Hoe kiest u factureringssoftware?

1. Flexibiliteit van abonnementen

Flexibiliteit van abonnementen betekent dat je je abonnement kunt upgraden of downgraden wanneer je bedrijfsbehoeften veranderen. Dit is belangrijk omdat je facturatieproces kan groeien of krimpen en je niet wilt vastzitten aan een cloudgebaseerde dienst die niet bij je past.

Zoek naar facturatiesoftware waarmee je je abonnement eenvoudig en zonder boetes kunt wijzigen. Vraag de softwareleveranciers naar hun beleid voor abonnementswijzigingen en probeer je toekomstige behoeften te voorspellen op basis van schaalbaarheid en prijsmodellen.

2. Gegevenstoegang en rapportage

Gegevenstoegang en rapportage stellen je in staat om je financiële gegevens op verschillende manieren te bekijken en te analyseren. Met deze functie kun je prestaties volgen, achterstallige facturen signaleren en financiële rapporten genereren.

Kies software die aanpasbare rapporten en eenvoudige opties voor gegevensexport naar tools zoals Excel biedt. Bekijk tijdens een demo de rapportagefuncties en controleer of deze aan je behoeften op het gebied van boekhouding voldoen.

3. Integratie met je technologiestack

Integratie zorgt ervoor dat de software soepel samenwerkt met je bestaande tools, zoals boekhoudsoftware (QuickBooks, ERP-systemen) of een CRM-systeem. Dit bespaart tijd, vermindert handmatige facturatie en helpt je facturatietool in je dagelijkse activiteiten te integreren.

Controleer of de facturatiesoftware integraties met je huidige systemen biedt. Vraag om een lijst met compatibele tools en test de workflow tijdens een proefperiode.

4. Implementatie en ondersteuning

Implementatie en ondersteuning bepalen hoe snel je team de software kan gaan gebruiken en hoe problemen worden opgelost. Goede klantenondersteuning betekent minder uitvaltijd en frustratie.

Zoek naar leveranciers die uitgebreide implementatiebegeleiding, trainingsmateriaal zoals handleidingen en snelle ondersteuning via meerdere kanalen bieden. Test hun ondersteuning door tijdens je proefperiode contact op te nemen met vragen.

5. Rolgebaseerde rechten

Met rolgebaseerde rechten kun je bepalen wie binnen de facturatiesoftware toegang heeft tot welke gegevens en deze mag bewerken. Dit is belangrijk voor het handhaven van gegevensbeveiliging en verantwoordingsplicht.

Zorg ervoor dat je met de tool rechten kunt instellen op basis van gebruikersrollen en dat deze een intuïtief dashboard voor toegangsbeheer biedt. Bekijk tijdens een demo hoe eenvoudig het is om rechten toe te wijzen en te wijzigen.

6. Naleving van sectorspecifieke regelgeving

Naleving van sectorspecifieke regelgeving zorgt ervoor dat de software voldoet aan de wettelijke en regelgevende normen binnen jouw sector. Dit is essentieel om boetes en sancties te voorkomen.

Controleer of de software voldoet aan relevante regelgeving, zoals belastingwetgeving of de normen van betalingsgateways. Vraag om documentatie of casestudy's van vergelijkbare leveranciers of sectoren, vooral wanneer het gaat om ACH-, creditcard- of PayPal-transacties.

7. Aanpassingsmogelijkheden

Met aanpassingsopties kunt u het factureringsproces afstemmen op uw specifieke behoeften, zoals het voorzien van facturen van uw huisstijl of het instellen van unieke betalingstermijnen. Deze flexibiliteit verbetert de efficiëntie van uw team en helpt bij het genereren van aangepaste facturen of het gebruiken van aanpasbare factuursjablonen.

Zoek software waarmee u aanpassingen kunt uitvoeren zonder technische expertise nodig te hebben. Probeer tijdens een proefperiode de functies voor het maken van facturen uit om te zien hoe ze werken.

8. Automatiseringsfuncties

Automatiseringsfuncties helpen u repetitieve taken te stroomlijnen, zoals het verzenden van facturen, opvolgberichten of terugkerende facturen. Dit vermindert tijdrovend werk en verkleint de kans op fouten bij gegevensinvoer.

