Jeśli zastanawiasz się, czy system ERP jest wart inwestycji, nie jesteś sam — i zadajesz właściwe pytanie. Rynek ERP szybko się rozwija, ale dlaczego? Co wyróżnia te systemy? A co ważniejsze — jak mogą wpłynąć na rozwój Twojej firmy?
Widziałem, jak właściwy system ERP może usprawnić działalność operacyjną, ujednolicić dane i umożliwić kadrze zarządzającej podejmowanie szybszych i bardziej świadomych decyzji. Omówię rzeczywiste korzyści i wyzwania związane z systemami ERP, aby pomóc Ci podjąć pewną i świadomą decyzję.
Wprowadzenie do systemów ERP
Planowanie zasobów przedsiębiorstwa to zbiór kluczowych procesów, które firmy wykorzystują do zarządzania podstawowymi elementami swojej działalności. ERP to szerokie pojęcie obejmujące między innymi:
- Księgowość
- Zarządzanie zapasami i zaopatrzenie
- Zarządzanie kapitałem ludzkim/HR
- Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
- Sprzedaż i marketing
- Zarządzanie finansami i prognozowanie
- I nie tylko
System ERP — oferowany jako rozwiązanie lokalne lub chmurowy produkt SaaS — może pomóc synchronizować procesy biznesowe, ograniczyć silosy informacyjne i zmniejszyć koszty.
5 korzyści z systemów ERP
Szczegółowe funkcje rozwiązania ERP mogą się różnić w zależności od rodzaju firmy i złożoności jej działalności operacyjnej. Większość przedsiębiorstw inwestuje jednak w ERP z tych samych podstawowych powodów: aby połączyć operacje, poprawić widoczność, zautomatyzować pracę manualną, wzmocnić kontrolę finansową i stworzyć systemy, które można skalować.
Oto pięć największych korzyści z systemów ERP:
Have an account? Log In
1. Większa efektywność i produktywność
Systemy ERP mogą zwiększyć produktywność poprzez centralizację operacji, zapewnienie wglądu w wyniki całej firmy oraz automatyzację wielu wcześniej wykonywanych ręcznie procesów.
W jednym z raportów branżowych wdrożenie ERP doprowadziło do usprawnienia procesów biznesowych w 95% firm, a 49% odnotowało poprawę we wszystkich procesach biznesowych.
Oto kilka przykładów źródeł tych usprawnień:
- Dzięki synchronizacji księgowości i systemów zarządzania zapasami zespoły ograniczają ręczne procedury księgowe i zakupowe oraz podejmują bardziej świadome decyzje dotyczące zaopatrzenia w czasie rzeczywistym. Po wdrożeniu chmurowego rozwiązania ERP sprzedawca internetowy Fulton & Roark mógł zrezygnować z usług zewnętrznych księgowych i zwiększyć sprzedaż o 50% r/r bez zwiększania zatrudnienia.
- Automatyzacja procesów manualnych pozwala zespołom przeznaczyć więcej czasu na działania o wyższej wartości i projekty grupowe. Na przykład zamówienia zakupu mogą automatycznie przechodzić przez proces zatwierdzania, obsługę dostawcy i księgowość, zamiast wymagać ręcznego przekazywania między osobami.
- Tworząc jedno źródło prawdy w całym przedsiębiorstwie, zespoły mogą ograniczyć komunikację tam i z powrotem, powielanie pracy oraz potencjalnie kosztowne błędy.
W całej historii systemów ERP rozwiązania te rozwinęły się w scentralizowane centra dowodzenia dla firm, łączące zwykle odrębne systemy w celu zwiększenia efektywności i produktywności.
2. Ulepszona analiza danych i raportowanie
Scentralizowane dane to jedna z najczęściej wymienianych korzyści systemów ERP, obok większej współpracy i krótszego czasu realizacji procesów.
Rozwiązania ERP łączą procesy, które często są odizolowane między działami, przepływami pracy i lokalizacjami geograficznymi. Zamiast ręcznie łączyć arkusze kalkulacyjne lub przełączać się między platformami, menedżerowie mogą korzystać z jednego pulpitu nawigacyjnego, aby monitorować dane w czasie rzeczywistym i tworzyć bardziej spójne raporty finansowe.
Na przykład:
- Łączenie danych dotyczących CRM, sprzedaży, marketingu i zarządzania zapasami może pomóc zespołom identyfikować możliwości sprzedaży dodatkowej oraz produkty, których zapasy są zbyt duże.
