Gratulujemy decyzji o usprawnieniu operacji biznesowych za pomocą systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa — to świetny pierwszy krok. Teraz nadszedł czas, aby upewnić się, że Twoja firma jest gotowa na ERP.
Oto, co musisz wiedzieć, aby przygotować się do wdrożenia systemu ERP, wraz z listą kontrolną pozwalającą ocenić Twój poziom przygotowania.
Co oznacza gotowość na ERP?
Gdy jesteś „gotowy na ERP”, oznacza to, że jesteś w pełni przygotowany do zainstalowania i korzystania z systemu ERP w swojej organizacji. Mówiąc dokładniej, gotowość na ERP oznacza, że przeprowadziłeś ocenę gotowości do wdrożenia ERP i stwierdziłeś, że jesteś przygotowany do wdrożenia systemu.
Ocena gotowości do wdrożenia ERP analizuje obecny stan Twojej firmy i pomaga określić zmiany, które musisz wprowadzić przed wdrożeniem systemu ERP. Ocena gotowości obejmuje:
- Wyzwania, z którymi mierzy się Twoja firma
- To, czy system ERP pomoże sprostać tym wyzwaniom
- To, czy Twoja firma jest gotowa do wdrożenia systemu ERP; jeśli nie, jakie zmiany należy wprowadzić, aby się przygotować
Systemy ERP świetnie sprawdzają się w zwiększaniu efektywności organizacji, ale musisz upewnić się, że Twoja firma dysponuje odpowiednimi zasobami ludzkimi, finansowymi i technologicznymi, aby obsłużyć nowy system ERP.
Jak słynnie powiedział wynalazca telefonu, „Zanim zrobisz cokolwiek innego, przygotowanie jest kluczem do sukcesu”.
Wezwij wsparcie
Jeśli nie możesz wygospodarować pracowników, aby wykonać te kroki, odpowiedzią nie jest ich pomijanie. Zamiast tego powinieneś zaangażować partnera wdrożeniowego lub — jeśli nadal jesteś na etapie wyboru systemu — architekta ERP.
Dlaczego gotowość na ERP jest ważna?
Przeprowadzenie oceny gotowości do wdrożenia ERP przynosi wiele korzyści. W rzeczywistości gotowość na ERP powinna być pierwszym krokiem w ramach Twojej strategii ERP, jeśli chcesz przejść przez ten proces bez marnowania czasu, energii i — być może przede wszystkim — pieniędzy.
Priorytetowe potraktowanie oceny gotowości do wdrożenia ERP pozwala wyeliminować problemy, z którymi mierzy się 75% nieprzygotowanych firm, dzięki uzyskaniu jasności w następujących kwestiach:
- Wyzwania, które chcesz rozwiązać za pomocą systemu ERP
- Systemy, które staną się przestarzałe
- To, czy dysponujesz odpowiednią infrastrukturą technologiczną
- Role i zakresy odpowiedzialności pracowników
- Całkowity koszt i oczekiwany zwrot z inwestycji
- Potencjalne przyczyny oporu
Co najważniejsze, ocena gotowości pomaga określić, co musisz zmienić, aby przygotować się na ERP zanim zmarnujesz cenne środki, bezskutecznie zmagając się z wdrożeniem ERP.
Lista kontrolna gotowości na ERP
Czas przejść do działania — skorzystaj z tej listy kontrolnej, aby określić, czy jesteś gotowy do wdrożenia, czy lepiej jeszcze się wstrzymać.
Oto lista kontrolna w skrócie:
- Obecne wyzwania biznesowe
- Cele i założenia wdrożenia
- Zasoby organizacyjne
- Gotowość zespołu
- Gotowość do migracji danych
- Decyzja o zaangażowaniu konsultanta ERP
Have an account? Log In
1. Zrozum obecne wyzwania, przed którymi stoi Twoja firma
Przede wszystkim musisz ustalić, czy próbujesz rozwiązać właściwe problemy za pomocą wdrożenia rozwiązania ERP. Tak jak samochody sportowe (zazwyczaj) nie rozwiązują kryzysów wieku średniego, tak systemy ERP nie są magicznym remedium.
Do najczęstszych problemów, które systemy ERP mogą pomóc rozwiązać, należą:
- Nieefektywne zarządzanie finansami
- Brak odpowiednich danych do podejmowania decyzji
- Zbyt dużo pracy wykonywanej ręcznie
- Nieefektywny przepływ zaopatrzenia w łańcuchu dostaw
- Słaba koordynacja między poszczególnymi działami
- Brak możliwości skalowania działalności firmy
- Ograniczona funkcjonalność istniejących systemów
- Opóźnione raportowanie w czasie rzeczywistym
- Niespójne zarządzanie relacjami z klientami
2. Zdefiniuj swoje cele i założenia
Jeśli chcesz, aby Twoja strategia wdrożenia systemu ERP zakończyła się sukcesem, musisz jasno zdefiniować cele i założenia swojej firmy.
