ERP-systemen: voordelen, uitdagingen & belangrijkste tools

• Boekhouding
• Voorraadbeheer en inkoop
• Beheer van menselijk kapitaal/HR
• Klantrelatiebeheer (CRM)
• Verkoop en marketing
• Financieel beheer en prognoses
• En meer

Een ERP-systeem — dat zowel als lokaal geïnstalleerde oplossing of als SaaS-product in de cloud wordt aangeboden — kan helpen bedrijfsprocessen te synchroniseren, informatiesilo's te verminderen en kosten te verlagen. 

Belangrijkste voordelen van ERP-systemen

De specifieke kenmerken van een ERP-oplossing kunnen variëren afhankelijk van het type bedrijf en de operationele complexiteit ervan.

In gespecialiseerde sectoren zoals de landbouw kan de implementatie van ERP-systemen voor de landbouw bijvoorbeeld sectorspecifieke uitdagingen aanpakken, zoals gewasbeheer, het volgen van vee en het plannen van seizoensgebonden vraag.

Dat gezegd hebbende, staan de belangrijkste voordelen van ERP-oplossingen voor de meeste bedrijven hieronder vermeld. 

Verbeterde efficiëntie en productiviteit

ERP-systemen kunnen de productiviteit verbeteren door activiteiten te centraliseren, je inzicht te geven in de prestaties van het hele bedrijf en veel voorheen handmatige processen te automatiseren.

De gegevens hierover zijn behoorlijk overtuigend: ERP-implementatie leidde bij maar liefst 95% van de bedrijven tot verbetering van bedrijfsprocessen, terwijl 49% van de bedrijven verbeteringen meldde in ALLE bedrijfsprocessen.

Om te illustreren waarom, kun je enkele van de—vergeef me het modewoord—synergieën bekijken die ERP-systemen tot stand brengen:

• Door boekhoud- en voorraadbeheersystemen te synchroniseren, verminderen teams handmatige boekhoud- en inkoopprocedures en nemen ze in realtime beter geïnformeerde inkoopbeslissingen. Nadat ecommercebedrijf Fulton & Roark bijvoorbeeld een cloud-ERP-oplossing had geïmplementeerd, kon het externe boekhouders overbodig maken en de omzet jaar-op-jaar met 50% verhogen zonder het personeelsbestand uit te breiden.
• Door handmatige processen te automatiseren, kunnen teams tijd vrijmaken voor activiteiten met een hogere waarde en/of projecten in groepsverband. Door bijvoorbeeld een automatisering voor inkooporders in je ERP-systeem te creëren, kun je elke inkooporder automatisch ter goedkeuring naar de relevante belanghebbenden laten sturen, vervolgens automatisch naar leveranciers laten sturen voor verwerking — en in realtime laten synchroniseren met je boekhoudsysteem.  
• Door één centrale bron van waarheid voor de hele onderneming te creëren, kunnen teams handmatig heen-en-weer communiceren, interne communicatie en dubbel werk verminderen — en mogelijk kostbare fouten voorkomen.

In de geschiedenis van ERP-systemen heeft ERP zich ontwikkeld tot een gecentraliseerd commandocentrum voor je hele bedrijf. Hiermee kunnen teams doorgaans afzonderlijke systemen aan elkaar koppelen voor meer efficiëntie en productiviteit. 

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

Verbeterde gegevensanalyse en rapportage

Een gecentraliseerd gegevenssysteem is een van de drie belangrijkste ERP-voordelen die bedrijven rapporteerden (naast verbeterde samenwerking en een kortere procestijd). 

ERP-oplossingen centraliseren belangrijke processen die vaak verspreid zijn over verschillende afdelingen, workflows en zelfs geografische locaties. Hierdoor krijgen managers een beter top-downoverzicht van alle bedrijfsgegevens, samen met krachtige machine-learningfuncties om gegevensanalyses te optimaliseren. 

Enkele voorbeelden van hoe ERP-systemen analyse en besluitvorming kunnen verbeteren: 

• Door systemen voor CRM, verkoop en marketing en voorraadbeheer te combineren, kunnen teams mogelijkheden voor cross-selling beter identificeren en/of artikelen met een te grote voorraad opsporen die aan specifieke klanten met korting kunnen worden aangeboden. 
• Door realtimegegevens uit verkoop-, voorraadbeheer- en productieafdelingen te analyseren, kunnen fabrikanten voorraadniveaus, de inkoop van grondstoffen en productieschema's beter optimaliseren om deze af te stemmen op veranderende vraagpatronen. 
• Door financiële gegevens voor de gehele onderneming te centraliseren, kunt u realtimebeslissingen nemen op basis van gegevens over alles van personeelsplanning tot strategie voor de inzet van kapitaal. Omdat al deze informatie in één uniform systeem is opgeslagen, hoeft u niet tussen platforms te wisselen of spreadsheets handmatig te combineren.
• Door rolgebaseerde machtigingen, audittrails en versleutelingsfuncties op te nemen, helpen ERP-systemen u uw gegevens te beschermen en aan regelgeving te laten voldoen, zelfs wanneer uw bedrijf groeit. Zo kunt u bepalen wie wat ziet, waardoor het risico op datalekken of ongeautoriseerde toegang afneemt.

