Ile kosztuje zlecenie księgowości z USA?

Ile kosztuje outsourcing księgowości? A być może, co ważniejsze, ile firmy powinny spodziewać się wydać na księgowość, aby zapewnić wysoką jakość usług? 

Outsourcing księgowości może przynieść znaczne oszczędności w porównaniu z rozwiązaniami realizowanymi wewnętrznie, nawet przy porównywaniu dostawców o podobnych kwalifikacjach. W tym przewodniku omówimy oczekiwane koszty dla firm z siedzibą w USA, które chcą zlecić księgowość na zewnątrz (zarówno w kraju, jak i za granicą). 

Dlaczego warto skorzystać z outsourcingu?

Głównym powodem, dla którego warto rozważyć outsourcing usług księgowych, jest obniżenie kosztów. 

W USA średnie wynagrodzenie zasadnicze księgowego zatrudnionego na pełny etat w firmie wynosi $61,969. Po doliczeniu podatków od wynagrodzeń, świadczeń i dodatkowej powierzchni biurowej roczne koszty jednego księgowego mogą z łatwością przekroczyć 80 tys. dolarów — a w obszarach o wysokich kosztach życia mogą być znacznie wyższe. 

Oprócz wynagrodzeń można również znacząco zaoszczędzić na kosztach oprogramowania. Zewnętrzni dostawcy usług księgowych zazwyczaj zapewniają własne oprogramowanie, co oznacza, że — jeśli firma jest wystarczająco mała — nie trzeba przeznaczać dodatkowych środków na oprogramowanie księgowe ani na system ERP do księgowości. 

Nie chodzi jednak wyłącznie o oszczędności. Outsourcing może być bardziej efektywny, ponieważ nie ma potrzeby szkolenia wewnętrznych zespołów księgowych. Wysokiej jakości zewnętrzne firmy księgowe oferują również specjalistyczną wiedzę, którą trudno znaleźć u księgowego zatrudnionego wewnątrz firmy. 

Co więcej, wbrew intuicji, outsourcing funkcji księgowych może również zwiększyć bezpieczeństwo finansowe. Chociaż konieczne będzie udostępnienie danych finansowych podmiotowi zewnętrznemu, zewnętrzni księgowi zazwyczaj nie mają dostępu do rachunków firmowych ani źródeł finansowania, co znacznie ogranicza ryzyko przywłaszczenia środków i oszustw. 

W skrócie: ile kosztuje outsourcing usług księgowych?

W przypadku większości firm outsourcing może kosztować około 500–5 000 USD lub więcej miesięcznie w amerykańskich firmach CPA, a w przypadku outsourcingu zagranicznego potencjalnie mniej. 

W przypadku większych przedsiębiorstw koszty mogą rosnąć wraz z wielkością przychodów lub liczbą pracowników. Rozsądnym punktem odniesienia jest oszacowanie rocznych kosztów księgowości na poziomie około 0,5–1,5% rocznych przychodów. 

Czynniki wpływające na koszt outsourcingu

Koszt outsourcingu księgowości różni się w zależności od specyfiki firmy. Ogólnie rzecz biorąc, im mniejsza i prostsza jest działalność, tym tańszy będzie outsourcing. 

Na całkowity koszt korzystania z usług zewnętrznej firmy księgowej wpływają następujące czynniki:

Przychody

Koszty usług księgowych zazwyczaj rosną wraz z wielkością przychodów generowanych przez firmę. Wyższe przychody zwykle oznaczają więcej pracy dla księgowych i osób zajmujących się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, co przekłada się na wyższe ceny usług.

Oczywiście nie zawsze tak jest. Na przykład nowo powstała firma, która nie generuje jeszcze przychodów, nadal ma znaczną ilość pracy księgowej do wykonania. Z drugiej strony firmy usługowe o wysokich przychodach mogą mieć stosunkowo prostą księgowość, szczególnie jeśli większość przychodów uzyskują z kilku rachunków klientów. 

Niezależnie od tego przychody są często wykorzystywane jako prosty miernik oceny wielkości działalności firmy, który może służyć jako punkt wyjścia do ustalania cen usług księgowych. 

Liczba pracowników

Liczba pracowników zatrudnianych przez firmę również może wpływać na koszt outsourcingu księgowości. Liczba pracowników może służyć jako podstawowy miernik skali lub złożoności działalności firmy.

