Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa zawierają ogromne ilości cennych danych gromadzonych w wielu obszarach i działach firmy, w tym w finansach, operacjach, marketingu, zasobach ludzkich i innych. Jednak te informacje biznesowe są użyteczne tylko wtedy, gdy dysponujesz skutecznym procesem raportowania ERP, który umożliwia wyodrębnianie, organizowanie i prezentowanie tych danych w celu wspierania i usprawniania procesów decyzyjnych.
Od najlepszych praktyk po typowe błędy, których należy unikać — czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o opracowywaniu skutecznej strategii raportowania ERP.
Czym jest raportowanie ERP?
Raportowanie ERP to proces, w ramach którego dane z bazy danych ERP organizacji są wyodrębniane, przetwarzane i prezentowane za pomocą wykresów, diagramów oraz innych narzędzi do raportowania danych, które są łatwe do zrozumienia dla kluczowych decydentów i interesariuszy w organizacji.
Raporty te służą do prezentowania kluczowych danych ERP związanych z kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) oraz innymi istotnymi trendami zidentyfikowanymi za pomocą rozwiązań ERP. Na przykład dyrektorzy finansowi (CFO) często korzystają z raportów ERP, aby identyfikować trendy finansowe, które wykraczają poza ogólne informacje zawarte w rachunku zysków i strat lub bilansie.
Raportowanie ERP może dostarczać bardziej szczegółowych informacji na temat ostatnich trendów dotyczących przychodów lub wydatków, a także może być wykorzystywane przez CFO do tworzenia prognoz finansowych na podstawie bieżących warunków biznesowych.
Korzyści z prawidłowego raportowania ERP
Więcej informacji zawsze jest korzystne. Jednak sposób wykorzystania tych informacji może mieć decydujące znaczenie.
Informacje uzyskane z dobrze zaprojektowanej strategii raportowania ERP mogą pomóc firmie ograniczyć niepotrzebne koszty i inne nieefektywności, które w przeciwnym razie pozostałyby niezauważone w organizacji. Oto cztery sposoby, na jakie ERP może przynieść korzyści każdemu przedsiębiorstwu:
1. Scentralizowane dane stanowiące jedno wiarygodne źródło informacji
Gdy system ERP jest prawidłowo wdrożony, centralizuje wszystkie dane organizacji w jednym repozytorium. Raportowanie ERP może następnie wykorzystywać te informacje do tworzenia raportów na podstawie dokładnych danych, zapewniając kompleksowe raportowanie, którego nie zakłócają silosy danych ani sprzeczne dane pochodzące z różnych działów.
Zamiast przeglądać ogromne ilości danych, CFO może wykorzystać informacje z ERP do szybkiej i dokładnej oceny wydatków, informacji dotyczących generowania przychodów oraz innych danych finansowych w całej organizacji.
2. Zautomatyzowane audyty zgodności i raportowanie
Wraz z rozwojem organizacji zapewnienie zgodności z przepisami może stać się niezwykle czasochłonne. Jeśli dysponujesz skutecznym systemem raportowania ERP, obciążenie to znacznie się zmniejsza.
Systemy raportowania ERP mogą wykorzystywać możliwe do skontrolowania rejestry oraz zautomatyzowane raportowanie oparte na regułach, aby zapewnić ścisłe monitorowanie i kontrolowanie zgodności.
W branży takiej jak produkcja lub lotnictwo, w której zarządzanie pracą ludzką może być ściśle regulowane ze względów bezpieczeństwa, raportowanie ERP może automatycznie generować dzienniki aktywności dokumentujące te działania i ostrzegać organizację o możliwych przypadkach niezgodności.
3. Informacje w czasie rzeczywistym
Dane generowane przez system ERP mogą być gromadzone w scentralizowanej lokalizacji i przetwarzane w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitów raportowych. Poziomy zapasów, zużycie energii i produkcja to tylko kilka przykładów obszarów, w których organizacje mogą wykorzystywać aktualne informacje do podejmowania decyzji biznesowych.
Wysokie zużycie energii może skłonić organizację do ograniczenia aktywności i zbadania możliwej przyczyny tego wzrostu, ale oczywiście niczego nie zmienisz, jeśli nikt o tym nie wie.
4. Długoterminowe oszczędności kosztów
Raporty ERP mogą dostarczać informacji i wspierać prognozowanie strategiczne, które pomaga liderom biznesowym lepiej wykorzystywać i zarządzać wewnętrznymi zasobami.
