Integracja nowego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) może być długim i złożonym procesem. Stosując ustrukturyzowane podejście wynikające z metodyki wdrażania systemu ERP, można uniknąć opóźnień, przekroczeń budżetu i niekontrolowanego rozszerzania zakresu projektu.
Oto 5 najczęściej stosowanych procesów wdrożeniowych oraz wskazówki, który z nich wybrać w zależności od dostępnych zasobów, harmonogramu i akceptowanego poziomu ryzyka.
1. Metodyka wielkiego wybuchu
Podejście typu wielki wybuch — jedna z najpopularniejszych metodyk wdrożeniowych — polega na jednoczesnym wdrożeniu wszystkich modułów ERP w całej organizacji podczas pojedynczego wydarzenia uruchomienia produkcyjnego. Stare systemy zostają wyłączone, a nowy system ERP od razu zaczyna w pełni działać.
Jest to najszybsza, ale zarazem najbardziej ryzykowna metoda. Cała firma przechodzi na nowy system w ustalonym terminie, po miesiącach przygotowań obejmujących migrację danych, mapowanie procesów, konfigurację systemu, testy i szkolenia.
Chociaż podejście typu wielki wybuch zapewnia natychmiastowe korzyści i pozwala uniknąć kosztów utrzymywania dwóch systemów, jest ono bardzo zakłócające dla działalności firmy. Wszelkie problemy mogą wpłynąć na całe przedsiębiorstwo, dlatego użytkownicy muszą szybko dostosować się do nowego systemu.
Dlaczego to działa
To podejście zapewnia najszybszy sposób na wdrożenie systemu ERP od początku do końca. Tymczasowa integracja starszych systemów może wiązać się z dodatkowymi kosztami i złożonością, ale metodyka wielkiego wybuchu pozwala szybko rozpocząć działanie systemu i uzyskać natychmiastowy zwrot z inwestycji.
Kto ponosi odpowiedzialność
Biorąc pod uwagę intensywne zaangażowanie dostawcy ERP wymagane w tym podejściu, metodykę wielkiego wybuchu można uznać za prowadzoną przez dostawcę. Jednak zespoły klienta również muszą być zaangażowane w cały proces, w tym w gromadzenie wymagań, projektowanie, testowanie i szkolenia.
Zalety
- Najkrótszy czas wdrożenia
- Niższe łączne koszty wdrożenia
- Brak potrzeby stosowania tymczasowych integracji lub procesów
Wady
- Najbardziej ryzykowne podejście — problemy mogą zakłócić działalność całego przedsiębiorstwa
- Użytkownicy końcowi muszą jednocześnie przyswoić ogromną liczbę zmian
- Trudności z przeprowadzeniem dokładnych testów przed datą uruchomienia produkcyjnego
2. Metodyka wdrażania etapowego
Drugie pod względem popularności podejście, czyli metodyka wdrażania etapowego, dzieli wdrożenie ERP na serię etapów. Każdy etap koncentruje się na wdrożeniu tylko części funkcjonalności, modułów, jednostek biznesowych i lokalizacji.
To podejście ogranicza ryzyko poprzez:
- Stopniowe wprowadzanie nowego systemu
- Wpływanie w danym momencie tylko na część procesów biznesowych i przepływów pracy
- Umożliwienie identyfikowania i rozwiązywania problemów przed kontynuowaniem projektu
- Ułatwienie pracownikom stopniowego dostosowania się
- Wykorzystywanie wniosków z wcześniejszych etapów podczas planowania kolejnych
Wdrażanie etapowe trwa jednak dłużej, jest droższe i wymaga stosowania tymczasowych integracji oraz procesów między starymi a nowymi systemami w okresie przejściowym. Konieczne jest również szczegółowe planowanie w celu zarządzania zależnościami między modułami.
Have an account? Log In
Dlaczego to działa
Największą zaletą wdrażania etapowego jest to, że cała organizacja zyskuje więcej czasu na dostosowanie się do nowego systemu ERP. Na podstawie wniosków wyciągniętych między poszczególnymi etapami można wprowadzać korekty, dzięki czemu proces przejścia staje się jeszcze płynniejszy.
Kto ponosi odpowiedzialność
Wdrażanie etapowe wymaga znacznego zaangażowania zarówno dostawcy, jak i podstawowego zespołu projektowego klienta. Zwykle najlepiej sprawdza się w organizacjach, które zaangażowały partnera wdrożeniowego lub architekta ERP. Ta współodpowiedzialność, w połączeniu z dłuższym harmonogramem, prowadzi do bardziej partnerskiej współpracy między interesariuszami.