Kies software die geautomatiseerde facturering en slimme betalingsherinneringen ondersteunt. Test deze functies tijdens een demo om er zeker van te zijn dat ze aansluiten op uw financiële beheerproces.

9. Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties

Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties geeft uw team overal toegang tot de software. Dit is essentieel voor werken op afstand of een opzet met meerdere kantoren.

Controleer of de software een mobiele app of cloudgebaseerde webtoegang heeft die realtime updates ondersteunt. Probeer de software vanaf verschillende locaties of apparaten te openen om de flexibiliteit voor teams en start-ups te testen.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Factureringssoftware kiezen: een raamwerk in 5 stappen

Richt u op wat uw team het meest nodig heeft om de juiste factureringssoftware te vinden. Houd rekening met belangrijke functies, de prijs en de manier waarop de software in uw huidige werkproces past.

Deze aanpak helpt u een keuze te maken die uw factureringsproces verbetert en uw bredere doelstellingen voor financieel beheer ondersteunt. Hier volgt een eenvoudige stapsgewijze handleiding.

Stap 1: Bepaal uw behoeften

Begin met het in kaart brengen van de specifieke vereisten van uw team voor factureringssoftware. Verzamel input van belanghebbenden en stem deze af op uw bedrijfsbehoeften:

Verzamel input van belanghebbenden

Praat met belangrijke belanghebbenden, zoals HR, financiën en IT, om hun behoeften te begrijpen. Vraag naar huidige uitdagingen en gewenste functionaliteit, van factuursjablonen en online facturering tot betalingsgateways en integratie met tools zoals QuickBooks, CRM of ERP.

Gebruik enquêtes of vergaderingen om deze informatie te verzamelen. Betrek medewerkers die dagelijks facturen opstellen, gegevens invoeren of handmatig factureren voor praktische inzichten.

Breng knelpunten in kaart en stel prioriteiten

Breng in kaart wat uw team frustreert aan het huidige systeem. Veelvoorkomende problemen zijn bijvoorbeeld trage verwerking, fouten of een gebrek aan integratie met bestaande boekhoudsoftware.

Stel prioriteiten voor deze knelpunten om u te richten op softwareoplossingen die de grootste impact hebben. Maak een lijst om deze aandachtspunten bij te houden, vooral als u te maken hebt met te late betalingen, achterstallige facturen of inefficiënte factureringsprocessen.

Stem af op beleid en doelstellingen

Zorg ervoor dat uw vereisten aansluiten op intern beleid en interne doelstellingen. Houd rekening met voorkeuren voor leveranciers, protocollen voor gegevensbeveiliging en eventuele wettelijke vereisten met betrekking tot betaalmethoden of financiële gegevens.

Zo zorgt u ervoor dat de software naadloos in uw bestaande raamwerk past. Werk samen met het management om deze afstemming te bevestigen.

Maak onderscheid tussen essentiële functies

Scheid essentiële functies van functies die alleen maar mooi meegenomen zijn. Tot de vereisten kunnen geautomatiseerde facturering, periodieke facturering of aangepaste facturen behoren. Functies die mooi meegenomen zijn, kunnen een mobiele app, ondersteuning voor meerdere valuta of aanpasbare factuursjablonen zijn. Zo kun je je zoektocht richten op factureringstools die aan de belangrijkste behoeften voldoen en schaalbaarheid ondersteunen.

Stel deze vragen:

• Welke klachten of knelpunten komen het vaakst voor?
• In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
• Welke functies zouden je 3 belangrijkste pijnpunten oplossen?
• Welke ROI verwacht je van deze investering?
• Hoe sluit de software aan op de vereisten voor beveiliging en naleving?

Stap 2: Onderzoek leveranciers van factureringssoftware

Onderzoek potentiële softwareleveranciers om de beste factureringssoftware voor jouw behoeften te vinden. Gebruik deze strategieën om softwareopties te vergelijken en je bevindingen vast te leggen:

Voer leveranciersscans uit

Begin met scans op hoofdlijnen aan de hand van beoordelingssites, ranglijsten en casestudy's. Zoek naar feedback over gebruikerstevredenheid, betrouwbaarheid en klantenondersteuning. Zo krijg je een breed beeld van het landschap van cloudleveranciers.

