Ao contrário da leitura da palma da mão e da adivinhação através de bolas de cristal, a previsão com ERP baseia-se na lógica e não em palpites. O objetivo não é prever um único futuro certo, mas identificar um conjunto de possibilidades.
Naturalmente, nada é certo e, em última análise, dependerá da sua intuição e capacidade de julgamento para o planeamento empresarial. No entanto, uma previsão eficaz fornece o contexto crucial que informa a sua intuição.
Neste artigo, vou ensinar-lhe a utilizar os dados do seu sistema ERP para descobrir oportunidades financeiras latentes para a sua empresa.
O que é a previsão com ERP?
A previsão com ERP é o processo de utilizar dados e tendências passados para produzir pressupostos fundamentados sobre condições futuras, fornecendo-lhe um guia baseado em dados para ajudar no processo de planeamento empresarial.
Esta abordagem baseada em dados fornece informações valiosas que podem orientar a tomada de decisões estratégicas, conduzindo, em última análise, a uma empresa mais bem-sucedida.
Isto é possível porque os sistemas ERP ajudam a reunir e gerir todos os processos empresariais—gestão de inventário, contabilidade, gestão de projetos e gestão do relacionamento com os clientes—numa única plataforma centralizada.
O que precisa para criar previsões adequadas
Para tirar o máximo partido da previsão com ERP, vai precisar de:
Dados sólidos
As previsões com ERP são como as previsões meteorológicas: depende delas para planear antecipadamente, mas não têm qualquer valor se não forem sustentadas por dados. Por conseguinte, recolher dados relevantes, tanto internos como externos, é o primeiro passo para uma previsão adequada. Por exemplo:
- Dados de inventário: movimentação de stock, localizações e existências de produtos. Isto é benéfico para empresas do comércio a retalho, do comércio eletrónico ou dos setores industriais.
- Dados de vendas: faturas de vendas, encomendas de clientes e pagamentos de clientes. Incluindo relatórios de todos os pontos de contacto de vendas—sistemas de ponto de venda, transações online e vendas através de plataformas de redes sociais
- Dados financeiros: informações sobre lucros, receitas e despesas
- Custos de produção: tempos de produção, processo de produção e custos de mão de obra
- Dados dos colaboradores: processamento salarial, assiduidade dos colaboradores e relatórios de desempenho.
- Relatórios de opiniões dos clientes: contributos diretos dos clientes através de inquéritos, avaliações ou pedidos de assistência.
- Relatórios de estudos de mercado: informações provenientes da análise da concorrência, de estudos sobre o comportamento dos consumidores ou de documentos técnicos do setor.
- Tendências do setor: alterações a nível macro, como mudanças regulamentares, avanços tecnológicos ou acontecimentos globais.
Quem participa no processo de previsão com ERP?
Resposta curta: cada membro da equipa na cadeia de receitas da sua empresa que gere KPIs que alimentam uma previsão. Os membros específicos da equipa irão variar consoante o seu setor, mas, em geral, incluirão:
1. Representantes de vendas
Os representantes de vendas gerem e fecham novas oportunidades de negócio, renovação e expansão. Como são colaboradores individuais que se concentram numa ou mais oportunidades potenciais em qualquer momento, desempenham um papel importante na identificação, produção e revisão dos dados das oportunidades necessários para a previsão com ERP.
São também alguns dos maiores beneficiários das funcionalidades do ERP, mas essa é uma história para outro URL.
2. Gestores de vendas
Os gestores de vendas são os membros da equipa que supervisionam os seus representantes de vendas; na maioria das organizações, são conhecidos como gestores de contas ou executivos de contas. No âmbito da previsão com ERP, o gestor de vendas compila os dados dos negócios de todos os representantes de vendas para criar um único conjunto de dados de previsão para toda a equipa. Também monitoriza as atualizações do funil de vendas e fornece os seus próprios contributos para o conjunto de dados.