W przypadku liczby pracowników należy również uwzględnić koszty jednostkowe. Na przykład księgowi muszą przygotować formularze W-2 dla każdego pracownika. Jeśli outsourcing obejmuje również listę płac, dodatkowe koszty przypadające na każdą osobę — związane z potrąceniami, przetwarzaniem wypłat i przygotowywaniem formularzy podatkowych — również mogą się sumować. 

Potrzebne usługi

„Księgowość” to szerokie pojęcie. Szczegółowy zakres potrzeb firmy w obszarze księgowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie miał duży wpływ na koszt outsourcingu usług. 

Firmy księgowe mogą oferować następujące usługi:

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych
• Przetwarzanie listy płac
• Należności i fakturowanie
• Zobowiązania
• Audyt wewnętrzny
• Zarządzanie audytem zewnętrznym
• Budżetowanie i prognozowanie
• Analiza finansowa
• I więcej

Podstawowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie raportów finansowych są zazwyczaj standardowo oferowane w pakiecie; inne usługi są często dostępne jako dodatki. 

Analizując dane dotyczące średniego kosztu outsourcingu usług księgowych, można zauważyć bardzo duży przedział cenowy (na przykład od $500 do $5,000+ miesięcznie). W dużej mierze wynika to z różnorodności usług oczekiwanych przez firmę oraz powszechności rozliczeń za pojedyncze usługi. 

Metoda outsourcingu

Zewnętrzni dostawcy usług księgowych mogą albo rozszerzać możliwości obecnego personelu, albo całkowicie zastępować role wewnętrznego działu księgowości. Zakres świadczonych usług wpływa na koszty.

Jeśli na przykład masz już wewnętrznego księgowego, możesz chcieć zaangażować firmę świadczącą usługi księgowe, aby go wspierała i zajmowała się dodatkowymi zadaniami, takimi jak budżetowanie, prognozowanie lub analiza finansowa. 

Z drugiej strony być może dotychczas samodzielnie prowadziłeś księgi i chcesz w pełni zlecić księgowość na zewnątrz, aby mieć więcej czasu dla siebie. 

Jak można się spodziewać, im szerszy zakres świadczonych usług, tym droższy będzie outsourcing. 

Metoda ustalania cen

Dostawcy usług księgowych mogą ustalać ceny swoich usług na kilka sposobów. Dwa najczęstsze to stawka godzinowa i miesięczny abonament. 

Stawka godzinowa

Stawki godzinowe księgowych z USA często mieszczą się w przedziale od $100 do $500+ za godzinę. W przypadku usług księgowych świadczonych z zagranicy koszty są zazwyczaj niższe i mogą wynosić od $20 do $100+ za godzinę. 

Niektóre firmy mogą oferować kilka poziomów stawek godzinowych. Na przykład podstawowe prowadzenie ksiąg rachunkowych może kosztować $100 za godzinę (i być wykonywane przez młodszych pracowników firmy), podczas gdy przygotowanie deklaracji podatkowych i raportów finansowych może kosztować $400 za godzinę (i być realizowane przez licencjonowanego biegłego rewidenta CPA). 

Zalety rozliczania godzinowego:

• Może być bardziej opłacalne, szczególnie dla mniejszych firm
• Koszty skalują się wraz z liczbą transakcji, co oznacza, że w spokojniejszych miesiącach mogą być niższe
• Dobrze sprawdza się w przypadku firm sezonowych, szybko rozwijających się przedsiębiorstw i startupów przed osiągnięciem przychodów

Wady rozliczania godzinowego:

• Całkowite koszty są mniej przewidywalne
• Rozliczanie godzinowe może zachęcać dostawców do nieefektywności
• Może wymagać minimalnej liczby rozliczanych godzin w miesiącu

Miesięczny abonament

Ceny usług księgowych w modelu miesięcznego abonamentu mogą wynosić od $500 do $5,000+ miesięcznie w przypadku małych firm o przychodach do $10m i/lub zatrudniających mniej niż 100 pracowników, a następnie rosną wraz ze skalą działalności. W przypadku zagranicznych firm księgowych koszty mogą być niższe i wynosić od $250 do $3,000+. 

Miesięczny abonament zazwyczaj wymaga dłuższego zobowiązania, zwykle na okres co najmniej 1 roku. Może mieć formę standardowej, stałej miesięcznej opłaty (niezależnie od zakresu pracy w danym miesiącu) albo określonej liczby godzin w miesiącu, które mogą przechodzić na kolejny okres, jeśli nie zostaną wykorzystane. 

Na przykład firma może pobierać stałą opłatę w wysokości $3,000 miesięcznie. Inna może pobierać $3,000 miesięcznie za 15 godzin do wykorzystania w miesiącu. W tym drugim przypadku niewykorzystane godziny mogą zostać przeniesione na kolejne miesiące bez dodatkowych opłat. 