Een correct geïmplementeerd ERP-systeem is als een bovenmenselijke manager die toegang heeft tot de meeste of alle bedrijfsgegevens, beschikt over een door AI aangedreven brein en niet hoeft te eten, slapen of op vakantie te gaan. In combinatie met effectief (menselijk) management kunnen ERP-oplossingen leiden tot betere besluitvorming op basis van gegevens. 

Beter financieel beheer

ERP-systemen kunnen beter financieel beheer en kostenbesparende optimalisaties mogelijk maken. Hoewel ze prijzig kunnen zijn, levert ERP doorgaans een positief rendement op investering op: gemiddeld zagen de ondervraagde bedrijven binnen 2,5 jaar na de implementatie van ERP een positief rendement op investering. 

Enkele voorbeelden van hoe ERP efficiënt financieel beheer mogelijk kan maken:

• Door handmatige processen te automatiseren, van onkostenbeheer tot salarisverwerking, kunnen bedrijven menselijke fouten elimineren en tegelijkertijd handmatige workflows verminderen. Dit kan de kosten rechtstreeks verlagen door de afhankelijkheid van externe accountants of consultants te verminderen en kostbare fouten te voorkomen. 
• Door gegevens van meerdere bedrijfslocaties te synchroniseren, kunnen bedrijven salarisadministratie, urenstaatbeheer en personeelsplanning efficiënter beheren. Toen N&N Moving Supplies bijvoorbeeld uitbreidde van 1 naar 3 locaties en het personeelsbestand verviervoudigde, stelde de implementatie van een ERP-oplossing het bedrijf in staat om de verwerkingstijd van de salarisadministratie met 84% te verminderen, de nauwkeurigheid van urenstaten en de opbouw van vakantie-uren te verbeteren en locatiegebonden trends in arbeidskosten op elke locatie te volgen. 
• Door financiële gegevens voor de gehele onderneming in realtime te bekijken, kunnen managers tijdigere inzichten verkrijgen in de financiële gezondheid van hun bedrijf. Als u daar voorspellingen op basis van AI/ML aan toevoegt, worden FP&A-praktijken zowel efficiënter als nauwkeuriger. 

Een ERP-systeem is als een financieel wonderkind dat voortdurend wordt bijgewerkt — niet alleen met de gegevens van uw eigen bedrijf, maar ook met wereldwijde normen voor naleving van wet- en regelgeving en boekhoudkundige voorschriften. 

Schaalbaarheid

Naarmate uw bedrijf groeit, groeien ook uw operationele behoeften. ERP-systemen zijn ontworpen om toenemende hoeveelheden gegevens, gebruikers en transacties te verwerken. Ze ondersteunen ook de toevoeging van nieuwe functionaliteiten of modules (zoals geavanceerde analyses of supplychainbeheer) naarmate uw behoeften veranderen.

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe ERP-systemen uw bedrijf kunnen helpen opschalen:

• Door beheer van meerdere entiteiten mogelijk te maken, stellen ERP-systemen bedrijven in staat om naadloos nieuwe locaties, dochterondernemingen of bedrijfsonderdelen toe te voegen. Dit is ideaal voor bedrijven die uitbreiden via overnames of internationale groei.
• Door flexibele toegang op basis van gebruikers en rollen te ondersteunen, maken ERP-systemen het eenvoudiger om nieuwe medewerkers en afdelingen aan boord te krijgen zonder concessies te doen aan beveiliging of controle. Hierdoor kunt u ervoor zorgen dat uw groeiende team efficiënt kan werken zonder de gegevensintegriteit in gevaar te brengen. Dit is vooral gunstig als u actief bent in sterk gereguleerde sectoren, zoals de gezondheidszorg of de lucht- en ruimtevaart.
• Door voorraad- en supplychainactiviteiten schaalbaar te maken, helpen ERP-platforms bedrijven om grotere ordervolumes, leveranciersrelaties en magazijnbeheer te verwerken. Dit helpt knelpunten te voorkomen en zorgt ervoor dat activiteiten gelijke tred kunnen houden met de groeiende vraag, wat vooral gunstig is in de sectoren olie en gas of de bouw.

