Elaborar um relatório de despesas ocupa tempo que seria melhor aproveitado a trabalhar na estratégia, a ser criativo ou a fazer praticamente qualquer outra coisa. Preparei um guia repleto de recursos para criar um relatório de despesas simples, com modelos.
Apresentei duas formas de criar um relatório de despesas: utilizando o Excel ou o Google Sheets ou utilizando software de relatórios de despesas. Em ambos os casos, não tem de criar os relatórios de raiz—normalmente, as soluções de software disponibilizam modelos integrados e partilhei alguns modelos que pode utilizar como ponto de partida se quiser evitar o software.
A Abordagem Tradicional aos Relatórios de Despesas
A abordagem tradicional aos relatórios de despesas envolvia organizar recibos e preencher formulários.
As equipas passam horas a documentar meticulosamente cada refeição, corrida de táxi e taxa de conferência, apenas para que tudo desapareça num qualquer buraco negro burocrático.
Para completar, os registos em papel estão sujeitos a erros, quando sequer são guardados.
É fácil perceber como a abordagem tradicional, embora bem-intencionada, merece ser deixada para trás nos livros de história.
Benefícios da Modernização dos Relatórios de Despesas
As empresas modernas utilizam software de gestão de despesas para criar e acompanhar relatórios de despesas, porque este é:
1. Mais eficiente
Inserir dados num software é muito mais fácil do que transportar recibos e registar manualmente os dados em registos em papel.
Esta simplicidade traduz-se em eficiência, permitindo que a sua equipa processe um volume significativamente maior de relatórios de despesas num determinado período.
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2. Melhor para a transparência
Pode configurar permissões para que todas as pessoas que precisam de aceder aos relatórios de despesas tenham esse acesso, garantindo transparência financeira e minimizando a burocracia.
Também oferece a si e à sua equipa total visibilidade sobre as despesas—a visibilidade tardia é um problema importante em todas as organizações. Como explica Adriana Carpenter, CFO da Emburse:
“As empresas estão a ter dificuldades em obter visibilidade sobre os gastos efetuados pelos seus colaboradores. Pode passar algum tempo até que as [equipas financeiras] vejam esses gastos, e isso é problemático.”
3. Editável em tempo real
Este é um benefício fundamental do software de gestão de despesas—pode consultar as despesas e o estado dos reembolsos em tempo real utilizando software de relatórios de despesas, garantindo que toma sempre decisões com base em informações atualizadas.
Isto proporciona-lhe visibilidade em tempo real sobre a situação financeira da sua empresa, revelando oportunidades de redução de custos enquanto ainda pode fazer algo a esse respeito. Além disso, ter estas informações antecipadamente torna o seu processo de fecho financeiro muito mais fácil quando chegar essa altura.
4. Benefícios fiscais
Como certamente sabe, muitas despesas relacionadas com a atividade empresarial são dedutíveis para efeitos fiscais. Reclamar uma dedução por despesas empresariais comuns, incluindo viagens, refeições, entretenimento e material de escritório, pode reduzir a sua responsabilidade fiscal, desde que tenha os documentos adequados (como recibos e faturas como comprovativos).
As empresas também podem conseguir recuperar o imposto sobre vendas em algumas jurisdições. Lembre-se: a precisão é mais importante do que a rapidez—relatórios de despesas imprecisos ou incompletos aumentam o risco de auditorias fiscais ou resultam em problemas de conformidade.
Principais Características de um Relatório de Despesas Simples
Embora seja melhor utilizar software, nem sempre é possível investir num, especialmente se for uma startup com poucos recursos financeiros ou tiver poucos colaboradores.
Se este não parece ser o momento ideal para investir em software de relatórios de despesas, um modelo simples de relatório de despesas criado no Microsoft Excel ou no Google Sheets funciona bem—não é perfeito, mas continua a ser um método muito melhor para reportar despesas do que os registos em papel.