3. Líderes de vendas
Os líderes de vendas são os responsáveis pela liderança de vendas, com objetivos de vendas, acima dos seus gestores de vendas, incluindo todos os cargos até ao CRO. Desempenham um papel fundamental na previsão com ERP ao fornecerem dados históricos de vendas, informações sobre as tendências do mercado e informações sobre o comportamento de compra dos clientes. Estas informações ajudam a criar previsões realistas que apoiam objetivos de vendas alcançáveis e informam as decisões estratégicas da empresa.
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4. Responsáveis pelas receitas (RevOps)
A função de um operador de receitas é proporcionar visibilidade a toda a equipa de receitas, melhorar a eficiência em todo o processo de receitas, promover a previsibilidade das receitas e alcançar o crescimento das receitas. No que diz respeito à previsão, conduz o processo de previsão e assume a responsabilidade pela implementação junto da equipa de vendas.
5. Analistas de negócio
Os analistas de negócio são considerados especialistas na sua área de atividade. Estas pessoas são competentes na recolha, limpeza e análise de dados. Também fornecem informações valiosas sobre o setor para uma previsão, garantindo a sua precisão.
Se não tiver analistas de negócio internos, poderá valer a pena considerar como pode recorrer a alguns — através de um contrato — para o ajudar a configurar as suas previsões do ERP.
6. Diretor financeiro (CFO)
O CFO funciona como órgão orientador de todo o processo de previsão do ERP. É um ponto de escalamento para os operadores de receitas, os líderes de vendas e os analistas de negócio. Além disso, analisa as tendências da previsão e redireciona os recursos da empresa com base na visão geral.
Como fazer previsões utilizando um ERP
Eis um processo simples de cinco passos que pode utilizar para começar já a gerar previsões do ERP.
Passo 1: Defina o problema
Esta é frequentemente a parte mais desafiante da previsão com um ERP, porque depende menos do próprio sistema ERP e mais dos seus conhecimentos sobre a atividade. Aqui, tem de explicar claramente três aspetos fundamentais:
- Para que serve a previsão
- Como funciona o mercado em que atua
- Quem são os seus clientes e concorrentes
Suponhamos que gere uma loja de retalho e precisa de prever as vendas diárias para o próximo trimestre. Utilizando técnicas como a previsão da procura, terá de considerar aspetos como as tendências sazonais (olá, azáfama das festas), as promoções (como aquela venda relâmpago que está a planear) e até influências externas, como alterações do mercado ou perturbações na cadeia de abastecimento.
Isto ajudá-lo-á a prever as necessidades dos clientes e a alinhar o inventário com a procura real, reduzindo o desperdício e as oportunidades perdidas.
Passo 2: Recolha e prepare os dados
Este passo envolve a identificação dos dados relevantes no seu sistema ERP. Por exemplo, o histórico de vendas, os prazos de entrega, a capacidade de produção, os custos e os níveis de inventário que alimentariam a sua tarefa de previsão.
Depois de ter a sua lista definida, extraia e consolide os dados dos diferentes módulos do ERP.
A consulta de dados simplifica o processo
Isto implica escrever e executar consultas na base de dados centralizada do seu sistema ERP para obter os dados necessários com base em parâmetros predefinidos.
Se a linguagem técnica o deixa apreensivo, não se preocupe: as consultas de dados são geralmente efetuadas na linguagem informática natural do sistema ERP. Tudo o que tem de fazer é colocar perguntas específicas sobre os dados — em linguagem natural — para extrair informações ou respostas específicas dos complexos conjuntos de dados do seu sistema ERP.
Depois de recolher os dados para a previsão, limpe-os e valide-os, procurando valores em falta, duplicados e anomalias.
Por exemplo, se estivesse a projetar as vendas de uma cadeia de retalho, a limpeza dos dados recolhidos exigiria a remoção de anomalias (por exemplo, vendas invulgarmente elevadas devido a uma promoção) e o tratamento de números nulos (por exemplo, devido ao encerramento de lojas).
