Requisitos de software de ponto de venda: guia completo de funcionalidades

Inúmeros proprietários de empresas têm dificuldade em encontrar o sistema POS adequado, acabando muitas vezes por utilizar software demasiado complexo ou que não satisfaz as suas necessidades. Na maioria das vezes, isso acontece porque participaram numa reunião de vendas sem realizar primeiro uma especificação dos requisitos do software POS.

Foi por isso que criei este guia, para o ajudar a compreender quais as funcionalidades POS indispensáveis e quais pode esquecer.

Introdução aos sistemas POS

O seu sistema de ponto de venda é a caixa registadora moderna, mas com muito mais funcionalidades. É o centro que o ajuda a processar pagamentos sem problemas e a acompanhar o que está a vender, enquanto recolhe informações sobre os seus produtos e clientes.

Quer se trate de acompanhar as suas vendas, gerir promoções ou até registar as entradas e saídas dos funcionários, estes sistemas garantem que tudo funciona sem problemas.

Porque é importante escolher o POS adequado

Assim que estiver ligado, todas as transações, grandes ou pequenas, passam pelo seu sistema POS. Um bom sistema POS:

Processa as vendas imediatamente
Acompanha o inventário em tempo real
Gere os dados dos clientes de forma útil
Gera relatórios esclarecedores com o premir de um botão
Simplifica as operações, desde a área de atendimento ao público até à área administrativa

Mas nem todos os sistemas POS são iguais ou têm as mesmas vantagens. Alguns são muito básicos, enquanto outros estão repletos de funcionalidades que poderá nunca utilizar. O segredo? Encontrar o equilíbrio certo para as necessidades da sua empresa. Eis algumas das minhas principais escolhas.

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Os sistemas POS modernos existem em duas modalidades: locais e baseados na nuvem. Os sistemas locais funcionam na sua rede local, enquanto as ferramentas baseadas na nuvem podem ser acedidas a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet. Cada modalidade tem as suas vantagens e desvantagens, mas os sistemas baseados na nuvem estão a ganhar popularidade devido à sua flexibilidade e capacidade de expansão.

Principais funcionalidades do software POS

Estas máquinas existem numa grande variedade de formatos, mas a variabilidade das funcionalidades POS é provavelmente a principal razão para procurar um bom sistema. Eis o que deve procurar:

Conformidade e segurança

A segurança é inegociável em qualquer software, incluindo os sistemas POS. O seu sistema tratará diariamente dados sensíveis, o que o torna um alvo privilegiado para os cibercriminosos.

A conformidade com a PCI DSS é a sua primeira linha de defesa. Trata-se de um conjunto de normas de segurança que garante que todas as empresas que aceitam, processam, armazenam ou transmitem informações de cartões de crédito mantêm um ambiente seguro. Procure sistemas POS compatíveis com o nível 1 da PCI DSS — o nível de segurança mais elevado.

A conformidade com o RGPD é crucial se tiver clientes europeus. Regula a forma como recolhe, armazena e utiliza os dados pessoais. Um sistema POS compatível com o RGPD ajudá-lo-á a evitar multas avultadas e a proteger a privacidade dos seus clientes.

A encriptação de ponta a ponta é o guarda-costas dos seus dados. Codifica as informações à medida que estas circulam pelo sistema, tornando-as ilegíveis para qualquer pessoa que possa intercetá-las.

Principais funcionalidades de segurança a procurar num sistema POS:

Tokenização dos dados dos cartões de crédito
Atualizações automáticas regulares
Controlos e permissões de acesso baseados em funções
Autenticação multifator (2FA, MFA)
Algoritmos de deteção de fraude

Se não for pelo bem dos seus clientes, pense na má publicidade que poderia receber por descurar a segurança. Em 2018, a retalhista de moda Forever 21 sofreu uma violação de dados com a duração de sete meses porque a encriptação não estava ativada em alguns dispositivos POS. Isto permitiu o acesso não autorizado aos dados dos cartões de pagamento dos clientes em determinadas lojas. Adeus, clientes.