Um relatório de despesas simples é quase sempre apenas uma lista discriminada de despesas com informações básicas, como o nome do colaborador e a data de envio do relatório. Isso pode ser demasiado simplista.
Em vez disso, concentre-se em criar um relatório de despesas que continue a ser simples, mas que também forneça todas as informações necessárias. Eis três características fundamentais de um relatório de despesas que o tornam simples e útil:
Estrutura planeada
Crie uma estrutura simples e organizada. Utilize uma formatação e um espaçamento consistentes para evitar confusão. Uma estrutura simples, juntamente com campos claramente identificados, reduz a possibilidade de perda de informações.
Detalhe Suficiente
Adicione apenas os detalhes necessários—pretende incluir toda a informação relevante sem desorganização.
A desorganização faz com que o relatório pareça demasiado complexo, aumentando a probabilidade de erros e tornando a aprovação morosa. Por exemplo, deve adicionar um campo para despesas de “alimentação” em vez de pedir aos funcionários que indiquem cada refeição separadamente. Se o item apresentar um valor anormalmente elevado, é nessa altura que deve verificar os recibos anexados.
Diretrizes Claras
Forneça diretrizes claras, mas apenas quando necessário. Por exemplo, se os seus funcionários viajam frequentemente para o estrangeiro em trabalho, o seu relatório de despesas de viagem deve indicar qual a taxa de câmbio a utilizar na conversão e lembrar-lhes que devem ter em conta as taxas de conversão de moeda aplicáveis.
Criar um Relatório de Despesas com Software
Criar um relatório simples é relativamente fácil com software. Eis um guia passo a passo para criar o seu primeiro relatório de despesas simples:
- Escolha um software de relatórios de despesas: O primeiro passo é... facilite o processo escolhendo um bom software de relatórios de despesas. Expliquei o que deve procurar na secção seguinte deste artigo.
- Selecione um modelo: O esquema específico do seu relatório de despesas depende do software que escolher. As soluções com mais opções de personalização permitir-lhe-ão simplificar ainda mais ou adicionar complexidade ao modelo predefinido. Por exemplo, o modelo predefinido do Expensify inclui três campos (Para, De e Montante), mas pode adicionar campos personalizados de acordo com as suas preferências:
- Configure o software: Configure o software de acordo com as suas preferências. Todas as soluções oferecem opções de configuração, mas estas variam consoante a complexidade da solução.
- Ferramentas avançadas como o SAP Concur permitem configurar fluxos de trabalho de aprovação de acordo com a hierarquia e as políticas da sua empresa.
- Soluções fáceis de utilizar, como o Expensify, oferecem opções como a possibilidade de enviar automaticamente relatórios de despesas com a frequência que preferir:
Depois de configurar o sistema de acordo com as suas preferências, pode pedir aos funcionários que comecem a utilizá-lo para enviar relatórios de despesas.
Avaliar Ferramentas de Relatórios de Despesas
Antes de analisar todos os pormenores, filtre a lista de ferramentas com base no seu orçamento.
As principais ferramentas de relatórios de despesas oferecem um conjunto abrangente de funcionalidades, mas podem ser demasiado dispendiosas. Por outro lado, as ferramentas económicas podem não dispor de funcionalidades avançadas.
Depois de reduzir as opções com base no intervalo de preços, o passo seguinte é encontrar uma ferramenta que ofereça o melhor valor. Para tal, deve comparar as funcionalidades das ferramentas que está a avaliar. Eis algumas funcionalidades a procurar:
- Aplicação móvel: Uma aplicação móvel permite aos funcionários digitalizar e enviar recibos assim que os recebem. Isto minimiza a possibilidade de erros e garante que o funcionário não se esquece de solicitar o reembolso dessa despesa.
- Importação de cartões de crédito: Recebe extratos mensais de um cartão de crédito empresarial, mas ainda precisa de introduzir essas informações na sua ferramenta de comunicação de despesas. A possibilidade de importar dados de transações a partir do extrato elimina a necessidade de tarefas de introdução de dados monótonas.