Let op veelvoorkomende lof of klachten, vooral rond onlinebetalingen, PayPal, ACH of beperkte betalingsmogelijkheden.

Vergelijk op basis van behoeften

Beoordeel tools op basis van de omvang van je bedrijf, de vereiste integraties en de vraag of je modellen wilt uitbesteden of intern wilt ontwikkelen.

Kleine bedrijven of freelancers kunnen baat hebben bij factureringssoftware voor kleine bedrijven die een gebruiksvriendelijkere alles-in-éénoplossing biedt, terwijl grotere bedrijven mogelijk de voorkeur geven aan tools van ondernemingsniveau met uitgebreide dashboards en financiële rapporten. Stem de softwareoplossingen af op je specifieke behoeften.

Identificeer belangrijke onderscheidende kenmerken

Let op belangrijke functies zoals implementatieondersteuning, aanpassingsmogelijkheden en gebruiksgemak op verschillende apparaten. Sommige aanbieders bieden bijvoorbeeld uitgebreide handleidingen, terwijl andere gespecialiseerd zijn in het genereren van facturen of flexibele betalingsvoorwaarden. Bepaal welke factoren voor je team het belangrijkst zijn.

Leg bevindingen vast

Houd je onderzoek bij door je bevindingen vast te leggen. Maak een spreadsheet om functies, prijsmodellen en ondersteuning te vergelijken. Zo kun je een weloverwogen beslissing nemen wanneer je klaar bent om te kiezen.

Stel deze vragen:

• Waar is elke tool het beste in?
• Past de tool bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
• Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
• Hoe verzorgt de leverancier de implementatie en training?
• Zijn er verborgen kosten?

De beste factureringssoftware om te overwegen

Hier is mijn lijst met de 10 beste beschikbare opties voor factureringssoftware, om je op weg te helpen bij je zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Payouts — Beste voor het intelligent vastleggen van factuurgegevens
2. 2. Xero — Beste voor online facturatie met herinneringen
3. 3. DealHub AI — Ideaal voor aanpasbare factuursjablonen
4. 4. Deel Payroll — Het beste voor loonverwerking voor meerdere entiteiten
5. 5. Helcim — Beste voor flexibele betalingsincasso
6. 6. QuickBooks Online — Beste voor aanpassing van facturen
7. 7. HoneyBook — Ideaal voor het combineren van facturen en contracten
8. 8. Stripe — Beste voor wereldwijde facturering
9. 9. Square Invoices — Ideaal voor het accepteren van diverse betaalmethoden
10. 10. Xero — Beste voor uitgebreide boekhouding met wereldwijd bereik

Stap 3: Maak een shortlist van factureringssoftware en neem contact op

Beperk je keuze tot enkele aanbieders en leg rechtstreeks contact met hen:

Maak een shortlist van leveranciers

Selecteer 2–4 leveranciers op basis van je eerdere onderzoek. Richt je op de leveranciers die het beste aansluiten bij je behoeften en budget, waaronder opties met flexibele betaalmethoden, onkostentracking of geautomatiseerde functies zoals betalingsherinneringen en het versturen van facturen. Deze shortlist helpt je om je inspanningen te richten op de meest veelbelovende opties.

Een RFI of RFP versturen

Overweeg een verzoek om informatie (RFI) of RFP voor factureringssoftware te versturen om meer gedetailleerde informatie te verzamelen. Met dit formele verzoek krijg je inzicht in de mogelijkheden, het betalingsverwerkingsmodel en de prijzen van elke leverancier. Gebruik deze stap wanneer je specifieke functies grondig moet vergelijken.

Demo's inplannen en vragen stellen

Plan demo's in met de leveranciers op je shortlist en bereid gerichte vragen voor. Vraag naar een gebruiksvriendelijk ontwerp, integratiemogelijkheden met boekhoudsoftware en ondersteuning voor terugkerende facturen of facturering in meerdere valuta. Door deze interactie zie je de software in actie en kun je beoordelen hoe goed deze bij je behoeften past.

Gebruik consistente beoordelingscriteria

Pas bij alle leveranciers dezelfde beoordelingscriteria toe. Zo zorg je voor een eerlijke vergelijking en kun je een objectieve beslissing nemen. Maak een checklist met onmisbare functies, betaalopties en niveaus van klantenondersteuning om je beoordeling te sturen.

