Automatisering av finansiell rapportering är som att ha en ekonomisk superhjälte i teamet. Det låter dig automatisera de tidskrävande ekonomiska rapporterna så att du kan fokusera på det roliga, som att använda insikterna för att utveckla verksamheten.
I den här artikeln förklarar jag vad automatisering av finansiell rapportering innebär, vilka fördelarna är och hur du framgångsrikt kan integrera en verklig superhjälte i verksamheten.
Vad är automatisering av finansiell rapportering?
Automatisering av finansiell rapportering är användningen av teknik för att förenkla finansiell analys, genom att automatisera uppgifter som datainmatning, datavalidering, rapportgenerering och efterlevnadskontroller.
Det kan inte eliminera kalkylblad helt och hållet — åtminstone inte ännu — men automatisering av dessa uppgifter minskar kostnaderna, förbättrar effektiviteten och maximerar produktiviteten.
Den bästa programvaran för automatisering av finansiell rapportering
Vårt team har analyserat alternativen på marknaden och rankat dem utifrån hur väl de gör ditt liv enklare. Här är våra toppval:
Vilka uppgifter inom finansiell rapportering kan automatiseras?
Du kan automatisera vanliga uppgifter inom finansiell rapportering, till exempel:
- Upprättande av finansiella rapporter: Detta omfattar kvartals- och årsredovisningar, resultaträkningar, kassaflödesanalyser, balansräkningar med mera.
- Datasammanställning: Den kan automatiskt samla in, kombinera och lagra data från olika källor på en enda plats.
- Regulatorisk rapportering: Den kan automatisera insamlingen och inlämningen av finansiella uppgifter till tillsynsmyndigheter som USA:s skattemyndighet (Internal Revenue Service, IRS).
- Ledningsrapportering: Den kan generera finansiella rapporter som ledningen kan använda för att fatta strategiska beslut och övervaka nyckeltal i realtid.
- Bankavstämningar: Den kan automatiskt matcha transaktioner från flera bankkonton med bokföringsposter.
- Budgetering och prognostisering: Den kan ge insikter för att upprätta budgetar och förutsäga intäkter baserat på historiska data och realtidsdata, vilket är utmärkt när skattesäsongen kommer.
- Valutaomräkning: Det gör det möjligt för företag med internationell verksamhet att stämma av alla sina transaktioner i en enda valuta (vanligtvis den lokala valutan).
De 5 främsta fördelarna med automatisering av finansiell rapportering
Låt oss gå in på fler detaljer; här är de 5 främsta fördelarna med att investera i programvara för ekonomisk automatisering:
Have an account? Log In
1. Bättre dataintegritet
År 2017 rapporterade Gartner att dålig datakvalitet kostar företag omkring $15 miljoner per år. Det leder till felaktig dataanalys, dåligt beslutsfattande och problem vid datamigrering. Tyvärr för oss är mänskliga fel den främsta orsaken till felaktiga data.
Automatisering av finansiell rapportering sammanställer automatiskt data från flera datakällor, verifierar avvikelser i realtid och eliminerar samtidigt mänskliga fel.
2. Snabbare beslutsfattande
Automatisering av finansiell rapportering hjälper till att snabba upp dina beslutsprocesser och, som en rolig fakta, har organisationer med effektiva beslutsprocesser dubbelt så stor sannolikhet att uppnå bättre ekonomiska resultat. Det kan:
- Skapa finansiella rapporter och balansräkningar, vilket ger ekonomiexperter mer tid för analys och prognoser.
- Ge dig tillgång till data i realtid.
- Identifiera trender och mönster.
3. Minskade rörelsekostnader
75 % av organisationerna spenderar 1 dollar på att skapa finansiella rapporter för varje 1 000 dollar i intäkter. Så om ditt företag har intäkter på 1 000 000 dollar innebär det att du spenderar 1 000 dollar enbart på rapporter – ett betydande belopp för små företag. Det inkluderar kostnader för personal, omkostnader och programvara som används för att skapa dessa rapporter.
Genom att automatisera skapandet av finansiella rapporter kan företag minska rapporteringskostnaderna avsevärt genom att:
- Omplacera medarbetare till viktiga uppgifter som genererar intäkter.
- Effektivisera rapportskapandet och skapa effektivare rapporteringsprocesser.
Dessa små åtgärder kan så småningom spara in stora belopp på driftskostnader, särskilt om du regelbundet skapar finansiella rapporter och kostnadsrapporter.
4. Transparens mellan avdelningar
De flesta företag har flera affärsområden och avdelningar – var och en genomför självständiga transaktioner som överensstämmer med deras funktion. För att få en fullständig bild av företagets ekonomiska hälsa behöver du regelbundet sammanställa all denna information på en enda plats.
Automatisering gör det enklare att samla data på ett ställe, vilket ger dig en helhetsbild av företagets ekonomiska hälsa och varje avdelnings bidrag. På så sätt får chefer tillgång till korrekta insikter, vilket hjälper dem att fatta välgrundade affärsbeslut (och skryta om att de är bäst).
5. Revisionsspår
IRS har strikta regler när det gäller att bevara ekonomiska uppgifter. Om du inte följer dessa kan det leda till höga böter och rättsliga konsekvenser samt, ironiskt nog, företagsrevisioner. Automatisering av finansiell rapportering skapar tydliga revisionsspår, vilket gör det enklare att spåra transaktioner.
Revisorer kan enkelt gå tillbaka och hitta specifika transaktioner för att reda ut avvikelser. Det organiserar också dina ekonomiska dokument om du behöver bevisa att företaget uppfyller regulatoriska krav.