Tem de haver pessoas + programas

Não confie apenas no seu sistema POS para garantir a segurança. Dê formação à sua equipa sobre as melhores práticas, como nunca partilhar palavras-passe e ter cuidado com tentativas de phishing.

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Gestão de clientes e fidelização

Uma funcionalidade robusta de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) no seu sistema POS ajuda a criar uma visão de 360 graus dos seus clientes.

Os sistemas POS modernos permitem-lhe:

Criar perfis detalhados dos clientes
Acompanhar o histórico de compras e as preferências
Segmentar os clientes com base no comportamento de compra
Gerir facilmente programas de fidelização

Mas o verdadeiro poder reside na forma como utiliza estes dados. Os sistemas POS de topo oferecem análise preditiva, ajudando-o a antecipar as necessidades dos clientes e a adaptar as suas ofertas em conformidade.

Os programas de fidelização são uma ferramenta poderosa para a retenção de clientes. Procure um sistema POS que consiga:

Criar sistemas de recompensas por níveis
Oferecer pontos pelas compras
Disponibilizar recompensas fáceis de resgatar

A aplicação móvel da Starbucks é uma extensão do seu sistema POS e, na verdade, é uma verdadeira lição sobre fidelização de clientes. Permite aos clientes encomendar antecipadamente, acumular estrelas (pontos) e resgatar recompensas. Esta integração tem sido um fator essencial para o seu sucesso, com as encomendas móveis a representarem 31% de todas as transações das lojas operadas pela empresa nos EUA no ano passado.

Gestão de funcionários

Uma gestão eficiente dos funcionários pode aumentar a produtividade, melhorar o serviço ao cliente e, em última análise, aumentar a sua rentabilidade.

As principais funcionalidades relacionadas com funcionários que deve procurar incluem:

Registo de horas e criação de horários: veja quem está a trabalhar e quando, crie e altere horários, acompanhe as horas extraordinárias para gerir os custos de mão de obra e permita que os funcionários troquem turnos ou peçam folgas.
Indicadores de desempenho: identifique os seus funcionários com melhor desempenho e as áreas a melhorar. Alguns KPI incluem as vendas por hora, o valor médio das transações, as vendas adicionais e complementares e o feedback dos clientes associado a funcionários específicos.
Níveis de acesso personalizáveis: controle as informações e funções a que cada funcionário pode aceder no sistema POS, reforçando a segurança e garantindo que a equipa vê apenas o que é necessário para a sua função.

Toast, um sistema POS popular para restauração, oferece funcionalidades avançadas de gestão de funcionários. Um dos seus clientes registou um aumento de 10% nas gorjetas e um aumento significativo da produtividade dos empregados de mesa após implementar as ferramentas de gestão de funcionários da Toast. Os indicadores de desempenho claros do sistema ajudaram os empregados de mesa a compreender as áreas a melhorar e a manterem-se motivados.

Melhore o desempenho através dos dados

Utilize os dados do seu sistema POS para incentivar uma competição amigável entre a equipa. Uma tabela classificativa das melhores vendas ou das pontuações mais elevadas de satisfação dos clientes pode motivar a sua equipa e melhorar o desempenho geral, mas não exagere. Se tornar a competição estranhamente intensa, acabará por afastar as pessoas.

Gestão de inventário

Uma boa gestão de inventário não consiste apenas em saber o que tem — trata-se de ter os produtos certos no local certo e no momento certo. Um bom sistema POS deve eliminar a incerteza do controlo de stock e ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados.