- Producenci mogą analizować wspólnie dane dotyczące sprzedaży, zapasów i produkcji, aby lepiej dostosowywać harmonogramy zaopatrzenia i produkcji do zmieniającego się popytu.
- Centralizacja danych finansowych z całego przedsiębiorstwa zapewnia kadrze zarządzającej wyraźniejszy obraz wyników i wspiera szybsze podejmowanie decyzji dotyczących planowania zatrudnienia oraz alokacji kapitału.
Prawidłowo wdrożony system ERP zapewnia osobom decyzyjnym dostęp do znacznie większej części informacji o firmie w jednym miejscu, dzięki czemu podejmowanie decyzji opartych na danych jest łatwiejsze i szybsze.
3. Lepsze zarządzanie finansami
Systemy ERP mogą umożliwiać lepsze zarządzanie finansami i stwarzać możliwości oszczędności kosztów poprzez łączenie procesów finansowych, które w przeciwnym razie byłyby zarządzane oddzielnie.
Zespoły finansowe mogą zintegrować zobowiązania, należności, zarządzanie wydatkami, listę płac i księgę główną w jednym systemie. Ogranicza to liczbę ręcznych procesów i błędów ludzkich, a jednocześnie ułatwia zrozumienie przepływów pieniężnych i ogólnej sytuacji finansowej firmy.
Na przykład, gdy firma N&N Moving Supplies rozszerzyła działalność z jednej do trzech lokalizacji i czterokrotnie zwiększyła zatrudnienie, wdrożenie systemu ERP skróciło czas przetwarzania listy płac o 84%, poprawiło dokładność ewidencji czasu pracy i godzin urlopowych oraz zapewniło kierownictwu lepszy wgląd w koszty pracy w poszczególnych lokalizacjach.
Dane finansowe z całego przedsiębiorstwa mogą również wspierać bardziej terminowe prognozowanie i decyzje FP&A. Skutecznie wdrożone usprawnienia przyczyniają się do obniżenia kosztów operacyjnych, zapewniając jednocześnie liderom finansowym lepsze informacje do celów planowania i alokacji zasobów.
4. Większe bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami
Systemy ERP mogą również usprawniać sposób kontrolowania i ochrony informacji biznesowych przez firmy.
Funkcje takie jak uprawnienia oparte na rolach, ścieżki audytu i szyfrowanie pomagają zespołom kontrolować dostęp do poufnych danych, zapewniając jednocześnie przejrzystszą dokumentację zmian i zatwierdzeń. Staje się to coraz ważniejsze, gdy firmy dodają pracowników, działy, lokalizacje lub wymagania regulacyjne.
Ponieważ dane są zarządzane w scentralizowanym systemie, a nie rozproszone między oddzielnymi aplikacjami i arkuszami kalkulacyjnymi, organizacje mogą również tworzyć bardziej spójne mechanizmy kontroli i procesy zgodności w miarę rozwoju.
5. Większa skalowalność
W miarę rozwoju firmy rosną również jej potrzeby operacyjne. Systemy ERP są zaprojektowane do obsługi rosnących ilości danych, użytkowników, transakcji i procesów biznesowych, a jednocześnie pozwalają firmom dodawać nowe funkcje wraz ze zmieniającymi się wymaganiami.
Na przykład:
- Zarządzanie wieloma jednostkami może ułatwić dodawanie lokalizacji, spółek zależnych lub jednostek biznesowych w trakcie ekspansji lub przejęć.
- Elastyczny dostęp użytkowników i dostęp oparty na rolach może pomóc firmom we wdrażaniu nowych pracowników i działów bez utraty kontroli.
- Skalowanie operacji związanych z zapasami i łańcuchem dostaw może pomóc firmom obsługiwać większą liczbę zamówień, relacji z dostawcami i działań magazynowych bez tworzenia takich samych wąskich gardeł operacyjnych.
System ERP może więc rozwijać się wraz z firmą. Niezależnie od tego, czy wchodzisz na nowe rynki, dodajesz linie produktów, czy przejmujesz inne firmy, możesz dodawać potrzebne funkcje zamiast przebudowywać cały system operacyjny.
Zrozumienie wad systemów ERP
Systemy ERP nie są pozbawione kompromisów. Wdrożenie może być kosztowne i skomplikowane, pracownicy mogą potrzebować szkolenia z nowych procesów, a migracja ze starszych systemów może tymczasowo zakłócić działalność.