- Codificação do Razão: Os códigos do Razão Geral (GL) são códigos alfanuméricos únicos atribuídos a todas as contas do razão geral. Ao associar códigos GL aos tipos de despesas, pode fazer com que o seu software registe automaticamente as despesas nas contas do razão geral relevantes, dando início ao processo de automatização dos relatórios de despesas na sua totalidade.
- Controlo fiscal: O controlo fiscal integrado ajuda a acompanhar o imposto sobre vendas e as despesas dedutíveis para efeitos fiscais, tornando a época fiscal significativamente menos stressante. Em vez de analisar cada recibo quando chega o momento de tratar dos impostos, deixe o software acompanhar esses valores para que se possa concentrar em tarefas que exigem intervenção humana.
- Integrações: As integrações ajudam a sincronizar dados entre sistemas. O seu software de comunicação de despesas poderá ter de recolher dados de várias fontes, como o seu software de contabilidade, e depois indicar ao seu sistema de processamento salarial que desencadeie pagamentos automatizados com base no reembolso total calculado para todos os relatórios de despesas dos funcionários aprovados.
A maioria das soluções razoáveis oferece estas funcionalidades, mas também deve procurar as funcionalidades e capacidades de que a sua empresa necessita.
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Modelos gratuitos de relatórios de despesas
Existem vários modelos de relatórios de despesas disponíveis online, para tornar o processo do zero ao resultado muito mais simples. Basta utilizar estes modelos e ajustá-los para criar aquilo de que necessita. Por exemplo, pode adicionar um campo de subtotal para cada categoria de despesas ou uma coluna separada para impostos, para facilitar o seu acompanhamento.
Eis alguns dos melhores, quer esteja a gerir uma empresa, a trabalhar numa empresa ou por conta própria:
- Modelos gratuitos da Smartsheet:
- Modelos gratuitos da Clockify:
- Modelos gratuitos da Coefficient:
- Modelo de relatório de despesas profissionais da Zoho
- Modelo de relatório de despesas da HubSpot
Formação da sua equipa sobre relatórios de despesas
Formar eficazmente a sua equipa para elaborar relatórios de despesas de forma eficiente torna o processo muito mais simples. Eis algumas formas de formar a sua equipa ao longo do tempo:
- Diretrizes e políticas claras: Comece por estabelecer diretrizes e políticas claras para a elaboração de relatórios de despesas. Certifique-se de que todos os colaboradores conhecem as despesas reembolsáveis, os documentos necessários para solicitar o reembolso, os limites de gastos e os processos de aprovação.
- Disponibilize sessões de formação: Forme os colaboradores para utilizarem eficazmente o seu software de elaboração de relatórios de despesas. Explique-lhes a importância de uma documentação rigorosa e do cumprimento das políticas da empresa. As demonstrações práticas e os exercícios de aplicação são uma excelente forma de consolidar a aprendizagem.
- Dê o exemplo: Dê o exemplo aos seus colaboradores, cumprindo as políticas de elaboração de relatórios e demonstrando hábitos de despesa responsáveis. É mais provável que os colaboradores sigam os passos do seu líder do que as instruções.
- Feedback e apoio: Disponibilize feedback e apoio enquanto os colaboradores se adaptam à sua nova política de elaboração de relatórios de despesas. Incentive as perguntas, forneça orientação e resolva proativamente os potenciais desafios que possam surgir.
Elaboração de relatórios de despesas simplificada
O software de elaboração de relatórios de despesas automatiza uma grande parte do processo de elaboração de relatórios de despesas. Simplifica a elaboração de relatórios para os colaboradores, dá-lhe acesso a dados de despesas em tempo real e minimiza o risco de erro. Se ainda não estiver preparado para investir em software, o Microsoft Excel ou o Google Sheets são um bom ponto de partida.
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