Zalety
- Mniejsze ryzyko zakłócenia działalności firmy niż w przypadku metodyki wielkiego wybuchu
- Możliwość stopniowego uzyskiwania korzyści
- Więcej czasu na dostosowanie się użytkowników do nowego systemu
Wady
- Dłuższy całkowity harmonogram niż w przypadku podejścia „big bang”
- Wyższy całkowity koszt ze względu na wydłużony nakład pracy
- Wymaga tymczasowych integracji między starymi i nowymi systemami
3. Metodyka wdrożenia równoległego
W przypadku metodyki równoległego wdrożenia systemu ERP zarówno starszy, jak i nowy system działają jednocześnie przez określony czas. Użytkownicy uczą się obsługi nowego systemu ERP, nadal pracując w starym systemie, aż do zakończenia transformacji.
Równoległe wdrożenie zapewnia siatkę bezpieczeństwa, umożliwiając organizacji powrót do starszego systemu, jeśli nowy nie spełni wymagań biznesowych. Użytkownicy mogą szkolić się we własnym tempie. Znacznie ogranicza to ryzyko, ale jest to najdroższe podejście.
Jednoczesne uruchomienie dwóch typów systemów ERP obciąża zasoby, a ponadto może prowadzić do niespójności danych. Harmonogram plasuje się gdzieś pomiędzy podejściem „big bang” a podejściem etapowym.
Dlaczego to działa
Podejście równoległego wdrożenia eliminuje potencjalne ryzyko dla ciągłości działania firmy, zapewniając siatkę bezpieczeństwa i umożliwiając użytkownikom naukę we własnym tempie. Organizacja zawsze może powrócić do starego systemu ERP, jeśli nowy nie będzie działał zgodnie z planem.
Kto odpowiada
Podczas równoległego wdrożenia klient musi zarządzać dodatkową złożonością wynikającą z jednoczesnego uruchomienia obu systemów. W ramach tego podejścia dostawca pełni przede wszystkim funkcję wsparcia, a klient przejmuje główną rolę.
Zalety
- Najmniej ryzykowne podejście do transformacji
- Użytkownicy mogą stopniowo się uczyć, mając możliwość powrotu do starego systemu
- Płynniejsze tempo niż w podejściu „big bang”, ale szybsze niż w podejściu etapowym
Wady
- Najdroższe podejście
- Użytkownicy mogą odmówić nauki obsługi nowego systemu, gdy stary system jest nadal dostępny
- Może prowadzić do niespójności danych między środowiskami
4. Metodyka wdrożenia pilotażowego
Wdrożenie pilotażowe polega na wdrożeniu systemu ERP do małej grupy pierwszych użytkowników w celu przeprowadzenia walidacji, na przykład w jednym dziale lub lokalizacji. Po pomyślnym zakończeniu inicjatywy pilotażowej system jest wdrażany w pozostałej części organizacji.
Takie podejście umożliwia przetestowanie systemu ERP w kontrolowanym środowisku i identyfikację problemów przed rozszerzeniem wdrożenia. Grupa pilotażowa pomaga kształtować rozwiązanie i może stać się grupą ambasadorów systemu ERP podczas szerszego wdrożenia.
Wdrożenie pilotażowe wydłuża jednak harmonogram i ogranicza początkowe korzyści do grupy pilotażowej. Ponadto mogą pojawić się problemy ze skalowalnością, a po zakończeniu pilotażu mogą być potrzebne zmiany procesów. Podobnie jak podejście równoległe, jest to wyważone podejście do procesu wdrożenia, ale zapewnia mniej możliwości ponoszenia dodatkowych wydatków i wystąpienia niespójności danych.
Dlaczego to działa
Wdrożenie pilotażowe ogranicza zakres wdrożenia, dzięki czemu firma może wcześnie wykryć problemy przed rozszerzeniem wdrożenia na całą organizację. To świetny sposób na budowanie wiarygodności i poparcia pracowników dla nowego oprogramowania ERP.
Kto odpowiada
W ramach wdrożenia pilotażowego dostawcy systemu ERP zapewniają ukierunkowane wsparcie przez cały początkowy etap wdrożenia. Zespół projektowy klienta i użytkownicy pilotażowi ściśle współpracują jednak nad uwzględnieniem zdobytych doświadczeń w szerszym wdrożeniu.