Większe lub bardziej skomplikowane wdrożenia mogą również wymagać zewnętrznych konsultantów ERP albo wdrażania etapami. Warto zaplanować te wyzwania, ale nie muszą one zajmować tyle samo miejsca w artykule poświęconym konkretnie korzyściom systemów ERP.
ERP w różnych branżach
System ERP może wspierać wiele różnych branż, ponieważ różne rodzaje systemów ERP mogą łączyć procesy związane z produkcją, zaopatrzeniem, zarządzaniem łańcuchem dostaw, zapasami i zarządzaniem zamówieniami.
Producenci mogą koordynować produkcję z popytem i zaopatrzeniem, podczas gdy sprzedawcy detaliczni mogą synchronizować sprzedaż i zapasy w różnych lokalizacjach, aby usprawnić uzupełnianie zapasów i realizację zamówień. Platformy branżowe, w tym systemy ERP dla rolnictwa i handlu detalicznego odzieżą, mogą rozszerzyć te możliwości o bardziej wyspecjalizowane procesy.
ERP jest również wartościowy w złożonych branżach, takich jak sektor naftowy i gazowy, gdzie firmy muszą koordynować aktywa, dostawców, projekty, zapasy i operacje w wielu lokalizacjach.
W branży lotniczej i kosmicznej systemy ERP mogą pomagać w zarządzaniu ściśle regulowanymi procesami, łańcuchami dostaw, planowaniem produkcji i dostępem opartym na rolach, jednocześnie zapewniając większą kontrolę nad danymi biznesowymi.
Ta sama zasada dotyczy środowisk, w których dominują usługi i regulacje. Organizacje ochrony zdrowia mogą na przykład połączyć zarządzanie zasobami ludzkimi, płace, operacje finansowe i planowanie zasobów, jednocześnie zapewniając większą kontrolę nad wrażliwymi informacjami.
Dokładne zastosowanie różni się w zależności od branży, ale podstawowa korzyść pozostaje taka sama: ERP łączy wcześniej odrębne procesy i informacje w jedno zintegrowane środowisko operacyjne.
Wybór odpowiedniego systemu ERP
Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów ERP. Jak firmy powinny dokonać wyboru? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w naszym najnowszym kompletnym przewodniku po systemach ERP, ale zasadniczo najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę, obejmują:
- Podstawową funkcjonalność
- Kluczowe funkcje
- Funkcjonalność specyficzną dla branży
- Łatwość obsługi
- Stosunek jakości do ceny
- Integracje (z narzędziami, z których planujesz nadal korzystać)
- Analitykę danych
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć swoją przygodę z oprogramowaniem, zapoznaj się z moimi najlepszymi propozycjami systemów ERP lub systemów ERP w chmurze.
More Articles
Czy małe firmy mogą odnieść korzyści z oprogramowania ERP?
Rodzaj i złożoność systemu zazwyczaj rosną wraz z wielkością firmy. Z systemów ERP najczęściej korzystają średnie i duże przedsiębiorstwa — ale czy firmy typu start-up lub małe przedsiębiorstwa mogą odnieść korzyści z oprogramowania ERP?
Oczywiście. Szczególnie jeśli celem jest rozwój i skalowanie działalności.
W rzeczywistości wdrożenie ERP może być prostsze w małych firmach, zanim złożoność operacyjna wzrośnie. Wdrożenie ERP może stanowić doskonałą podstawę przyszłego rozwoju. Jeśli nie wiesz, które oprogramowanie wybrać lub potrzebujesz systemu ERP dla swojej firmy, rozważ wcześniejsze przetestowanie wersji demonstracyjnej.
Korzyści z ERP są ogromne — pod warunkiem zastosowania odpowiednich narzędzi i strategii
Potencjalne korzyści płynące z oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa są różnorodne i znaczące. Zespoły mogą scentralizować zarządzanie danymi, uzyskiwać lepszy wgląd w działalność operacyjną, obniżać koszty i ostatecznie poprawiać wyniki biznesowe.
Jednak, podobnie jak w przypadku wszystkiego innego, potencjał ≠ rzeczywistość. Aby czerpać korzyści z ERP, liderzy muszą najpierw wybrać odpowiednie oprogramowanie ERP do swoich potrzeb, a następnie zainwestować we właściwe szkolenia i planowanie strategiczne, aby zoptymalizować system pod kątem konkretnego zastosowania.
Chcesz rozwijać swoje kompetencje jako lider finansowy? Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i spostrzeżenia od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.
