Eenvoudige handleiding voor onkostendeclaraties + sjablonen voor technische CFO’s
Het opstellen van een onkostendeclaratie kost tijd die beter besteed kan worden aan het werken aan strategie, creatief bezig zijn of eigenlijk iets anders doen. Ik heb een gids vol hulpmiddelen samengesteld voor het maken van een eenvoudige onkostendeclaratie met sjablonen.
Ik behandel twee manieren om een onkostendeclaratie te maken: met Excel of Google Spreadsheets of met software voor onkostendeclaraties. In beide gevallen hoef je geen rapporten vanaf nul te maken—softwareoplossingen bieden doorgaans ingebouwde lay-outs en ik heb enkele sjablonen gedeeld die je als uitgangspunt kunt gebruiken als je de software wilt omzeilen.
De traditionele aanpak van onkostendeclaraties
Bij de traditionele aanpak van onkostendeclaraties moesten bonnetjes worden verzameld en formulieren worden ingevuld.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Teams besteden uren aan het nauwkeurig documenteren van elke maaltijd, taxirit en conferentievergoeding, waarna alles in een bureaucratisch zwart gat verdwijnt.
En alsof dat nog niet genoeg is, zijn papieren registraties foutgevoelig—als ze überhaupt worden bijgehouden.
Het is gemakkelijk te zien waarom de traditionele aanpak, hoewel goed bedoeld, achtergelaten moet worden in de geschiedenisboeken.
Voordelen van het moderniseren van onkostendeclaraties
Moderne bedrijven gebruiken software voor onkostenbeheer om onkostendeclaraties op te stellen en bij te houden, omdat deze:
1. Efficiënter is
Gegevens invoeren in software is veel eenvoudiger dan bonnetjes meenemen en de gegevens handmatig vastleggen in papieren registraties.
Deze eenvoud vertaalt zich in efficiëntie, waardoor je team in een bepaalde periode een aanzienlijk groter aantal onkostendeclaraties kan verwerken.
2. Beter is voor transparantie
Je kunt machtigingen configureren zodat iedereen die toegang tot onkostendeclaraties nodig heeft deze ook krijgt, waardoor financiële transparantie wordt gewaarborgd en bureaucratie tot een minimum wordt beperkt.
Het biedt jou en je team ook volledig inzicht in de uitgaven—vertraagd inzicht is een groot probleem binnen organisaties. Zoals Adriana Carpenter, CFO bij Emburse, uitlegt:
“Bedrijven hebben moeite om inzicht te krijgen in de uitgaven die hun medewerkers doen. Het kan een tijd duren voordat [financiële teams] die uitgaven zien, en dat is problematisch.”
3. In realtime aanpasbaar is
Dit is een belangrijk voordeel van software voor onkostenbeheer—je kunt uitgaven en de status van vergoedingen in realtime bekijken met software voor onkostendeclaraties, zodat je altijd beslissingen neemt op basis van actuele informatie.
Dit geeft je realtime inzicht in de financiële situatie van je bedrijf, waardoor mogelijkheden om kosten te besparen aan het licht komen terwijl je er nog iets aan kunt doen. Bovendien maakt het vooraf beschikken over deze informatie je proces voor de financiële afsluiting een stuk eenvoudiger wanneer het zover is.
4. Fiscale voordelen
Zoals je ongetwijfeld weet, zijn veel zakelijke uitgaven fiscaal aftrekbaar. Het claimen van een aftrekpost voor veelvoorkomende zakelijke uitgaven, waaronder reizen, maaltijden, entertainment en kantoorbenodigdheden, kan je belastingverplichting verlagen, op voorwaarde dat je over de juiste documenten beschikt (zoals bonnetjes en facturen als bewijs).
Bedrijven kunnen in sommige rechtsgebieden mogelijk ook omzetbelasting terugvorderen. Onthoud dat nauwkeurigheid belangrijker is dan snelheid—onnauwkeurige of onvolledige onkostendeclaraties vergroten het risico op belastingcontroles of leiden tot nalevingsproblemen.
Belangrijke kenmerken van een eenvoudige onkostendeclaratie
Hoewel het het beste is om software te gebruiken, is het niet altijd mogelijk om daarin te investeren, vooral niet als je een startup met beperkte financiële middelen bent of weinig medewerkers hebt.
Als dit geen goed moment lijkt om te investeren in software voor onkostendeclaraties, werkt een eenvoudig sjabloon voor onkostendeclaraties dat is gemaakt met Microsoft Excel of Google Spreadsheets prima—het is niet perfect, maar nog altijd een veel betere methode om uitgaven te rapporteren dan papieren registraties.