Stel deze vragen:

• Kun je me meenemen door een echt klantverhaal dat vergelijkbaar is met het onze?
• Welke ondersteunings- of onboardingbronnen bieden jullie aan?
• Voor welke functies is een upgrade vereist?
• Hoe gaat jullie software om met gegevensbeveiliging?
• Kunnen jullie referenties van vergelijkbare bedrijven verstrekken?

Stap 4: Stel de zakelijke onderbouwing op

Vorm je onderzoek naar leveranciers om tot een overtuigende zakelijke onderbouwing die je managementteam zal steunen:

Vat knelpunten en resultaten samen

Breng duidelijk de knelpunten in kaart waarmee je team te maken heeft en de verwachte resultaten van de nieuwe software. Benadruk problemen zoals tijdrovende processen of veelvuldige fouten. Leg uit hoe de software deze uitdagingen zal aanpakken en de efficiëntie zal verbeteren. Gebruik specifieke voorbeelden om je onderbouwing overtuigend te maken.

Presenteer kostenramingen en tijdlijnen

Verzamel bij je leveranciers basisramingen van de kosten en implementatietijdlijnen. Presenteer deze informatie duidelijk om de financiële impact en tijdsinvestering te laten zien. Gebruik eenvoudige vergelijkingen om de voordelen tegenover de kosten te illustreren. Neem details op zoals de prijzen van factureringssoftware en de verwachte datums waarop de software live gaat.

Beschrijf ROI en risico's

Leg de mogelijke ROI, efficiëntiewinsten en risico's van het niet invoeren van de software uit. Bespreek hoe de software geld kan besparen of de bedrijfsvoering kan verbeteren. Benadruk de financiële of operationele nadelen van het voortzetten van het huidige systeem. Gebruik gegevens of casestudy's om je punten te onderbouwen.

Stel deze vragen:

• Welk bedrijfsprobleem zal dit oplossen?
• Wat zijn de risico's als we niets doen?
• Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
• Hoe zal deze software de productiviteit van het team verbeteren?
• Welke meetwaarden gebruiken we om succes te meten?

Stap 5: Implementeer je factureringssoftware en begeleid je gebruikers

Introduceer je nieuwe factureringssoftware succesvol door een soepel inwerkproces te plannen:

Communiceer het uitrolplan

Deel het uitrolplan duidelijk met alle gebruikers. Neem tijdlijnen, belangrijke datums en informatie over wat ze kunnen verwachten op. Gebruik e-mails, vergaderingen of interne nieuwsbrieven om ervoor te zorgen dat iedereen geïnformeerd is. Deze transparantie helpt verwachtingen te scheppen en vermindert verwarring.

Wijs interne verantwoordelijken aan

Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen voor de software aan. Deze personen beheren het implementatieproces en beantwoorden vragen van gebruikers. Zorg ervoor dat ze goed geïnformeerd zijn en klaarstaan om hun collega's te ondersteunen. Dit helpt de verantwoordelijkheid en soepele communicatie te waarborgen.

Zorg voor training en adoptie

Garandeer dat je team de training afrondt en de tool consequent gebruikt. Maak gebruik van door de leverancier verstrekte hulpmiddelen, zoals handleidingen of webinars. Plan trainingssessies en houd de aanwezigheid bij om ervoor te zorgen dat iedereen meedoet. Neem regelmatig contact op met gebruikers om eventuele problemen aan te pakken.

Creëer feedbacklussen

Stel tijdens de uitrol feedbacklussen in. Moedig gebruikers aan hun ervaringen en suggesties te delen. Gebruik enquêtes of vergaderingen om input te verzamelen en pas het proces indien nodig aan. Betrek de middelen van de leverancier voor extra ondersteuning en inzichten.

Stel deze vragen:

• Wat is het plan voor verandermanagement?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
• Hoe houd je het vroege succes bij?
• Welke trainingsmiddelen zijn beschikbaar?
• Hoe wordt feedback verzameld en opgevolgd?

Wat nu:

Als je bezig bent met het onderzoeken van facturatiesoftware, neem dan contact op met een SoftwareSelect-adviseur voor gratis aanbevelingen.

Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin ze ingaan op de specifieke kenmerken van je behoeften. Vervolgens krijg je een shortlist van software om te beoordelen. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.