Jeśli przepływy pieniężne są powodem do zmartwień, chciałbym na początek zapewnić cię, że nie jesteś sam. Zarządzanie finansami firmy zaprząta myśli praktycznie każdego właściciela, lidera i menedżera.
Jak mogę wydłużyć okres funkcjonowania firmy? Czy te środki pieniężne powinny zostać zainwestowane? W co?
Rozumiem. Po tym, jak niedawno znów zacząłem stresować się pieniędzmi, postanowiłem spisać 10 strategii, które wdrożyłem, aby kontrolować koszty, optymalizować przepływy pieniężne i wreszcie móc wyjechać na wakacje.
Jak wygląda skuteczne zarządzanie pieniędzmi?
Zarządzanie pieniędzmi to praktyka polegająca na wyznaczaniu celów, tworzeniu budżetu, monitorowaniu przepływów pieniężnych i rozsądnym wykorzystywaniu zysków. Niezależnie od branży jest to nieodłączny element prowadzenia firmy.
Dobra znajomość finansów firmy pozwala:
- Przewidywać nieoczekiwane wydatki i przygotowywać się na nie
- Zmniejszyć stres finansowy
- Zyskać większą kontrolę nad przepływami pieniężnymi
- Strategicznie alokować zasoby
- Podejmować świadome decyzje z większą pewnością
- Wykorzystywać nowe możliwości
- Zapewnić długoterminową stabilność finansową
- Tworzyć trwały wzrost
Istnieje jednak powód, dla którego ponad połowa wszystkich firm upada w pierwszym roku: to nie jest łatwe.
Oto dziesięć wskazówek dotyczących zarządzania finansami firmy, które pomogą ci zachować więcej środków pieniężnych.
1. Krytycznie oceń swoją obecną sytuację finansową
Zanim wdrożysz którąkolwiek z poniższych strategii zarządzania pieniędzmi, musisz dobrze rozumieć swoją obecną sytuację finansową. Zacznij więc tutaj:
- Zbierz wszystkie istotne dokumenty finansowe. Uwzględnij wyciągi bankowe, faktury, rachunki, zeznania podatkowe oraz następujące sprawozdania finansowe (znane jako model trzech sprawozdań finansowych): rachunek zysków i strat, bilans oraz rachunek przepływów pieniężnych. Wszystkie te elementy pomagają systematycznie identyfikować mocne i słabe strony firmy.
- Podziel różne rodzaje wydatków na kategorie. Podziel wydatki na operacyjne i wydatki kapitałowe, aby zrozumieć, na co przeznaczane są pieniądze.
- Oblicz zysk netto. Odejmij całkowite wydatki od całkowitych przychodów, aby zrozumieć ogólną rentowność firmy i zidentyfikować obszary, w których można zmniejszyć koszty lub zwiększyć przychody.
Zdobądź narzędzie księgowe, które ci pomoże
Nasz zespół przygotował listę najlepszego oprogramowania księgowego dla osób prowadzących firmy takich jak twoja, aby pomóc ci utrzymać kontrolę nad środkami pieniężnymi. Oto rozwiązania, które znalazły się na szczycie:
- 8. Reckon One
Author's Tip
Po wybraniu oprogramowania utwórz (lub po prostu pobierz) solidną checklistę wdrożenia oprogramowania księgowego, aby jak najszybciej zacząć czerpać z niego korzyści.
Have an account? Log In
2. Opracuj solidne techniki budżetowania
Poprawa sytuacji finansowej firmy bez dobrze przemyślanego planu i realistycznego budżetu po prostu się nie uda.
Życzenie wymaga tyle samo energii co planowanie.
Eleanor Roosevelt
Skorzystaj z tych technik budżetowania, aby zoptymalizować przepływy pieniężne i dostosować wydatki do przychodów.
- Stwórz kompleksowy, szczegółowy budżet. Musi on uwzględniać wszystkie przewidywane przychody i wydatki oraz być regularnie przeglądany i aktualizowany, aby odzwierciedlać wszelkie zmiany w działalności firmy lub warunkach rynkowych.
