Onkostenrekeningen: de ultieme gids voor financieel beheer

Veelvoorkomende uitgaven zijn huur, salarissen/lonen, nutsvoorzieningen, reclame, kantoorbenodigdheden en beheer van reisuitgaven. Wanneer een bedrijf iets betaalt (zoals een reis), wordt dat bedrag gedebiteerd op een kostenrekening. Hierdoor stijgen de totale kosten, waardoor de winst van het bedrijf daalt.

Dit is doorgaans hoe het proces eruitziet: 

Stel dat je dit jaar $10,000 hebt uitgegeven aan het jaarlijkse kantooruitje, inclusief entertainmentkosten. Je hebt de reisagent nog niet betaald en die vindt het prima als je tijdens de volgende boekhoudperiode betaalt.

De $10,000 wordt overgeboekt naar een rekening voor “kosten kantooruitje” en de rekening van de reisagent wordt voor hetzelfde bedrag gecrediteerd. Als je vragen hebt over waarom dit zo werkt, bekijk dan onze gids over de drie gouden regels van de boekhouding.

Wanneer je aan het einde van de boekhoudperiode je boekhouding afsluit, wordt het saldo op de kostenrekening afgesloten ten gunste van de winst-en-verliesrekening (gepresenteerd als de resultatenrekening voor GAAP-conformiteit). In je journaal worden de volgende boekingen verwerkt om de transactie die we zojuist hebben besproken vast te leggen:

Waarom zijn kostenrekeningen belangrijk?

Kostenrekeningen helpen bij het organiseren en categoriseren van kostentransacties en de bijbehorende indirecte kosten. Ze helpen ook bij het bewaken van bestedingslimieten per categorie, waardoor je inzicht, controle en overzicht krijgt in je bedrijfsactiviteiten.

Voorbeeld: Stel dat je een budget van $50,000 hebt vastgesteld voor uitgaven aan vieringen zoals verjaardagen, jubilea en andere persoonlijke gebeurtenissen van werknemers. Veel teamleden hebben dit kwartaal kinderen gekregen en je hebt de limiet van $50,000 al overschreden voordat het einde van het tweede kwartaal is bereikt.

Als je een kostenrekening voor werknemersvieringen hebt, kan je team een mogelijke kostenoverschrijding voor het lopende jaar signaleren. Dit geeft je de tijd om middelen uit een andere kostencategorie of het rekeningschema voor werknemersvieringen vrij te maken en opnieuw toe te wijzen, zodat je je aan de algehele kostengrenzen blijft houden.

IRS-conform

Het is ook belangrijk om kostenrekeningen bij te houden, omdat de IRS moet weten waaraan je geld uitgeeft en niet alleen hoeveel je uitgeeft. Door afzonderlijke rekeningen voor alle kostencategorieën bij te houden, kunnen externe auditors en auditors van de IRS gemakkelijker controleren of de door jou opgevoerde kosten aftrekbaar zijn.

De 4 verschillende soorten kostenrekeningen

Wist je dat er meer dan één soort kostenrekening bestaat? Verschillende kostenrekeningen hebben hun eigen nuances, die op de lange termijn waardevol zijn om te kennen. Hier volgt een volledig overzicht van elk type en wat ze inhouden:

Kostprijs van verkochte goederen

De kostprijs van verkochte goederen (COGS) omvat de directe kosten die fabrikanten maken om goederen te produceren. Voor detailhandelaren omvat COGS de voorraadkosten en gerelateerde uitgaven, zoals vrachtkosten.

Ook dienstverlenende bedrijven hebben een equivalent van COGS, de kostprijs van de omzet (COS), die de directe kosten (directe arbeid en overheadkosten) omvat voor het leveren van de dienst. CFO's van SaaS-bedrijven houden zich doorgaans bezig met de kostprijs van de omzet, maar tech-CFO's die voor hardwarebedrijven werken, hebben nog steeds te maken met COGS en voorraad.

COS wordt ten laste van het resultaat gebracht in hetzelfde jaar waarin deze wordt gemaakt. In sommige gevallen worden deze kosten geactiveerd, maar zelfs dan verschijnen ze doorgaans op de balans als vooruitbetaalde kosten. Als bijvoorbeeld een deel van de COS vooraf wordt betaald voor toekomstige diensten, wordt dit als vooruitbetaalde kosten geregistreerd en in de loop van de tijd afgeschreven.

