Gerir eficazmente o fluxo de caixa é essencial para gerir com sucesso uma pequena empresa, uma vez que a grande maioria falha devido a crises de liquidez. Enquanto profissional de finanças e proprietário de uma pequena empresa, compreendo perfeitamente.
Partilho seis estratégias para pequenas empresas melhorarem o fluxo de caixa, incluindo compreender as demonstrações de fluxos de caixa, otimizar processos contabilísticos essenciais, negociar condições com fornecedores e aplicar outras estratégias de redução de custos.
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa refere-se ao montante total de dinheiro que entra numa empresa através das suas atividades geradoras de receitas, menos o total pago devido às despesas.
O objetivo de todas as empresas é alcançar e manter um fluxo de caixa positivo, o que significa que entra mais dinheiro do que aquele que é pago.
O que é necessário para gerir o fluxo de caixa
Gerir com sucesso o seu fluxo de caixa para melhorar a estabilidade financeira requer estes elementos essenciais.
- Compreender as fontes de fluxo de caixa
- Uma demonstração de fluxos de caixa
- Fórmulas de gestão de caixa
- Software de gestão de caixa
Com estes elementos, pode reportar e melhorar o fluxo de caixa, realizar uma análise do fluxo de caixa mais aprofundada, interpretar os resultados e tomar decisões com confiança.
Fontes de fluxo de caixa
As principais fontes de caixa das pequenas empresas são as receitas operacionais, os rendimentos de investimentos e as atividades de financiamento (como empréstimos bancários). Estas formas de fluxo de caixa desempenham um papel crucial na manutenção da saúde e da resiliência financeira da sua empresa.
Demonstração de fluxos de caixa
Uma demonstração de fluxos de caixa é um documento financeiro que identifica as fontes e utilizações de caixa da sua empresa. Detalha as principais formas de fluxo de caixa provenientes de atividades operacionais, de investimento e de financiamento. Eis em que consiste cada uma:
- Fluxo de caixa operacional = Resultado líquido + Despesas não monetárias + Variações no fundo de maneio
- Fluxo de caixa de investimento = Entradas de caixa provenientes de atividades de investimento - Saídas de caixa para atividades de investimento
- Fluxo de caixa de financiamento = Entradas de caixa provenientes de atividades de financiamento - Saídas de caixa para atividades de financiamento
Isto ajuda a monitorizar e melhorar o fluxo de caixa da sua empresa e a tomar decisões mais informadas com maior rapidez.
Fórmulas de gestão de caixa
Saber de quanto dinheiro discricionário dispõe — também conhecido como fluxo de caixa livre (FCF) — é essencial. É um indicador fundamental da flexibilidade financeira de uma empresa e permite saber se a sua empresa está a caminhar para a abundância ou para a escassez — ou se já se encontra numa dessas situações.
Se pretende determinar quanto valem hoje os fluxos de caixa futuros, utilize o modelo de fluxos de caixa descontados (DCF).
Software de gestão de fluxos de caixa
Para as equipas financeiras, o software de gestão de fluxos de caixa pode automatizar todo o processo de gestão de caixa e faz frequentemente parte de um conjunto robusto de ferramentas da estrutura tecnológica mais ampla do CFO.
Este software ajuda a acompanhar e gerir todas as fontes de caixa da sua empresa e o momento em que ocorrem, num só local e em tempo real. Obtém uma visão rápida e imediata da sua posição de caixa em qualquer momento, para que possa tomar decisões rápidas e fiáveis com o dinheiro disponível.
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Quem está envolvido na gestão de fluxos de caixa?
A forma como gere o fluxo de caixa da sua empresa afeta todas as pessoas relacionadas com o negócio, mas afeta especialmente alguns intervenientes importantes, incluindo:
Responsáveis de departamento
A gestão de fluxos de caixa afeta o dinheiro disponível para todos os departamentos. Os responsáveis de cada departamento devem dar contributos sobre os custos de curto e longo prazo que esperam suportar e as receitas que preveem. Isto garante que os fluxos de caixa são previstos com precisão, sem surpresas.
Executivos
Os executivos têm frequentemente de responder a perguntas difíceis sobre a saúde financeira perante investidores, bancos e outras partes interessadas. Saber qual é a posição do fluxo de caixa em qualquer momento ajuda as principais partes interessadas a confiar nos executivos e, por sua vez, ajuda os executivos a conquistar confiança nas suas capacidades de gestão do fluxo de caixa.
Bancos e investidores
O fluxo de caixa é um indicador fundamental tanto para os bancos como para os investidores. Diz-lhes quão bem a sua empresa mantém a liquidez e a saúde financeira global.