Por fim, identifique os pontos de dados limpos para os preparar para processamento e análise posteriores.
Passo 3: Efetuar uma análise preliminar dos dados
Observar os dados numa fase inicial pode ser muito revelador. Poderá detetar imediatamente problemas relacionados com a qualidade ou a usabilidade dos dados. Esta análise também pode revelar padrões ou tendências úteis.
Felizmente, os sistemas ERP estão equipados com ferramentas de visualização de dados. Estas ferramentas transformam conjuntos de dados complexos em mapas, tabelas, diagramas e gráficos claros e concisos, tornando-os muito mais fáceis de compreender e interpretar. Assim, como primeiro passo natural, comece por visualizar os seus dados com gráficos.
Este também é um bom momento para procurar e remover entradas duplicadas do seu conjunto de dados. Em alguns casos, com base no seu conhecimento da empresa e dos dados, poderá conseguir fazer suposições razoáveis para preencher pequenas lacunas. Ao reduzir a quantidade de dados que precisa de analisar, pode simplificar todo o processo de previsão.
Passo 4: Escolher um modelo de previsão
O software ERP inclui frequentemente vários modelos de previsão, como a média móvel, o alisamento exponencial, os modelos sazonais e opções ainda mais complexas, como o ARIMA e a autorregressão vetorial.
Mas, com tantas opções, como escolher a melhor?
Alerta: não existe uma solução milagrosa.
O melhor modelo para a sua previsão será determinado pela aplicação pretendida, pela força das correlações entre a variável prevista e quaisquer variáveis explicativas e pela disponibilidade de dados históricos.
Por exemplo:
- Para tendências de curto prazo, uma média móvel simples poderá funcionar bem.
- Para tendências de longo prazo, poderá ser adequado um modelo mais avançado, como uma rede neuronal ou o Prophet.
- Se valoriza a interpretabilidade e a simplicidade, considere utilizar modelos de previsão como médias móveis ou regressão linear.
- Tem poucos dados históricos? As abordagens qualitativas, como o método Delphi, funcionam muito bem.
Passo 5: Analisar e interpretar os resultados
Chegámos agora à parte emocionante. Depois de escolher o modelo de previsão mais adequado aos seus objetivos, está na altura de o pôr à prova. Basta introduzir os seus dados no modelo e deixá-lo fazer o seu trabalho.
Author's Tip
Compare a sua previsão com os dados reais. Isto permite-lhe avaliar a precisão não só do modelo, mas também de todo o processo, e ajustar cada etapa em conformidade.
Por exemplo, suponhamos que tem dados sobre a satisfação dos clientes, as despesas de marketing e as vendas. Utilizando a análise de regressão, poderia descobrir se existe uma relação entre as vendas e as despesas de marketing. Se existir uma relação, poderá começar a prever de que forma as alterações nas vendas serão afetadas pelas influências do marketing.
Como melhorar a qualidade das suas previsões
Existem três áreas principais nas quais se deve concentrar para melhorar as previsões do ERP:
Aprofunde os seus conhecimentos
Analise mais detalhadamente o seu software ERP, em particular as suas capacidades de análise cruzada. Quanto mais facilmente o seu software ERP se integrar com ferramentas de terceiros, como o Google Analytics, maior será a qualidade das suas previsões.
Certifique-se de que os seus dados são de qualidade
Garanta que os dados recebidos dos parceiros relativamente à logística, aos fornecedores, à produção e a outros aspetos estão corretos. Dados fiáveis são a base de previsões fiáveis.
Audite o seu sistema
Certifique-se de que dispõe de tudo o que precisa para obter previsões de qualidade. Caso contrário, considere implementar módulos ERP adicionais ou atualizar o seu plano à medida que as suas necessidades de previsão evoluem, de modo a obter acesso a análises avançadas.
Esta personalização contínua simplifica o processo de previsão para todos os envolvidos.