Wanneer een fabrikant geld uitgeeft aan grondstoffen, arbeid en overheadkosten, worden de kosten geactiveerd als voorraad. Deze kosten blijven als voorraad op de balans staan totdat de voorraad wordt verkocht. Wanneer de detailhandelaar deze voorraad koopt, verschijnt de aankoopprijs op diens balans als voorraad totdat deze verder wordt verkocht.

Stel dat je T-shirts verkoopt en de kostprijs per T-shirt $10 bedraagt. Telkens wanneer je één exemplaar (één T-shirt) verkoopt, wordt $10 overgeboekt van de voorraad naar de COGS A/C. De kosten van de onverkochte voorraad—stel 1.000 exemplaren ter waarde van $10.000—blijven op de balans staan.

Het saldo op de COGS-rekening wordt aan het einde van het jaar afgesloten naar de winst-en-verliesrekening om de brutowinst te berekenen. 

Bedrijfskosten

Bedrijfskosten worden zelden geactiveerd. De meeste rekeningen voor bedrijfskosten, zoals reclamekosten, zakelijke reiskosten en nutsvoorzieningen, worden aan het einde van het boekjaar afgesloten naar de winst-en-verliesrekening.

Er zijn echter enkele uitzonderingen. Voorbeelden hiervan zijn:

Niet-operationele kosten

Niet-operationele kosten houden niet rechtstreeks verband met de kernactiviteiten van het bedrijf. Ze worden net als alle andere kosten behandeld. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Rente: Rente is een financiële kostenpost. Rente op leningen, obligaties of kredietlijnen wordt gecategoriseerd als een niet-operationele kostenpost.
• Schikkingen in rechtszaken en juridische kosten: Boetes, sancties en schikkingen uit rechtszaken die niet voortkomen uit normale bedrijfsactiviteiten worden gecategoriseerd als niet-operationeel.
• Afschrijvingen (soms niet-operationeel): Afschrijvingskosten op activa die niet in de kernactiviteiten worden gebruikt (zoals huurwoningen) kunnen worden geclassificeerd als niet-operationeel.

Niet-aftrekbare kosten

Niet-aftrekbare kosten worden net als elke andere kostenpost geregistreerd, maar worden niet aangepast voor belastingaangiftedoeleinden. Hoewel niet-aftrekbare kosten je nettowinst nog steeds verlagen, verlagen ze je belastingverplichting niet omdat de IRS ze niet toestaat.

Voorbeelden van niet-aftrekbare kosten zijn boetes en sancties (zoals IRS-sancties en OSHA-boetes), politieke bijdragen en lobbykosten, en bepaalde levensverzekeringspremies (als het bedrijf de begunstigde is)

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Voordelen van kostenrekeningen

Kostenrekeningen zijn een onmisbaar onderdeel van de financiële boekhouding, omdat je zonder deze rekeningen geen financiële rapporten kunt opstellen. Ze bieden echter ook verschillende andere voordelen, zoals:

• Nauwkeurige financiële registratie: Door kosten over afzonderlijke rekeningen te verdelen, voorkom je financiële chaos. Dit zorgt voor overzichtelijke gegevens voor rapportage, budgettering en analyse.
• Belastingoptimalisatie en naleving: Correct gecategoriseerde kosten helpen aftrekposten te maximaliseren en tegelijkertijd de IRS tevreden te houden—niemand zit te wachten op een controle.
• Eenvoudigere audits en financiële beoordelingen: Of ze nu intern of extern zijn, goed georganiseerde kostenrekeningen versnellen audits en verminderen kopzorgen bij het afstemmen van financiële gegevens.
• Kostenbeheersing en budgettering: Door verschillende kostencategorieën bij te houden, wordt het eenvoudiger om budgetten vast te stellen en gebieden met overbesteding te identificeren voordat ze een probleem worden.

Nadelen van onkostenrekeningen

Er is geen goede reden, of zelfs maar een mogelijkheid, om onkostenrekeningen te negeren. Toch hebben ze enkele nadelen, waaronder:

• Complexiteit en administratieve belasting: Het beheren van meerdere onkostencategorieën kan overweldigend worden, vooral voor bedrijven met een groot transactievolume. Te veel detaillering leidt vaak tot een administratieve nachtmerrie.
• Risico op verkeerde classificatie: Werknemers of accountants kunnen onkosten verkeerd classificeren, wat leidt tot onnauwkeurige financiële overzichten en mogelijke problemen met de naleving van belastingregels.
• Inconsistente categorisering tussen afdelingen: Als verschillende teams verschillende methoden voor het bijhouden van onkosten gebruiken, kan dit leiden tot inconsistenties in rapportages en problemen bij het afstemmen van gegevens.