- Podziel budżet na różne kategorie. Podziel wydatki, takie jak sprzedaż, marketing, koszty operacyjne i administracja, na grupy, aby dokładnie zobaczyć, na co wydawane są Twoje pieniądze.
- Twórz prognozy przepływów pieniężnych. Prognozy te powinny obejmować wszystkie przychody i wydatki w określonym okresie, na przykład miesiącu lub kwartale, aby pomóc Ci przewidzieć potencjalne niedobory przepływów pieniężnych i odpowiednio je zaplanować.
- Regularnie porównuj budżet z faktycznie poniesionymi wydatkami. Porównanie, będące jednym z najczęściej pomijanych kroków, gwarantuje, że budżety pozostają użyteczne. Jeśli Twoje liczby znacznie odbiegają od rzeczywistości, przygotuj budżet ponownie — w przeciwnym razie jego posiadanie traci sens.
Realistyczny budżet pomaga Twojej firmie skutecznie:
- Identyfikować obszary, w których można ograniczyć koszty.
- Negocjować lepsze warunki z dostawcami i kontrahentami.
- Zwiększać rentowność i wzmacniać sytuację finansową.
- Podejmować bardziej świadome decyzje inwestycyjne.
- Określać, gdzie i kiedy przeznaczać środki na inicjatywy rozwojowe.
- Lepiej zarządzać wydatkami i sprawować większą kontrolę finansową.
- Maksymalizować wpływ zasobów finansowych i zapewniać długoterminowy sukces.
Czy masz budżet marketingowy?
Marnujesz cenne środki, jeśli wydatki marketingowe są chaotyczne i nie przynoszą żadnych rezultatów — ale właśnie z tym zmaga się większość osób. Potrzebujesz realistycznego budżetu, aby dostarczać wartość.
Ustal mniejszy, bardzo precyzyjnie ukierunkowany budżet na działania marketingowe, aby mieć pewność, że wydatki marketingowe przynoszą efekty, a jednocześnie ograniczać koszty. Jaka kwota jest realistyczna? Większość małych firm przeznacza od 7% do 10% przychodów brutto na reklamę.
3. Uważnie śledź swoje wydatki
Uważne śledzenie wydatków firmy jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania pieniędzmi.
Nie możesz naprawdę wiedzieć, dokąd zmierzasz, dopóki nie wiesz, skąd przyszedłeś.
Maya Angelou
Jeśli chcesz wiedzieć, co i dlaczego należy zmienić, musisz wiedzieć, na co zostały wydane Twoje pieniądze. Wymaga to uważnego śledzenia wydatków, aby identyfikować wzorce wydatków i obszary umożliwiające oszczędności, eliminować niepotrzebne wydatki oraz zapewnić efektywną alokację zasobów.
Oto jak możesz łatwo śledzić swoje wydatki:
- Zautomatyzuj ten proces. Korzystaj z oprogramowania do śledzenia wydatków, aby odkrywać wzorce wydatków.
- Sprawdź swoje grupy wydatków. Pamiętasz te grupy, które miałeś utworzyć zgodnie z poprzednią wskazówką? Tak, sprawdź je — uważnie obserwuj obszary, w których wydajesz za dużo, i zacznij monitorować wzorce wydatków.
- Regularnie przeglądaj i kontroluj wydatki. Co miesiąc lub kwartał dokładnie analizuj wydatki swojej firmy i szukaj możliwości optymalizacji, takich jak znalezienie bardziej opłacalnych dostawców lub ograniczenie wydatków uznaniowych. Może Ci w tym pomóc oprogramowanie do zarządzania finansami.
Uważne monitorowanie wydatków pozwala:
- Podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe dotyczące alokacji zasobów.
- Upewnić się, że wydatki są zgodne z ogólnymi celami firmy.
- Identyfikować i eliminować niepotrzebne lub nadmierne wydatki.
- Identyfikować trendy lub wydatki sezonowe i odpowiednio na nie reagować.
- Dokładniej przewidywać przyszłe potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych.
Masz koszty sezonowe?