Praca ludzka, zużycie energii, zarządzanie łańcuchem dostaw oraz przepływy pracy mogą skorzystać na lepszym zarządzaniu i optymalizacji umożliwianych przez raportowanie ERP. Liderzy najwyższego szczebla mogą analizować całą organizację, aby identyfikować i eliminować nieefektywne działania, nadmierne wydatki oraz inne formy marnotrawstwa.
Z czasem raportowanie ERP może pomóc organizacji osiągnąć bardziej efektywne kosztowo wydatki, które poprawiają marże zysku i umożliwiają prowadzenie zrównoważonej działalności.
Kto uczestniczy w procesie raportowania ERP?
Od osób zajmujących się raportowaniem na co dzień po osoby podejmujące decyzje — sprawny system raportowania ERP wymaga udziału i zaangażowania kilku kluczowych ról.
Oto zespół, który należy zgromadzić, aby w pełni wykorzystać wartość raportowania ERP w organizacji:
Lider raportowania ERP (menedżer zarządzający)
Ta osoba — którą często jest dyrektor finansowy, ale może nią być również kierownik specjalnego projektu wyznaczony przez dyrektora finansowego — jest głównym menedżerem systemu raportowania ERP. Osoba pełniąca tę funkcję wyznacza strategiczne cele systemu raportowania, bezpośrednio nadzoruje analityków i komunikuje się z kadrą kierowniczą, aby udzielać wskazówek dotyczących interpretacji raportów.
Z czasem osoba ta będzie również odpowiedzialna za dostosowywanie strategii raportowania ERP do potrzeb organizacji.
Have an account? Log In
Kadra kierownicza (C-Suite)
Osoby należące do kadry kierowniczej C-Suite będą bezpośrednio zaangażowane w ocenę raportów ERP i uwzględnianie zawartych w nich informacji w strategicznym procesie decyzyjnym. Będą również współpracować z menedżerem systemu raportowania przy ustalaniu wskaźników KPI i określaniu celu raportów ERP.
Analityk danych ERP
Analitycy pracują na pierwszej linii raportowania ERP, dbając o to, aby dane były prawidłowo udostępniane narzędziom raportującym, a następnie przekształcane w czytelne raporty. Rola ta obejmuje bezpośrednie zaangażowanie w tworzenie raportów wykorzystywanych przez kadrę kierowniczą i innych interesariuszy.
Analitycy ci muszą rozumieć cele raportowania ERP, zaczynając od punktów danych, które mają najwyższy priorytet w organizacji.
Wsparcie IT
W zależności od oprogramowania, zabezpieczeń i innych potrzeb związanych z IT w konfigurowanie i utrzymanie systemu raportowania ERP może być zaangażowanych kilka osób z personelu IT. Osoby te będą odgrywać większą rolę w konfigurowaniu systemu raportowania oraz ustawianiu całego oprogramowania i narzędzi tak, aby prawidłowo wyodrębniały i przetwarzały dane ERP.
Użytkownicy końcowi
Podczas gdy kadra kierownicza będzie korzystać z raportów ERP, aby wspierać strategiczne podejmowanie decyzji, wiele ról w organizacji może regularnie odwoływać się do tych raportów w celu podejmowania decyzji dotyczących codziennych działań.
- Specjaliści ds. łańcucha dostaw mogą korzystać z raportów ERP do monitorowania i zarządzania łańcuchami dostaw firmy.
- Kierownicy produkcji mogą korzystać z raportów do monitorowania warunków pracy, w tym zużycia energii i bezpieczeństwa w miejscu pracy.
- Specjaliści ds. zgodności, w tym zewnętrzne organy regulacyjne, mogą konsultować wyniki audytów w celu oceny zgodności z różnymi przepisami.
Jak stworzyć strategię raportowania ERP
Rozumiesz już cele i zidentyfikowałeś kluczowe role wymagane w strategii raportowania. Teraz czas na praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania procesu raportowania ERP do osiągnięcia sukcesu.
Oto, co należy zrobić:
1. Określ wskaźniki KPI i inne cele
Wąski zakres przyniesie najlepsze rezultaty — szczególnie gdy dopiero rozpoczynasz wdrażanie strategii raportowania ERP.
Określ jasne wskaźniki KPI i inne cele, które chcesz osiągnąć za pomocą raportów ERP, oraz dokładnie zrozum, w jaki sposób te mierniki przełożą się na szerszą strategię biznesową.