Een ERP-systeem is als een groeipartner die niet telkens volledig vernieuwd hoeft te worden wanneer uw bedrijf een niveau hoger komt — het groeit gewoon met u mee. Of u nu nieuwe markten betreedt, productlijnen toevoegt of bedrijven overneemt, u kunt gaandeweg nieuwe mogelijkheden toevoegen in plaats van elke functie al op dag één in het systeem te moeten proppen.

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

De nadelen van ERP-systemen begrijpen

Het is niet allemaal rozengeur en maneschijn. ERP-systemen hebben wel degelijk enkele belangrijke nadelen, waarvan de relatief hoge kosten van veel oplossingen een van de voornaamste zijn. De belangrijkste nadelen van ERP worden hieronder beschreven.

Hoge kosten

ERP-systemen kunnen duur zijn, zowel bij de implementatie als doorlopend. 

Wat zijn de gemiddelde kosten voor het implementeren van een ERP-systeem? Dit verschilt, maar 

• Grote bedrijven (>$1b aan omzet) zien ERP-kosten doorgaans uitkomen op ongeveer 2-3% van de jaarlijkse omzet
• Middelgrote bedrijven zien dat percentage eerder uitkomen op 3-5% van de jaarlijkse omzet
• Bedrijven begrootten gemiddeld ongeveer $9,000 per gebruiker voor de implementatie van ERP

Kleine bedrijven kunnen kosten besparen door te kiezen voor SaaS-ERP-systemen, omdat de totale eigendomskosten van cloudsystemen ongeveer 50% lager zijn dan die van traditionele systemen op locatie, maar de kosten kunnen nog steeds aanzienlijk zijn. 

Houd er echter rekening mee dat ERP-systemen andere betaalde abonnementen en softwareoplossingen zouden moeten vervangen. Managers moeten de kosten van de ERP-implementatie daarom afwegen tegen de huidige kosten van de systemen die ze al gebruiken.

Dit zijn natuurlijk slechts schattingen. Bijna alle ERP-systemen worden op maat geprijsd. Om een nauwkeurige kostenraming te krijgen, moeten bedrijven het beste ERP-systeem voor hun behoeften vinden en vervolgens contact opnemen met de leverancier voor een offerte op maat of een gratis proefaanbod. 

Complexiteit en behoefte aan training

Tot 75% van de ERP-implementaties wordt door de IT- en financiële professionals die toezicht houden op de implementatie als mislukt beschouwd. Het kan bovendien veel tijd kosten.

Hoe lang duurt het doorgaans om een ERP-systeem volledig te implementeren? Dat kan variëren van enkele maanden tot enkele jaren, afhankelijk van de complexiteit van uw systemen. Bedenk dat ERP-systemen veel verschillende systemen samenbrengen in één geheel en dat het tijd kan kosten om alles met elkaar te verbinden. 

Uiteindelijk moeten ERP-systemen activiteiten vereenvoudigen en processen efficiënter maken — maar onderweg zullen er vrijwel zeker enkele groeipijnen zijn. Leren werken met ERP-software kan tijd kosten.

Naast de uitdagingen van de implementatie moeten medewerkers worden getraind in ERP-werkstromen. Mogelijk moeten ze vertrouwde platforms opgeven (tenzij deze integreren met ERP-systemen) en nieuwe processen leren om volledig te profiteren van het ERP-systeem. 

Het goede nieuws is dat ERP-leveranciers trainingsmodules, certificeringen en leermateriaal aanbieden — meestal gratis. Oracle Fusion Cloud biedt bijvoorbeeld zowel gratis als betaalde online trainingen, variërend van introducties voor beginners van 30 minuten tot diepgaande trainingen van meer dan 20 uur over specifieke ERP-modules.

Mogelijke verstoring tijdens de overgang

De implementatie van een ERP-systeem is complex, zo complex zelfs dat veel bedrijven ervoor kiezen om externe ERP-consultants in te schakelen. Bedenk dat ERP-oplossingen afhankelijk zijn van integratie met vrijwel elk systeem, elke softwareoplossing en elke workflow binnen je operationele structuur. 

Wanneer je migreert naar een ERP-systeem, is er een aanzienlijk risico op verstoring van je bestaande systemen. Voor complexe bedrijfsactiviteiten gebruiken teams vaak implementaties in meerdere fasen om verstoringen tot een minimum te beperken. Western Digital gebruikte bijvoorbeeld een systeemuitrol in 4 fasen die zich over 4 jaar uitstrekte om hun nieuwe ERP-systeem volledig te implementeren. 

ERP in verschillende sectoren

Bedrijfsresourceplanning wordt gebruikt in uiteenlopende toepassingen, sectoren en bedrijfsgroottes. Er zijn verschillende soorten ERP-systemen voor verschillende sectoren en gebruikssituaties.

De volgende sectoren zijn doorgaans het meest geschikt voor ERP.