Śledząc koszty ogólne i analizując wyniki, Twoja firma może zidentyfikować zmiany w kosztach usług zewnętrznych, które zwykle rosną w określonym czasie każdego roku.
Zamiast po prostu czuć brak pieniędzy w określonym sezonie, możesz przewidzieć tę zmianę i zaplanować budżet uwzględniający wzrost kosztów (lub całkowicie zrezygnować w tym okresie z usług tych dostawców).
4. Usprawnij zarządzanie przepływami pieniężnymi
Skuteczne zarządzanie przepływami pieniężnymi ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu i stabilności Twojej firmy.
Niektóre z najbardziej skutecznych sposobów na poprawę zarządzania przepływami pieniężnymi obejmują zrozumienie źródeł, zestawień i wzorów dotyczących przepływów pieniężnych, a następnie:
- Automatyzacja systemu przepływów pieniężnych. Wykorzystanie rozwiązań do automatyzacji płatności usprawni ten proces, zmniejszy ryzyko opóźnionych lub pominiętych płatności i zwiększy widoczność w czasie rzeczywistym.
- Przyspieszenie procesów związanych z należnościami (AR). Obejmuje to procesy fakturowania i windykacji, takie jak szybkie wysyłanie faktur, oferowanie rabatów za wcześniejszą płatność oraz terminowe monitowanie w sprawie zaległych płatności. Aby osiągnąć ten cel bez rozbudowywania zespołu, rozważ wdrożenie narzędzia do automatyzacji należności (AR).
- Negocjowanie lepszych warunków z dostawcami i sprzedawcami. Pomaga to uzyskać dłuższe terminy płatności, rabaty za wcześniejsze płatności lub korzystniejsze ceny.
- Faktoring faktur. To rozwiązanie nie jest dla każdego i zdecydowanie nie ma zastosowania w każdej sytuacji. Jeśli jednak chcesz chwilowo zwiększyć przepływy pieniężne, możesz skorzystać z faktoringu faktur, aby uzyskać natychmiastową gotówkę do czasu opłacenia faktury przez klienta.
5. Usprawnij fakturowanie i windykację
Przez kilka lat zajmowałem się windykacją należności (AR) i uwierz mi, skuteczne praktyki fakturowania i windykacji należności są niezbędne do utrzymania zdrowych przepływów pieniężnych i zapewnienia stabilności finansowej firmy.
Oto jak skutecznie usprawnić procesy fakturowania i windykacji należności (AR):
- Usprawnij system fakturowania. Obejmuje to zapewnienie, że wszystkie faktury są wysyłane szybko i poprawnie.
- Korzystaj z oprogramowania do fakturowania, które automatyzuje ten proces. Oprogramowanie powinno zapewniać szczegółowe śledzenie i raportowanie, pomagając Ci monitorować zaległe płatności oraz zmniejszać prawdopodobieństwo wystąpienia błędów lub opóźnień.
- Działaj bardziej proaktywnie i konsekwentnie. Twoje podejście powinno obejmować ustalenie jasnych warunków płatności i klarowne komunikowanie ich klientom.
6. Udoskonal praktyki zarządzania zadłużeniem
Pracując przez wiele lat w księgowości, nauczyłem się, jak duży wpływ zadłużenie i składane stopy procentowe mają na wynik finansowy. Niezależnie od tego, jak wysokie przychody osiąga Twoja firma, zawsze będzie zmagać się z długami, zwłaszcza gdy stopy procentowe są wysokie.
Dobre zarządzanie zadłużeniem wymaga:
- Dokładnego przeanalizowania istniejącego zadłużenia. Zwróć uwagę na stopy procentowe, warunki spłaty ustalone przez pożyczkodawców oraz ogólny wpływ zadłużenia na przepływy pieniężne.
- Rozpoznania możliwości konsolidacji lub refinansowania zadłużenia. Poszukaj korzystniejszych warunków, które pomogą Ci zaoszczędzić na odsetkach i uprościć harmonogram spłat.