As principais funcionalidades de inventário que deve procurar no seu sistema POS incluem:

Rastreio do inventário em tempo real: saiba exatamente o que tem em stock a qualquer momento, evite vendas excessivas e ruturas de stock, identifique artigos com pouca rotação e detete rapidamente furtos ou quebras de stock.
Pontos de reposição automatizados: Defina níveis mínimos de stock, permitindo que o seu sistema POS o avise ou até gere automaticamente ordens de compra quando o inventário estiver a acabar (este é também um benefício do software de ordens de compra). Isto pode poupar-lhe tempo e evitar vendas perdidas.
Gestão de stock em vários locais: Procure um sistema que permita transferir stock facilmente entre lojas, mostrar os níveis de inventário em todos os locais e gerar relatórios por local ou para toda a empresa.
Gestão de fornecedores: Simplifique as interações com os seus fornecedores diretamente através do seu sistema POS, facilitando a realização de encomendas, o acompanhamento do estado das encomendas e a gestão das relações com os fornecedores.

Processamento de pagamentos

O seu sistema POS tem de processar pagamentos de forma rápida, segura e flexível. As funcionalidades de processamento de pagamentos adequadas podem melhorar a satisfação dos clientes e aumentar as suas receitas.

Principais funcionalidades a procurar:

Suporte para vários métodos de pagamento: Os consumidores modernos esperam variedade nas opções de pagamento. O seu POS deve processar cartões de crédito e débito, numerário, pagamentos móveis (Apple Pay, Google Pay, etc.) e cartões-presente (uma das vantagens das aplicações de pagamento móvel é precisamente oferecer esta possibilidade). Alguns oferecem até suporte para pagamentos em criptomoedas, mas isso deixa-me desconfortável, por isso não vou aprofundar o tema.
Opções de pagamento sem contacto: Certifique-se de que o seu sistema suporta a tecnologia NFC (comunicação de campo próximo) para cartões de pagamento por aproximação e carteiras digitais.
Funcionalidade de pagamento dividido: Procure sistemas que permitam dividir facilmente as contas ou aceitar vários tipos de pagamento numa única transação.

Processamento de pagamentos offline: Se a sua ligação à Internet for instável, esta é uma necessidade absoluta. Permite processar transações quando a Internet está indisponível, garantindo que as vendas são concluídas mesmo que a sua ligação falhe.

Primeiro a capacidade, depois o custo

Embora queira, sem dúvida, ter a capacidade de oferecer várias opções de pagamento, não exagere. Cada método pode implicar diferentes taxas de processamento, por isso verifique as estruturas de custos antes de implementar todos eles.

Relatórios e análises de vendas

Um sistema POS potente utiliza as transações para gerar informações úteis. As funcionalidades robustas de relatórios e análises podem ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados para fazer crescer o seu negócio. Principais funcionalidades a procurar:

Painéis de controlo em tempo real
Relatórios personalizáveis
Análise das tendências de vendas
Informações sobre o comportamento dos clientes
Relatórios de rotação de inventário

O seu POS deve disponibilizar resumos de vendas diários, semanais, mensais e anuais, relatórios sobre os artigos mais e menos vendidos, métricas de desempenho dos colaboradores e cálculos das margens de lucro.

Procure sistemas com painéis de controlo intuitivos e visuais. Estes oferecem uma visão geral rápida do desempenho do seu negócio. Além disso, certifique-se de que os relatórios são personalizáveis. Cada negócio é único, e o seu POS deve permitir-lhe aprofundar os dados específicos que são mais importantes para si.

Capacidades de integração

O seu sistema POS deve conseguir comunicar de forma integrada com outros sistemas para melhorar a sua eficiência operacional, incluindo software de contabilidade, plataformas de comércio eletrónico, sistemas CRM, ferramentas de marketing, software de gestão de inventário (IMS) e sistemas de recursos humanos.