Quando fazer previsões
O calendário específico das previsões do seu ERP vai estar dependente dos ciclos e da sazonalidade da sua empresa.
Por exemplo, suponhamos que a sua empresa tenha identificado uma tendência de aumento da procura dos clientes durante o verão. Com este conhecimento, aumentaria os níveis de produção no verão para responder ao aumento da procura e maximizar as vendas, ou lançaria campanhas de marketing direcionadas durante estes meses para atrair novos clientes e aumentar ainda mais as receitas.
Para a maioria das empresas, há dois tipos de previsões a considerar, com calendários diferentes:
| Tipo de revisão | Calendário | Tipo de planeamento | Utilização |
| Revisão regular | 1-3 meses | Curto prazo | Gestão do fluxo de caixa e do inventário |
| Planeamento estratégico | 6-12+ meses | Longo prazo | Alocação de recursos e planeamento orçamental |
Melhores práticas para previsões com ERP
Mantenha-se atualizado
Programe atualizações e manutenção regulares da sua solução ERP. Um sistema bem mantido evita discrepâncias nos dados e protege a integridade das suas informações. Isto resulta em previsões nas quais pode confiar, pois sabe que se baseiam em dados completos e exatos.
Verifique o seu trabalho
Compare periodicamente as suas previsões com o desempenho real da empresa. Em seguida, atualize o processo e os modelos de previsão conforme necessário, com base nas alterações do mercado, nos novos dados e noutras circunstâncias imprevistas.
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Conheça o seu sistema por dentro & por fora
Utilize os recursos de formação disponibilizados pelo seu fornecedor de software ou pelo consultor de ERP. Muitos fornecedores disponibilizam instruções sobre como utilizar plenamente as funcionalidades de previsão.
Comece pelo mais simples
As previsões estatísticas avançadas podem parecer inicialmente complexas de gerar, por isso comece com uma tarefa mais simples, como estimar a procura média histórica de um produto. Em seguida, analise até que ponto essa previsão simples corresponde à procura real observada. A partir daí, avance para técnicas que lidem com complicações como a sazonalidade e a tendência.
Escolher o software ERP certo
Os sistemas ERP variam muito em escala, âmbito e funcionalidade. Por isso, naturalmente, nem todo o software ERP será adequado às suas necessidades de previsão. No mínimo, deve considerar a escalabilidade, a relação custo-eficácia, os requisitos de integração e os modelos de implementação antes de escolher a solução vencedora.
Para muitas empresas, os ERP modernos oferecem suporte operacional imediato sem personalização extensiva. No entanto, alguns requerem funcionalidades adicionais para além das consideráveis capacidades incorporadas.
Se a sua empresa utilizar muitos processos especializados, será melhor servida por um tipo de software ERP extensível que se integre com soluções legadas ou desenvolvidas internamente, ou que permita à sua equipa de TI escrever código para adicionar as funcionalidades necessárias.
Estes são alguns dos melhores sistemas ERP com que nos deparámos — se quiser mais informações, pode ler \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-erp-software/\u0022\u003ea minha análise completa de cada um deles\u003c/a\u003e.
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Previsão sem adivinhação
Não existe uma forma mística de prever o futuro da sua empresa. As previsões com ERP ajudam a sua empresa ao transformar dados caóticos em informações estruturadas e acionáveis. Permitem um melhor planeamento do fluxo de caixa, decisões mais inteligentes sobre o inventário e respostas mais rápidas às alterações do mercado — tudo isto contribui diretamente para margens de lucro mais saudáveis.
E quando inclui previsões externas na equação, como tendências do setor, indicadores económicos ou prazos dos fornecedores, está essencialmente a proporcionar ao seu ERP uma perspetiva mais abrangente. Em vez de reagir ao que já aconteceu, identifica o que se aproxima.
Por isso, quer seja uma empresa estabelecida ou uma empresa em fase de crescimento, a previsão do ERP deve ser uma ferramenta fundamental no seu arsenal.
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