Kierowanie organizacji ku większej efektywności kosztowej
Załóżmy, że Twoja organizacja chce stać się bardziej efektywna kosztowo, szczególnie w obliczu coraz trudniejszych warunków gospodarczych. Raportowanie ERP to świetny sposób na osiągnięcie tego celu, o ile będzie on wyznaczał kierunek Twojej strategii.
Porozum się ze wszystkimi interesariuszami, aby zapewnić zgodność co do tego celu, i skoncentruj się na pozyskiwaniu danych oraz trendów istotnych dla jego realizacji.
2. Określ oczekiwania dotyczące zaangażowania interesariuszy
Stwórz interesariuszom warunki do osiągnięcia sukcesu i upewnij się, że wszyscy znają znaczenie swojej roli. Każdy interesariusz musi dokładnie rozumieć, w jaki sposób przyczynia się do sukcesu systemu raportowania, oraz wiedzieć, co dokładnie powinien robić.
Stań się dyrygentem
Współpracuj bezpośrednio z każdym interesariuszem, aby jasno określić oczekiwania dotyczące terminów realizacji jego obowiązków i częstotliwości komunikacji.
W większości przypadków oczekiwania te będą musiały być również zrównoważone z istniejącymi obowiązkami, dlatego ważne jest, aby na bieżąco ustalać realistyczne oczekiwania.
3. Wybierz i zintegruj narzędzie do raportowania ERP
Niektóre platformy ERP oferują już narzędzia potrzebne do utworzenia systemu raportowania ERP. W innych przypadkach możesz zdecydować się na zewnętrzne narzędzie do raportowania.
Zapewnij płynną integrację oprogramowania
Jeśli chcesz połączyć narzędzie do raportowania z istniejącym systemem ERP, pracownicy działu IT będą musieli upewnić się, że narzędzie zostało prawidłowo zintegrowane i skonfigurowane z używaną platformą ERP. Współpracuj z pracownikami działu IT, aby zweryfikować tę integrację przed przejściem do kolejnych etapów procesu.
4. Zweryfikuj dane i proces ich ekstrakcji
Wysokiej jakości dane są fundamentem skutecznej strategii analityki ERP. Analitycy odpowiedzialni za raportowanie powinni dokładnie przetestować system raportowania — czyli przeprowadzić walidację danych, oczyszczanie danych oraz inne odpowiednie procesy testowe — aby upewnić się, że system jest skonfigurowany do prawidłowego gromadzenia i przetwarzania danych ERP.
Uporządkuj zarządzanie danymi i ich własność
Proces walidacji może ujawnić problemy związane z własnością danych i zarządzaniem nimi, które należy rozwiązać przed uruchomieniem systemu raportowania ERP. Współpracuj z zespołem analitycznym, aby zidentyfikować te problemy i wcześniej wyjaśnić wszelkie kwestie dotyczące własności, zapewniając, że wszystkie dane ERP zostały zweryfikowane, są dokładne i wiarygodne.
5. Opracuj szablony raportów
Usprawnij generowanie i dostarczanie raportów, tworząc szablony raportów, do których wyodrębnione dane ERP można łatwo importować i przedstawiać w formie wizualnej. Będzie to szczególnie cenne podczas tworzenia raportów, do których dostęp ma być zapewniony w czasie rzeczywistym lub które mają być generowane przez automatyczny wyzwalacz.
Wizualizacja danych na potrzeby prognoz finansowych
Szablon raportu może być świetnym sposobem na wprowadzenie najnowszych danych dotyczących wyników finansowych do raportu prognostycznego opartego na systemie ERP. Szablon ten można stale aktualizować w miarę pojawiania się nowych danych.
6. Planuj iteracyjne doskonalenie i optymalizację w czasie
Cele i potrzeby związane z raportowaniem ERP niemal na pewno będą się zmieniać wraz z rozwojem firmy. Podobnie interesariusze mogą zidentyfikować lepsze sposoby oceny systemu ERP zgodnie z określonymi celami raportowania.
Załóż konieczność ciągłego doskonalenia
W każdym z opisanych powyżej scenariuszy firmy potrzebują elastyczności, aby z czasem dostosowywać system raportowania do zmieniających się potrzeb i celów.
Uwzględniając to w strategii od samego początku, możesz przekazać interesariuszom, że raportowanie ERP nigdy nie jest ukończonym produktem. Monitoruj użyteczność raportów ERP i współpracuj z interesariuszami, aby stale optymalizować strategię raportowania.