Jeśli poświęciłeś czas na dokładne zrozumienie wyzwań, które Twoja firma mogłaby rozwiązać za pomocą systemu ERP — zgodnie z tym, czego wymagał od Ciebie krok 1 — to ta część jest już wykonana.
Rzecz w tym, że: tego kroku nie można wykonać w odosobnieniu. Wszyscy właściwi decydenci muszą wziąć udział w definiowaniu celów i założeń systemu ERP, aby ograniczyć czas poświęcany później na spory i wprowadzanie zmian.
Aby uprościć cały proces, poproś odpowiednich interesariuszy o wypełnienie poniższego kwestionariusza:
| Obszar do rozważenia | Odpowiedź |
| Jakie są najważniejsze cele i założenia, które zamierzasz osiągnąć dzięki systemowi ERP? | |
| Jakie są najważniejsze rezultaty, które ma przynieść wdrożenie systemu ERP? | |
| Czy wszyscy interesariusze znają oczekiwania związane ze strategią wdrożenia systemu ERP? | |
| Czy wszyscy interesariusze rozumieją cele i oczekiwane rezultaty oraz zgadzają się z nimi? | |
| Ile czasu zajmie realizacja strategii? |
Gdy wszyscy odrobią swoją pracę domową, spotkajcie się ponownie i omówcie cele. Kiedy wszyscy będą zgodni, możesz określić typ systemu ERP, który będzie dla Ciebie najlepszy, a następnie przejść do kolejnego kroku.
3. Weź pod uwagę budżet i zasoby
Zastanów się, czy dysponujesz odpowiednimi zasobami, aby wesprzeć ten projekt ERP.
Jeśli na przykład w Twoim zespole wdrożeniowym są tylko 1 lub 2 osoby, mogą nie dotrzymać terminów z powodu braku czasu, co będzie wymagało przydzielenia do zespołu kolejnych osób.
Oczywiście musisz również wziąć pod uwagę zasoby finansowe niezbędne do realizacji projektu. Jeśli nie masz pewności, czy dysponujesz wystarczającą ilością środków — lub nie jesteś w stanie ich przeznaczyć — aby doprowadzić projekt do końca, wdrożenie zakończy się niepowodzeniem.
4. Oceń gotowość swojego zespołu
Na tym etapie kadra kierownicza powinna już popierać projekt, dlatego Twoim zadaniem jest upewnienie się, że wszystkie pozostałe zespoły i przyszli operatorzy są gotowi na tę nową technologię.
Nie oznacza to, że musisz pytać każdego pracownika z osobna, czy cieszy się z otrzymania nowego systemu (wyobrażasz sobie, gdybym naprawdę udzielił takiej rady?).
Oznacza to, że musisz wziąć pod uwagę osoby i procesy, na które wpłynie wdrożenie, oraz zastanowić się, jak najlepiej dostosować się do tych zmian.
Na przykład:
- Jeśli w wielu procesach korzystasz z usług niezależnych wykonawców, powinieneś zastanowić się, jakie dokumenty lub filmy szkoleniowe trzeba przygotować, aby mogli sprawnie rozpocząć pracę, a także kto przygotuje te materiały.
- Jeśli wielu pracowników będzie użytkownikami końcowymi Twojego systemu ERP, rozważ zorganizowanie formalnych warsztatów szkoleniowych, aby mogli sprawnie rozpocząć pracę.
5. Przygotuj się do migracji danych
Przed zainstalowaniem systemu ERP przygotuj się do migracji danych z różnych systemów do nowego systemu.
Powinieneś wyznaczyć osobę z zespołu wdrożeniowego ERP, która będzie odpowiedzialna za migrację danych, i skontaktować ją z osobami odpowiedzialnymi za obecne systemy… ponieważ może to być bardzo trudne zadanie.
Aby uniknąć opóźnień po stronie dostawcy, poproś osobę odpowiedzialną o wcześniejsze ustalenia i uzyskanie zaangażowania dostawców z wyprzedzeniem.
Aby proces migracji danych zakończył się sukcesem, zrozum następujące kwestie:
- W jaki sposób przeprowadzisz migrację danych — ten krok jest bardziej skomplikowany, niż się wydaje, i wymaga dokładnego rozważenia.