Um sistema POS bem integrado pode:

Sincronizar automaticamente os dados de vendas com o seu software de contabilidade
Atualizar o inventário nos canais físicos e online
Enviar os dados dos clientes para o seu CRM para realizar marketing direcionado
Ligar-se a plataformas de marketing por correio eletrónico para campanhas automatizadas
Integrar-se com software de agendamento para empresas prestadoras de serviços

Procure sistemas POS com APIs abertas. Estas permitem integrações personalizadas caso tenha necessidades específicas que não sejam satisfeitas pelas soluções prontas a utilizar.

Integrações — mais ou menos?

Antes de escolher um POS, faça uma lista de todas as soluções de software que utiliza atualmente. Certifique-se de que o POS selecionado consegue integrar-se com estas ferramentas para evitar perturbar os seus fluxos de trabalho existentes… mas aproveite para auditar o seu software.

Embora as integrações possam ser poderosas, demasiadas integrações podem conduzir a um sistema complexo e difícil de gerir. Concentre-se nas integrações que acrescentam verdadeiro valor às operações da sua empresa.

Escalabilidade e flexibilidade

A sua empresa não é estática e o seu sistema POS também não deve ser. Um bom sistema cresce consigo e adapta-se às suas necessidades em evolução. Principais funcionalidades de escalabilidade a procurar:

Gestão de várias lojas
Arquitetura baseada na nuvem
Funcionalidades personalizáveis
Opções de preços por níveis
Acesso à API para desenvolvimento personalizado

Um POS escalável deve permitir-lhe adicionar facilmente novas localizações, aumentar o número de contas de utilizador à medida que a sua equipa cresce, processar volumes de transações mais elevados sem abrandamentos e expandir o seu catálogo de produtos sem limites.

Os sistemas baseados na nuvem oferecem a melhor escalabilidade. Podem atribuir rapidamente mais recursos durante os períodos de maior movimento e são, normalmente, mais fáceis de atualizar.

A flexibilidade é igualmente crucial. O seu POS deve adaptar-se a:

Diferentes tipos de vendas (em loja, online, móveis)
Vários modelos de negócio (comércio a retalho, subscrições, etc.)
Tendências de mercado em mudança (como os pagamentos sem contacto)

A flexibilidade é importante

Pense onde quer que a sua empresa esteja daqui a 5 anos — anote a escala de que precisaria e veja se a sua ferramenta a consegue oferecer. Escolha um POS que possa apoiar essa visão e disponibilizar as funcionalidades de que irá precisar, quando precisar delas. Procure sistemas com preços modulares que lhe permitam adicionar funcionalidades à medida das suas necessidades.

Interface fácil de utilizar

Um sistema POS pode ter todas as funcionalidades do mundo, mas se não for fácil de utilizar, será um sistema fraco. Uma interface intuitiva é crucial para transações rápidas e operações eficientes — especialmente se forem os seus funcionários a utilizá-la em vez de si. Principais aspetos de uma interface POS fácil de utilizar:

Design simples e organizado
Estruturas personalizáveis
Botões de acesso rápido para tarefas comuns
Texto e ícones claros e legíveis
Suporte para ecrãs táteis responsivos

Procure um POS que ofereça pesquisa fácil de produtos e leitura de códigos de barras, reembolsos e trocas com um só toque, aplicação simples de descontos e mudança rápida entre utilizadores. As melhores interfaces são personalizáveis. Deve poder organizar botões, categorias e funcionalidades de uma forma que faça sentido para a sua empresa.

Teste ao longo do percurso de maior resistência

Não se limite a fazer você mesmo uma demonstração do POS. Peça ao funcionário com menos conhecimentos tecnológicos para o experimentar. Se conseguir navegar facilmente, está no caminho certo.