ERP in de productie

Productiebedrijven zijn de meest voorkomende gebruikers van ERP-platforms (goed voor ongeveer 47% van de totale vraag in één onderzoek). 

Gezien de functies van ERP-systemen is dit niet verrassend. Bedenk dat ERP efficiënte workflows kan creëren voor supplychainbeheer, inkoop, productieplanning, CRM en meer. 

ERP kan activiteiten ook samenbrengen. Het synchroniseren van productieworkflows met verkoop- en CRM-systemen kan bijvoorbeeld helpen bij een betere planning voor seizoensgebonden veranderingen in de vraag. 

De resultaten zijn gemiddeld genomen ook positiever. 67% van de productiebedrijven en distributeurs meldde succesvolle ERP-implementaties (tegenover slechts 25-50% van de bedrijven in andere sectoren). 

ERP in de detailhandel

Detailhandelaren kunnen aanzienlijk profiteren van ERP-implementatie — vooral wanneer er meerdere locaties bij betrokken zijn. 

Gegevenssynchronisatie voor het hele bedrijf en voorraadplanning behoren hier tot de grootste voordelen. Detailhandelaren met meerdere locaties kunnen wereldwijde verkopen in realtime volgen, voorraadtekorten aanvullen om de schappen gevuld te houden en de orderafhandeling via e-commerce optimaliseren vanuit zowel distributiecentra als fysieke winkels. 

In een steeds digitalere wereld zijn ERP-systemen voor de kledingretail die naadloos kunnen integreren met e-commerce ook voordelig. Detailhandelaren met een omnichannelstrategie kunnen het meest profiteren van ERP-systemen.

ERP in de gezondheidszorg

ERP speelt ook een rol bij zorgorganisaties, met name in grote ziekenhuizen en bedrijven die medische benodigdheden leveren. 

ERP-systemen kunnen normaal gesproken tijdrovende activiteiten zoals salarisverwerking en orderverwerking automatiseren. Ze kunnen teams ook helpen het verbruik van middelen en niveaus binnen de sector op elke afdeling te monitoren, zodat kritieke benodigdheden beschikbaar zijn waar ze het hardst nodig zijn. 

Vanwege zorgen rond het beheer van patiëntgegevens en naleving kiezen de meeste zorgorganisaties voor ERP-leveranciers en -modules die specifiek op de gezondheidszorg zijn gericht. Zoals altijd staat HIPAA-naleving voorop bij het kiezen van technologische oplossingen in de gezondheidszorg. 

Het juiste ERP-systeem kiezen

Er zijn veel verschillende ERP-systemen op de markt. Hoe moeten bedrijven kiezen? Deze vraag werd beantwoord in onze recente uitgebreide gids voor ERP-systemen, maar in essentie zijn de belangrijkste factoren om rekening mee te houden de volgende eigenschappen van elk platform:

• Kernfunctionaliteit
• Belangrijkste functies
• Sectorspecifieke functionaliteit
• Gebruiksvriendelijkheid
• Waar voor je geld
• Integraties (met de tools die je wilt blijven gebruiken)
• Data-analyse

Als je niet zeker weet waar je moet beginnen aan je softwaretraject, bekijk dan mijn selectie van de beste ERP-systemen of cloud-ERP-systemen.

Kunnen kleine bedrijven profiteren van ERP-software?

Het type en de complexiteit van je systeem nemen doorgaans ook toe naarmate je bedrijf groter wordt. ERP-systemen worden het meest gebruikt in middelgrote en grote ondernemingen — maar kunnen startende bedrijven of kleine bedrijven profiteren van ERP-software?

Absoluut. Vooral als het doel is om te groeien en op te schalen. 

Een ERP-implementatie kan zelfs eenvoudiger zijn voor kleine bedrijven voordat de operationele complexiteit toeneemt. Een ERP-implementatie kan een uitstekende basis vormen voor toekomstige groei. Als je niet zeker weet welke software je moet kiezen, of als je een ERP-systeem nodig hebt voor je bedrijf, overweeg dan om vooraf een demo uit te proberen.

De voordelen van ERP zijn enorm — met de juiste tools & strategie

De potentiële voordelen van software voor bedrijfsbrede resourceplanning zijn divers en krachtig. Teams kunnen gegevensbeheer centraliseren, betere operationele inzichten verkrijgen, kosten verlagen en uiteindelijk betere bedrijfsresultaten behalen. 

Maar net als met al het andere is potentieel ≠ werkelijkheid. Om van ERP te profiteren, moeten leiders eerst de juiste ERP-software voor hun behoeften kiezen en vervolgens investeren in de juiste training en strategische planning om het systeem voor hun specifieke gebruikssituatie te optimaliseren. 

Klaar om je vaardigheden als financieel leider verder uit te bouwen? Abonneer je op onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.