Kiedy zmienić strategię raportowania
Wdrożenie drobnych udoskonaleń strategii raportowania jest łatwe. Jednak biorąc pod uwagę wysiłek potrzebny do zmiany celów raportowania, dostosowania priorytetów danych, skonfigurowania integracji raportowania na nowo i modyfikacji szablonów raportów… kompleksowe zmiany strategii raportowania ERP są często obciążające i czasochłonne.
Jeśli próbujesz dopracować proces raportowania, zanim system zostanie wdrożony...
- Dobra robota. To o wiele bardziej zorganizowane podejście niż u większości osób!
- Znajdź partnera wdrożeniowego ERP, który pomoże od samego początku opracować dobrą strategię raportowania.
Jeśli system został już skonfigurowany, konsultant ERP może pomóc określić, czy zmiany strategii raportowania są konieczne, oraz wesprzeć Cię w przeprowadzeniu tych zmian w najbardziej efektywny kosztowo i czasowo sposób. Ogólnie rzecz biorąc, warto rozważyć zmiany strategii raportowania, jeśli wystąpi co najmniej jedno z poniższych zdarzeń:
- Zmieniasz cel organizacyjny swojej strategii raportowania ERP;
- W Twojej firmie zachodzą znaczące zmiany w zakresie technologii biznesowych, kanałów raportowania danych i/lub wymagań dotyczących raportowania;
- Podlegasz nowym wymogom dotyczącym sprawozdawczości regulacyjnej;
- W Twojej firmie zachodzi restrukturyzacja organizacyjna.
Największe błędy w raportowaniu ERP, których należy unikać
Zanim przystąpisz do tworzenia strategii raportowania ERP dla swojej firmy, zapoznaj się z krótkim zestawieniem najczęstszych pułapek, których należy unikać w tym procesie:
1. Próba zrobienia więcej, niż jesteś w stanie udźwignąć
Ogromna ilość danych oferowanych przez systemy ERP zmusza organizacje do selektywnego podejścia podczas określania danych, które chcą traktować priorytetowo w raportowaniu. Jeśli spróbujesz objąć zbyt szeroki zakres, ryzykujesz raportowaniem dużej ilości i różnorodności danych, które będzie pozbawione koncentracji i niemożliwe do utrzymania.
Wykorzystaj cele raportowania, aby zawęzić zakres do wyłącznie najbardziej istotnych danych. W miarę dojrzewania strategii raportowania i nabierania przez wszystkich interesariuszy swobody w tym procesie możesz ponownie rozważyć rozszerzenie raportowania o dodatkowe źródła danych.
More Articles
2. Tworzenie raportów na podstawie danych niskiej jakości
Proces walidacji danych ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia dokładności i wartości danych ERP. Niespójności, braki danych i inne problemy z jakością znacznie ograniczą wartość Twoich raportów, dlatego konieczne jest, aby od początku wszystko prawidłowo skonfigurować.
3. Brak przeszkolenia interesariuszy w zakresie ich ról
Należy zidentyfikować właściwych interesariuszy, ale trzeba ich również odpowiednio przeszkolić w zakresie wykonywania swoich ról.
W przypadku kadry kierowniczej oznacza to poinstruowanie jej, jak podchodzić do wyznaczania celów oraz jak wykorzystywać dane do podejmowania decyzji. W przypadku użytkowników końcowych oznacza to zapewnienie odpowiedniego szkolenia z dowolnego oprogramowania ERP — od Acumatica po Sage — którego mają używać przy włączaniu raportowania do swoich obowiązków.
4. Tworzenie raportów na podstawie danych, których Twoja firma nie posiada
Jeśli Twoje dane ERP zawierają dane należące do innego podmiotu, uwzględnienie ich we własnych raportach może narazić firmę na odpowiedzialność.
Skuteczny program zarządzania danymi może pomóc wyjaśnić kwestie własności danych i uniknąć tego problemu.
Rozpocznij raportowanie ERP od właściwej strony
Sukces strategii raportowania ERP w dużej mierze zależy od wysiłku włożonego w opracowanie strategii i wdrożenie w organizacji ram bieżącego raportowania.
Dyrektorzy finansowi muszą skrupulatnie przejść przez proces opracowywania tego programu. Odrób pracę domową przed uruchomieniem tej inicjatywy, aby zapewnić jej solidny start. Jeśli potrzebujesz eksperckiego wsparcia, poszukaj konsultanta ERP, który pomoże Ci wdrożyć ten program.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji na temat ERP
Chcesz rozwijać swoje umiejętności jako lider finansów i ekspert ERP? Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, poradniki i analizy od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.