- Wdrożenia planu spłaty zadłużenia. Priorytetowe traktowanie zadłużenia o wysokim oprocentowaniu i najważniejszych zobowiązań finansowych może oznaczać dokonywanie większych miesięcznych płatności, negocjowanie z wierzycielami lub rozważenie alternatywnych opcji finansowania, takich jak kredyty dla małych firm, firmowe karty kredytowe lub linie kredytowe.
- Oddzielenia finansów osobistych i prywatnych długów od firmy. Załóżmy, że prowadzisz startup lub jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą. W takim przypadku ważne jest, aby nie mieszać wydatków osobistych z wydatkami firmy, dzięki czemu uzyskasz jasny obraz tego, co jest niezbędne do prowadzenia działalności (i unikniesz nadmiernych wydatków).
7. Inwestuj w konkretnym celu
Zarządzanie pieniędzmi firmy nie polega wyłącznie na zarządzaniu finansami na co dzień. Chodzi również o celowe inwestowanie, aby zaspokoić bieżące potrzeby związane z przepływami pieniężnymi, a jednocześnie uzyskać wyższe zwroty z pieniędzy w dłuższej perspektywie (bez podejmowania niepotrzebnego ryzyka).
Przez lata zauważyłem, że wielu właścicieli małych firm obawia się, czy będą w stanie zaspokoić swoje potrzeby związane z przepływami pieniężnymi, dlatego po prostu pozostawiają wszystkie dostępne środki na podstawowym firmowym rachunku bieżącym, uzyskując minimalny zwrot z inwestycji. Jako właściciel firmy rozumiem to, ale jest to niewykorzystana szansa.
Oto strategia inwestycyjna, którą stosuję — rozłóż inwestycje w czasie, aby zaplanować realizację celów krótko- i długoterminowych:
- Cele krótkoterminowe: Określ swoje cele na przyszły rok i zainwestuj w podlegające wykupowi gwarantowane certyfikaty inwestycyjne (GIC) lub podobną bezpieczną, płynną inwestycję na okres jednego roku. Ten rodzaj inwestycji chroni kapitał, zapewniając jednocześnie lepszy zwrot niż rachunek bieżący.
- Cele długoterminowe: Porozmawiaj z przedstawicielem banku zajmującym się inwestycjami o opcjach inwestycyjnych, które długoterminowo ochronią pozostałe środki. Zazwyczaj rozkładam środki na inwestycje podlegające wykupowi na okres dwóch, trzech i pięciu lat, takie jak GIC, które oferują wyższe zwroty, jednocześnie zabezpieczając pierwotnie zainwestowane środki. Ważne jest, aby móc je spieniężyć, jeśli nagle pojawi się taka potrzeba, a jednocześnie zarabiać więcej, niż gdyby środki po prostu pozostawały na rachunku.
Zawsze samodzielnie sprawdzam, co rekomenduje przedstawiciel mojego banku, aby upewnić się, że nie inwestuję w niczego, czego nie rozumiem (ani w nic, co nie daje mi pewności uzyskania zwrotu). Monitoruj swoje inwestycje co kwartał (co najmniej), upewniając się, że przynoszą oczekiwane rezultaty, i nie bój się wprowadzać zmian, jeśli wymagają tego okoliczności.
Uzyskanie lepszych stawek
Bez względu na okres, na jaki inwestujesz, negocjuj z bankiem promocyjne stawki wyższe od stawek publikowanych. Tak, jeśli trzeba, targuj się. To ciężko zarobione przez Ciebie pieniądze, a bankierzy inwestycyjni mają pewną swobodę i mogą poprosić o zgodę — ale nie zaoferują stawek promocyjnych, jeśli o nie nie poprosisz.
\u0026nbsp;
Im dłuższy okres inwestycji, tym wyższa stawka promocyjna.
8. Utwórz fundusz awaryjny
Utworzenie i utrzymywanie funduszu awaryjnego zapewnia firmie rezerwę gotówkową oraz zabezpieczenie na wypadek nieprzewidzianych wydatków, pogorszenia koniunktury gospodarczej lub innych wyzwań finansowych.