Mobilidade e suporte na nuvem

Estar dependente de um terminal fixo nem sempre é prático. As soluções POS móveis e baseadas na nuvem oferecem flexibilidade e acessibilidade capazes de transformar as suas operações. Principais funcionalidades a procurar:

Aplicação móvel para smartphones e tablets
Armazenamento e acesso a dados na nuvem
Sincronização em tempo real entre dispositivos
Funcionalidades de modo offline
Ferramentas de gestão remota

Um sistema POS móvel permite-lhe:

Processar transações em qualquer parte da sua loja
Levar o seu negócio consigo (pense em carrinhas de comida ou lojas temporárias)
Eliminar filas durante períodos movimentados
Aceder aos seus dados a partir de qualquer lugar com ligação à Internet
Adicionar facilmente novos terminais durante as épocas de maior movimento

O suporte na nuvem garante que os seus dados são salvaguardados automaticamente, estão acessíveis a partir de qualquer dispositivo e permanecem sempre atualizados em todas as localizações.

Apoio ao cliente e formação

Mesmo o sistema POS mais fácil de utilizar pode ter problemas. É por isso que um apoio ao cliente sólido e recursos de formação abrangentes são essenciais ao selecionar um sistema POS. Principais aspetos a considerar:

Disponibilidade de apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana
Vários canais de apoio (telefone, e-mail, chat)
Base de conhecimentos e tutoriais abrangentes
Formação inicial e assistência à integração
Atualizações regulares do sistema e adição de novas funcionalidades

Procure um fornecedor de POS que ofereça:

Tempos de resposta rápidos para problemas urgentes
Gestores de conta dedicados para um apoio personalizado
Tutoriais em vídeo e guias passo a passo
Sessões de formação presenciais ou virtuais
Comunidade de utilizadores ou fóruns ativos

Contactos regulares para garantir que utiliza o sistema de forma eficaz
Notificações proativas sobre novas funcionalidades ou atualizações

Seja perspicaz ao testar fornecedores

Ao avaliar sistemas POS, tente contactar a equipa de apoio fora do horário habitual. O tempo de resposta e a utilidade das respostas podem dar-lhe uma boa ideia do que esperar enquanto cliente. Tenha cuidado com os fornecedores de POS que cobram um valor adicional pelo apoio ou limitam o horário de atendimento.

Como escolher o sistema POS certo

Selecionar o sistema POS certo é uma decisão fundamental para o seu negócio. Eis alguns passos práticos para o orientar neste processo e garantir que escolhe um sistema que responde às suas necessidades específicas.

Avalie as suas necessidades. Comece por analisar atentamente as suas operações. Quais são os seus maiores problemas? Talvez seja a gestão de inventário ou os tempos de pagamento demorados. Identifique as três principais funcionalidades que resolveriam estes problemas. Isto ajudá-lo-á a concentrar-se no que realmente importa ao avaliar os sistemas.
Tenha em consideração o seu orçamento e o volume de transações. Seja realista quanto ao que pode pagar, tanto inicialmente como mensalmente. Consulte o custo médio dos sistemas POS e lembre-se de que a opção mais barata nem sempre oferece a melhor relação qualidade-preço.
Ponha mãos à obra na sua pesquisa. Assim que tiver uma ideia clara das suas necessidades, é altura de pesquisar. Crie uma lista restrita de 3 a 5 fornecedores de sistemas POS que sirvam o seu setor e a dimensão da sua empresa (tem uma PME ou uma grande empresa?). Procure avaliações de utilizadores sobre esses fornecedores.
Tenha em consideração a integração. Verifique os parceiros de integração de cada fornecedor — funcionam com as suas ferramentas atuais?
Avalie a compatibilidade do equipamento POS. Faça uma lista do equipamento que já possui (gavetas de dinheiro, impressoras de recibos, leitores de códigos de barras). Verifique se o sistema POS é compatível ou se precisa de prever um orçamento para equipamento novo. Por exemplo, no caso de sistemas baseados em iPad, tenha em conta o custo dos suportes para iPad e dos leitores de cartões.
Analise as estruturas de preços. Compare as mensalidades com as taxas por transação. Calcule o custo total de propriedade para 1 ano e 3 anos. Procure custos ocultos, como custos de suporte ou encargos por funcionalidades adicionais.
Experimente as versões de avaliação gratuitas. Não confie apenas nos materiais promocionais. A maioria dos fornecedores oferece períodos de avaliação de 14 a 30 dias. Utilize este período para simular um cenário de "dia na vida". Processe vendas, emita reembolsos e gere relatórios. Cronometre o tempo necessário para concluir tarefas comuns, como adicionar inventário.
Teste o tempo de resposta do suporte de cada fornecedor. O apoio ao cliente pode determinar o sucesso ou o fracasso da sua experiência com o sistema POS. Teste-os anonimamente. Se operar fora do horário comercial habitual, o suporte 24/7 é indispensável. Avalie também a profundidade da base de conhecimento e dos vídeos tutoriais.
Pense no futuro. Se estiver a planear uma expansão, certifique-se de que o sistema consegue gerir várias localizações. Deve conseguir processar pelo menos o dobro do seu volume atual de transações sem qualquer dificuldade.
A segurança não é negociável. Verifique a conformidade com a norma PCI DSS e procure funcionalidades como encriptação de ponta a ponta e tokenização. As ferramentas de deteção de fraude são uma grande vantagem.
Obtenha opiniões de empresas semelhantes. Não tome esta decisão isoladamente. Contacte algumas empresas do seu setor que utilizem o sistema POS que está a considerar. Pergunte-lhes sobre a sua experiência, os desafios que enfrentaram e se escolheriam novamente o mesmo sistema. Sempre que me encontro nesta situação, recorro ao Reddit. Estranhamente, funciona.
Tome a sua decisão. Crie uma matriz de decisão com os seus principais critérios. Atribua uma pontuação a cada sistema com base no grau em que cumpre cada critério. Tenha em conta o custo total, a facilidade de utilização e o potencial de crescimento.