Een eenvoudige onkostendeclaratie is vrijwel altijd slechts een gespecificeerde lijst met uitgaven, met basisinformatie zoals de naam van de medewerker en de datum waarop de declaratie is ingediend. Dat kan te simplistisch zijn.
Richt je in plaats daarvan op het opbouwen van een onkostendeclaratie die nog steeds eenvoudig is, maar ook alle noodzakelijke informatie bevat. Hier zijn drie belangrijke kenmerken van een onkostendeclaratie die deze eenvoudig en nuttig maken:
Doordachte lay-out
Maak een overzichtelijke en georganiseerde lay-out. Gebruik consistente opmaak en tussenruimtes om rommel te voorkomen. Een overzichtelijke lay-out in combinatie met duidelijk gelabelde velden verkleint de kans dat informatie wordt gemist.
Precies genoeg details
Voeg precies genoeg details toe—je wilt alle relevante informatie zonder rommel.
Rommel zorgt ervoor dat het rapport overweldigend oogt, waardoor de kans op fouten toeneemt en goedkeuring omslachtig wordt. Je moet bijvoorbeeld een veld voor uitgaven aan “maaltijden” toevoegen in plaats van werknemers te vragen elke maaltijd afzonderlijk te vermelden. Als het regelitem ongewoon hoog lijkt, ga je de bijgevoegde bonnetjes controleren.
Duidelijke richtlijnen
Geef duidelijke richtlijnen, maar alleen waar dat nodig is. Als je werknemers bijvoorbeeld vaak voor zaken naar het buitenland reizen, moet je onkostendeclaratie richtlijnen bieden over welke wisselkoers voor de omrekening moet worden gebruikt en hen eraan herinneren rekening te houden met toepasselijke kosten voor valutaconversie.
Een onkostendeclaratie maken met software
Met software is het vrij eenvoudig om een eenvoudig rapport te maken. Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het maken van je eerste eenvoudige onkostendeclaratie:
- Kies software voor onkostendeclaraties: De eerste stap is... maak het jezelf gemakkelijk door goede software voor onkostendeclaraties te kiezen. Ik heb in het volgende gedeelte van dit artikel besproken waar je op moet letten.
- Selecteer een sjabloon: De specifieke indeling van je onkostendeclaratie hangt af van de software die je kiest. Oplossingen met meer aanpassingsmogelijkheden laten je het standaardsjabloon verder vereenvoudigen of complexer maken. Het standaardsjabloon van Expensify bevat bijvoorbeeld drie velden (Aan, Van en Bedrag), maar je kunt naar wens aangepaste velden toevoegen:
- Configureer de software: Configureer de software volgens je voorkeuren. Alle oplossingen bieden configuratieopties, maar deze verschillen afhankelijk van de complexiteit van de oplossing.
- Geavanceerde hulpmiddelen zoals SAP Concur stellen je in staat goedkeuringsworkflows te configureren die aansluiten bij de hiërarchie en het beleid van je bedrijf.
- Gebruiksvriendelijke oplossingen voor beginners, zoals Expensify, bieden opties zoals de mogelijkheid om onkostendeclaraties automatisch in te dienen met de door jou gewenste frequentie:
Zodra je je systeem naar wens hebt geconfigureerd, kun je werknemers vragen het te gaan gebruiken om onkostendeclaraties in te dienen.
Hulpmiddelen voor onkostendeclaraties evalueren
Voordat je in de details duikt, filter je de lijst met hulpmiddelen op basis van je budget.
De beste hulpmiddelen voor onkostendeclaraties bieden een uitgebreide reeks functies, maar kunnen te duur zijn. Aan de andere kant kunnen goedkope hulpmiddelen geavanceerde functies missen.
Zodra je je opties hebt beperkt op basis van de prijsklasse, is de volgende stap het vinden van een hulpmiddel dat de meeste waarde biedt. Hiervoor moet je de functies van de hulpmiddelen die je evalueert vergelijken. Hier zijn enkele functies waar je op moet letten:
- Mobiele app: Met een mobiele app kunnen werknemers bonnen scannen en indienen zodra ze die ontvangen. Dit verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat de werknemer niet vergeet om een vergoeding voor die uitgave aan te vragen.