- Potencjalne zagrożenia , na jakie Twoja firma może być narażona w związku z migracją danych, a także sposoby ograniczenia prawdopodobieństwa ich wystąpienia i reagowania w przypadku, gdy się pojawią.
6. Określ potrzebę skorzystania z usług konsultanta ERP
Jeśli nie możesz wygospodarować zasobów ludzkich, aby przeprowadzić wdrożenie właściwie, skorzystaj z profesjonalnej pomocy konsultanta ERP.
Konsultant ERP to profesjonalista posiadający rozległą wiedzę na temat systemów ERP, który jest dobrze przygotowany do przejęcia większości tych żmudnych procesów w Twoim imieniu.
Jestem typem człowieka, który samodzielnie robi wszystko aż do śmierci, ale nawet ja rozważyłbym powierzenie tego zadania ekspertowi, biorąc pod uwagę, jak duże pieniądze (i potencjalne problemy) są tu na szali.
Problemy do rozwiązania przed wdrożeniem ERP
Niektóre rzeczy wydają się uniwersalne — strach przed pozostawieniem włączonego piekarnika, radość z zakochania się oraz fakt, że firmy zdają się naprawdę mieć trudności z wdrażaniem systemów ERP.
Oto 5 najczęstszych problemów, z jakimi ludzie mierzą się podczas wdrażania ERP, które — szczęśliwie dla Ciebie, drogi Czytelniku — zostały w zasadzie wszystkie uwzględnione na powyższej liście kontrolnej.
1. Wybór odpowiedniego dostawcy ERP
Zanim przystąpisz do wdrażania systemu ERP, musisz wybrać wiarygodnego dostawcę. Jednak ponieważ branża ERP jest bardzo konkurencyjna, większość osób prowadzących firmy ma trudności z wyborem odpowiedniego dostawcy.
Możesz rozwiązać ten problem, współpracując z konsultantem ERP i poznając jego opinię albo znaleźć listę najlepszych systemów ERP dostępnych na rynku, zestawić ich zalety ze swoimi celami i porozmawiać z doradcą ds. oprogramowania.
Przydatne, prawda?
2. Niewystarczające budżetowanie
Według ERP Focus średni koszt wdrożenia systemu ERP wynosi $7200. Jednak, podobnie jak w przypadku wszystkiego innego, kwota ta może się różnić w zależności od wielkości Twojej organizacji.
Większości firm nie udaje się w pełni wdrożyć systemów ERP po rozpoczęciu procesu wdrożeniowego. Najczęstszy powód? Nieprawidłowe budżetowanie.
- Przejdź przez listę kontrolną gotowości
- Poproś dostawców o wyceny
- Upewnij się, że przemyślałeś każdy etap procesu, oraz
- Odłóż rezerwę na nieprzewidziane wydatki
3. Niewłaściwe zarządzanie projektem
Podczas wdrażania ERP musisz realizować projekt w kilku fazach. Fazy te obejmują:
- Analizę i planowanie
- Projektowanie
- Opracowanie
- Przenoszenie danych
- Testowanie
- Aktualizacje po uruchomieniu
Aby pomyślnie zrealizować działania wymagane na każdym etapie, potrzebujesz silnego i kompetentnego zespołu wdrożeniowego — najlepiej z przynajmniej jednym dobrym kierownikiem projektu w składzie.
More Articles
4. Niewystarczające zaangażowanie pracowników w projekt
Podstawowym błędem popełnianym przez większość właścicieli firm jest brak informowania pracowników i angażowania ich podczas wdrażania ERP.
W szczególności należy przedstawić odpowiednim pracownikom funkcje i korzyści nowego systemu ERP w trakcie procesu poprzedzającego wdrożenie, a następnie pomóc im przejść na nowy system i dostosować się do niego.
5. Przekonanie, że wdrożenie to jednorazowe przedsięwzięcie
Myślałeś, że skonfigurujesz system i będziesz mieć spokój do końca życia? Choć bardzo chciałbym, żeby tak było, życie nie jest aż tak proste.
Jak każdy system, również ten będziesz musiał utrzymywać. Gdy system jest tak rozbudowany jak ten, potrzebujesz kogoś, kto naprawdę przejmie odpowiedzialność za to zadanie.
Wyznacz właściciela produktu dla swojego systemu ERP, a następnie pomóż mu współpracować z zespołem projektowym i zaplanuj okresowe audyty, aby usuwać problemy i integrować nowe moduły w miarę rozwoju firmy.
W końcu, jeśli nie zaplanujesz… planujesz porażkę.
Zapisz się, aby rozwijać swoje umiejętności przywódcze w finansach
Gotowy rozwijać swoje umiejętności jako lider finansowy? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, poradniki i analizy od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.