Numa empresa de maior dimensão, também lhes permite saber quanto dinheiro está disponível para pagar dividendos, recomprar ações ou expandir as operações da empresa.
Fornecedores
Os fornecedores oferecem normalmente descontos preferenciais ou condições favoráveis a empresas financeiramente sólidas. Uma posição positiva de fluxo de caixa permite à sua empresa aproveitar oportunidades a que outras empresas podem não ter acesso, reforçando ainda mais a sua posição financeira e impulsionando o crescimento.
5 estratégias para melhorar o fluxo de caixa
Se procura formas de melhorar o fluxo de caixa, tenho seis estratégias que pode começar a experimentar.
- Otimizar os processos de AR e AP
- Gestão mais rigorosa do inventário
- Reduzir o número total de fornecedores
- Implementar uma gestão das despesas
- Tirar partido da tecnologia e da automatização
1. Otimizar os processos de AR e AP
Uma área fundamental em que as pequenas empresas enfrentam frequentemente dificuldades com o fluxo de caixa é a das contas a receber e contas a pagar. Os recebimentos em atraso criam lacunas no fluxo de caixa, e os pagamentos atrasados aos fornecedores prejudicam as relações e podem potencialmente conduzir a custos operacionais mais elevados.
A otimização destes processos pode melhorar o fluxo de caixa e manter relações saudáveis tanto com os seus clientes como com os seus fornecedores.
Contas a receber
A implementação de um sistema de faturação claro e eficiente pode otimizar o seu processo de contas a receber.
- Certifique-se de que as suas faturas estão corretas e são fáceis de compreender.
- Envie as faturas prontamente e acompanhe quaisquer faturas pendentes e pagamentos em atraso.
- Ofereça incentivos para pagamentos antecipados ou, pelo contrário, implemente uma política de taxas por pagamentos em atraso.
Contas a pagar
Negocie antecipadamente condições de pagamento favoráveis com os seus fornecedores no âmbito das contas a pagar. Solicite prazos de vencimento ou condições de pagamento alargados, ou explore a possibilidade de pagamentos em prestações.
Por exemplo, pode substituir cartões de crédito empresariais com taxas de juro elevadas e procurar diferentes opções de pagamento que reduzam as taxas de juro, como cartões de crédito com taxas de juro mais baixas para pagar faturas, empréstimos empresariais ou linhas de crédito. Isto pode ajudá-lo a gerir o seu fluxo de caixa, distribuindo as despesas por um período mais longo.
Deve ser feita uma revisão dos seus processos de AR e AP anualmente, se não com maior frequência.
2. Gestão mais rigorosa do inventário
Partindo do princípio de que tem inventário físico, geri-lo será provavelmente o principal fator de pressão sobre o seu fluxo de caixa.
Manter um inventário excessivo imobiliza o capital circulante e aumenta os custos de manutenção, enquanto um inventário insuficiente pode conduzir à perda de oportunidades de venda. Encontrar o equilíbrio certo é essencial para otimizar o fluxo de caixa. Há algumas estratégias que quero abordar aqui:
Sinta-se confortável a fazer previsões
Ficar sem stock e manter inventário em excesso resultam do mesmo problema: a incerteza.
Se está a tentar adivinhar aquilo de que vai precisar no futuro, irá deparar-se constantemente com o mesmo problema. Se começar a prever as suas necessidades futuras com base nas necessidades passadas, pode quebrar este ciclo.
Procure uma boa oportunidade
Fale com os seus fornecedores sobre as melhores formas de minimizar os custos de manutenção de inventário. Alguns fornecedores com os quais tem um bom historial estarão abertos a acordos de consignação, nos quais o fornecedor mantém a propriedade do inventário até que o venda.
Ora, esta pode não ser a opção preferida de todos, mas procurar fornecedores que estejam abertos a esta possibilidade ajudá-lo-á a encontrar bons parceiros de longo prazo, ao mesmo tempo que liberta dinheiro para a sua empresa.
Outra opção a explorar é o factoring de inventário para obter liquidez, que pode proporcionar um alívio imediato ao fluxo de caixa.
3. Reduza o Número Total de Fornecedores
Se optar por trabalhar com menos fornecedores, em maior volume, poderá construir relações mais fortes e melhorar a gestão do seu fluxo de caixa. Afinal, os dois primeiros pontos que sugeri serão grandemente facilitados pelo simples facto de ter melhores relações com os fornecedores.
Para além disso, há muito mais que pode fazer, incluindo:
- Explorar descontos por volume ou acordos de compra em grandes quantidades.
- Reduzir os custos de locação financeira e as comissões bancárias através da redução do número de transações que realiza.
- Usar o maior volume dos seus negócios como argumento para obter melhores condições.