Erros comuns a evitar ao escolher um sistema POS

Eis uma lista dos erros mais graves que as pessoas cometem ao escolher um sistema POS:

Concentrar-se apenas no preço e ignorar o valor a longo prazo
Ignorar a importância da escalabilidade para o crescimento futuro
Não considerar as capacidades de integração com o software existente
Subestimar a necessidade de um apoio ao cliente sólido
Escolher um sistema sem o testar exaustivamente primeiro
Ignorar as funcionalidades específicas do setor de que a empresa necessita
Não envolver os funcionários no processo de tomada de decisão
Optar por funcionalidades desnecessárias que complicam as operações diárias
Desvalorizar a facilidade de utilização do sistema e a sua curva de aprendizagem
Não considerar o custo total de propriedade, incluindo o equipamento e as taxas

Escolher um sistema POS é um investimento no futuro da sua empresa. Dedique o tempo necessário, faça o trabalho de casa e não tenha receio de colocar perguntas difíceis. O sistema certo não só satisfará as suas necessidades atuais, como também apoiará uma implementação do sistema POS simples e eficaz, garantindo que cresce com a sua empresa.

Dê poder à sua empresa com o sistema POS certo

Escolher o sistema POS certo não se resume a encontrar uma caixa registadora sofisticada. Trata-se de equipar a sua empresa com uma ferramenta poderosa para simplificar as operações, aumentar as vendas e obter informações valiosas.

Desde as funcionalidades de segurança e a gestão de inventário até ao processamento de pagamentos e à gestão da experiência do cliente, todos os aspetos desempenham um papel crucial na escolha do sistema POS ideal para si.

Escusado será dizer que não existe uma solução universal. O melhor POS para si é aquele que está alinhado com as necessidades específicas do seu negócio, o seu orçamento e os seus planos de crescimento. Dedique o tempo necessário, faça a sua pesquisa e não tenha receio de pedir demonstrações e períodos de teste. Quer manter-se na vanguarda com todo o conhecimento sobre POS ao seu alcance? Subscreva a nossa newsletter gratuita para receber aconselhamento especializado, guias e informações úteis diretamente na sua caixa de entrada.