Zalety rozliczania w ramach miesięcznego abonamentu:

• Stałe i przewidywalne koszty ułatwiają planowanie budżetu
• Może oznaczać rabat w porównaniu ze stawką godzinową firmy
• Może motywować dostawców usług księgowych do większej efektywności

Wady rozliczania w ramach miesięcznego abonamentu:

• Może wymagać dłuższego zobowiązania
• Mniej odpowiednie dla firm o zmiennych potrzebach w ciągu roku (np. firm sezonowych, szybko rozwijających się przedsiębiorstw)
• Może być mniej opłacalne dla mniejszych firm i prostszych potrzeb w zakresie księgowości

Jak oszacować całkowity koszt

Koszty outsourcingu usług księgowych różnią się w zależności od złożoności konkretnej firmy. W rezultacie jedynym sposobem na uzyskanie rzeczywistego oszacowania kosztów jest skontaktowanie się z kilkoma firmami księgowymi w celu otrzymania indywidualnej wyceny. 

Biorąc to pod uwagę, można oszacować koszty, uwzględniając przychody firmy, potrzeby w zakresie usług oraz lokalizację. 

Szacunkowe roczne koszty jako procent przychodów

Oczekiwane roczne koszty outsourcingu księgowości można obliczyć na podstawie procentu rocznych przychodów. 

1% do 1,5% rocznych przychodów to rozsądny punkt wyjścia dla firm osiągających przychody na poziomie od około 300 tys. do 3 mln dolarów. 

Przykładowo firma osiągająca przychody w wysokości około 1 mln dolarów może oczekiwać, że roczne (a nie miesięczne) koszty księgowości wyniosą około 10–15 tys. dolarów. 

W przypadku małych firm wydatki często mogą przekroczyć ten próg wynoszący 1–1,5%. Mały rodzinny usługodawca osiągający roczne przychody w wysokości 100 tys. dolarów miałby trudności ze znalezieniem dostawcy usług księgowych, który zgodziłby się pracować za zaledwie 1–1,5 tys. dolarów rocznie. 

Z drugiej strony firmy o wysokich przychodach mogą mieć niższe koszty w ujęciu procentowym. Firma osiągająca roczne przychody w wysokości 10 mln dolarów mogłaby być w stanie znaleźć wysokiej jakości dostawcę usług księgowych za około 0,5–1% przychodów. 

Należy pamiętać, że są to bardzo przybliżone szacunki, które zwykle opierają się również na cenach obowiązujących w USA. W przypadku firm zlecających usługi za granicę koszty są zazwyczaj niższe. 

Outsourcing lokalny a zagraniczny

Jedną z głównych zmiennych wpływających na koszt jest lokalizacja dostawcy usług księgowych, któremu zlecasz usługi. 

Ogólnie rzecz biorąc, księgowi w USA pobierają wyższe opłaty niż księgowi za granicą — szczególnie jeśli porównać ich usługi z usługami świadczonymi w krajach o niższych kosztach utrzymania, takich jak Indie czy Filipiny. 

Oceniając zagraniczne usługi księgowe, należy przeprowadzić odpowiednią analizę. Ukryte koszty lub nieefektywność mogą z łatwością zniwelować korzyści kosztowe wynikające z outsourcingu zagranicznego. Należy również upewnić się, że dostawca zatrudnia księgowych dobrze zaznajomionych z amerykańskimi standardami rachunkowości i przepisami podatkowymi. 

Outsourcing może być opłacalny, ale wybieraj rozważnie

Dla wielu firm koszt outsourcingu usług księgowych może być znacznie niższy niż koszt zakupu dobrego oprogramowania księgowego lub zatrudnienia księgowego na etat.

Biorąc to pod uwagę, kluczowe znaczenie ma współpraca z renomowanym dostawcą usług księgowych. Tanie usługi nie przyniosą żadnych korzyści, jeśli są niedokładne lub nieefektywne, a żaden właściciel firmy nie chce martwić się koniecznością ponownego sprawdzania dokładności pracy dostawców usług księgowych. 

Więcej poradników dotyczących najlepszych praktyk księgowych, narzędzi programowych i innych tematów znajdziesz w sekcji poświęconej księgowości w The CFO Club. Aby otrzymywać praktyczne wskazówki dotyczące wszystkich zagadnień związanych z finansami przedsiębiorstw, już dziś zasubskrybuj newsletter The CFO Club.