- Import van creditcardgegevens: Je ontvangt maandelijkse afschriften voor een zakelijke creditcard, maar je moet die informatie nog steeds invoeren in je tool voor onkostendeclaraties. De mogelijkheid om transactiegegevens uit je afschrift te importeren, maakt handmatig invoerwerk overbodig.
- Grootboekcodering: Grootboekcodes (GL-codes) zijn unieke alfanumerieke codes die aan alle grootboekrekeningen worden toegewezen. Door GL-codes aan onkostencategorieën te koppelen, kun je je software uitgaven automatisch laten boeken op de relevante grootboekrekeningen. Zo zet je de eerste stap naar het volledig automatiseren van onkostendeclaraties.
- Belastingregistratie: Ingebouwde belastingregistratie helpt bij het bijhouden van omzetbelasting en fiscaal aftrekbare uitgaven, waardoor het belastingseizoen aanzienlijk minder stressvol wordt. In plaats van elke bon door te nemen wanneer het tijd is om belastingaangifte te doen, kun je de software deze bedragen laten bijhouden, zodat jij je kunt richten op taken die menselijke aandacht vereisen.
- Integraties: Integraties helpen gegevens tussen systemen te synchroniseren. Je software voor onkostendeclaraties moet mogelijk gegevens uit meerdere bronnen verzamelen, zoals je boekhoudsoftware, en vervolgens je salarissysteem een signaal geven om automatische betalingen te activeren op basis van de totale vergoeding die is berekend voor alle goedgekeurde onkostendeclaraties van werknemers.
De meeste degelijke oplossingen bieden deze functies, maar je moet ook zoeken naar functies en mogelijkheden die jouw bedrijf nodig heeft.
Gratis sjablonen voor onkostendeclaraties
Er zijn online verschillende sjablonen voor onkostendeclaraties beschikbaar om het proces van nul naar één een stuk eenvoudiger te maken. Pak deze sjablonen erbij en pas ze aan om te maken wat je nodig hebt. Je kunt bijvoorbeeld een subtotaalveld voor elke onkostencategorie toevoegen of een aparte kolom voor belastingen, zodat je die gemakkelijker kunt bijhouden.
Hier zijn enkele van de beste opties, of je nu een bedrijf runt, in loondienst bent of zelfstandig werkt:
- Gratis sjablonen van Smartsheet:
- Gratis sjablonen van Clockify:
- Gratis sjablonen van Coefficient:
- Sjabloon voor zakelijke onkostendeclaraties van Zoho
- Sjabloon voor onkostendeclaraties van HubSpot
Je team trainen in het indienen van onkostendeclaraties
Door je team effectief te trainen in het indienen van onkostendeclaraties, verloopt het proces veel eenvoudiger. Hier zijn enkele manieren waarop je je team in de loop van de tijd kunt trainen:
- Duidelijke richtlijnen en beleid: Begin met het vaststellen van duidelijke richtlijnen en beleidsregels voor onkostendeclaraties. Zorg ervoor dat alle medewerkers weten welke uitgaven voor vergoeding in aanmerking komen, welke documenten nodig zijn om een vergoeding aan te vragen, welke bestedingslimieten gelden en welke goedkeuringsprocedures van toepassing zijn.
- Bied trainingssessies aan: Train medewerkers in het effectieve gebruik van je software voor onkostendeclaraties. Leg uit hoe belangrijk een nauwkeurige documentatie en naleving van het bedrijfsbeleid zijn. Praktische demonstraties en oefeningen zijn een uitstekende manier om het geleerde te versterken.
- Geef het goede voorbeeld: Geef je medewerkers het goede voorbeeld door je aan de rapportagerichtlijnen te houden en verantwoord bestedingsgedrag te tonen. Medewerkers volgen eerder het voorbeeld van hun leidinggevende dan diens instructies.
- Feedback en ondersteuning: Bied feedback en ondersteuning terwijl medewerkers kennismaken met je nieuwe beleid voor onkostendeclaraties. Moedig vragen aan, geef begeleiding en pak mogelijke uitdagingen die ze kunnen tegenkomen proactief aan.
Onkostenrapportage, vereenvoudigd
Software voor onkostendeclaraties automatiseert een groot deel van het proces voor onkostenrapportage. Het vereenvoudigt de rapportage voor medewerkers, geeft je toegang tot realtimegegevens over uitgaven en beperkt het risico op fouten. Als je nog niet klaar bent om in software te investeren, zijn Microsoft Excel of Google Sheets een goed beginpunt.
Klaar om je vaardigheden als financieel leider verder uit te bouwen? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