Så fungerar automatisering av finansiell rapportering
Nu när vi har tittat på varför du bör investera i automatisering av ekonomiarbetet ska vi förstå hur magin går till:
1. Välja programvara
Den bästa programvaran för finansiell rapportering bör erbjuda grundläggande rapporter som balansräkningar, P&L-rapporter, kassaflödesrapporter med mera. Dessutom bör den erbjuda bransch- och företagsspecifika rapporter som är anpassade efter din verksamhet.
Exempelvis bör e-handelsföretag ha koll på kostnader relaterade till sin webbplats, sitt lager och kundanskaffning, medan fastighetsmäklare mäter mäklararvoden, provisioner och genomsnittliga bostadspriser.
För att hitta rätt programvara för automatisering av ekonomiarbetet som passar dina affärsmål och din budget kan du börja med att:
- Identifiera vilka huvudrapporter som behövs (samt eventuella andra specifika branschkrav).
- Använda den informationen för att definiera dina urvalskriterier, till exempel nödvändiga rapportformat, budget, datasäkerhet, visualiseringsalternativ och möjligheter till kundservice.
- Skapa en lista över kandidater och registrera dig sedan för en produktdemonstration eller provperiod för att se programvaran i praktiken.
2. Installera programvaran
Jag vet att jag är Kapten Självklar här. Men det är värt att nämna; 70 % av programvaruprojekten misslyckas på grund av bristande planering under implementeringen. En etablerad implementeringsplan säkerställer att projektet slutförs inom budget genom att minimera misstag och förseningar under installationen.
Programvaruleverantören tillhandahåller vanligtvis dokumentation som beskriver hur man installerar och använder programvaran för ekonomisk automatisering, men de kan också ge dig en uppskattning av resursfördelningsbehov och tidsramar (samt en kundsupportrepresentant som kan hjälpa till).
3. Genomför ett pilottest
Innan du helt går över till det nya systemet bör du köra det parallellt med dina befintliga system och processer. Detta hjälper dig att identifiera eventuella problem utan att störa den dagliga verksamheten. Du behöver samla in data på två nivåer:
- Teknisk: Du kan samla in information om systemets prestanda för att säkerställa datanoggrannhet, förstå kraven på serverbelastning och beräkna bandbreddskostnader.
- Operativ: Du kan samla in feedback från dina anställda om programvarans påverkan på operativ effektivitet, produktivitet och insikternas kvalitet.
Använd data och feedback från pilottestet för att optimera din ekonomiska rapportering, och var inte rädd för att ändra saker för att passa ditt nya system — kom ihåg att viss förändring är bra.
Bästa praxis vid implementering av automatiserad ekonomisk rapportering
Här är några saker att tänka på för att få ut så mycket som möjligt av ditt system för ekonomisk rapportering:
Involvera viktiga intressenter
Detta inkluderar alla som drar nytta av programvaran. Du kan dela in dem i tre grupper:
- Projektets implementeringsteam: Detta inkluderar ditt IT-team, programvaruleverantörer och annan teknisk personal som deltar i implementeringen av programvaran.
- Ledningsgruppen: Detta inkluderar dina verkställande direktörer, ekonomichefer, styrelseledamöter och chefer som kan hjälpa dig att förstå verksamhetens behov av automatiserad ekonomisk rapportering.
- Slutanvändare: Detta inkluderar personer som använder programvaran dagligen, till exempel ditt ekonomiteam, anställda med flera.
Använd ekonomisk information av hög kvalitet
Din programvara för ekonomisk automatisering behöver data av hög kvalitet för att kunna skapa korrekta och tillförlitliga rapporter. Det är en bra idé att granska dina data innan du implementerar programvaran. På så sätt kan du säkerställa en konsekvent datakvalitet under migrering och rapportering.
Introducera programvaran vid rätt tidpunkt
Den bästa tiden att introducera automatiserad ekonomisk rapportering är i början av räkenskapsåret. På så sätt kan du migrera alla dina historiska data till det nya systemet. Om du börjar använda programvaran mitt under räkenskapsåret riskerar du felaktiga insikter, problem med datamigrering och systemavbrott.
More Articles
Kontrollera inbyggda integrationer
Säkerställ att programvaran integreras sömlöst med dina befintliga ekonomiverktyg (dvs. bokföringsprogram, POS-system, ERP med flera). På så sätt kan du garantera sömlös dataöverföring mellan system och avdelningar.
Author's Tip
Vissa bokföringsverktyg erbjuder inbyggd automatisering av ekonomisk rapportering. Se till att undersöka detta eller fråga din leverantör om det.
Utbilda dina anställda
Utbildningssessioner lär dina anställda hur den automatiserade programvaran för ekonomisk rapportering fungerar. Det gör förändringen mindre skrämmande och säkerställer samtidigt att de anställdas produktivitet och tillfredsställelse inte minskar. Under utbildningen bör du gå igenom alla viktiga aspekter (inklusive datasäkerhet och efterlevnad).
Author's Tip
Det bästa sättet att förmedla information till dina anställda är genom handledningar. På så sätt kan de anställda genomföra utbildningen när det passar dem.
Prenumerera för fler insikter om ekonomiska system
Automatiserad ekonomisk rapportering är en superkraft som hjälper hela verksamheten. Ekonomiteam kan generera korrekta och tillförlitliga rapporter på några minuter, medan ledningen kan fatta snabbare beslut med bättre data.
Om du redan använder automatisering av ekonomisk rapportering kan du vilja utforska hur behandling av naturligt språk kan ta dina rapporter till nästa nivå.
Redo att bygga vidare på din kompetens som ekonomiproffs? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomiledare som formar teknikbranschen.