Zalety
- Ogranicza ryzyko poprzez ograniczenie zakresu początkowego wdrożenia
- Grupa pilotażowa może pełnić funkcję ambasadorów systemu ERP
- Umożliwia skorygowanie kierunku przed rozszerzeniem wdrożenia
Wady
- Wydłuża harmonogram i zwiększa koszt w porównaniu z podejściem „big bang”
- Ogranicza początkowe korzyści i zwrot z inwestycji do grupy pilotażowej
- Wymaga zmian procesów i integracji po zakończeniu pilotażu
5. Hybrydowa metodyka wdrożenia
Podejście hybrydowe łączy elementy zarówno metody jednoczesnego wdrożenia, jak i metodologii wdrażania etapowego. Na przykład kilka podstawowych modułów nowego systemu można wdrożyć jednocześnie, podczas gdy pozostałe będą wprowadzane stopniowo i wolniej.
Model hybrydowy wykorzystuje zalety obu podejść, umożliwiając szybsze wdrożenie kluczowych komponentów oraz elastyczne wprowadzanie pozostałych w miarę upływu czasu. Takie podejście zapewnia równowagę między szybkością, ryzykiem a zużyciem zasobów.
Wdrożenia hybrydowe są jednak bardziej złożone pod względem planowania i realizacji. Konieczna jest staranna koordynacja między elementami wdrażanymi jednocześnie a tymi wprowadzanymi etapami. Ponadto części wdrażane jednocześnie nadal wiążą się ze zwykłym poziomem ryzyka.
Dlaczego to działa
Podejście hybrydowe równoważy szybkość i ryzyko, aby stworzyć dopasowany do potrzeb Twojej firmy plan wdrożenia systemu ERP. Umożliwia zespołom wczesne czerpanie zwrotu z inwestycji z podstawowych modułów, a jednocześnie pozwala w razie potrzeby odłożyć wdrożenie modułów o mniejszym znaczeniu.
Kto odpowiada
Projekt wdrożenia systemu ERP w modelu hybrydowym może być prowadzony przez dostawcę, klienta lub wspólnie, w zależności od podziału obowiązków między elementy wdrażane jednocześnie a te wprowadzane etapami.
Zalety
- Łączy zalety podejścia jednoczesnego i etapowego
- Może zapewnić szybszy zwrot z inwestycji w podstawowe moduły
- Zapewnia elastyczność we wprowadzaniu komponentów o mniejszym znaczeniu
More Articles
Wady
- Jest bardziej złożone w planowaniu i realizacji niż zastosowanie jednego podejścia
- W przypadku wdrażanych modułów nadal wiąże się z ryzykiem typowym dla wdrożenia jednoczesnego
- Wydłuża harmonogram i zwiększa budżet w porównaniu z pełnym wdrożeniem jednoczesnym
Wybór idealnej metodologii
Wdrożenie systemu ERP to złożony i kosztowny proces, którego pełna realizacja może zająć od 6 do 18 miesięcy.
Niestety nie istnieje „idealny proces” odpowiedni dla wszystkich firm. Chociaż każdy może stosować kilka najlepszych praktyk wdrożeniowych, wybór metodologii do nich nie należy.
Korzystanie z usług konsultanta
Biorąc pod uwagę wpływ, jaki rozwiązanie ERP może wywierać na działalność operacyjną firmy — od zarządzania danymi, przez raportowanie, po automatyzację procesów biznesowych — rozpoczęcie wdrożenia bez odpowiedniego wsparcia może uwięzić Cię w tej sytuacji niczym nieudane małżeństwo.
Konsultanci ERP są niczym organizatorzy ślubów w świecie biznesu. Mogą pomóc poprowadzić plan wdrożenia od wyboru po integrację, nadzorując cały proces i szkoląc końcowych użytkowników biznesowych.
Jeśli nie masz pewności, jaka metodologia wdrożenia ERP będzie odpowiednia dla Twojej organizacji, rozważ współpracę z konsultantem, aby ograniczyć późniejsze ryzyko.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o wdrażaniu i planowaniu systemów ERP
Szukasz bardziej zaawansowanych materiałów, gdy opracowujesz udane wdrożenie systemu ERP? Zapisz się do naszego bezpłatnego biuletynu, aby otrzymywać porady ekspertów, poradniki i informacje na temat systemów ERP od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.