Oszczędzaj i odkładaj środki odpowiadające co najmniej zyskom firmy z okresu od trzech do sześciu miesięcy, aby mieć niezbędne zasoby na pokrycie podstawowych kosztów, takich jak wynagrodzenia, czynsz i media, w przypadku spadku przychodów.
Przygotowanie na katastrofy i ciągłość działania firmy
Żadna firma nie jest odporna na katastrofy — zwłaszcza jeśli jest mała. Ponad 40% małych firm zamyka działalność na stałe po katastrofie. Dobrze przeczytałeś: 40%. Jeśli to nie było wystarczająco ponure, wśród 60% firm, które przetrwają bezpośredni okres po katastrofie, 25% upada w ciągu roku.
Dobrze zasilona rezerwa awaryjna może zapewnić Ci spokój i elastyczność finansową potrzebną do radzenia sobie z nieprzewidzianymi zdarzeniami, takimi jak te, umożliwiając podejmowanie strategicznych decyzji bez dodatkowego stresu związanego z obawami o przepływy pieniężne.
9. Zajmij się planowaniem podatkowym i przestrzeganiem przepisów
Skuteczne planowanie podatkowe i przestrzeganie przepisów mogą brzmieć nudno, ale naprawdę pomagają. Jeśli chcesz mieć ostatecznie więcej wolnych środków:
- Poznaj przepisy podatkowe i ich konsekwencje dotyczące konkretnej branży. Śledź zmiany za pośrednictwem lokalnych lub federalnych organów podatkowych zajmujących się przedsiębiorstwami, aby upewnić się, że nie tracisz możliwości skorzystania z ulg podatkowych dla swojej firmy.
- Skontaktuj się ze specjalistami ds. podatków firmowych. Znajdź księgowych lub prawników podatkowych, którzy pomogą Ci obrać właściwy kierunek. Zrozumienie sytuacji w zakresie podatków specyficznych dla Twojej branży może być warte wydanych pieniędzy.
- Korzystaj z firmowego oprogramowania podatkowego. Zautomatyzuj obliczenia zobowiązań podatkowych i zapewnij terminowe raportowanie, oszczędzając czas, unikając kar i ograniczając frustrację.
10. Zdywersyfikuj przychody
Skoro znalazłeś sposoby na zatrzymanie większej ilości gotówki, powinieneś również poszukać sposobów na zwiększenie przychodów i zysków. Zacznij tutaj:
- Przyjrzyj się konkurencji, aby zidentyfikować możliwości. Jej oferta może pokazać Ci, jak klienci odbierają nowe produkty lub usługi oraz czy ich wprowadzenie jest opłacalne.
- Przeanalizuj swoją obecną ofertę. Ustal, czy potrzeby klientów są nadal zaspokajane, czy też Twoja oferta wymaga zmian. Sugeruję porozmawiać z klientami o tym, co im się podoba, a co nie. Wykorzystaj ankiety, rejestry kontaktów z działem obsługi klienta lub bezpośrednie opinie, aby uzyskać więcej informacji.
- Przeprowadź analizę SWOT (mocnych i słabych stron, szans oraz zagrożeń). Pomoże Ci to zidentyfikować inne potencjalne źródła przychodów. Choć jest to mniej pewne niż naśladowanie produktów konkurencji, przynajmniej będzie oryginalne!
Zwiększanie lub dywersyfikowanie przychodów firmy poprzez wejście na nowe rynki docelowe oraz oferowanie bardziej innowacyjnych produktów i usług pomaga przyciągnąć lub utrzymać większą bazę klientów. Ogranicza również zależność od jednego klienta lub segmentu rynku i zmniejsza ryzyko wahań przychodów.
Ostateczna strategia
Korzystaj z oprogramowania i miej pod ręką głosy ekspertów. Chciałbym żartować, ale naprawdę może to być aż tak proste.
Ustal:
- Który rodzaj oprogramowania księgowego jest najlepszy dla Twojej firmy, oraz
- Podstawy jego właściwego używania.
Następnie, oczywiście, zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i spostrzeżenia od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.