Tenha em mente que fazer mais negócios com eles não lhe dá direito a estas vantagens, pelo que deverá manter canais de comunicação abertos e demonstrar o seu compromisso com a parceria.
Muitos fornecedores compreendem os desafios enfrentados pelas pequenas empresas e estão dispostos a trabalhar consigo para encontrar uma solução mutuamente benéfica.
4. Faça a Gestão das Despesas
A gestão das despesas também é conhecida por outro nome: redução de custos… algo que é frequentemente visto como um mal necessário nas pequenas empresas — mas isto não deve significar comprometer a qualidade ou a experiência do cliente.
Poderia começar por fazer uma análise detalhada das suas despesas. Identifique as áreas em que poderá estar a gastar demasiado ou em que existam alternativas mais económicas e, depois, comece a trabalhar:
- Renegociar contratos com prestadores de serviços
- Encontrar fornecedores alternativos
- Automatizar tarefas de rotina
- Atualizar para equipamentos mais eficientes
- e muito mais
Ao fazê-lo, comunique com as partes interessadas relevantes e envolva-as no processo, de modo a ajudar a promover uma cultura de atenção aos custos e garantir que todos estão de acordo com as mudanças.
5. Tire Partido da Tecnologia e da Automatização
Eu sei, eu sei… É óbvio. Mas ouça: como alguém que liderou equipas financeiras e implementou sistemas e iniciativas de melhoria de processos, sou um grande defensor desta abordagem. Existem tantas áreas das empresas em que as coisas são simplesmente feitas de determinada forma porque “sempre foi assim”.
Ao prestar atenção às outras empresas à sua volta, ler publicações como esta e falar com colegas, poderá encontrar novos processos e técnicas que nunca tinha considerado.
Por exemplo, a tecnologia de geração de linguagem natural pode transformar automaticamente conjuntos de dados brutos em relatórios financeiros, libertando assim a sua equipa para se concentrar em tarefas mais importantes, como, bem… o resto destas estratégias.
5 Erros a Evitar
É frequentemente necessário mais tempo e dinheiro para corrigir um erro evitável do que para tomar uma decisão empresarial errada. É duro, eu sei.
Eis alguns erros cometidos pelos proprietários de pequenas empresas que acabam por se transformar em lições extremamente dispendiosas.
1. Estimativas Incorretas
Quando se trata do dinheiro que entra, tenha cuidado para não ser demasiado otimista. Poderá falhar por uma margem enorme, fazendo parecer que não tem a certeza das receitas da sua empresa. Em vez de subestimar as receitas da sua empresa, planeie para o pior e espere o melhor.
Com os custos, verifica-se exatamente o oposto. Se os custos forem mais baixos, as suas projeções de fluxo de caixa terão um aspeto melhor. Tal como acontece com o fluxo de caixa, tenha cuidado para não ir aos extremos. É mais benéfico sobrestimar os custos e acabar com mais dinheiro.
2. Tratar o Dinheiro de Forma Irresponsável
Os proprietários de pequenas empresas sabem demasiado bem quão frequentemente surgem custos inesperados ou como podem perder-se oportunidades devido a reservas de dinheiro reduzidas ou inexistentes.
Manter uma reserva de dinheiro equivalente a 3-6 meses pode fazer a diferença entre resistir às tempestades ou fechar as portas.
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3. Falta de previsão
Esta é, infelizmente, outra causa do fracasso das pequenas empresas. Pense nisto como conduzir com os olhos vendados e esperar chegar em segurança ao destino pretendido. Simplesmente não o levará a lado nenhum, a não ser ao desastre.
Faça previsões dos fluxos de caixa para evitar ser apanhado de surpresa por receitas que entram lentamente ou por custos imprevistos.
4. Ignorar os sinais de alerta da demonstração dos fluxos de caixa
Isto é ainda mais comum — e prejudicial — do que não ter uma demonstração dos fluxos de caixa de todo.
Deixem-me dizê-lo bem alto para quem está lá atrás: A ignorância não é uma bênção. Longe disso.
Isso desperdiça tempo e recursos, ao mesmo tempo que o coloca no caminho do fracasso. Elimine as suposições e evite erros dispendiosos.
5. Trabalhar isoladamente
Se não estiver a incluir outras partes interessadas no planeamento dos seus fluxos de caixa, poderá estar a ignorar um custo significativo ou reservas de caixa que podem distorcer completamente as suas previsões. Durante o planeamento dos fluxos de caixa, envolva na conversa as principais partes interessadas de toda a sua empresa.
Afinal, se pudesse fazer isto sozinho, faria-o… estão aqui por alguma razão, por isso deve utilizá-los!
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Saber é metade da batalha… mas agir é muito mais importante. Experimente estas sugestões e diga-me depois o que funcionou melhor para si.
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