Onkostenrekeningen beheren

Het beheren van onkostenrekeningen gaat om meer dan alleen boekhouden. Het draait om financiële controle, belastingoptimalisatie en strategische besluitvorming. Hier zijn enkele manieren om onkostenrekeningen effectief te beheren:

1. Onkostencategorieën standaardiseren

Deel onkosten in categorieën in en definieer wat elke categorie omvat. Vermijd echter overmatige detaillering. Te veel categorieën maken rapportages onnodig complex.

2. Het bijhouden van onkosten automatiseren

Gebruik cloudgebaseerde boekhoudsoftware zoals QuickBooks, Xero of NetSuite om onkosten automatisch te categoriseren en bij te houden. Overweeg ook te investeren in hulpmiddelen voor onkostenautomatisering, zoals Expensify, Brex of Ramp, zodat werknemers digitaal bonnetjes kunnen indienen.

3. Duidelijk beleid en duidelijke onkostenrapportage instellen 

Definieer welke onkosten zijn toegestaan, verduidelijk welke onkosten werknemers wel en niet mogen declareren en gebruik een standaardtemplate voor een onkostenrapport. Verplicht bonnetjes voor onkosten boven een bepaald bedrag en stel workflows voor onkosten goedkeuring in. Je kunt bijvoorbeeld goedkeuring door een manager vereisen voor vergoedingen op basis van onkostenrapporten boven $500.

Het is ook belangrijk om vast te stellen wanneer je onkosten moet indienen en wanneer dat te vroeg is. Als je ze eerder indient dan nodig, loop je het risico dat je nettowinst en financiële gezondheid worden vertekend.

4. Rekeningen regelmatig afstemmen

Maandelijkse afstemmingen om te controleren of geregistreerde onkosten overeenkomen met bankafschriften en creditcardtransacties zijn een uitstekende strategie om last-minute gedoe over ontbrekende of twijfelachtige transacties te voorkomen.

5. Uitgaven bewaken en budgetten instellen 

Analyseer onkostentrends om te zien waar een groot deel van het geld wordt uitgegeven. Als kosten ongemerkt oplopen, helpen regelmatige controles om dit vroegtijdig op te merken. Je kunt kosten ook beheersen door uitgavenlimieten voor elke afdeling in te stellen en hulpmiddelen voor prestatiebeoordeling te gebruiken, zoals budgetafwijkingsanalyse.

6. Plannen voor belastingaftrek en naleving

Houd gedetailleerde gegevens bij van aftrekbare onkosten, zoals abonnementskosten voor bedrijfssoftware en kosten van zakenreizen, om belastingvoordelen te maximaliseren. Werk samen met een accountant om aan de IRS-regelgeving te blijven voldoen.

7. Rekeningen periodiek beoordelen en optimaliseren

Voeg overbodige onkostencategorieën samen om de financiële rapportage te vereenvoudigen. Identificeer abonnementen of diensten die onvoldoende worden gebruikt en kunnen worden opgezegd, en beoordeel historische uitgaventrends om budgetbeslissingen op basis van gegevens te nemen.

Hulpmiddelen voor het beheren van onkostenrekeningen

Het beheren van onkosten kan handmatig te complex worden naarmate een bedrijf groeit. Daar komt software voor onkostenbeheer van pas. De voordelen van hulpmiddelen voor onkostenbeheer zijn onder andere dat je de meeste processen kunt automatiseren, rapportages kunt stroomlijnen en beslissingen op basis van gegevens kunt nemen.

Als je op zoek bent naar een oplossing voor onkostenbeheer, zijn dit enkele van onze topkeuzes:

Software en eenvoud zijn bedrijfskritiek

Onkostenrekeningen kunnen uitgroeien tot een complex web van transacties. Wat is de beste manier om ze te beheren? Eenvoudige categorisatie en software voor onkostenbeheer die het proces gemakkelijker maken door chaos, fouten en handmatig werk uit het proces voor onkostenbeheer te verwijderen.

Klaar om je vaardigheden als financieel professional verder uit te bouwen? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiebranche vormgeven.