teruggaan en specifieke transacties vinden om verschillen op te lossen. Ook worden je financiële documenten geordend voor het geval je moet aantonen dat je bedrijf aan wettelijke vereisten voldoet.
Hoe automatisering van financiële rapportage werkt
Nu we hebben gekeken naar waarom je in financiële automatisering zou moeten investeren, gaan we begrijpen hoe de magie werkt:
1. De software kiezen
De beste software voor financiële rapportage moet basisrapporten aanbieden, zoals balansen, winst-en-verliesrekeningen, kasstroomoverzichten enzovoort. Daarnaast moet de software ook branche- en bedrijfsspecifieke rapporten bieden die aansluiten bij je bedrijf.
Zo moeten e-commercebedrijven zich bewust zijn van kosten met betrekking tot hun website, voorraad en klantenwerving, terwijl makelaars makelaarskosten, commissies en gemiddelde huizenprijzen meten.
Om de juiste software voor financiële automatisering te vinden die aansluit bij je bedrijfsdoelen en budget, begin je met:
- Het identificeren van de belangrijkste benodigde rapporten (en eventuele andere specifieke branchevereisten).
- Deze informatie gebruiken om je selectiecriteria te bepalen, zoals vereiste rapportage-indelingen, budget, gegevensbeveiliging, visualisatiemogelijkheden en mogelijkheden op het gebied van klantenservice.
- Een lijst met kanshebbers opstellen en je vervolgens aanmelden voor een productdemo of proefversie om de software in actie te zien.
2. De software installeren
Ik weet dat ik hier Kapitein Voor de Hand Liggend ben. Maar het is het vermelden waard; 70% van de softwareprojecten mislukt door een gebrekkige planning tijdens de implementatie. Een opgesteld implementatieplan zorgt ervoor dat het project binnen het budget wordt afgerond door fouten en vertragingen tijdens de installatie tot een minimum te beperken.
De softwareleverancier levert doorgaans documentatie met informatie over het installeren en gebruiken van de software voor financiële automatisering, maar kan je ook een schatting geven van de benodigde middelen en tijdlijnen (plus een medewerker van de klantenservice om te helpen).
3. Voer een pilot uit
Voordat je volledig overstapt op het nieuwe systeem, laat je het naast je bestaande systemen en processen draaien. Zo kun je mogelijke problemen identificeren zonder de reguliere activiteiten te verstoren. Je moet op twee niveaus gegevens verzamelen:
- Technisch: Je kunt informatie verzamelen over de systeemprestaties om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen, inzicht te krijgen in de vereisten voor serverbelasting en de bandbreedtekosten te berekenen.
- Operationeel: Je kunt feedback van je medewerkers verzamelen over de impact van de software op operationele efficiëntie, productiviteit en de kwaliteit van inzichten.
Gebruik de gegevens en feedback uit de pilot om je activiteiten voor financiële rapportage te optimaliseren, en wees niet bang om dingen aan te passen aan je nieuwe systeem — onthoud dat sommige veranderingen goed zijn.
Beste werkwijzen voor de implementatie van automatisering van financiële rapportage
Hier zijn enkele dingen om in gedachten te houden om het maximale uit je systeem voor financiële rapportage te halen:
Betrek belangrijke belanghebbenden
Dit omvat iedereen die baat heeft bij de software. Je kunt hen indelen in drie groepen:
- Team voor projectimplementatie: Dit omvat je IT-team, softwareleveranciers en ander technisch personeel dat betrokken is bij de implementatie van de software.
- Managementteam: Dit omvat je CEO's, CFO's, bestuursleden en managers die je inzicht kunnen geven in de behoefte van het bedrijf aan automatisering van financiële rapportage.
- Eindgebruikers: Dit omvat mensen die de software dagelijks gebruiken, zoals je financiële team, medewerkers enzovoort.
Gebruik financiële informatie van hoge kwaliteit
Je software voor financiële automatisering heeft gegevens van hoge kwaliteit nodig om nauwkeurige en betrouwbare rapporten te leveren. Het is een goed idee om je gegevens te controleren voordat je de software implementeert. Zo kun je tijdens de migratie en rapportage een consistente gegevenskwaliteit waarborgen.
Introduceer de software op het juiste moment
Het beste moment om automatisering van financiële rapportage te introduceren is aan het begin van het boekjaar. Zo kun je al je historische gegevens naar het nieuwe systeem migreren. Als je de software halverwege het boekjaar gaat gebruiken, loop je het risico op onnauwkeurige inzichten, problemen met gegevensmigratie en systeemuitval.
More Articles
Controleer ingebouwde integraties
Zorg ervoor dat de software naadloos integreert met je bestaande financiële hulpmiddelen (d.w.z. boekhoudsoftware, POS-systeem, ERP enzovoort). Zo kun je een naadloze gegevensoverdracht tussen systemen en afdelingen garanderen.
Author's Tip
Sommige boekhoudtools bieden ingebouwde automatisering van financiële rapportage. Zoek dit zeker uit of vraag je leverancier ernaar.
Train je medewerkers
Trainingssessies leren je medewerkers werken met de geautomatiseerde software voor financiële rapportage. Dit maakt de verandering minder intimiderend en zorgt er tegelijkertijd voor dat de productiviteit en tevredenheid van medewerkers niet dalen. Behandel tijdens de training alle belangrijke aspecten (waaronder gegevensbeveiliging en naleving van regelgeving).
Author's Tip
De beste manier om informatie aan je medewerkers over te brengen is via tutorials. Zo kunnen medewerkers de training in hun eigen tijd voltooien.
Abonneer je voor meer inzichten in financiële systemen
Geautomatiseerde financiële rapportage is een superkracht die het hele bedrijf helpt. Financeteams kunnen binnen enkele minuten nauwkeurige en betrouwbare rapporten genereren, terwijl het management snellere beslissingen kan nemen met betere gegevens.
Als je al automatisering voor financiële rapportage gebruikt, wil je misschien onderzoeken hoe natuurlijke taalverwerking je rapporten naar een hoger niveau kan tillen.
Klaar om je vaardigheden als financieel professional verder uit te breiden? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
